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上次更新时间 ：2023-06-23
设置时需考虑的事项：学生费用报销单

设置时需考虑的事项：学生费用报销单

在规划如何配置和使用学生费用报销系统时，您可以利用本主题来帮助做出决策。本主题解释了以下内容：
  • 为什么？
  • 如何与 Workday 的其他功能协同工作。
  • 对下游的影响和产品间的交互。
  • 安全性要求和业务流程配置。
  • 实施前要考虑的问题和限制。
如需了解完整的配置详细信息，请参阅详细的任务说明。

用途

您可以使用 Workday 代表学生创建并提交费用报销单，以便报销他们产生的费用。

功能优势

  • 分析和报告学生费用，以便更好地控制支出。
  • 无需手动操作，例如特殊付款以及需要使用非学生的收款人类型。
  • 仅将学生费用报销单发送给特定的检查人和审批人，从而加快报销流程。
  • 将学生费用集中到一个地点，从而减少数据重复。

用例

  • 代表外部学生和已录取的学生处理费用报销单。
  • 重新指定公司信用卡中的交易，以将这些交易包括在学生费用报销单中。
  • 限制对学生数据的访问，确保员工只能处理和报告学生费用。

要考虑的问题

问题
需考虑的事项
员工需要获得哪些安全访问权限？
您可以配置分段安全性，让员工只能访问学生费用数据。启用了分段安全性后：
  • 如果安全性受限制，员工只能访问与其有权访问的学术单位相关联的学生的费用数据。
  • 如果安全性不受限制，员工可以访问其租户中所有公司的学生费用数据。
如果您不启用分段安全性，受限制和不受限制的员工都可以访问所有收款人类型的费用数据。
学生有哪些付款方式？
您只能代表费用付款作为付款方式的一个选项的学生提交费用报销单。
您可以：
  • 代表外部学生和已录取的学生将费用付款添加到付款方式。
  • 允许已录取的学生在自己的付款方式中添加费用付款。
如果学生有多个 Workday 个人资料，在您更新其中一个个人资料中的付款方式时，Workday 会自动更新其他个人资料。
如何管理学生在公司信用卡上产生的费用？
学生在公司信用卡上产生费用时，您可以手动将信用卡交易重新指定给学生。
然后，Workday 会在学生费用报销单上显示重新指定的交易，以便您就可以选择包含这些交易。

建议

  • 在学生费用报销单上手动添加工作标记，以确保财务交易准确无误。
  • 将信用卡交易重新指定给学生，以确保在学生费用报销单中显示在公司信用卡上产生的费用。
  • 如有多名同名学生，请在费用报销单上输入不重复的学生编号，以确保为正确的学生报销费用。
  • 如果学生在 Workday 中也有员工个人资料，请确保为基于学生的费用使用其学生个人资料，以免出现会计和审批问题。

要求

要使安全性受限的员工能够访问学生数据，请将员工指定到相关的学生学术单位。
仅当您在学生的付款方式中设置了费用付款后，您才能代表学生提交费用报销单。

限制

学生无法在 Workday 中创建自己的费用报销单。
对于学生，我们不支持支出申请和预支现金。

租户设置

无影响。

安全性

域
需考虑的事项
“Personal Data”功能区域中的“External Student Data: Student ID”
。
允许您访问外部学生的身份识别号。
“Staffing”功能区域中的“External Student Data: Student Public Reports”
。
允许您访问外部学生的公开信息。
要管理外部学生的付款方式，请使用此域和“Manage: Payment Election”
域。
“Expenses”功能区域中的
“Manage: Payment Election”
允许您代表外部学生管理付款方式。
要管理外部学生的付款方式，请使用此域和“External Student Data: Student Public Reports”
域。
如果您未使用 Workday Student Financials，请使用此域。
“Student Financials”功能区域中的
“Manage: Student Payment Elections”
允许您代表已录取的学生管理付款方式。
如果您使用 Workday Student Financials，请使用此域。
“Expenses”功能区域中的“Process: Expense Reports”
。
使您能够管理费用报销单和相关报告。
您可以在此域中配置分段安全性，使员工只能访问学生有关费用任务和报销单的数据。
“Student Financials”功能区域中的
“Self-Service: Student Financial”
允许学生管理自己的付款方式。
“Student Core”功能区域中的“Student Data: Student ID”
。
允许您在 Workday 中访问学生身份识别号。
“Student Core”功能区域中的“Student Data: Student Profile”
。
允许您在 Workday 中访问学生信息。

业务流程

您可以配置“费用报销单事件”
业务流程，以流转学生费用报销单供检查和审批。
您可以使用“Expense Report Pay To is Student”
报告字段，仅将学生费用报销单流转给特定的检查人和审批人。

报告

报告
需考虑的事项
查找信用卡交易
用于查看您重新指定给学生的信用卡交易。
查找费用报销单
用于查看您代表学生创建的费用报销单。
查找组织的费用报销单行
用于按组织查看学生的费用报销单行。
查找可报销金额为负的费用报销单（含未结余额）
用于查看以下费用报销单：使用公司卡产生个人费用的学生的可报销金额为负。
查找付款
用于查看学生费用付款：
  • 以进行审核。
  • 以检查付款状态。
启用分段安全性后，您可以使用以下报告数据源来创建仅包含学生费用数据的自定义报告：
  • Expense Reports for Company
  • 费用报销单行和逐条列记项
  • Expense Report Lines for Company

集成

Web 服务
需考虑的事项
Get Expense Reports
用于检索学生费用报销单的数据。
启用分段安全性后，您可以使用此 Web 服务仅检索学生的费用数据。
Get Payments
用于检索学生费用付款的数据。
Get Settlement Run Custom Filters
Put Settlement Run Custom Filter
用于上传和检索您为学生结算操作创建的自定义筛选器的数据。
提交非员工的费用报销单
用于上传数据以提交学生的费用报销单。
启用分段安全性后，您可以使用此 Web 服务仅上传学生的费用数据。
Submit Settlement Run
用于上传数据以结算和报销学生费用。

关系和关联点

功能
需考虑的事项
会计信息
Workday 会在与已批准的费用报销单关联的会计日记账上，自动生成“学生”
工作标记。
付款方式
要代表学生提交费用报销单，请将费用付款添加为学生付款方式的一个选项。
结算
您可以创建：
  • 结算操作，用于结算和报销学生费用。
  • 自定义筛选器，用于学生的结算操作。
Workday 提供了一个包含各种资源的 Workday Touchpoints Kit，可帮助您了解租户中的配置关系。如需进一步了解 Workday Touchpoints Kit， 请访问 Workday Community。