常見問題︰業務流程
- 如何尋找有嚴重錯誤的業務流程定義？
- 使用業務流程例外稽核報告，尋找所有有嚴重錯誤的業務流程定義。執行此報告時，您可以選擇權是否顯示警告。取決於您希望業務流程待辦事項的動作，警告可能不會造成問題，但Workday了解潛能產生非預期結果的機會，並為您提供排查機會。「業務流程」欄中的相關動作功能表，與業務流程定義中的相關動作功能表相同。「問題存在原因」欄中的相關動作功能表，與業務流程「檢視定義」頁面上個別步驟的相關動作功能表相同。如果業務流程發生問題， Workday會自動傳送「修正業務流程」任務給業務流程管理者，並提供更正業務流程定義的連結。
- 如果允許的動作不再可用，但與這些動作相關聯的非作用中安全群組，我要如何移除這些安全群組？
- 如果業務流程包含在業務流程安全原則中不再可用的動作，但這些動作仍與非作用中的安全群組相關聯，稽核報告可能標幟「 」業務流程待您採取動作。範例︰「安全例外稽核」報告。若要解決此問題，請考慮執行「從不可用的動作中移除非作用中的安全群組」任務。此任務可協助您識別並移除非作用中的安全群組，這些安全群組與允許的動作相關聯且不再適用。若要存取任務「」，您必須具有以下網域的權限︰
- Business Process Administration
- 安全性啟用
- 安全性配置
在您繼續執行「從不可用的動作中移除非作用中的安全群組」任務之前，請確定您是否需要移除用戶中的非作用中安全群組。此流程無法復原。請按照下列步驟操作︰- 存取啟用待處理的安全原則變更任務，確認並啟用現有的安全原則變更。Workday強烈建議您先執行此任務。
- 存取「從不可用的動作中移除非作用中的安全群組」任務「」。選取「確認」並按一下「確定」。系統會執行背景處理流程，移除非作用中的安全群組。
- 再次存取啟用待處理的安全原則變更任務，完成移除非作用中安全群組的流程。如果「啟用待處理的安全原則變更」任務 ()中未顯示業務流程類型，請繼續確認待處理的安全原則變更。
在您移除安全群組並存取「安全例外稽核」報告後， Workday不會在「業務流程安全原則例外」分頁中顯示此安全群組。「從不可用的動作中移除非作用中的安全群組」任務無法處理可能顯示在以下「安全例外稽核」報告分頁上的稽核項目︰- 網域安全原則例外
- 安全群組例外
- 我要如何尋找並修正停滯的業務流程？
- 業務流程停滯的可能原因有多種，可能有多種原因可找出原因。查看「等候執行動作」的業務流程異動、等候執行動作 X 天的業務流程交易和「等候執行動作類型的業務流程異動」報告不一定能找出問題，因為每個步驟通常都要等候負責人員完成 1 天或更長時間。停滯的業務流程主要分為兩大類，等候執行動作的業務流程，以及發生嚴重錯誤的業務流程。
- 等候執行動作的業務流程
- 執行「等候執行動作 X 天的業務流程異動」報告，系統會將最舊的實例排在最前面。
- 使用業務流程異動的完整流程記錄，尋找等候執行動作的步驟及等候人員。從業務流程異動的相關動作功能表中，選取「業務流程」>「完整流程記錄」。
- 如果等候執行動作動作的流程清單太長，您可以使用「業務流程異動的類型」報告，指定您要尋找的業務流程類型。對於此報告，您可以指定您感興趣的業務流程預設定義名稱，並將報告輸出限制在這些名稱。
- 如果您尋找某個步驟尚未指派，請參閱如何尋找並修正未指派的任務？ 。
- 請確認員工指派的生效日期是否在未來。另請查看安全性是否有變更。可以變更業務流程的安全原則，當任務進入員工的「我的任務」後，他們的安全存取權限就會變更，無法再存取任務。在這種個案下，您必須重新指派 。
- 有嚴重錯誤的業務流程
- 如果您嘗試執行的業務流程在輸入步驟的日期當日有嚴重錯誤， Workday會改用預設定義。如果您的組織「」未正確配置預設定義，該定義可能會停止運作，或無法如預期執行。請參閱如何尋找有嚴重錯誤的業務流程定義？ 。範例：如果在 1 月 3 日輸入「僱用」業務流程的「建議薪酬」步驟，且「建議薪酬 - 僱用」業務流程當時發生嚴重錯誤，Workday會使用「 」業務流程的預設定義。不過，如果業務流程中的嚴重錯誤是在 1 月 4 日修正，那麼當您查看「僱用」事件時，不會看到明顯的錯誤。若要確定事件正在使用的業務流程定義，請從事件的相關動作功能表中選取。事件應使用自訂定義時，卻使用了業務流程的預設定義，請查看該步驟的輸入日期當日的業務流程定義，以便檢視業務流程當時的嚴重錯誤。
- 我要如何尋找並修正未指派的任務？
- 如果指定的安全群組不含使用者，或僅包含Workday帳戶已停用的使用者，任務就會變成未指派的任務。範例︰如果步驟受「正職員工 (限本人)」安全群組具有權限，但指派的使用者將僱用日期設為未來，則該任務未指派。如果指派的使用者的Workday帳戶已停用、已到期或鎖定，或者指派的使用者沒有使用者 ID 和密碼，且無法存取Workday以查看通知或完成指派的步驟，也可以取消指派任務。「未指派的任務」報告會顯示此步驟的問題所在。業務流程管理者可將未指派的任務重新指派給員工，或必要, 必填, 必修安全群組 ()中的「關係組織」角色持有人。當任務變得未指派時， Workday會向所有對「Business Process Administration」網域擁有「檢視」和「修改」權限的安全群組成員發送電子郵件通知。這與放假的使用者需要暫時將其任務重新指派給其他使用者時，是不同的問題。查看委派我的任務。請按照下列步驟操作︰
- 存取未指派的任務報告。 Workday建議您按照特定業務流程和/或日期範圍，篩選條件未指派的任務清單。
- 針對每個未指派的任務，尋找列為具有未指派使用者的安全群組。
- 查看相關動作功能表，判斷安全群組「」的類型。
- 對於使用者型安全群組 ()，編輯安全群組成員資格以指派員工或「關係組織」角色擔任者，並確保所指派的使用者俱有作用中的Workday使用者 ID 和密碼。
- 若為其他安全群組類型，群組會指定員工以外的物件。請確認已填入安全群組，且指定的物件包含員工或「關係組織」角色擔任者。物件可以是角色、職務基本資料、職務種類、職系、管理層級、組織、地點或其他安全群組。
- 將使用者新增至安全群組後，請依照未指派的任務中的指示確認變更。必須執行此動作才能重新啟動業務流程實例 ()。
- 為什麼我看不到業務流程事件步驟的詳細資料？
- 請根據下列問題判斷您是否有權存取業務流程事件。如果以上所有問題的答案均為「否」，則您無法存取「」事件。
- 您是否隸屬於某個安全群組，且該安全群組可以對活動的業務流程安全原則執行「檢視全部」、「取消」、「更正」或「撤回」動作？
- 您是否隸屬某個安全群組的成員，且該安全群組可以對事件的業務流程安全原則執行「僅檢視已完成項目」動作？且該事件既有已完成日期，也沒有未來日期？
- 您是否具備存取「Business Process Administration」網域的「修改」權限？
- 「我的任務」中目前是否有相關的非待辦事項項目？
如果「我的任務」中目前有相關的待辦事項，您或許可以存取業務流程事件，但無法存取「詳細資料」分頁。您也可以使用「業務流程原則檢視稽核」報告來解決許多安全相關問題。其中顯示的安全群組可以執行動作步驟、做出核准決定和接收通知，但在業務流程安全原則中沒有「檢視全部」或「僅檢視已完成項目」的存取權限。在這些情況下，只有當「」任務位於「我的任務」時，您才能檢視事件。一旦該任務從「我的任務」中消失，您就無法再存取該事件。結果，您可能接收一封電子郵件通知，其中包含該事件的連結，當您按下該連結時會傳回錯誤訊息。發生此錯誤的原因是，您不屬於「」事件的「檢視全部」或「僅可檢視已完成項目」存取權的安全群組。執行「業務流程原則檢視稽核」報告有助您清除安全性設定，避免此類錯誤。 - 為什麼我在員工記錄中看不到業務流程事件？
- 對於您要查看的每個事件，請確認您所屬的安全群組在業務流程安全原則中擁有「檢視全部」或「僅檢視已完成項目」的存取權限。其他，您需要具有適當安全網域的存取權，才能查看員工記錄。
- Workday如何判斷要使用的業務流程定義？
- 通常， Workday用來決定使用哪個業務流程定義的邏輯可能並不清楚。您可以從業務流程事件的相關動作功能表中選取決定要使用的Workday業務流程定義。Workday選擇特定業務流程定義的原因有很多。在某些情況下，當您僱用「」職位時，該職位可能隸屬於兩個組織。範例：「僱用」業務流程的預設定義允許將業務流程與這兩種類型的組織相關聯。Workday會依據組織類型優先來決定要先查看要使用的業務流程定義。如果Workday未在優先順序 ()最高的組織中尋找定義的自訂業務流程，則會前往優先清單中定義的下一個組織。如果優先順序清單的任何組織都沒有定義自訂業務流程， Workday會使用優先優先順序最高的組織預設業務流程定義。如需更多資訊，請參閱維護組織類型優先順序。其他，如果組織的業務流程定義在事件開始日期處於以下任一狀態， Workday會使用預設的業務流程定義︰
- 有嚴重錯誤。
- 為非作用中。
- 此事件開始當日為無效。
若要檢視事件開始日期的業務流程定義，請檢視業務流程定義，並在「生效日期」欄位中輸入事件開始日期。 - 如果條件規則未如預期觸發，該怎麼辦？
- 請依下列方式測試條件規則︰
- 如果步驟中有多個條件，請一次測試每個條件1，確保條件按預期運作。
- 如果條件有多個規則，請一次測試每個規則 1。
- 請確認條件規則中包含的資料值，與事件本身的資料相符。範例︰
- 如果條件規則檢查國家/地區是否等於日本，請確認事件使用的督導組織地點的國家/地區為日本。
- 如果您在「僱用」業務流程中的員工型欄位建立條件規則，但「僱用」事件尚未完成，說明僱用人選還不是正職員工，因此條件規則可能無效。
如需詳細了解條件規則的運作方式，請參閱概念︰步驟條件。如需有關建立環境定義報告的詳細資訊，請參閱從業務物件實例建立報告。 - 如果任務未發送給預定人員，該怎麼辦？
- 請檢閱與該事件相關聯的資料，以尋找已指派安全群組的物件。由於角色型安全群組可指派給多個物件，因此您應注意以下事項：
- 督導組織
- 地點階層
- 薪資群組
- 指派給員工或督導組織 () 的任何其他自訂組織。
- 我要如何從業務流程中刪除備註？
- 在業務流程完成之前或之後，業務流程管理者可以從業務流程中移除一或多個備註。從整體業務流程的相關動作功能表 (非業務流程步驟) 中，選取。勾選每個您要移除的備註旁的核取方塊，然後按一下「確定」。同樣地，如果子流程中已有備註，您可以透過子流程的相關動作移除備註，而不是從子流程中的個別步驟移除。
- 我要如何尋找適合建立條件規則的欄位？
- 如果在建立條件規則時沒有需要的欄位，您可以使用「Workday資料字典」報告，確定每個業務物件有哪些欄位可用。您也可以建立計算欄位，並將其提升至動作事件層級。
- 在業務流程中使用綜合報告時，如何提示？
- 針對支援的報告類型，您可以定義提示值來篩選條件Workday顯示的資料。對於綜合報告，您必須定義這些提示值，以確保業務流程受受指派者能夠繼續檢視資料的關聯性。請使用報告步驟中相關相關動作，定義並對應值。