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上次更新时间 ：2023-06-23
设置时需考虑的事项：集中管理式差旅卡

设置时需考虑的事项：集中管理式差旅卡

在规划集中管理式差旅卡的配置和使用时，您可以利用本主题来帮助做出决策。本主题解释了以下内容：
  • 设置目的。
  • 如何与 Workday 的其他功能协同工作。
  • 对下游的影响和产品间的交互。
  • 安全性要求和业务流程配置。
  • 实施前要考虑的问题和限制。
如需了解完整的配置详细信息，请参阅详细的任务说明。

用途

集中管理式差旅卡方案将航空差旅支出合并到一张集中管理式差旅卡（也称为幽灵卡）上。该卡供各个组织使用，而不是针对单个员工。当您将航空差旅费用的集中管理式差旅卡交易导入到 Workday 中时，Workday 会自动将交易指定给员工，以便他们将交易包含在费用报销单中。

功能优势

集中管理式差旅卡让您能够：
  • 合并您公司的航空差旅和费用支出。
  • 准确了解您公司的航空差旅支出。
  • 有效地跟踪和分析您公司的航空差旅支出。
  • 改进差旅政策决策并协商更好的差旅费率，从而优化您的现金流。
  • 通过对员工隐藏集中管理式卡号来降低财务风险。
  • 在通过信用卡集成来导入集中管理式差旅卡交易时，可减少费用产生和手动输入工作。
  • 防止员工通过个人信用卡收取大量业务费用。

用例

在配置集中管理式差旅卡功能时：
  • 费用收款人可以在一个费用报销单中提交公司卡和集中管理式差旅卡中的费用。
  • 成本中心经理和差旅经理可以在一个地方查看所有航空差旅支出，从而改进支出分析。
  • 组织可以指定专门的保管人来管理未指定的交易，并将这些交易指定给正确的费用收款人。

要考虑的问题

如何创建集中管理式差旅卡？
为了最大程度地减少数据错误，您可以在加载以下卡片的交易文件之前手动创建集中式差旅卡：
  • 美国运通 (AMEX)
  • 万事达 (MasterCard)
  • 维萨 (Visa)

建议

  • 在加载交易文件之前创建集中式差旅卡，以防止数据加载错误并免去相关手动操作。
  • 为未经遮掩的集中管理式差旅卡创建安全令牌，以确保您手动创建的卡具有安全的信用卡号。
  • 为保管人配置自定义提醒，以帮助识别和指定未指定的集中管理式差旅卡交易，以便员工能够将这些交易包括在费用报销单中。

要求

要导入维萨 (Visa) 和万事达 (MasterCard) 集中管理式差旅卡交易，请联系：
  • 信用卡组织和金融机构，以便在您的 VCF4 或 CDF3 集成文件中包括集中管理式差旅卡交易。
  • 旅行社，以确保在集成文件中包括费用收款人的唯一编号，例如“员工编号”
    。Workday 使用唯一编号将集中管理式差旅卡交易指定给费用收款人。
要导入美国运通 (AMEX) 集中管理式差旅卡交易，请执行以下操作：
  • 根据区域来确定要用于集中管理式差旅卡的集成文件输入。对于美国和加拿大，申请“Workday AMEX 集中管理式差旅数据文件”
    ，该文件为制表符分隔格式文本文件。对于欧洲、中东和非洲地区，申请 AMEX“全局 TMKD 文件”
    ，该文件为选项 D 的固定长度格式文本文件。
  • 请与您的 AMEX 账户经理联系，申请技术支持业务票证，以便申请集中管理式差旅数据文件。
  • 与您的旅行社联系，在集成文件中包括唯一编号。示例：
    “全局 TMKD 文件”中的“REF_5”
    字段和“Workday AMEX 集中管理式差旅数据文件”
    中的“Workday 员工编号”
    字段。
  • 在 Workday 中手动创建 AMEX 集中管理式差旅卡。

限制

Workday 只会自动将有关机票的集中管理式差旅卡交易指定给员工。对于集中管理式差旅卡的消费（例如酒店费用和预订费），您必须手动指定交易。目前，Workday 不支持接收除机票以外的交易的唯一编号。

租户设置

无影响。

安全性

域
需考虑的事项
“Expenses”功能区域中的“Organization: Manage Central Travel Card Transactions”
用户（例如保管人）可以为公司信用卡收费账户上配置的组织管理集中管理式差旅卡交易。
“Common Financial Management”功能区域中的“Set Up: Credit Card”
用户可以为其公司创建和管理信用卡。

业务流程

无影响。

报告

报告或面板
需考虑的事项
查找信用卡交易文件
使用此报告可识别在文件加载期间发生的错误。
查找信用卡交易
查看信用卡交易列表（包括集中管理式差旅卡交易）以分析员工支出。
查找信用卡
查找您手动创建或通过集成来创建的信用卡。查看员工信用卡账户的详细信息，包括集中管理式差旅卡。
查找未指定的集中管理式差旅卡交易
查看您的组织所有未指定的集中管理式差旅卡交易，并将它们指定给正确的费用收款人，以包括在费用报销单中。

集成

您可以配置集成，以导入并自动向员工指定集中管理式差旅卡，以便将费用包括在内。
Web 服务
需考虑的事项
Get Expense Credit Card Transactions
Import Credit Card Transactions
用于加载和检索信用卡交易或集中管理式差旅卡交易。
Assign Expense Central Travel Card Transaction
用于将集中管理式差旅卡交易指定给费用收款人。
集成模板
需考虑的事项
导入 AMEX 集中管理式差旅数据文件（已遮掩）
使用这些模板从 AMEX 导入已遮掩的集中管理式差旅卡交易。
导入 MasterCard CDF3 文件（已遮掩）
对于万事达 (MasterCard)，请使用以下模板来导入已遮掩的文件：
  • 信用卡和交易
  • 集中管理式差旅卡和交易
导入 Visa VCF4（已擦除）
对于维萨 (Visa)，请使用以下模板来导入已擦除的文件：
  • 信用卡和交易
  • 集中管理式差旅卡和交易

关系和关联点

Workday 提供了一个包含各种资源的 Workday Touchpoints Kit，可帮助您了解租户中的配置关系。如需进一步了解 Workday Touchpoints Kit， 请访问 Workday Community。