设置时需考虑的事项：费用
在规划 Workday Expenses 的配置和使用时，您可以利用本主题来帮助做出决策。本主题解释了以下内容：
- 设置目的。
- 如何与 Workday 的其他功能协同工作。
- 对下游的影响和产品间的交互。
- 安全性要求和业务流程配置。
- 实施前要考虑的问题和限制。
请参考：
- 设置特定功能详细信息时需考虑的其他注意事项
- 特定配置详细信息的任务说明
用途
Workday Expenses 允许您管理和控制您公司及其收款人的费用。
借助 Workday Expenses，您可以配置和管理：
- 付款方式
- 费用标准表
- 费用条目
- 费用报销单
- 支出申请
- 预支现金
- 信用卡
- 差旅预订记录
您可以处理以下人员的费用：
- 候选人
- 第三方/短期员工
- 外部委员会成员
- 申请者
- 学生
- 员工
Workday Expenses 提供了一个
费用中心
，用于集中收款人的费用，以便收款人能够轻松快捷地管理自己的费用。功能优势
- 为自助服务用户集中提供任务和报告，以便他们高效管理费用。
- 快速完成即时费用以加快报销速度。
- 消除手动文书流程。
- 启用机器学习，以评估费用报销单是否存在异常、重复和不准确之处。
- 通过自动计算费用交易数据，提高准确性并减少手动输入。
- 通过委派任务来管理工作量。
- 符合国际和区域税务规则及报销要求。
- 设置支出限额，以控制差旅和招待成本。
您可以通过以下方式快速交换和报告数据：
- 将 Workday Expenses 与其他 Workday 产品（例如 Human Capital Management (HCM)）配合使用。示例：您可以创建费用条目并将其与津贴计划关联。
- 通过分析和报告深入了解预算支出与实际支出的对比情况。
用例
- 应用每日最大金额以限制支出。
- 审核费用报销单的合规性。
- 定义有助于计算报销金额的费率。
- 从信用卡和差旅预订提供商导入和处理数据。
- 处理公司、公司间、移动端和多币种费用报销单。
- 跟踪、分析和报告整个公司及其组织的支出。
您还可以使用以下方法来管理和控制支出：
- 津贴计划、预算检查和承诺款会计
- 自定义验证、税务规则和工作标记
- 支出申请
您可以为以下项目结算和报销费用：
- 预支现金申请
- 公司信用卡交易
- 自付费用交易
要考虑的问题
问题 | 需考虑的事项 |
|---|---|
您希望如何报销费用收款人的费用？ | 通过设置付款方式，您可以：
您还可以将规则应用于付款方式选项，以确定付款方法或付款分配。 |
您如何使用费率来计算费用报销？ | 您可以配置用于评估费用条目的费用标准表和规则，以便：
您可以使用基于金额和百分比的费用标准表来计算报销金额。 您还可以使用费用累加器来跟踪随时间在费用条目上呈增量变化的增加额，例如基于距离的费用。 |
您需要费用收款人提供哪些详细信息才能报销费用？ | 您可以配置费用报销单以在标头级别收集信息。示例：业务目的和备忘录。
您还可以请求和要求进一步获得以下业务文档的行级别详细信息：
您可以使用：
|
您是否希望特定员工能够代表其他人创建费用报销单？ | 您可以让员工代表以下人员创建费用报销单：
|
您需要配置哪些费用报告方法？ | 您可以根据业务需求来设置不同的费用报告方法，包括：
|
您希望如何设置费用报销单打印布局格式？ | 您可以使用 Workday 提供的选项来打印费用报销单。
您还可以使用 Workday Studio 中的报告设计器来自定义以下各项的打印布局：
|
您希望如何管理支出预授权？ | 您可以允许或要求员工在产生费用之前申请支出申请。
您还可以：
|
您希望如何设置费用信用卡？ | 您可以设置：
您可以使用不同的公司收费账户类型，为员工信用卡指定付款责任方。 您还可以让员工：
|
员工如何在费用报销单上添加差旅数据？ | 您可以从差旅管理提供商下载差旅预订记录并将其导入到 Workday。
当您导入差旅预订记录时，员工可以在费用报销单上添加以下条目：
|
您希望从员工费用中获取哪些税务信息？ | 您可以配置税务规则并对费用报销单启用税务功能。然后，Workday 会计算费用条目的税额，让您能够收回部分或全部金额：
|
建议
- 为您的费用报销单配置说明文本，以帮助员工遵守费用政策。
- 要与信用卡或差旅管理提供商集成，请与 Workday Professional Services 或您的顾问联系。
- 为支出申请交易启用承诺款会计，以帮助防止超支。
- 在设置 Workday Expenses 之前，检查您的公司的费用政策并将其标准化，以帮助确保合规。
- 使用可简化报销流程的配置，快速处理收款人的报销费用。示例：您可以让员工在移动设备上报销快捷费用。
要求
要让员工能够提交费用报销单，请设置至少 1 个费用条目和报销类型。
限制
您只能：
- 为在特定国家/地区的员工启用移动端收据扫描。
- 为费用付款设置 1 条付款首选项规则。
我们不支持费用报销单收据和附件的认证文档存储。
租户设置
您可以使用
“编辑租户设置 - 财务”
任务为 Workday Expenses 配置租户范围内的选项。您可以配置
“费用选项”
版块，以执行以下操作：- 对处于“已批准”状态的费用报销单行，向客户收费。
- 控制国际费用的默认计税设置。
- 禁用费用报销单上的税。
- 允许员工申请预支现金。
- 确保您的组织不会向客户收取员工费用。
- 在差旅结束日期之前为已预订的差旅预订记录计入费用。
- 限制员工选择特定的项目工作标记。
- 指定您要为已清除员工保留财务数据的年数。
您还可以使用该任务来指定：
- 是否要在费用报销单级别或费用行级别根据日期收取金额，以进行预算编制。示例：为避免出现跨多个会计期间的费用行，您可以根据整个费用报销单的日期收取金额。
- 费用报销单和支出申请的序列编号。
安全性
您可以访问“功能区域的域安全策略”报告，以查看费用的所有安全域。
您可以配置的安全域包括：
域 | 需考虑的事项 |
|---|---|
“Expenses”功能区域中的“Set Up: Payment Election” | 用于设置付款方式的详细处理信息。 |
“Expenses”功能区域中的“Set Up: Expense Item” | 用于设置员工在其费用交易中使用的费用条目。 |
“Expenses”功能区域中的“Access Expense Item (Segmented)” | 用于配置基于段的安全性，以控制对费用条目的访问。
示例：您只想向销售部门的员工显示一组费用条目。 |
“Expenses”功能区域中的“Self-Service: Expense Report” | 用于完成和提交费用报销单。 |
“Expenses”功能区域中的“Self-Service: Spend Authorization” | 用于在支出申请产生费用前提交支出申请。 |
“Expenses”功能区域中的“Process: Expense Report Work Area”
| 用于维护 “费用报销单工作区” 报告中等待操作的费用报销单。 |
“System”功能区域中的“Set Up: Tenant Setup - Financials” | 用于访问 “Set Up: Tenant Setup - Financials” 子域，您可使用该子域为 Workday Expenses 配置租户范围内的选项。 |
业务流程
业务流程 | 需考虑的事项 |
|---|---|
费用报销单事件
| 用于：
|
费用报销单公司间事件 | 用于：
|
支出申请
| 用于：
|
支出申请批量关闭事件 | 当您的组织不再需要根据未使用的支出申请处理费用报销单时，用于关闭多个此类支出申请。 |
报告
报告和面板 | 需考虑的事项 |
|---|---|
“费用审核工作区”报告 | 按报告和付款种类查看费用，并使用报告和图表来分析支出。 |
“费用报销单工作区”报告 | 查看包含未完成操作的费用报销单。您可以使用此报告来检查、送回和批准费用报销单。 |
费用管理面板 | 使用报告可以查看以下信息：
您还可以：
|
“超出最大金额的费用”报告 | 查看超出为费用条目定义的最大金额的费用报销单行和逐条列记项，不包括确定为个人费用的行和逐条列记项。 |
“费用中心”Worklet | 从单一位置查看和访问费用任务和报告。 |
“未提交费用报销单的员工”报告 | 查看符合以下条件的员工：
|
您可以访问“Workday 标准报告”，以查看 Workday Expenses 的所有报告。
您还可以使用报告数据源来创建自定义报告，例如：
- “公司费用报销单”，让您能够查看公司或公司层次结构的费用报销单。
- “税率应用”，让您能够查看为税务目的而标记的费用报销单。
集成
您可以使用 Web 服务导入数据，用于 Workday Expenses。示例：
- Import Credit Cards
- Import Credit Card Transactions
- Import Expense Rate Tables
- Put Expense Item
- Put Expense Rate Table Rule
- Put Payment Election Option
请参阅 Workday Community 上的 Web 服务目录，了解更多 Web 服务。
您可以使用集成从这些提供商导入信用卡数据，从而让员工能够在费用报销单中包括信用卡数据：
- 美国运通 (AMEX)
- 万事达 (MasterCard)
- 维萨 (Visa)
您可以使用以下方法将差旅预订记录数据导入到 Workday，以便员工包括在费用报销单中：
- 使用“Import Travel Booking Records”Web 服务来构建自定义集成。
- 差旅预订转入连接器。
关系和关联点
功能 | 需考虑的事项 |
|---|---|
预算 | 您可以将预算检查用于：
|
委员会 | 在 Workday 中设置委员会时，您可以代表非员工创建费用报销单和支出申请，以报销费用。 |
薪酬 | 您可以创建可报销津贴计划并将其与费用条目相关联，以便员工可以报销费用，例如健身房会员资格和学费报销。 |
财务会计 | 您可以跟踪：
|
移动端 | 您可以在移动设备上启用 Workday Expenses，以便员工可以执行以下操作：
|
HCM | Workday Expenses 使用 Workday HCM 中的公司和员工数据，包括以下来源的数据：
您也可以代表候选人创建费用报销单，以便报销他们在面试期间产生的费用。 |
薪资 | 您可以使用公司或员工付款方式来确定如何报销费用。 |
项目 | 您可以将项目跟踪与费用结合使用，让员工能够：
|
结算 | 您可以手动结算收款人费用，也可以排定时间表让 Workday 自动为以下各项创建和运行结算：
|
学生 | 您可以向员工授予学生数据的访问权限，让他们能够：
您还可以配置分段安全性，让员工只能访问学生费用数据。 |
Workday 提供了一个包含各种资源的 Workday Touchpoints Kit，可帮助您了解租户中的配置关系。如需进一步了解 Workday Touchpoints Kit， 请访问 Workday Community。