Überlegungen zum Setup: Vertragsintelligenz
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von Workday Vertragsintelligenz dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
- Wie sie sich in Workday einfügt.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Aufgabenanweisungen.
Worum es geht
Vertragsintelligenz bietet ein einheitliches, intelligentes Dokument-Repository, mit dem Sie Einblick in die Vereinbarungen Ihres Unternehmens erhalten. Er vereinheitlicht und analysiert Dokumente, die in verschiedenen Dateimanagementsystemen gespeichert sind, mithilfe von KI.
Vorteile und Nutzen
- Verschaffen Sie sich einen vollständigen Überblick über alle Ihre Dokumente, um finanzielle, rechtliche und operative Risiken proaktiv zu identifizieren und zu managen.
- Ermitteln Sie wichtige Datenpunkte wie Erneuerungsdaten, Ertragschancen und Entschädigungsklauseln und fördern Sie positive Geschäftsergebnisse und unterstützen Sie die Compliance.
- Optimieren Sie den Zugriff auf aktionsfähige Erkenntnisse für eine bessere Zusammenarbeit zwischen Rechts- und Business-Teams.
- Synchronisieren Sie Dokumente und Datenpunkte automatisch in verschiedenen Repositorys, wodurch zeitaufwändige und fehleranfällige manuelle Prüfungen entfallen.
- Bieten Sie allen Teams, die diese benötigen, Selfservice-Zugriff auf Insights zu Vertragsdaten.
Anwendungsfälle
- Synchronisieren Sie Verträge und Datenpunkte aus geteilten Drives, Cloud-Repositorys wie Box oder SharePoint und Unternehmenslösungen wie Salesforce, um ein zentrales, durchsuchbares Dokument-Repository zu verwalten.
- Richten Sie automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen für Vertragsmanagement, Reviews und Zuweisungen ein, die auf Dokumentdaten wie anstehenden Ablaufdaten und Entschädigungsklauseln basieren, um sicherzustellen, dass Sie keinen kritischen Termin verpassen.
- Extrahieren Sie automatisch eine Liste der von Workday bereitgestellten Standarddatenfelder und -klauseln oder erstellen Sie benutzerdefinierte KI-Modelle, um alle Interessenbedingungen zu verfolgen, während sich Ihre Anforderungen weiterentwickeln.
- Konvertieren Sie Scans von schlechte Qualität mithilfe von Optische Zeichenerkennung (Optical Character Recognition; OCR) in durchsuchbare, strukturierte Daten.
- Verwenden Sie das Feature„Ask AI), um Fragen in einfacher, natürlicher Sprache zu stellen und klare Antworten zu erhalten, die zur sofortigen Überprüfung mit Quelldokumenten verknüpft werden.
Fragestellungen
Frage | Überlegung |
|---|---|
Welche Cloud-Speicheranbieter werden aktuell für die Vertragsspeicherung verwendet? | Sie müssen Ihre Dokumente vor der Implementierung identifizieren und konsolidieren. Sie können Dokumente zur Synchronisierung direkt oder über unterstützte Cloud-Systemintegrationen hochladen. Vertragsintelligenz unterstützt Cloud-Systeme wie Box, Dropbox, Google Drive, OneDrive und SharePoint. Sie benötigen ein Speicherkonto bei einem der unterstützten Anbieter, um Dokumente zu integrieren und zu Synchronisierung . Jeder Anbieter hat spezifische Berechtigungsanforderungen, die Sie evaluieren sollten. See Referenz: Anforderungen von Speicheranbietern |
Welche Dokumentformate kann Vertragsintelligenz analysieren? | Wir können eine Optische Zeichenerkennung (Optical Character Recognition; OCR) für folgende Dateiformate durchführen:
Sie können weiterhin andere Dateiformate hochladen, diese werden jedoch keiner OCR-Analyse unterzogen. |
Planen Sie, KI zu nutzen, um hochspezifische oder eindeutige Vertragsdaten zu erfassen? | Standard-KI-Felder und -Klauseln erfassen allgemeine Daten, aber mit benutzerdefinierter KI können Sie Ihre Fragen in KI-Modelle umwandeln, um eindeutige Datenpunkte vereinbarungsübergreifend zu extrahieren und zu kategorisieren. |
Wie können Sie Quelldokumente für den KI-Import vorbereiten? | Vertragsintelligenz kann die Sicherheitseinstellungen von kennwortgeschützten Dateien nicht verarbeiten oder umgehen. Sie können einen Importprozess einrichten, bei dem Sicherheitsmaßnahmen für Dokumente, z. B. den Kennwortschutz, entfernt werden müssen, bevor Sie Dateien zur KI-Analyse in die Plattform hochladen. |
Wie sollen Sie mit nicht englischen Dokumenten umgehen? |
Vertragsintelligenz stellt keine in Englisch übersetzte Version des nicht englischen Dokuments bereit. |
Empfehlungen
- Befolgen Sie beim Training von benutzerdefinierten KI-Modellen fürKlauselnBest Practices, z. B. Taggen Sie so viele bekannte Variationen einer Klausel wie möglich, verwenden Sie vollständige Sätze als Stichproben und trainieren Sie ein einzelnes Modell pro Klauselart, um die Genauigkeit zu verbessern.
- Verwenden Sie bei Massen-Uploads von mehr als 100 Dateien das Selfservice- Synchronisierung , anstatt die Dateien manuell hochzuladen. See Dokumentsynchronisierung mit EviSync einrichten
- Nutzen Sie dieStandard-KI-Modelle oder erstellen Siebenutzerdefinierte KI-Feldmodelle für schnelle, strukturierte Daten, die Sie visualisieren, Berichte dazu erstellen und in andere Systeme einfügen können. Für schnelle Einblicke und Antworten auf tägliche Fragen zu einem oder mehreren Verträgen verwenden SieAsk AI.
Anforderungen
- Um Dokumente aus einem Cloud-System zu integrieren und zu Synchronisierung , benötigen Sie ein Cloud-Speicherkonto bei einem der unterstützten Cloud-Systemanbieter.
- Ihr Identitätsanbieter (IdP) muss SAML 2.0 unterstützen, um Single Sign-On (SSO) zu konfigurieren.
Einschränkungen
- Wenn Sie Dokumente in das Feld „Anhang“ eines vorhandenen Repository-Datensatzes hochladen, klassifiziert Workday diese automatisch als Dokumente. Vertragsintelligenz führt keine KI-Analyse für diese Dateien durch und sie sind von Ihrer Anzahl fakturierbarer Dokumente ausgeschlossen.
- Vertragsintelligenz ist auf Mobilgeräten verfügbar, aber noch nicht dafür optimiert.
- Für einen erfolgreichen Import dürfen die Dokumente nicht mehr als 1.000 Seiten oder eine Dateigröße von 500 MB nicht überschreiten.
Mandanten-Setup
Keine Auswirkungen.
Sicherheit
Option | Überlegungen |
|---|---|
Datenspeicher und Backup | Unsere Datenbank wird bei Amazon Web Services gehostet. Es wird ein Backup der Daten erstellt, die im Mandanten des Kunden gespeichert sind. |
Sicherheitsmaßnahmen | Workday Vertragsintelligenz ist nach SOC 2 Typ II zertifiziert, führt regelmäßige Penetrationstests durch, führt ein weltweites Bug-Bouny-Programm durch und pflegt einen aktuellen Notfallwiederherstellungsplan. |
Zugriffssteuerung | Kunden können Zugriffsrechte für Benutzer erstellen und verwalten, einschließlich Administratoren und Benutzer mit Nur-Lesen-Zugriff. Administratoren können den Zugriff einzelner Benutzer auf bestimmte Dokumente und Ordner verwalten. |
Reporting
Bericht oder Dashboard | Beschreibung |
|---|---|
Dokumente | Zeigt die Menge des Dokuments und zugehörige Metadaten an. |
Ablaufdaten | Zeigt anstehende Ablaufdaten, Erneuerungsarten und Kündigungsfristen an. Sie können den Datumsbereich anpassen und zusätzliche Filter anwenden. |
Integrationen
Integration | Überlegungen |
|---|---|
Speicherlösungen von Drittanbietern | Vertragsintelligenz kann mit Dateien arbeiten, die an mehreren verschiedenen Standorten gleichzeitig gespeichert sind. Der Bericht synchronisiert Dokumente und Daten von unterstützten Cloud-Speicheranbietern, wie Box , Dropbox , Google Drive , OneDrive und SharePoint . |
Salesforce-Konnektor | Dokumente werden zur KI-basierten Datenextraktion aus der Salesforce Sales Cloud an Vertragsmanagement und Document Intelligence übertragen. Die extrahierten Informationen werden dann wieder mit Salesforce synchronisiert, sodass sie als zentraler Hub für die Verwaltung und Suche von Vertragsdaten sowie für das Reporting zu Vertragsdaten fungieren. |
Beziehungen und Touchpoints
Das Contract Lifecycle Management (CLM)
ermöglicht die Erstellung von Verträgen. Dieser Produktbereich optimiert den gesamten Vor Unterzeichnung , indem die Schritte für Aufnahme, Redlining, Prüfung und Unterschriftssammlung an einem Ort konsolidiert werden.Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.