概念︰業務流程
Workday 中的業務流程是一組任務，使用者可起始、執行和完成，以完成預期的業務目標。當您起始業務流程時，Workday 會將任務路由給負責角色 (使用者會根據其在安全群組中的成員資格完成任務)，並在整個業務流程中強制執行安全規則和業務規則。
任何具有適當角色的使用者都可以起始業務流程。起始後，業務流程會在處理每個步驟時通知擔任負責角色的使用者，並在每個步驟完成時接收回饋意見，以便繼續進行下一個步驟。請注意，業務流程中的步驟可以是條件式。
所有業務流程均以業務流程定義為基礎；如果未先定義，您將無法在 Workday 中建立業務流程。Workday 的預設業務流程為預定義，可根據您的需求進行自訂。您可以將業務流程複製到任何督導組織，並視需要剪裁，為不同組織建立相同業務流程的不同版本。系統會繼承業務流程邏輯，因此下層組織會使用上層組織的業務流程定義，除非您為下層組織指定自訂定義。
如果業務流程沒有預設定義，您可以使用「
建立業務流程定義 (預設定義)」
任務來建立和配置預設定義。「使用預設定義的業務流程類型」
報告會顯示使用中的預設業務流程。「業務流程配置選項」
報告會顯示您可以將哪些組織類型與業務流程相關聯。範例
「僱用」
是一個簡單的兩步業務流程︰- 具有適當角色的人員 (例如經理人員或人資夥伴) 會透過在 Workday 中完成「僱用正職員工」任務來起始業務流程。
- Workday 會將「建議薪酬」步驟傳送給具有適當角色的人員 (例如經理人員或人資夥伴)，以便為候選人建議薪酬。
若執行最後一個步驟 (在本例中
為「建議薪酬」
) 或指定的完成步驟，則表示此業務流程 完成
。業務流程定義
業務流程定義是組成業務流程和負責完成流程的角色的步驟 (任務) 清單。
為達最佳業務流程效能，Workday 建議您限制業務流程定義的步驟數。
我們支援在一個業務流程中最多包含 72 個連續的非手動步驟。「非手動步驟」是由系統自動處理而無需使用者互動的步驟。範例︰非必要步驟、
整合
步驟或 報告
步驟。如果您有包含 72 個連續非手動步驟的業務流程，Workday 建議您評估業務流程定義，以減少這些連續步驟的數量，或配置具有條件式步驟、以規則為基礎的業務流程定義。Workday 提供業務流程的唯讀圖形檢視。您可以使用此圖形檢視來傳達設計、確認設計，以及確認工作流程變更。若要檢視業務流程的圖表，請在
「檢視業務流程定義」
頁面上按一下 檢視圖表
，或從業務流程的相關動作功能表，選取 。編輯業務流程定義時，無法變更現有步驟的步驟類型。如果您要變更步驟類型，可以在業務流程定義中移除步驟，然後新增具有新步驟類型的新步驟。
複製或連結至業務流程定義時，設定的生效日期不可早於原始業務流程的建立日期。
若要在 Workday 中檢視業務流程清單，您可以︰
- 執行「業務流程定義」報告。
- 「選取 做為督導組織的相關動作。Workday 會顯示與所選組織相關聯的業務流程。
對於稽核報告，您可以標記業務流程的實例。這可讓您追踪和報告用戶中的業務流程配置變更，例如對業務流程定義所做的變更。請注意，您無法將稽核標記套用至動態業務流程。因此，不會在動態業務流程的
稽核軌跡報告
中建立稽核軌跡項目。「停用孤立的業務流程定義
」任務可讓您篩選並停用作用中但孤立的業務流程定義。即業務流程定義的意義︰
- 未設為預設定義。
- 沒有相關聯的組織。
- 不屬於以規則為基礎的業務流程定義。
在
「停用孤立的業務流程定義」
任務中，「 要停用的業務流程定義」
欄位會顯示您可以停用的孤立業務流程定義。當您選取 「確認」
核取方塊，然後 選取「確定」
時，Workday 會停用列出的業務流程定義。如果您沒有看到此欄位中列出的業務流程定義，且勾選了 「確認」
核取方塊，則不會對用戶進行任何變更，因為沒有可停用的作用中但孤立的定義。對於可手動推進的業務流程類型的某些步驟，您可以將其標示為
「不要推進」
。如果使用者可能在未核准的情況下將事件推進至完成，您可以使用此功能來消除舞弊風險。將業務流程定義中的關鍵步驟標示為 「不要推進」
，還可降低事件因不慎被手動推進的風險。無法在以下步驟推進事件︰標示為 「不推進」
的步驟，包括對業務流程事件採取 「手動推進」
相關動作等方法，或透過 「推進業務流程
整批作業管理」類型推進事件。此功能僅適用於您可指派給安全群組的步驟。您無法指派給安全群組的步驟 (報告
步驟除外) 無法標示為 「不要推進」
。業務流程和安全性
業務流程定義中的每個步驟都與一個安全群組相關聯，而該安全群組定義了該步驟的負責人。此外，業務流程定義受業務流程安全原則管控，該原則決定誰可以︰
- 開始業務流程。
- 在業務流程中執行動作步驟。
- 對整個業務流程執行動作。
- 核准、更正、取消和撤回步驟。
- 重新指派任務
當您存取及檢視業務流程安全原則時，如果這些業務流程動作中有非預期的安全群組，我們會顯示警告訊息，指出這些安全群組和配置這些動作的業務流程動作︰
- 特殊核准
- 拒絕
- 拒絕 (Web 服務)
- 手動傳回
- 要求重新指派
這可讓您識別無效的安全群組，並將其從安全原則中移除，並確保相關人員有權存取業務流程允許的動作。
如果業務流程安全性原則已為 5 個業務流程動作中的任何一個配置了現有的非預期的安全群組，而您對該安全性原則進行任何變更，您仍然可以儲存變更。Workday 會顯示有關非預期的安全群組的警告訊息。如果看到警告訊息，Workday 建議您全面測試您的配置，確保配置不會造成非預期的資料存取，且路由規則的運作符合預期。
如果您在您的用戶中看到非預期的資料存取權，我們建議您從業務流程安全原則中移除該安全群組。當您從上述任何業務流程動作中移除非預期的安全群組並儲存變更時，將無法將安全群組重新新增至這些業務流程動作。您也將無法在這 5 個業務流程動作提示的任何一個中搜尋安全群組。
若要識別業務流程安全原則上非預期的安全群組，您可以存取「
安全例外稽核」
報告，在以下分頁中檢視稽核項目︰
- 業務流程安全原則例外
- 安全群組例外
當您標記業務流程並變更業務流程安全原則時，會建立稽核軌跡項目。在
稽核軌跡報告
中︰
- 當您第一次編輯業務流程安全原則並將其儲存而未做任何變更時，Workday 會在報告中新增多個項目。
- 如果在您啟用變更之前對業務流程安全原則進行了安全變更，報告中就會建立稽核軌跡項目。
- 當您更新安全原則權限提示時，報告的「譜系」欄會顯示業務流程安全原則上區段的路徑，但不會指定實際變更的提示。
如果您的用戶中有非作用中的安全群組，且這些安全群組與允許的動作相關聯，而這些動作在業務流程安全原則中已不再適用，您可以移除非作用中的安全群組。任何擁有以下網域權限的使用者，皆可存取「
從無法使用的動作中移除非作用中的安全群組」任務，移除非作用中的安全群組
︰
- Business Process Administration
- 安全性啟用
- 安全性配置
「從不可用的動作中移除非作用中的安全群組
」任務可協助您識別並移除非作用中的安全群組。在您執行「
從不可用的動作中移除非作用中的安全群組」
任務之前，Workday 強烈建議您先存取「 啟用待處理的安全原則變更」
任務，確認並啟用現有的安全變更。執行 「從不可用的動作中移除非作用中的安全群組」
任務後，您必須再次存取「 啟用待處理的安全原則變更」
任務，才能完成流程。如果您在 「啟用待處理的安全原則變更
」任務中沒有看到該業務流程類型，請繼續確認待處理的安全原則變更。請先決定是否需要移除用戶中的非作用中安全群組，然後再繼續操作。當您移除安全群組並存取「
安全例外稽核」
報告後，Workday 不會在 「業務流程安全原則例外」
分頁中顯示該安全群組。「 從不可用的動作中移除非作用中的安全群組
」任務無法解決以下 安全例外稽核
報告分頁上可能顯示的稽核項目︰
- 網域安全原則例外
- 安全群組例外
共用您的業務流程定義
您可以使用「
業務流程定義」
資料來源，與主要利害關係人共用業務流程定義的相關資訊。例如，您可以建立自訂報告，顯示一組選定的業務流程定義，以及起始安全群組、個別工作流程步驟，以及組成每個定義的自訂通知。此報告可供高層管理人員、專案經理或客戶經理共用或匯出，以供使用。「業務流程定義」
資料來源受「Manage: Business Process Definitions」
安全網域保護。