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上次更新時間 ：2026-04-03
費用報告事件業務流程準則

費用報告事件業務流程準則

總覽

Workday中的「費用報告事件」業務流程是可配置的工作流程，用於管理費用報告的提交、檢閱、核准及處理方式。這是Workday Financial Management 套件的重要組成部分，旨在確保遵循公司政策、提供清晰的稽核軌跡，並簡化費用報銷流程。
您可以自訂「費用報告事件」業務流程︰
  • 稽核費用報告中是否有金額異常、費用編碼不正確和重複費用。
  • 根據風險分數將費用報告送交核准。查看Route Expense Reports Based on Risk。
  • 透過在費用報告中加入問卷來收集回饋意見。
  • 檢查預算。
  • 確認費用報告中稅額正確無誤。
  • 擷取用於報告的費用報告資料。
  • 傳回個別費用明細以供更正。
  • 追踪專案。
以下是本主題中的區段︰
  • 子流程
  • 先決條件
  • 流程起始者
  • 限制
  • 通用業務流程工作流程與基準
  • Workflow Step Types
  • 整合和服務步驟
  • Routing Modifiers
  • 通知
  • 問題與解決方案

子流程

費用報告事件業務流程可由以下子流程組成：
  • 起始費用報告公司間事件：當費用報告明細的公司與標頭中的公司「」不同時，您可以使用此子流程。系統會將公司間費用明細的核准程序，傳送給關係公司內適當的利害關係人。如果公司間核准者拒絕這些明細，則會拒絕整個費用報告。
  • 檢查預算︰您可以使用此子流程來確認建議的費用不會超過分配給特定部門、專案或成本中心的預先核准資金。

先決條件

在成功處理費用報告之前，必須先具備幾項基本要素：
  • 正職員工設定︰正職員工必須已在Workday Human Capital Management (人力資本管理，HCM)中註冊，且必須付款方式選擇。
  • 費用政策定義：應建立明確且有文件記錄的費用政策，並傳達給所有員工，詳列允許的費用、限額與必要, 必填, 必修文件。
  • 費用項目：必須建立及配置費用項目，並完成費用報告設定，包括報銷的付款方式付款方式選擇規則。
  • 核准階層︰必須配置費用報告核准工作流程。
  • 公司間處理︰如適用，費用報告的公司間處理應配置為允許變更費用明細中的公司。
  • 安全性︰「費用」和「系統」功能區下的網域。
    • 如需「Expenses」功能區「」下的網域清單，請參閱參照：費用報告事件業務流程的安全網域。
    • 在「系統」功能區下配置以下網域︰
      • 業務流程管理：
        提供以下權限︰存取建立和編輯業務流程定義必要, 必填, 必修的任務。
      • 管理︰業務流程定義︰
        提供管理業務流程所有方面的權限。
      • 管理儀表板︰費用
        ︰提供以下權限︰存取費用管理儀表板，其中提供組織費用資料和趨勢的總覽。
      • Set Up: Tenant Setup - Financials (用戶設定 - 財務)
         ︰提供以下權限︰為所有Workday Financials(包括費用) 配置全用戶的設定。

流程起始者

當使用者成功將費用報告送交審核時，「
費用報告事件」
業務流程即起始。費用報告可配置為由不同角色提交，例如：
  • 正職員工：員工可自行起始費用報告。
  • 費用資料輸入專員可以為其他員工建立費用報告。
  • 受委派人：員工可將費用報告的建立委派給其他人，例如行政助理。
  • Web 服務：管理者可以使用
    Submit_Expense_Report
     Web服務來建立和提交費用報告，例如來自外部系統的費用。這也適用於非員工和應徵者。

限制

費用報告事件業務流程的限制包括：
  • 日記帳明細關聯： Workday將日記帳分錄連結至標頭層級 (而非明細層級) 的費用報告，因此無法直接追踪特定日記帳明細，回溯至標準報告中其對應的費用報告明細。
  • 更正限制︰您無法對已核准的費用報告使用更正動作，如果該報告發生以下情況︰
    • 已付款且已啟用Worktag 平衡。
    • 與狀態為
      「已可計費」
      的專案計費交易相關聯。
    • 費用稅務詳細資料包含在尚未取消的稅務申報中。
  • 新增核准者功能︰在使用「傳回費用明細」動作的步驟中，沒有「
    新增核准者」
    選擇權。
  • 受委派人可檢視性：當受委派人代表其他使用者行事時 (委派者)，他們無法在費用報告上的
    「業務流程」
    分頁查看核准狀態。
  • 整合後的草稿狀態︰使用
    Submit_Expense_Report
     Web服務時，沒有可將費用報告儲存為
    草稿
    狀態的參數。若資料有效，系統會自動起始業務流程。

通用業務流程工作流程與基準

典型的「費用報告事件」工作流程通常遵循以下一般模式：
  1. 建立/起始︰正職員工提交費用報告。
  2. 檢閱︰可在核准步驟之前或之後。報告會傳送給中央團隊，例如費用夥伴或稽核人員。審查者可在傳送報告前直接更正報告。也可以將其退還給正職員工。
  3. 核准：可以在審查步驟之前或之後。報告已傳送給一或多位核准者。例如︰經理人員，財務核准者︰。
    若要檢視業務流程工作流程的圖表，請在編輯業務流程定義時，按一下
    「檢視業務流程定義」
    頁面上的
    檢視圖表
    。
在業務流程完成且費用報告獲得核准後，即可進行付款處理。
費用報告的核准工作流程可能範圍簡單到復雜，取決於組織的政策、核准限制和稽核要求。
路徑 1︰簡易核准
這是最直接明了的工作流程，通常用於小型組織處理低於特定門檻的費用。
A：起始
>
 B：核准
>
 C：完成
路徑 2︰自動核准
對於您確定不需要檢閱或核准的費用，可以略過這些步驟。例如：標準的每月健康津貼。
答︰Initiation
>
 B︰核准(已通過，以費用項目為條件)
>
 C︰完成。
路徑 3︰依階層與稽核核准
這是一種非常常見的模式，在經理人員核准之後，財務或稽核部門通常會根據特定條件進行第二輪審查。
A︰起始
>
 B︰核准
>
 C︰動作(以稽核費用報告為條件)
>
 D︰完成
路徑 4：以復雜專案為基礎的多層級核准
此工作流程適用於需要由多個角色核准的費用，例如專案經理人員和成本中心經理人員。視總金額而定，可能還必要, 必填, 必修其他核准層級。
A︰起始
>
 B︰核准(由專案經理人員決定)
>
 C︰核准(由經理人員提出)
>
 D︰核准(高金額的主管以條件為條件)
>
 E︰完成

工作流程步驟類型

以下是
「費用報告事件」
業務流程中的一些常見步驟類型及其特徵：
起始
  • 步驟順序
    ︰永遠是第一步。
  • 群組
    ︰執行者︰正職員工、約僱人員 (限本人) 或費用資料輸入專員。
  • 安全網域
    ︰可存取對「費用報告事件」業務流程安全原則中任一起始動作的存取權︰
    • 建立費用報告
    • 建立僱用人選的費用報告
    • 提交費用報告 (Web 服務)
    • 提交應徵者的費用報告 (Web 服務)
    • 建立員工的費用報告
    • 建立非員工的費用報告
    • 提交非員工的費用報告 (Web 服務)
步驟類型
動作
  • 步驟順序
    ︰通常在第一步之後。
  • 群組
    ︰通常由經理、費用夥伴、專案經理或自訂角色執行。
  • 安全網域
    ︰存取業務流程安全原則中相關動作步驟的權限。
  • 指定
    ︰選取要執行的特定動作。常見動作包括：
    • 核准費用報告︰允許被指派的角色核准、拒絕或傳回整份費用報告。
    • 核准費用報告 - 傳回明細︰允許被指派的角色核准或拒絕整份報告，或傳回個別明細進行更正，同時核准其余明細。
    • 起始費用報告公司間事件︰觸發公司間費用核准的子業務流程。此動作的存取權限是在「費用報告公司間事件」的業務流程安全原則中定義。
    • 檢閱費用報告︰允許指派的角色編輯、核准、拒絕或傳回整份費用報告。
    • 檢閱費用報告 - 傳回明細︰允許指派的角色編輯費用報告、核准或拒絕整份報告，或傳回個別明細進行更正，同時核准其余明細。
  • 步驟類型基準
    ︰
    • 最佳做法︰
      • 透過明細層級的傳回進行精細控制︰如果角色經常在大額費用報告中尋找小錯誤，請使用「核准費用報告 - 傳回明細」或「檢閱費用報告 - 傳回明細」步驟選擇權。如此一來，整個報告就不會因為某一項錯誤明細而造成延遲，並能為正職員工簡化報銷流程。這可讓核准者在核准報告的剩餘 (金額，資金)時，傳回個別明細進行更正。此做法可防止小錯誤導致整個費用報告的報銷延遲。
      • 新增核准者限制︰當您將動作步驟與「傳回明細」功能搭配使用時，執行該步驟的使用者將能力使用「新增核准者」函數。如果特殊核准是流程的重要組成部分，請考慮改用標準核准步驟。
      • 維護報告編輯後的財務監督：如果設有「檢閱費用報告」步驟，供審查者變更金額，請考慮新增一個後續核准步驟，供正職員工的經理人員或其他適當的核准者使用。這可確保在流程完成之前，有人對更新的金額提供最終核准。
      • 透過自動核准簡化已更正報告的工作流程︰為加快最終核准速度，在經理人員核准費用報告並傳回單一明細後，為加快最終核准速度，可在您的核准步驟中配置進階路由，避免將報告多次路由給同一位經理人員以排除先前的核准者。範例：新增兩個連續核准步驟。經理人員的第一步是在「動作」步驟中選取「核准費用報告 - 傳回明細」。然後在第二個步驟中為「成本中心經理人員」新增一個標準核准步驟，在該步驟中將進階路由規則配置為「排除先前的核准者」。
      • 管理公司間交易：當費用明細包含的公司與費用報告標頭中的公司不同時，請在「動作」步驟中新增「起始費用報告公司間事件」子流程以供核准。這可確保關係公司的核准者收到核准任務時，只能檢閱該公司間明細項目 ()。明細獲得核准後，主要業務流程將繼續進行，以確保會計處理正確無誤。
  • 其他基準
    ︰
    • 最佳做法︰
      • 請徹底測試您的條件規則，確保其評估正確無誤。
      • 避免難以維護的過於復雜的規則。
      • 當使用者不只待辦事項核准或拒絕時，請使用
        「動作」
        步驟，例如編輯費用報告或傳回個別明細。
      • 請注意，使用
        「傳回明細」
        動作的步驟無法使用新增核准者功能。
    • 使用案例：
      • 費用合作夥伴可使用「檢閱費用報告」步驟來更正任何錯誤，然後再送交最終核准。
      • 根據風險分數將費用報告送交核准。範例：新增風險分數> 60 或風險分數<= 0 的條件規則。
      • 僅在費用報告總額超過特定限額時，才轉給特定核准者。範例︰新增「費用報告總金額」> 500 的條件規則
      • 如果費用報告僅包含特定類型的費用 (例如里程)，請略過檢閱步驟。
      • 僅在費用報告包含可收回稅額時觸發稅務審查
  • 如需更多資訊，請參閱概念︰動作步驟。
核准
  • 步驟順序
    ︰可以有多個依序或併行的核准步驟。
  • 群組
    ︰執行人員為經理人員、部門主管、專案經理、根據金額為財務核准者提供的自訂角色，或負責派駐外地費用的人資夥伴。
  • 步驟類型基準
    ︰
    • 最佳做法︰
      • 設定步驟的到期日，定義預期的核准時間。
      • 當使用者僅需核准、拒絕或傳回整份費用報告時，請使用「核准」步驟類型。
      • 如果您需要新增特殊核准者的能力，請使用「核准」步驟類型。
    • 使用案例：
      • 經理人員審查正職員工的費用報告是否符合公司政策和預算。財務部門審查其合規性和正確的費用代碼。
      • 針對高價值費用報告的多層級核准流程。
  • 其他基準
    ︰
    • 最佳做法︰
      • 清楚定義核准階層與限值。
      • 運用進階路由中的
        排除先前的核准者
        選擇權，讓使用者不必多次核准同一份費用報告。
      • 使用核准鏈向上傳送管理鏈「」。
      • 依據成本中心或費用報告上的其他 Worktag 傳送給特定核准者。
    • 使用案例：根據費用金額、費用類型或專案代碼，傳送給特定核准者。金額低於特定限額時略過核准。
  • 如需更多資訊，請參閱概念︰核准步驟。
檢閱
這是一個
動作
步驟。您可以在
「指定」
欄中選取 1 個考核選項。
  • 訂單 ()
     ︰可在核准步驟之前或之後。
  • 群組
    ︰由「費用夥伴」、「經理人員」、「成本中心經理人員」等安全群組「」執行。
  • 安全網域
    ︰存取「費用報告事件」業務流程安全原則「」中的「檢閱」動作之一。
  • 指定
    ︰
    • 檢閱費用報告︰允許使用者編輯、核准、拒絕或傳回整份費用報告。
    • 檢閱費用報告 - 傳回明細︰提供上述所有功能，但也允許使用者傳送
  • 步驟類型基準
    ︰
    • 使用案例：
      • 費用合作夥伴正在驗證所有收據是否與報告的費用相符。
        範例：費用合作夥伴在付款前會先檢閱費用報告。他們可交叉參照與明細項目的收據，確保使用正確的費用項目和適當的 Worktag，並驗證政策的遵循情況。如果發現問題，他們可能會進行小幅更正，或將報告傳回給正職員工或核准者進行說明。
  • 其他基準
    ︰
    • 最佳做法︰
      • 定義明確的考核准則。提供工具，讓您輕鬆將提交的資料與政策進行比較。
      • 為經理人員使用
        「核准費用報告 - 傳回明細」
        步驟，允許他們核准費用報告的大部分內容，同時傳回有問題的明細進行更正。
      • 費用合作夥伴可使用
        「檢閱費用報告」
        步驟來更正任何錯誤，然後再送交最終核准。
    • 使用案例：如果存在特定費用種類 (例如高風險種類)，則起始詳細審查。
完成
此步驟表示主要工作流程已完成。一旦執行完成步驟，即視為費用報告已完全核准，且後續步驟可在不中斷核心流程的情況下執行。
檢閱步驟並確定哪些步驟應代表最終必要, 必填, 必修動作，如此才能將費用報告視為已核准。這通常是序列中的最後核准步驟。在網格中找到此步驟的列，然後從該步驟的相關動作功能表，選取
業務流程
>
設為完成
。
業務流程只能有一個完成步驟。如果已將另一個步驟標示為完成步驟， Workday會自動取消勾選此步驟，並將該名稱套用至您剛選取的步驟。

整合和服務步驟

整合涉及費用管理系統與其他企業系統之間的資料無縫調動，以確保資料的一致性和效率。
請參閱
「允許的服務」
分頁，了解可配置的服務，例如文件發送、旅程發布和協調流程。
整合步驟可配置為費用報告流程的一環。請選取步驟類型
「整合」
 。儲存業務流程定義後，請存取
配置整合步驟
按鈕，配置適當的整合系統(EIB、Core 連接器或Workday Studio整合。)

路由修改係數

指派給至少一個交集安全群組 ()的核准步驟，可以配置明細層級路由修改器。交集安全性原本是為 HCM 使用案例所設計，一般不建議將其用於財務使用案例。費用報告事件中提供明細層級的路由，可支援沒有其他選項滿足路由要求的使用案例，因此不應視為首選選擇權。建議使用角色型安全群組。
明細層級路由會將完整的費用報告傳送給指定的核准者，不會將費用報告拆分成不同的明細。
如需更多資訊，請參閱維護明細層級路由。另請參閱「成本中心(觸點套件)」，了解有關路由的更詳細討論。

通知

系統通知
系統通知是Workday針對業務流程事件產生的預設警示。您可以在業務流程的
「通知」
分頁中檢視所有系統通知。Workday可讓您停用特定通知，但通常最好在使用者層級管理通知喜好設定，或使用自訂通知來獲得更有針對性的警示。請參閱配置業務流程系統通知。
全域通知設定可在
「編輯用戶設定 - 通知」
任務中管理。
自訂通知
您可以建立自訂通知，在業務流程的任何步驟起始，就事件、必要, 必填, 必修動作或狀態變更向使用者警示。若要建立通知「」，請導覽至業務流程定義，然後從相關動作功能表中，選取
「業務流程
新增通知」
 。請參閱建立自訂通知。
  • 準則與最佳做法：
    • 清晰且可採取行動：主旨應直接明了 (例如︰「必須採取動作︰核准費用報告」)。內文應清楚說明發生了什麼事，以及接受者接下來需要待辦事項什麼。
    • 鎖定正確的目標受眾：只傳送通知給需要資訊的角色。通知使用者過多會導致使用者忽略所有警示。
    • 使用動態欄位：加入費用報告 ID、總金額和員工等相關資料，提供背景資料，讓使用者不需點選進入任務即可了解要求, 申請。
    • 避免通知疲勞：不要為每個步驟配置自訂通知。專注於系統通知尚未呈現的關鍵事件。例如，代表員工提交交易時。
  • 使用案例：
    • 情境 1︰正職正職員工需要接收通知，因為另一名員工(例如受委派人或費用資料輸入專員) 代表自己提交了費用報告。範例︰新增自訂通知，以起始步驟「」的「結束時觸發」 ，條件規則為起始者不是員工 ()。在收件者區段的群組欄位中，將正職員工指定為 (本人)。
    • 情境 2︰正職正職員工希望在其費用報告完全核准待處理給付時接收確認。範例：新增自訂通知並選取「狀態為已完成觸發」。在收件者區段的群組欄位中，將正職員工指定為本人 (限本人)

問題與解決方案

問題
解決方案
未傳送通知。
1.請檢查業務流程定義︰確認已在正確的步驟中配置通知並將其標示為作用中。
2.驗證步驟執行：檢查交易的業務流程記錄通知中的哪個步驟是因為條件規則而略過？如果步驟未執行，通知也不會執行。
3.檢查通知條件︰通知本身是否有未符合的條件規則？
4.檢查收件者的基本資料：如果要傳送電子郵件，請確認預期收件者的Workday基本資料中有有效的工作電子郵件地址。
通知傳送給錯誤的人員。
1.檢閱收件者配置︰在業務流程定義中，檢查通知的
「收件者」
欄位。是否配置了正確的安全群組(例如︰經理人員、起始者、成本中心經理)？
2.檢查角色指派︰驗證錯誤收到通知的人員的角色指派。收件者安全群組「」可能無意中包括在內。例如，員工的前任經理人員是否仍因某些原因被指派為員工的經理人員？
通知缺少資訊或包含空白欄位。
1.檢查動態欄位：編輯通知文字，並確保您在要顯示的資料上使用系統提供的正確欄位。
2.驗證資料計時︰在觸發通知時，資料必須存在於業務物件中。例如，您無法在核准步驟完成前觸發的通知中包含 [Approver's Name]，因為該值為空白。
3.收件者安全性︰如果傳送通知給靜態電子郵件地址，或收件者沒有檢視資料的安全權限，則欄位將顯示為[未提供]。建立通知時，請選取出現在「公開欄位」下拉清單清單中的欄位，以避免發生此問題。或者，請確認已將通知傳送給有權存取欄位的安全群組。
如何更正已核准及付款的費用報告？
您必須從業務流程實例(而非費用報告實例)更正業務流程。
若要執行此操作，請執行以下操作︰
  1. 瀏覽至相關費用報告，然後按一下進入相關報告。
  2. 按一下
    業務流程
    分頁。
  3. 在
    流程
    欄中，從費用報告事件的相關動作中，選取
    業務流程 > 更正
    。
請確認您具有執行此任務必要, 必填, 必修的安全存取權。導覽至「費用報告事件 (預設定義)」，從事件的相關動作中選取
「業務流程原則」>「檢視」，
並在
「誰可以對整個業務流程執行動作」
區段下方確認您所屬的安全群組可以執行「更正」動作。
為什麼費用報告事件的
「業務流程」
分頁在費用報告核准後，即使在初次提交時是可見的，但不再對受委派人可見？
這是目前功能的預期行為。
受委派人只會在以下 2 種情況下看到「
業務流程」
分頁：
  • 費用報告已部分核准，且費用報告的狀態為
    「進行中」
    時。
  • 在已傳回的費用報告重新提交並獲得核准之前。
業務流程因離職的正職員工離職而卡住。
原因︰
在費用報告傳回進行更正後，正職員工已離職，但任務仍留在其收件匣中。
解析結果
︰
具有適當權限的管理者應使用
「重新指派任務」
函數，將離職正職員工收件匣中的費用報告事件重新指派給適當的使用者 (例如費用資料輸入專員)，然後由其更正並重新提交或取消該事件。
為什麼費用報告事件的
「業務流程」
分頁在費用報告核准後，即使在初次提交時是可見的，但不再對受委派人可見？
這是目前功能的預期行為。
受委派人只會在以下 2 種情況下看到「業務流程」分頁：
  • 費用報告已部分核准，且費用報告的狀態為
    「進行中」
    時。
  • 在已傳回的費用報告重新提交並獲得核准之前。
為什麼我無法將支出種類經理人員角色新增至「費用報告事件」業務流程安全原則？
「費用報告事件」業務流程不支援將「角色 - 支出種類」安全群組類型用於步驟路由
這是目前功能的預期行為。您無法將費用報告核准直接傳送給
支出種類經理
角色 ()。根據支援的安全群組考慮替代路由配置
為什麼必要, 必填, 必修Worktag 的預設值會不正確？預設值不是在「維護相關 Worktag 用途」中配置的值？
在Workday Expenses 的產品中，當新增費用報告行時，會自動從最近更新的費用報告行或列舉項目中復制 Worktag。這是 Workday 持續使用的Worktag功能所預期的行為。
為什麼列舉明細的費用報告明細中，會移除 Worktag？
列出費用報告明細後，Worktag 將從明細層級移至列舉層級。您可以前往
列舉項目 > 編輯或檢視詳細資料
來檢視 Worktag。
為什麼個別明細列舉的明細會觸發非預期的核准步驟？
明細列舉項目中有需要評估的 Worktag，但進入條件中使用的計算欄位是以「費用報告明細」業務物件為依據，而非「費用報告明細」和「列舉項目」。
請更新計算欄位，以使用「費用報告」明細和「列舉項目」業務物件。這可確保條件正確評估列舉層級的資料。
上表列出了常見問題及其對應的原因和解決方案。對於此處未列出的問題，建議您在 Community 中搜尋知識庫文章。
為達最佳結果：
  1. 搜尋使用雙引號的流程確切名稱 (例如「費用報告事件業務流程」)。
  2. 透過選取下列搜尋篩選條件來縮小初始結果範圍︰
    • 內容群組︰文章
    • 內容類型︰Knowledge 文章
    • 使用排序依據篩選條件條件，依
      相關性
      或
      最新來
      檢視結果。