概念︰僱用事件業務流程準則
總覽
「僱用」業務流程 (BP) 是 Workday Human Capital Management (HCM) 中的基礎工作流程，可協調您將新正職員工帶入組織所需的一系列任務、核准和系統動作。可控制以下項目︰
- 內容 (步驟和子流程)
- 人員 (負責每個步驟的安全群組)
- 僱用事件的時間 (作業順序)
正確配置的「僱用」業務流程可確保資料準確性，在適當的時候讓正確的利害關係人參與進來，並使帳戶建立和通知等任務自動化。
每個「僱用」流程都是業務流程定義的一個實例。它將招募、薪酬、福利和核心 (人力資源) HR 資料連成一體，確保從候選人到正職員工的順暢轉換。雖然 Workday 提供了預設定義，但大多數組織都會針對不同的群體 (依國家/地區、員工類型或督導組織)，建立多個以規則為基礎的定義。
子流程
「僱用」業務流程可以包含多個處理特定任務的子流程。
- 建議僱用薪酬︰此子流程可決定新僱用人員的薪資和其他薪酬組成。
- 建立 Workday 帳戶︰這會產生新進人員的 Workday 帳戶，讓他們能夠存取系統。
- 到職︰您可以在僱用完成後觸發此流程，以管理新的僱用任務，例如︰
- 正在填寫稅單
- 檢閱文件。
- 正在登記加入福利
- 背景調查︰此流程僅適用於新進人員並非來自 Recruiting 且您想要在 Workday 中檢查背景狀態的情況。
先決條件
您必須在目標督導組織中符合這些先決條件，才能起始「僱用」交易︰
- 安全性︰配置業務流程安全原則，以授予特定安全群組以下動作步驟的權限︰
- 起始動作︰決定誰能啟動「僱用」流程。典型的安全群組包括招募人員、人資管理者和人資夥伴。
- 檢閱與核准步驟︰決定誰能核准僱用交易。典型的安全群組包括經理人員、人資夥伴和薪酬夥伴。
- 檢視全部︰決定誰可以檢視進行中或已完成的僱用交易。典型的安全群組包括 HR Administrator、HR Auditor 和實作者。將「檢視全部」權限授予可起始業務流程的角色，以確保所有驗證正確執行
- 人員任用模型︰ 必須為督導組織指派以下人員任用模型︰
- 「職位管理」︰督導組織中必須有開放、開放且已核准的職位。您針對此特定職位起始「僱用」動作。
- 職務管理︰您可以選擇在督導組織上配置僱用限制。若未配置，您將在「按職務管理」組織僱用員工時定義職務詳細資料。請參閱 「概念︰人員任用模型」。
- 職務基本資料︰使用以下詳細資料建立必要的職務基本資料︰
- 職務說明
- 管理層級
- 薪等
- 薪資標準類型
- 其他資格條件
- 僱用人選追踪︰如果您要在候選人獲得正式僱用前進行追踪，請配置僱用人選狀態、評估方法和招募管道。
- 編輯僱用業務流程︰定義僱用業務流程的步驟、條件和通知。這包括配置「建立 Workday 帳戶」等服務步驟。
- 配置選填欄位︰決定要在僱用業務流程中隱藏哪些選填欄位、設為僅供檢視，或是特定安全群組的必填欄位。
流程起始者
當具有適當安全權限的人員起始其中一項「僱用正職員工」任務時，您就會觸發「僱用」業務流程。Workday 提供了此任務的多種變體，讓您能夠選取最適合您流程的任務。
例如，部分任務版本提供增強型搜尋功能，可透過搜尋現有僱用人選、前員工或學生，避免建立重複記錄。請參閱 「概念︰僱用正職員工起始動作」。
您可以從以下位置起始流程︰
- 在搜尋列中輸入「僱用正職員工」。
- 職務徵才需求的相關動作功能表。
- 督導組織的相關動作功能表。
- 未填缺職位的相關動作功能表。
- 錄用或聘僱契約業務流程的「準備僱用」狀態。
限制
- 更正與整合︰您配置為從「僱用」流程觸發的事件驅動整合，只有在您更正最上層「僱用」事件時才會重新觸發。您僅在子流程內進行的更正不會重新觸發整合。範例︰在主要雇用完成後，在「建議薪酬僱用」中更正薪酬
- 配置複雜性︰高度可配置性，表示初始設定可能很複雜，需要深入了解組織中的僱用流程。
- 「傳回」選項︰您可以使用「傳回」動作將業務流程傳回至起始或檢閱步驟進行更正。如果流程未完成，則可在業務流程定義的檢閱或核准階段進行此動作。
- 到職區別︰區分「僱用」流程和到職流程。「僱用」流程的重點是讓正職員工進入系統，而「到職」則與新的僱用體驗和完成僱用後任務有關。
- 自動完成功能︰自動完成不支援在業務流程工作流程中進行傳回。服務步驟一律執行，但 Workday 會略過任何與這些服務步驟相關聯的通知。請參閱 「設定注意事項︰自動完成人員任用事件」。
- 更正已完成的「僱用」事件︰這些事件不會自動重新觸發相關聯的事件，例如福利登記。依據所做的特定變更，您可能需要手動起始某些子流程，以確保員工記錄更新正確無誤。
- 更正員工受僱日期︰此業務流程無法用於約僱人員，且一旦提交即無法撤回。
通用業務流程工作流程和基準
以下是「僱用事件」業務流程的常見工作流程配置路徑，步驟按照典型順序列出
路徑 1︰標準工作流程配置
這是最常見的配置，代表了一種直接的線性流程，適用於沒有復雜的僱用人選要求的典型正職員工僱用。
路徑 2︰有背景調查的僱用子流程配置
此路徑整合了做為流程必要控制步驟的正式背景調查。在順利完成背景調查以確保符合僱用政策之前，僱用無法繼續進行。
路徑 3︰使用整合式到職工作流程配置的僱用
此配置路徑可將「僱用」流程與其他重要的到職子流程相連，為新進人員和內部團隊營造流暢的端對端到職體驗。
路徑 4︰僱用 - 依工會或團體協約配置
此路徑適用於必須將新進人員指派給團體協約的組織，這可能會影響其薪酬、福利和其他職務詳細資料。
路徑 5︰自動完成
此路徑可簡化您的僱用流程，並在需要最少手動干預的大量標準化僱用流程中減少手動資料輸入。範例︰季節性員工、零售業員工。
啟用自動完成功能會略過業務流程中的某些步驟，包括核准、待辦事項和檢閱步驟。如果您的流程依賴這些步驟，請在使用此工作流程前考慮其影響。
自動完成是否成功取決於在招募流程中輸入的資料是否正確且完整。如果未從「招募」或「人員任用欄位預設值」填入「僱用」事件的必填欄位，則流程不會自動完成。系統會還原為標準的手動工作流程。
工作流程步驟
以下是用於建立「僱用」業務流程工作流程的常見步驟類型︰
- 起始
- 步驟順序︰一律是任何業務流程的第一步 (標示為「A」)。
- 群組︰招募人員、人資夥伴或人資管理者，或在招募 (錄用或聘僱契約) 或整合中包含招募人員。其設定是在「僱用」業務流程安全原則中管理。
- 請指定︰「」不適用。此步驟可啟動流程。
- 步驟類型基準︰
- 最佳做法︰使用搜尋功能增強的「僱用正職員工」任務，避免建立重複記錄。培訓使用者，了解如何在建立新記錄前搜尋現有僱用人選或前員工。
- 使用案例︰此步驟會開始「僱用」工作流程。起始者會輸入必要的核心資訊，以識別僱用人選及其將填補的職位，例如姓名、職務徵才需求和規劃的僱用日期。
- 範例︰招募人員需要為空缺職位僱用候選人。使用「僱用正職員工」任務並蒐尋候選人姓名。他們發現候選人曾是實習生，且系統中有僱用人選記錄。招募人員選取現有記錄以起始僱用流程，該流程會預先填入部分候選人資訊。
- 條件規則基準︰起始步驟中的條件規則可做為驗證機制，確保起始者提供的以下資訊完整無誤︰
- 最佳做法︰讓起始安全性保持直截了當。使用角色型安全性，將起始權限授予適當的使用者。
- 範例︰若要僅允許美國使用者起始標準僱用流程，請在安全原則上新增以下規則︰使用者的所在地點為「美國」。
- 動作
- 步驟順序︰置於起始步驟之後、完成步驟之前或之後的任何位置。
- 群組︰在工作流程中需要輸入或檢閱資料的任何角色，例如薪酬夥伴、人資夥伴、薪資管理者或正職員工 (限本人)。
- 請指定︰指定要觸發的子流程，例如「建議薪酬僱用」、「變更個人資訊」。
- 步驟類型基準︰
- 最佳做法︰使用動作步驟將問卷轉送給新進人員。
- 使用案例︰最常見的步驟類型之一，用於呼叫另一個業務流程 (子流程)，從新進人員處收集特定或其他資訊。
- 範例︰標示為「完成新進人員問卷」的動作步驟已傳送至新進人員的收件匣。
- 條件規則基準︰
- 最佳做法︰使用條件規則來簡化流程，並確保使用者只能看到相關任務。這可避免混淆和不必要的工作。
- 使用案例︰根據資料動態執行步驟。
- 範例︰只有在提供簽到獎勵時，才會觸發「要求單次給付」動作步驟。
- 待辦事項
- 步驟順序︰您可以在業務流程中以任何順序新增。
- 群組︰任何角色。通常會指派給本身、用人主管或 IT 支援或設施等支援團隊的正職員工。
- 指定︰您可以輸入指示 (使用 RTF 文字和超連結)
- 步驟類型基準︰用於指派不涉及在 Workday 畫面上輸入資料，而是做為檢查清單項目的簡單任務或提醒。
- 條件規則基準︰
- 最佳做法︰撰寫清楚、可操作的指示。使用到期日可協助使用者設定任務的優先順序。將處理流程中的相關待辦事項分組在一起。
- 使用案例︰有條件地指派任務。
- 範例︰您可以在讓用人主管申請公司信用卡的待辦事項中，新增以下條件規則︰職務層級為「主管」或更高級別。
- 核准
- 步驟順序︰您通常可以將其放在所有主要資料輸入步驟完成之後、最後完成步驟之前。
- 群組︰有權核准異動的角色，例如用人主管、管理層級 +1 (經理人員的經理人員) 或人資經理。
- 指定︰您可以配置核准鏈，將異動向上傳遞管理階層，直到達到特定層級。
- 步驟類型基準︰此步驟可做為驗證異動的正式門檻。核准者可以核准、傳回 (至上一個步驟進行更正) 或拒絕僱用。這可確保受到監督並遵守公司政策。
- 最佳做法︰在「建議薪酬」步驟之後放置一個核准步驟，並將其傳送給用人主管的經理人員。
- 使用案例︰讓經理人員核准新的僱用薪酬方案。
- 範例︰在 HR 經理建議薪酬方案後，業務流程會將核准任務轉給部門主管，供其審查並簽署。
- 條件規則基準︰
- 最佳做法︰避免建立過長或複雜的核准鏈，因為這可能會減慢僱用流程。使用條件規則來略過標準非例外僱用的核准流程。
- 使用案例︰要求其他核准的例外情況。
- 例如，在財務夥伴的核准步驟上，您可以新增以下條件規則︰財務部門的僱用人員，且建議年薪 > 150,000 美元。
- 服務
- 步驟順序︰您可以放置在任何位置，但「建立 Workday 帳戶」等重要服務通常放置在最終核准之後、完成步驟之前或旁邊。
- 群組︰系統 (Workday)。在 Workday 中，這個「系統」是一種可配置的特定安全原則，稱為「業務流程執行使用者」。
- 指定︰您從預定義的 Workday 背景處理流程清單中選取。
- 步驟類型基準︰用於執行自動化的系統層級動作，而無需手動干預。「僱用」業務流程中最常見的使用案例是「建立 Workday 帳戶」服務，該服務會產生新的使用者帳戶並允許登入 Workday。
- 條件規則基準︰
- 最佳做法︰先了解每項服務的功能，再將其新增至業務流程。請在邏輯上設定服務步驟，例如先建立 Workday 帳戶，然後再指派使用者型安全角色。
- 使用案例︰控制系統動作何時發生，例如在僱用日期臨近之前，阻止執行「建立 Workday 帳戶」服務。
- 範例︰在「建立 Workday 帳戶」服務步驟中，新增以下規則︰ (僱用日期減去今天日期) 小於或等於 7。這可確保帳戶的建立時間不會比開始日期早一周以上。
- 完成
- 此步驟表示主要工作流程已完成。完成步驟執行後，費用報告即被視為完全核准，且後續步驟 (例如整合、封存或通知) 可在不中斷核心流程的情況下執行。檢閱步驟，並確認哪一個步驟應代表最終的必要動作，使費用報告視為已核准。這通常是序列中的最後核准步驟。在網格中找到此步驟的列，然後從該步驟的相關動作功能表，選取業務流程 > 設為完成。一個業務流程只能有一個完成步驟。如果另一個步驟已標示為完成步驟，Workday 會自動取消勾選，並將名稱套用到您剛選取的步驟。
- 自動完成
- 最佳做法︰
- 雖然自動完成功能旨在略過許多步驟，但您可能一直希望某些動作發生。使用「通常路由」指定即使在流程的其餘部分自動完成時，也應執行哪些步驟。整合和服務步驟一律正常路由。
- 確認成功僱用的所有必填欄位已正確對應，並從「招募」自動填入「僱用」事件。盡可能利用「人員任用欄位預設值」預先填入資料。範例︰「僱用原因」是職務變更的必填欄位。為確保一律填入此欄位，請將錄用業務流程配置為必填。
- 您也可以在「僱用」事件的多個子流程中啟用自動完成功能，例如「指派薪資群組」、「建議薪酬僱用」和「要求單次給付」。
- 如果您對內部僱用使用合併的「變更職務」範本，則必須為該範本內的所有子流程配置自動完成功能，主流程才能執行此操作。
- 若要有選擇地套用自動完成功能，請使用以規則為基礎的業務流程定義。然後，您可以指定應在哪些條件下觸發自動完成功能。範例︰建立規則，為零售業職位啟用自動完成功能，但不為需要更多手動監督和核准的主管階層僱用啟用自動完成功能。
- 將候選人移至「準備僱用」狀態會立即觸發自動完成流程，因此您可能需要調整招募工作流程。請考慮在候選人實際開始日期前，將其移至「準備僱用」，以保持靈活性。
- 請確認負責將候選人移至「準備僱用」狀態的安全群組 (招募人員或主要招募人員) 具有起始和完成僱用事件的必要權限。這涉及到為「僱用」流程和「求職申請」業務流程中的動態完成步驟配置業務流程安全原則。
整合
整合設定主要利用 Workday 的第三方薪資事件驅動整合。它會在「僱用」業務流程完成時立即將僱用資訊傳送給您的第三方薪資代管廠商，而不必等待排定的主要整合執行。您可以在主要的薪資生效變更介面 (PECI) 連接器上啟用此服務。其會在「僱用」業務流程中配置步驟，以自動將員工事件從 Workday 傳送至您的第三方薪資代管廠商。廠商會驗證資料並傳回任何錯誤，以便立即更正。
- 步驟順序︰整合可發生在工作流程內的多個步驟。此步驟通常發生在所有核准之後、流程完成之前。
- 群組︰由系統執行，您必須指派預先配置的整合系統使用者 (ISU)，該使用者俱有執行整合所需的安全權限。
- 請指定︰選取要執行的特定整合系統。這可能是預先建立的 Workday 連接器，例如用於公司卡供應商的連接器，也可能是使用 Workday Studio、Enterprise Interface Builder (EIB) 或 Core 連接器的自訂整合。
- 步驟類型基準︰
- 使用個案︰符合要求新進人員當日報告的政府法規。為新進正職員工提供即時的薪資處理資訊，確保這些資訊已在第三方薪資系統中順利完成設定。允許第三方薪資代管廠商驗證資訊，並將任何錯誤傳回給您要求立即更正，從而減少薪資錯誤。
- 最佳做法︰在實作前，請確認您已建立兩個必要的端點 (一個用於交付，一個用於擷取)，並與您的薪資代管廠商進行測試。在沙箱環境中全面測試整合。將檢閱步驟指派給正在積極監控任務且能及時解決任何潛在整合錯誤的安全群組。
- 範例︰若要將步驟新增至「僱用」業務流程定義，請執行以下操作︰
- 存取「僱用」業務流程定義，然後選取 。
- 請確認您有標示為完成步驟的「指派薪資群組」步驟。
- 新增包含以下詳細資料的列︰順序︰c、類型︰服務、指定︰將正職員工資料傳輸至第三方薪資
- 新增另一列包含以下詳細資料︰順序︰d、類型︰動作、指定︰檢閱第三方薪資的事件驅動整合、群組︰薪資管理者。
- 選取確定以儲存變更。
- 條件規則基準︰
- 最佳做法︰避免配置具有已稽核項目條件的業務流程步驟。這可能會造成事件驅動整合無法按預期執行的情境。若要控制執行，請使用為此目的而設計的特定報告欄位。
- 使用案例︰條件規則的一個常見使用案例是阻止針對未來生效日期的僱用執行整合。如果您的下游系統無法處理未來日期的交易，此功能會很有用。
- 範例︰若要略過未來日期的僱用，請在「將正職員工資料傳輸至第三方薪資」步驟中建立條件規則。請在規則的條件中使用「事件驅動整合交易未來生效」報告欄位。將步驟配置為僅在此欄位的值為「否」時執行。
通知
系統通知
系統通知是 Workday 針對業務流程事件產生的預設提醒。您可以在業務流程的
「通知」
分頁中檢視所有系統通知。Workday 允許停用特定通知，但通常最好在使用者層級管理通知喜好設定，或使用自訂通知設定更有針對性的提醒。請參閱 「配置業務流程系統通知」。
全域通知設定可在
「編輯用戶設定 - 通知」
任務中管理。自訂通知
您可以建立可在業務流程的任何步驟起始的自訂通知，以提醒使用者有關事件、必要動作或狀態變更。若要建立通知，請導覽至業務流程定義中的相應步驟，然後從該步驟的相關動作功能表，選取 。請參閱 「建立自訂通知」。
- 準則和最佳做法︰
- 順利完成僱用流程後，請通知用人主管。
- 建立在「僱用」業務流程完成時觸發的自訂通知。使用新的僱用人員姓名、開始日期和經理人員姓名，對電子郵件進行個人化設定。
- 通知 IT 部門有新的僱用人員，以便他們準備必要的軟硬體。
- 使用案例︰
- 經理人員僱用完成通知
- 傳送歡迎電子郵件給新進人員
- 設備佈建相關 IT 部門通知
- 範例︰
- 配置自訂通知，在「僱用」業務流程步驟完成時觸發，傳送至「用人主管」安全群組。訊息可包含新的僱用人員姓名、正職員工 ID、開始日期和職位。
- 配置主旨為「歡迎加入團隊，[New Hire Name]！」的通知。電子郵件內文包含第一天的詳細資料、公司新進人員入口網站的連結，以及經理人員的聯絡資訊。
- 在「僱用」業務流程上配置自訂通知，傳送至 IT 團隊的特定安全群組。此通知會在輸入特定薪階時觸發，通知中包含新僱用人員的姓名、地點和職稱等詳細資料。
問題與解決方案
下表列出僱用事件業務流程的一些常見問題及其成因和可用的解決方案。
核發 | 原因與解決方法 |
|---|---|
使用合併範本時無法進行檢閱或核准 | 原因︰未將合併檢閱或核准步驟配置為「僱用」業務流程定義中的步驟 b。 解決方案︰編輯「僱用」業務流程定義，並將主要審查/核准步驟 (例如「檢閱正職員工僱用」) 移至訂單 b。這可確保從起始到合併考核頁面的順暢流程。 |
子流程的自訂通知錯誤地觸發 當上層「僱用」事件更正時，即使薪酬並未變更，也會觸發「建議薪酬僱用」的通知。 | 原因︰系統偵測到父系事件有更正，並觸發所有子流程的通知。無法判斷是否專門在該子流程內進行了變更。 解決方案︰這符合預期。請注意此行為。如果這造成問題，請考慮將通知移至「僱用」上層流程，並根據與子流程資料相關的條件來觸發該流程。 |
無法對僱用起始步驟新增驗證 如果未在最初的「僱用」畫面上輸入必填欄位 (例如身分證件號碼)，則需要顯示錯誤訊息。 | 原因︰起始步驟可能是新建僱用人選記錄，因此在提交步驟之前，系統中不存在要驗證的欄位。 解決方案︰不要嘗試將驗證置於起始步驟。請改為在指派回起始者的起始後立即新增一個動作步驟。範例︰變更個人資訊或檢閱步驟 將驗證規則套用至此第二個步驟。 |
重複的正職員工記錄 | 原因︰建立了新的正職員工記錄，該人員記錄已存在於系統中，為僱用人選、前員工或約僱人員。 解決方案︰使用包含增強現有人員搜尋功能的「僱用正職員工」任務版本。培訓使用者在建立新的僱用人選記錄之前，先搜尋個人。定期執行稽核，找出並合併重複記錄。 |
輸入的資料不正確 | 原因︰使用者在僱用流程中輸入的資訊不正確，例如開始日期錯誤或姓名拼寫錯誤。 解決方案︰盡可能使用資料驗證規則來捕捉錯誤。對於嚴重錯誤，您可能需要對已完成的僱用事件使用「更正」動作來修正資料。向使用者提供如何正確輸入資料的明確指示和培訓。 |
流程已中止 | 原因︰業務流程在某個步驟上卡住，因為指派的使用者不在辦公室或未執行動作。 解決方案︰配置關鍵角色的委派，以便在使用者無法工作時自動重新路由任務。使用「業務流程狀態」報告來監控僱用事件的進度並找出任何瓶頸。如有必要，您可以將任務重新指派給其他使用者。 |
核准錯誤 | 原因︰業務流程將核准送交錯誤的人員進行核准，或在本應要求核准的情況下並未要求核准。 解決方案︰檢閱業務流程定義和核准步驟中的條件規則。請確認指派給核准步驟的安全群組配置正確，且條件規則正確評估資料。 |
錯誤︰無法完成此業務流程，因為所選的建議組織、職位、人員編制限製或職務徵才需求已無空缺。 | 原因︰與「僱用」事件相關聯的職位的「可僱用」標籤標示為「否」。 解決方案︰該職位必須符合以下所有條件才能開放︰
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未在事件期間輸入業務流程中的步驟 | 原因︰業務流程已啟用自動完成功能。 範例︰屬於「僱用」業務流程一部分的「編輯其他資料」步驟不會顯示在「僱用」事件流程記錄中，因為該「僱用業務流程」已啟用自動完成功能。 當業務流程配置為自動完成時，Workday 會略過上層事件的某些部分。 |