配置業務流程系統通知
安全性︰「系統」功能區中的
「設定︰系統」
網域。電子郵件範本會決定業務流程產生的系統通知的版面配置。屬於在
「Set Up: System」
網域中具有 「修改」
權限的安全群組的使用者，可以配置系統通知的電子郵件內容，包括因傳回動作產生的不同系統通知。- 存取「配置業務流程系統通知的內容」任務。您可以存取「檢視業務流程系統通知的配置內容」報告，檢視目前的通知配置。在報告中，您可以預覽傳送至指定電子郵件信箱的已配置系統通知。在範例通知中，我們顯示的是欄位名稱，而不是實際值。
- 配置所有系統通知的電子郵件內容區段。在「主旨」和「內文」網格中，您可以選取以下選項︰
- 文字︰輸入電子郵件主旨或內文的內容。
- 外部欄位︰選取要用於電子郵件主旨或內文的報告欄位，例如「指派給員工」、「狀態」或「到期日」。與建立報告類似，您可以在傳回業務流程特定資訊或資料，以及收件者特定的電子郵件中，使用報告欄位。但是，可在系統通知中使用的報告欄位僅限於全域報告欄位和事件記錄報告欄位。
在「主旨」和「內文」網格中，您可以在系統通知中同時使用文字和報告欄位。您也可以配置每個項目的順序。範例︰在系統通知的內文中，您想要顯示任務相關人員的姓名。在「內文」網格中，新增︰- 第 1 列︰輸入文字並輸入完成此動作的對象︰
- 第 2 列︰外部欄位和「需執行步驟的員工」報告欄位。
當核准者收到有關一般休假申請的系統通知時，Workday 會顯示︰- 主旨︰有等候您完成的任務︰由經理人員核准 - 邁克·魯尼
- 內文︰，完成此動作的對象為邁克·魯尼。
- (選用) 針對傳回動作產生的通知，配置「傳回」系統通知的電子郵件內容。與步驟 2 類似，在「主旨」和「內文」網格中，您可以組合使用以下選項︰
- 文字︰輸入電子郵件主旨或內文的內容。
- 外部欄位︰選取要用於電子郵件主旨或內文的報告欄位。
範例︰在系統通知的主旨中，您想要顯示已傳回的業務流程名稱。在「主旨」網格中，新增︰- 列 1︰輸入文字並輸入已傳回的任務︰
- 列 2︰外部欄位和「業務流程定義」報告欄位。
當收件者收到經理人員傳回的一般休假申請系統通知時，Workday 會顯示︰- 主旨︰任務已傳回，日期︰「申請 1000 Global Modern Services 的一般休假」
- 內文︰請登入 Workday 系統以完成此動作。
Workday 會使用此任務中配置的內容，針對業務流程產生系統通知。若要使用預設的系統通知內容，您可以移除網格中的配置。
我們也會在
「完整流程記錄」
中顯示系統通知內容。在 所有事件
分頁上， 所有通知網
格會顯示以下欄中的內容︰
- 電子郵件主旨。
- 電子郵件內文。
對於系統通知，
「資訊」
欄會顯示 「否」
。您可以存取業務流程定義，停用傳送系統通知。在
通知
分頁上，按一下 維護系統通知
，然後針對您不想針對哪些步驟傳送系統通知，勾選 已停用的
核取方塊。