僱用業務流程基準
總覽
「僱用」業務流程(BP) 是Workday Human Capital Management (HCM) 中的基礎工作流程，可協調您將新正職員工帶入組織所需的任務、核准和系統動作序列。由其控制：
- 內容 (步驟和子流程)
- 執行人員 (負責每個步驟的安全群組)
- 僱用事件的時間 (作業順序)
正確配置的「僱用」業務流程可確保資料準確性、在適當時間讓正確的利害關係人參與其中，並將帳戶建立和通知等任務自動化。
每個僱用流程都是業務流程定義的一個實例。此平台可做為連接招募、薪酬、福利和核心 (人力資源) 人力資源資料的中心，確保從候選人到正職員工的順暢轉換。雖然Workday會提供預設定義，但大多數組織都會針對不同群體 (依國家/地區、員工類型或督導組織)，建立多個以規則為基礎的專屬定義。
子流程
「僱用」業務流程可以包含多個處理特定任務的子流程。
- 建議薪酬 - 僱用：此子流程決定新進人員的薪資和其他薪酬組成。
- 建立Workday帳戶：這會產生新進人員的Workday 帳戶，讓他們可以存取系統。
- 到職：您可以在僱用完成後觸發此流程，以管理新進人員的任務，例如：
- 正在填寫稅單
- 正在檢閱文件。
- 正在登記福利
- 背景調查：此流程僅適用於新進人員並非來自 Recruiting 且您想要在Workday檢查背景狀態的情況。
合併範本
Workday業務流程中的合併範本是一項配置，用於將多個不同子流程 (例如薪資、獎金和股票) 的資料輸入畫面整合到單一統一的使用者介面。當業務流程的開頭有單一角色的多個相關初始設定項目時，請使用此範本選擇權，並將其新增為起始步驟，以簡化起始者的作業。
這些子業務流程可用於合併。為確保這些子業務流程出現在合併範本中，請確認使用者對相關網域擁有
檢視
和修改
權限︰
- 編輯政府核發證件
- 服務日期變更
- 變更員工的組織指派
- 指派正職員工團體協約
- 指派薪資群組
- 付款方式選擇登記事件
- 薪酬相關子業務流程
先決條件
您必須在對象/目標督導組織中滿足以下先決條件，才能起始「僱用」交易：
- 安全性：配置業務流程安全原則，以補助/補助金特定安全群組以下動作步驟的權限：
- 起始動作：決定誰可以開始僱用流程。典型的安全群組包括招募人員、人資管理者和人資夥伴。
- 檢閱與核准步驟：決定可核准僱用交易的人員。典型的安全群組包括經理人員、人資夥伴和薪酬夥伴。
- 檢視全部︰決定誰可以檢視進行中或已完成的僱用交易。典型的安全群組包括 HR 管理者、HR 稽核者和實行者。為可起始業務流程的角色授予「檢視全部」權限，以確保所有驗證正確執行
- 若要檢視適用安全網域的清單，請存取功能區的網域安全原則報告，然後選取「人員任用」、「核心薪酬」以及「組織與角色」功能區。
- 人員任用模型︰督導組織必須具有人員任用模型︰
- 職位管理︰督導組織中必須有一個開放、開放且已核准的職位。您針對此特定職位起始僱用動作()。
- 職務管理︰您可以選擇在督導組織中配置僱用限制。若未配置，您將在「按職務管理」組織僱用員工時定義作業詳細資料。請參閱「概念：人員任用模型」 。
- 職務基本資料：使用以下詳細資料建立必要的作業基本資料：
- 職務說明
- 管理層級
- 薪等
- 薪資標準類型
- 其他資格條件
- 僱用人選追踪：如果您要在候選人正式僱用之前追踪他們，請配置僱用人選狀態、評估方法和招募管道。
- 編輯僱用業務流程：定義僱用業務流程的步驟、條件和通知。其中包括配置「建立Workday帳戶」等服務步驟。
- 配置選填欄位：決定在僱用業務流程中，哪些選填欄位應隱藏、哪些選填欄位為僅供檢視，或是特定安全群組的必填欄位。
流程起始者
當具有適當安全權限的人員起始其中一項「僱用正職員工」任務時，即會觸發「僱用」業務流程。Workday為此任務提供數種變體，讓您能夠選擇最適合您流程的變體。
範例︰部分任務版本提供增強型搜尋功能，可避免透過搜尋現有僱用人選、前員工或學生建立重複記錄。請參閱概念：僱用正職員工起始動作。
您可以透過以下方式起始流程：
- 在搜尋列中輸入 Hire Employee
- 職務徵才需求的相關動作功能表。
- 督導組織的相關動作功能表。
- 未填缺職位的相關動作功能表。
- 「錄用」或「聘僱契約」業務流程的「準備僱用」狀態。
限制
- 更正與整合︰您配置為從「僱用」流程觸發的事件驅動整合，只有在您更正「僱用」最上層事件才會重新觸發。您僅在子流程中進行的更正不會重新觸發整合。範例：在完成主要雇用後，在「建議薪酬 - 僱用」中更正薪酬
- 配置複雜度：高度可配置性意味著初始設定可能很複雜，並且需要透徹了解組織中的僱用流程。
- 傳回選項：您可以使用「傳回」動作將業務流程傳回起始或檢閱步驟進行更正。只要流程未完成，即可在業務流程定義的檢閱或核准階段執行此動作。
- 到職區別︰區分僱用流程和到職流程。僱用流程的重點在於讓正職員工進入系統，而到職流程則著重於新進人員體驗以及完成僱用後的任務。
- 自動完成功能︰自動完成不支援在業務流程工作流程中傳回。服務步驟一律會執行，但Workday會略過任何與這些服務步驟相關聯的通知。請參閱設定注意事項：自動完成人員任用事件。
- 更正已完成的「僱用」事件：這些事件不會自動重新觸發相關事件，例如福利登記。視所做的特定變更而定，您可能需要手動起始某些子流程，以確保員工記錄更新正確。
- 更正員工受僱日期︰此業務流程無法用於約僱人員，且提交後即無法撤回。
通用業務流程工作流程與基準
以下是「僱用事件」業務流程的常用工作流程配置路徑，其中列出步驟的一般順序
路徑 1︰標準工作流程配置
這是最常見的配置，對於沒有復雜僱用人選要求的正職正職員工僱用來說，這是一個簡單直接的線性流程。
路徑 2：「僱用 - 背景調查」子流程配置
此路徑將正式背景調查整合為流程中的必要, 必填, 必修門控步驟。在背景調查順利完成以確保遵守僱用政策之前，僱用者無法繼續進行。
路徑 3：使用整合式到職工作流程配置進行僱用
此配置路徑將「僱用」流程與其他重要的到職流程連接起來，為新進人員和內部團隊創造無縫的端對端到職體驗。
路徑 4︰透過工會或團體協約僱用配置
此路徑適用於必須將新進人員指派給團體協約的組織，這可能會影響其薪酬、福利和其他作業詳細資料。
路徑 5：自動完成
此路徑可簡化您的僱用流程，並減少大量、標準化僱用流程的手動資料輸入，這種流程幾乎必要, 必填, 必修介入。例如︰季節性員工、零售業員工。
啟用自動完成功能會略過業務流程中的某些步驟，包括核准、待辦事項和檢閱步驟。如果您的流程涉及這些步驟，請在使用此工作流程之前先考慮其影響。
自動完成的成功與否取決於在招募流程中輸入的資料是否正確且完整。如果未從「招募」或「人員任用欄位預設值」填入「僱用」事件的必要, 必填, 必修欄位，則不會自動完成流程。系統會回復成標準的手動工作流程()。
合併核准的一般業務流程工作流程
這些是合併核准的常用工作流程配置路徑，步驟依典型順序列出。
決定哪些安全群組可檢閱及核准合併步驟。請配置「僱用」業務流程安全原則，以向這些安全群組補助/補助金以下合併步驟的權限。典型的安全群組包括薪資安全群組。
路徑 1︰單一考核人員的合併核准
這是最常見的使用個案。它將多個子流程合併為一個任務，供核准者(例如人資夥伴或用人主管)使用。這可確保審查者對僱用事件有完整的檢視。
路徑 2︰使用合併鏈進行階層核准
當需要多個層級的管理人員核准僱用資料及其相關詳細資料時，合併核准鍊是最佳的做法。此功能結合了合併核准與批核程序的優點。已將「合併核准鏈」步驟指派給角色型安全群組(例如「經理人員」)。核准任務會以單一項目的形式向上傳送至起始者的管理階層。
工作流程步驟
以下是建置「僱用」業務流程工作流程的常見步驟類型：
- 起始
- 步驟順序︰永遠是任何業務流程的第一步 (標記為「A」)。
- 群組︰招募人員、人資夥伴或人資管理者，或在招募 (錄用或聘僱契約) 或整合中納入招募人員。其設定在「僱用」業務流程安全原則中進行管理。
- 請指定︰不適用。此步驟可啟動流程。
- 步驟類型基準︰
- 最佳做法︰將「僱用正職員工」任務搭配使用搜尋能力增強，可避免建立重複記錄。培訓使用者，了解如何在建立新記錄前搜尋現有僱用人選或前員工。
- 使用個案︰此步驟會開始僱用工作流程。起始者需要輸入識別僱用人選(例如姓名)、職務徵才需求 ()和預定僱用日期 ( )必要, 必填, 必修的核心資訊，
- 範例：招募人員需要為職缺「」僱用候選人。他們使用「僱用正職員工」任務，搜尋候選人姓名。他們尋找候選人曾經是實習生，並且系統中有僱用人選記錄。招募人員選取現有記錄來起始僱用流程，該流程會預先填入部分候選人資訊。
- 條件規則基準：起始步驟中的條件規則可做為驗證機制，確保起始者在下列情況下所提供資訊的完整性：
- 最佳實務：讓入職安全流程簡單明了。使用角色型安全性，將起始權限補助/補助金適當的使用者。
- 範例：若要僅允許位於美國的使用者起始標準僱用流程，請在安全原則中新增以下規則︰使用者的地點為「美國」。
- 動作
- 步驟順序︰放置於起始步驟之後、完成步驟之前或之後的任何位置。
- 群組︰在工作流程中需要輸入或檢閱資料的任何角色，例如薪酬夥伴、人資夥伴、薪資管理者或正職員工 (限本人)。
- 指定︰指定要觸發的子流程，例如「建議薪酬僱用」、「變更個人資訊」。
- 步驟類型基準︰
- 使用案例：這是最常見的步驟類型之一，用於呼叫另一個業務流程(子流程)，向新進人員收集特定或其他資訊。
- 範例：系統會將標示為「填寫新進人員問卷」的動作步驟傳送到新進人員收件匣︰。
- 條件規則基準︰
- 最佳實務：使用條件規則來簡化流程，並確保使用者只能看到相關的任務。這可避免混亂和不必要的工作。
- 使用個案：根據資料動態執行步驟。
- 範例：唯有在開出簽到獎金的情況下，才觸發「要求單次給付」動作步驟。
- 如需更多資訊，請參閱概念︰動作步驟。
- 核准
- 步驟順序︰通常可以在所有主要資料輸入步驟完成之後、最後完成步驟之前進行。
- 群組︰有權核准異動的角色，例如用人主管、管理層級 +1 (經理人員的經理人員) 或人資經理。
- 指定︰您可以配置批核程序「」，將異動向上傳送管理階層，直到達到特定層級。
- 步驟類型基準：此步驟可做為驗證異動的正式門檻。核准者可以核准、傳回 (至上一個步驟進行更正) 或拒絕僱用。這可確保公司政策受到監督並遵循相關規定。
- 最佳做法︰
- 在所有主要資料輸入步驟完成之後、業務流程的最後完成步驟 () 之前，放置一個核准步驟。
- 請配置進階路由，以防止核准者核准自己的交易。請將路由限制設為「排除事件主旨」，並將「相對於經理人員的替代路由安全群組 (相對於排除的使用者)」設為「排除事件主旨」。
- 起始者為核准者時， Workday會略過核准步驟。使用合併核准步驟來要求核准。
- 當某個業務流程是某個大型流程中的子流程時，請合併上層業務流程 ()的核准。如此一來，每個子流程都不需要執行個別的核准步驟。
- 使用案例：讓經理人員簽核新進人員的薪酬方案。
- 範例：在人資經理建議薪酬方案「」後，業務流程會將核准任務轉給部門主管，供其審查並簽核。
- 條件規則基準︰
- 最佳做法︰
- 避免建立過長或複雜的核准鏈，否則可能會減緩僱用流程。使用條件規則來跳過標準、非例外僱用的核准流程。
- 對於大多數核准步驟，請使用標準條件規則「目前的受指派者」為「起始者」或「先前的核准者」。如此一來，同一使用者就不必核准其已起始或核准的交易。
- 使用案例︰需要額外核准的例外情況。
- 範例：在財務合作夥伴的核准步驟中，您可以新增以下條件規則︰財務部門的僱用期為且建議年薪 > 150,000 美元。
- 如需更多資訊，請參閱概念︰核准步驟。
- 自動完成
- 最佳做法︰
- 雖然自動完成功能會略過許多步驟，但您可能希望系統執行某些動作。使用「通常路由」指定即使在流程的其餘部分自動完成時仍應執行哪些步驟。整合與服務步驟一律會正常進行。
- 請確認成功僱用的所有必要, 必填, 必修欄位均已正確對應，並從「招募」自動填入「僱用」事件。盡可能利用「人員任用欄位預設值」預先填入資料。範例：「僱用原因」是作業變更的必填欄位。為確保一律填入此欄位，請將「錄用」業務流程配置為必填。
- 您也可以在「僱用」事件的多個子流程中啟用自動完成功能，例如「指派薪資群組」、「建議薪酬 - 僱用」和「申請單次給付」。
- 如果您使用合併的「變更職務」範本進行內部僱用，則必須為該範本中的所有子流程配置自動完成功能，主流程才能待辦事項。
- 若要有選擇地套用自動完成功能，請使用以規則為基礎的業務流程定義。然後，您可以指定在哪些條件下觸發自動完成。範例：建立規則，為零售業職位啟用自動完成功能，但不適用於需要更多手動監督和核准的高階主管層級僱用。
- 將候選人移至「準備僱用」狀態會立即觸發自動完成流程，因此您可能需要調整您的招募工作流程。請考慮在候選人實際受僱日期較近的時候，將階段移至「準備僱用」，以維護靈活性。
- 請確認負責將候選人移至「準備僱用」狀態的安全群組 (招募人員或主要招募人員) 具有起始和完成「僱用」事件所需的權限。其中涉及為「僱用」流程和「求職申請」業務流程中的動態完成步驟配置業務流程安全原則。
- 如需更多資訊，請參閱概念︰自動完成業務流程。
- 完成
- 此步驟表示主要工作流程已完成。一旦執行完成的步驟，即視為已完全核准僱用流程，而後續步驟 (例如整合、封存或通知) 則可繼續執行，而不會中斷核心流程。檢閱步驟，並確認哪些步驟應代表最終必要, 必填, 必修動作，如此才能將僱用視為已核准。這通常是序列中的最後核准步驟。在網格中找到此步驟的列，然後從該步驟的相關動作功能表，選取。業務流程只能有一個完成步驟。如果已將另一個步驟標示為完成步驟， Workday會自動取消勾選此步驟，並將該名稱套用至您剛選取的步驟。最佳做法︰
- 所有「核准」和「審查動作」步驟都必須放在「完成」步驟之前。
- 要求員工完整建立記錄的步驟 (例如新增人才資料 (相片、教育, 教育程度、職務經歷)) 通常放在完成步驟之後。
- 「建立Workday帳戶」服務步驟可以放在「完成」步驟之後。
- 「完成」步驟通常會設為核准步驟，例如「合併核准鏈」。這可確保在系統中完成僱用之前，經理人員可以在單一任務中核准所有僱用和薪酬詳細資料
如需更多資訊，請參閱概念︰完成步驟。
- 合併核准
- 您可以在業務流程定義中，新增合併核准步驟，取代標準核准或核准鏈步驟。此步驟類型會將業務流程中的多個先前動作步驟組合到一個收件匣項目中，供核准者使用。例如，在「僱用」業務流程中，新進人員的作業詳細資料、組織指派和薪酬都不會由經理人員單獨核准，因此「合併核准」步驟可將所有這些步驟搭售方案到一個單一的統一任務中。核准者可在單一篩選上檢閱及核准所有詳細資料。
- 合併核准鏈
- 您可以新增合併的核准鏈步驟，取代業務流程定義中的標準核准或核准鏈步驟。此步驟結合了合併核准與核准鏈的功能。不僅將多個核准項目分組為單一任務，還可將該任務沿管理或組織階層向上傳送，直到到達最上層或符合結束條件。
- 考慮新增以下步驟︰
- 同質任務：當被分組的項目性質相似時，合併的效率最高，允許核准者對所有項目套用一致的審查流程。
- 略過的核准︰在某些情況下，如果核准者就是起始異動的同一個人，則可能會自動略過標準的核准步驟。使用合併核准步驟的變通方法可確保核准任務仍能按預期產生與傳送。
- 減少通知數量：將多項核准要求整合至單一任務後，可大幅減少傳送給核准者的通知數量，防止「收件匣疲勞」，協助他們專注於需要處理的任務。
- 清楚定義步驟條件：使用條件規則確保合併步驟僅在適當時觸發。例如，您可以將規則配置為僅在交易次數超過特定限值時使用合併核准。
- 全面測試：部署包含合併核准步驟的業務流程前，請先進行全面測試，確保流程符合預期，並且為核准者提供清晰直覺的使用者體驗。請確認核准者可輕鬆瀏覽合併檢視，並視需要核准或拒絕項目。範例：將新進人員的作業詳細資料與薪酬核准程序整合為單一任務，讓他們能同時檢閱及核准作業資訊與薪酬方案。
- 在「建議薪酬」步驟之後新增「合併核准」步驟，並將其配置為同時包含「僱用」和「建議薪酬」事件。
- 服務
- 步驟順序︰您可以將其放置在任何位置，但「建立Workday帳戶」等重要服務通常放置在最終核准之後、完成步驟之前或之後。
- 群組︰系統 (Workday)。在Workday中，這個「系統」是一套可配置的特定安全原則，稱為業務流程執行使用者。
- 指定︰您可以從預定義的Workday背景處理流程清單中選擇。
- 步驟類型基準︰
- 最佳做法︰
- 用於執行自動化的系統層級動作，無需人工介入。「僱用」業務流程中最常見的使用個案是「建立Workday帳戶」服務，該服務會產生新的使用者帳戶，並允許使用者登入Workday。
- 您無法建立自訂服務步驟類型。從Workday提供的服務清單中選取。
- 您無法變更現有的步驟類型，例如從動作變更為服務。請刪除該步驟，並新增一個類型正確的新步驟。
- 條件規則基準︰
- 最佳實務：先了解每項服務的函數，再將其加入業務流程。在指派使用者型安全角色之前，請先安排服務步驟 (例如建立Workday 帳戶) 。
- 使用案例：控制系統動作的發生時間，例如在僱用日期臨近之前，不執行「建立Workday帳戶」服務。
- 範例：在「建立Workday帳戶」服務步驟中，新增以下規則︰(僱用日期減去今天的日期) 小於或等於 7。如此可確保帳戶不是在開始日期前一周以上建立。
- 如需更多資訊，請參閱概念︰服務步驟。
- 待辦事項
- 步驟順序︰您可以在業務流程中以任何順序新增。
- 群組︰任何角色「」。通常會以本身、用人主管或支援團隊 (如 IT 支援或設施) 的身分指派給正職員工。
- 指定︰您可以輸入指示 (使用 RTF 文字和超連結)
- 步驟類型基準︰
- 最佳做法︰
- 使用「待辦事項」步驟指派不涉及資料輸入的簡單任務或提醒事項。這些步驟可做為在Workday以外進行的任務或不存在專用業務流程步驟的檢查清單項目。查看建立檢查清單。
- 撰寫清楚明了、可採取行動的指示。如果任務需要瀏覽至特定頁面，請在待辦事項說明中包含瀏覽路徑。
- 條件規則基準︰
- 最佳實務：撰寫清楚明了、可付諸行動的指示。使用到期日可協助使用者確定任務的優先順序。將處理流程中的相關「待辦事項」分組在一起。
- 使用案例：有條件地指派任務。
- 範例：在「讓用人主管申請公司信用卡的待辦事項」中，您可以新增以下條件規則︰「職務層級為總監或更高」。
- 如需更多資訊，請參閱概念︰待辦事項步驟。
整合
整合設定主要使用 Workday 的第三方薪資事件驅動整合。在「僱用」業務流程完成時，它會立即將僱用資訊傳送給您的第三方薪資代管廠商，而不必等待排定的主要整合執行。您在主要的薪資生效變更介面 (PECI)(PECI) 連接器上啟用了此服務。此功能可配置「僱用」業務流程中的步驟，自動將員工事件從Workday傳送至您的薪資代管第三方廠商。廠商會驗證資料並傳回錯誤，以便立即更正。
- 步驟順序︰工作流程內的多個步驟可進行整合。此步驟通常發生在所有核准之後、流程完成之前。
- 群組︰由系統執行，您必須指派預先配置的整合系統使用者 (ISU)，該使用者應具備執行整合所需的安全權限。
- 指定︰請選取要執行的特定整合系統。這可以是預先建置的Workday連接器，例如公司卡供應商的連接器，也可以是使用Workday Studio、企業介面建置器 (EIB ) 或核心連接器的自訂整合。
- 步驟類型基準︰
- 使用案例：符合要求新進人員當日提供報告的政府法規。為新進員工提供即時的薪資處理資訊，確保在第三方薪資系統中立即正確設定這些資訊。允許第三方薪資代管廠商驗證資訊，並將任何錯誤傳回給您並立即更正，從而減少薪資錯誤。
- 最佳做法︰在實作之前，請確認您已與薪資代管廠商建立並測試兩個必要, 必填, 必修的端點 (一個用於發送，一個用於擷取)。在沙箱環境中全面測試整合。將檢閱步驟指派給正在積極監控任務且能迅速解決任何潛能整合錯誤的安全群組。
- 範例：若要在「僱用」業務流程定義中新增步驟，請執行以下操作：
- 存取「僱用」業務流程定義，然後選取。
- 請確認您已將「指派薪資群組」步驟標示為完成步驟。
- 新增包含以下詳細資料的列︰順序︰c，類型︰服務，指定︰將正職員工資料傳輸至第三方薪資
- 新增另一列，並包含以下詳細資料︰順序︰d，類型︰動作，指定︰檢閱第三方薪資的事件驅動整合，群組︰薪資管理者
- 請選取「確定」以儲存變更。
- 條件規則基準︰
- 最佳做法︰避免配置具有經稽核項目的業務流程步驟。這可能會造成事件驅動整合無法按預期執行的情境。若要控制執行，請使用專為此用途設計的特定報告欄位。
- 使用案例：條件規則的一個常見使用個案是防止為未來生效的僱用流程執行整合。如果下游系統無法處理未來日期的交易，這個功能就很有用。
- 範例：若要略過未來日期的僱用，請在「將正職員工資料傳輸至第三方薪資」步驟中建立條件規則。請在規則的條件「」中使用報告欄位「事件驅動整合交易未來生效日期」。請將步驟配置為僅在此欄位的值為「否」時執行。
- 如需更多資訊，請參閱建立整合 (步驟)。
路由修改係數
如果需要將業務流程步驟導向特定的安全群組(其中員工有多個職位或涉及指派變更的異動)，請使用路由修改器。
系統會將路由修改器新增至業務流程定義中的特定步驟。報名開放狀態路由修改器取決於業務流程和步驟類型：
- 在支援明細層級路由的業務流程中，明細層級修改器可套用至「核准」和「合併核准」步驟，條件是該步驟中至少有一個安全群組「」交集群體安全群組「」。
常見的路由修改係數包括：
- 明細層級︰用於包含多個明細的交易的核准步驟，例如供應商發票。系統會根據每條線的環境定義，傳送至相關的交集群體安全群組以供核准。
最佳做法
︰
- 請確認您在「系統」功能區中提供以下網域的安全存取權限︰
- Business Process Administration
- Manage: Business Process Definitions
- 核准鏈：如果為擁有多個職位的員工的核准鏈步驟啟用組織型路由， Workday會將步驟路由給該組織的所有經理人員。請在此步驟中配置路由修改器，以避免發生此情況。
- 重新指派行為︰在重新指派業務流程步驟時， Workday會忽略路由修改器。重新指派的任務會遵循新受指派者的標準路由。
- 設定路由限制 (如有需要)：您可以定義路由限制，將特定人員排除在工作流程之外。如有需要，請使用替代路由來識別不同的安全群組。
- 儲存變更：配置路由修改係數和任何其他設定後，請儲存您的變更，以套用新的路由規則。
- 與交集安全群組搭配使用以進行明細層級路由：使用明細層級路由修改器 ()時，請務必將該步驟指派給至少一個交集安全群組，以便Workday能夠根據其角色交集，將明細路由傳送給正確的核准者。
- 驗證業務流程支援︰路由修改器並非適用於所有業務流程，因此請務必確認所需的修改器適用於您正在配置的特定業務流程。您可以在業務流程定義中進行檢查。
- 支援主要職位和其他職位修改器的流程範例包括：聯絡資訊變更、編輯證件資訊、開始績效考核、開始發展計畫。
- 支援「目前」和「建議」修改量的流程範例包括：變更職務、新增其他職務和錄用。
使用案例
︰您應考慮在以下情境中為業務流程步驟新增路由修改器：
- 明細層級核准：對於可能包含多個具有不同環境定義的明細的交易，例如供應商發票中含有不同成本中心的明細，則明細層級路由修改器可用於核准或合併核准步驟。這會根據特定明細的環境定義，將每一項明細傳送給適當的核准者。
通知
系統通知
系統通知是Workday針對業務流程事件產生的預設警示。您可以在業務流程的
「通知」
分頁中檢視所有系統通知。Workday可讓您停用特定通知，但通常最好在使用者層級管理通知喜好設定，或使用自訂通知來獲得更有針對性的警示。請參閱配置業務流程系統通知。
全域通知設定可在
「編輯用戶設定 - 通知」
任務中管理。自訂通知
您可以建立自訂通知，在業務流程的任何步驟起始，就事件、必要, 必填, 必修動作或狀態變更向使用者警示。若要建立通知「」，請導覽至業務流程定義中的相應步驟，然後從該步驟的相關動作功能表，選取 。請參閱建立自訂通知。
- 準則與最佳做法：
- 僱用流程順利完成後，請通知用人主管。
- 建立一個在「僱用」業務流程完成時觸發的自訂通知。使用新進人員的姓名、受僱日期和經理人員姓名，對電子郵件進行個人化設定。
- 通知 IT 部門有新進人員，以便他們準備必要的軟硬體。
- 使用案例：
- 經理人員僱用完成通知
- 傳送歡迎電子郵件給新進人員
- 設備佈建的 IT 部門通知
- 範例︰
- 配置一個自訂通知，以在僱用業務流程完成步驟時觸發，並傳送至用人主管安全群組「」。訊息可包含新進人員姓名、正職員工 ID、開始日期和職位。
- 配置主旨為「歡迎加入團隊，[新進人員姓名]！」的通知。電子郵件內文包含第一天的詳細資料、公司新進人員網站的連結，以及經理人員的聯絡資訊。
- 在「僱用」業務流程中配置自訂通知，傳送至 IT團隊的特定安全群組。此通知會在輸入特定步驟時觸發，通知中包含新進人員姓名 ()、地點 ()和職稱 ()等詳細資料。
問題與解決方案
此區段列出常見問題及其對應的原因和解決方案。
核發 | 原因與解決方案 |
|---|---|
「僱用」業務流程中未指派的任務 | 原因︰流程包含未指派的任務，因為這些任務的指定安全群組不含使用者，或包含僅停用Workday帳戶的使用者。 範例︰
解決方案：存取 未指派的任務 報告，其中顯示發生此問題的步驟。新增「Pre Employee as Self」安全群組並進行測試。 |
使用合併範本時無法進行檢閱或核准 | 原因︰在「僱用」業務流程定義中，未將合併檢閱或核准步驟配置為步驟 b。 解決方案：編輯僱用業務流程定義，並將主要檢閱/核准步驟 (例如「檢閱正職員工僱用」) 移至訂單 b。如此可確保從提出申請到綜合評鑑頁面的順暢流程。 |
子流程觸發錯誤的自訂通知 當上層事件「僱用」事件更正時，即使薪酬並未變更，也會觸發「建議薪酬僱用」中的通知。 | 原因︰系統上層事件偵測到更正，並觸發所有子流程的通知。無法確定是否專門在該子流程中進行了變更。 解決方案︰目前已正常運作。請注意此行為。如果這造成問題，請考慮將通知移至主「僱用」流程，並根據與子流程資料相關的條件來觸發通知。 |
無法為僱用起始步驟新增驗證 如果未在初始的「僱用」篩選中未輸入必填欄位(例如身分證件號碼)，就需要顯示錯誤訊息。 | 原因︰起始步驟可能會建立新的僱用人選記錄，因此待驗證的欄位在提交步驟之前，系統中不存在。 解決方案︰不要嘗試在起始步驟進行驗證。請改用新增的動作步驟，並在指派回起始者的起始後立即執行此步驟。範例：變更個人資訊或檢閱步驟 將驗證規則套用到此第二個步驟。 |
重複的正職員工記錄 | 原因︰建立了新的正職員工記錄，而係統中的某個人員已存在於系統中，身分是僱用人選、前員工或約僱人員。 解決方案：請使用包含強化現有人員搜尋功能的「僱用正職員工」任務版本。訓練使用者在建立新的僱用人選記錄前一律搜尋個人。定期執行稽核，找出並合併重複的記錄。 |
輸入的資料不正確 | 原因︰使用者在僱用流程中輸入的資訊不正確，例如開始日期錯誤或姓名拼寫錯誤。 解決方案：盡可能使用資料驗證規則來發現錯誤。對於嚴重錯誤，您可能需要對已完成的僱用事件執行「更正」動作來修正資料。向使用者提供如何正確輸入資料的明確指示和培訓。 |
流程已停止 | 原因︰業務流程在某個步驟卡住，因為指派的使用者不在辦公室或未執行動作。 解決方案：請為關鍵角色配置委派，以便在使用者無法工作時自動重新路由任務。使用業務流程狀態報告來監控僱用事件的進度並識別任何瓶頸。如有需要，您可以將任務重新指派給其他使用者。 |
核准不正確 | 原因︰業務流程將核准的流程路由給錯誤的人員，或是該流程不需要核准。 解決方案︰檢閱業務流程定義和核准步驟中的條件規則。請確認指派給核准步驟的安全群組已正確配置，且條件規則正在正確評估資料。 |
錯誤︰無法完成此業務流程，因為所選的建議組織、職位、人員編制限製或職務徵才需求才需求已無空缺 | 原因︰「僱用」事件相關職位的「可僱用」標籤標示為「否」。 解決方案：職位必須符合下列所有條件才可開放︰
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未在事件期間輸入業務流程中的步驟 | 原因：業務流程已啟用自動完成功能。 範例：屬於「僱用」業務流程一部分的「編輯其他資料」步驟不會顯示在「僱用」事件流程記錄中，因為該「僱用」業務流程已啟用自動完成功能。 當業務流程配置為自動完成時， Workday會略過上層事件 ()的某些部分。 |
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