E-Mail-Intake für Dokumente einrichten
Sie können den E-Mail-Intake so konfigurieren, dass Benutzer neue Dokumente an einen bestimmten Ordner im Vertragsmanagement und in Document Intelligence senden können. Bietet eine Alternative zum direkten Dokument-Upload.
- Klicken Sie aufAdministrator.
- Klicken Sie aufIntake per E-Mail senden.
- Wählen Sie im Abschnitt"E-Mail-Einstellungen"die Option In Zwischenablage kopieren.Greifen Sie auf die E-Mail-Adresse für den Dokument-Intake zu und teilen Sie sie. Workday empfiehlt, die Intake-E-Mail-Adresse als Kontakt zu Ihrem E-Mail-Posteingang hinzuzufügen.
- Legen Sie im AbschnittOrdnereinstellungeneinen bestimmten Ordner für alle per E-Mail gesendeten Dateien fest.Diese Einstellung gilt für die gesamte Organisation. Beispiel: Erstellen Sie einen Ordner mit dem Namen Eingehende E-Mail-Dateien.
- Wählen Sie im AbschnittBerechtigung und Whitelistingaus, ob alle Benutzer oder nur bestimmte Benutzer Dateien per E-Mail senden dürfen.Um Dateien von Nicht-Benutzern oder E-Mails von anderen Domänen zu akzeptieren, fügen Sie der Whitelist einzelne E-Mails und/oder E-Mail-Domänen hinzu. Dadurch wird sichergestellt, dass per E-Mail gesendete Dokumente von diesen Domänen in Workday zulässig sind. Wenn beispielsweise Dokumente von externen E-Mail-Domänen eingehen, z. B. von einem Anbieter für eSignatur , fügen Sie diese zu Ihrer Whitelist () hinzu. Beispiel: Docusign.com
Benutzer können jetzt Dokumente an den angegebenen Ordner senden, indem sie diese per E-Mail an die angegebene Adresse senden. Workday hängt beim Import von Dokumenten _[timestamp] an das Ende des Dateinamens an, um ein Überschreiben zu verhindern.