设置时需考虑的事项：费用条目
在规划费用条目的配置和使用时，您可以利用本主题来帮助做出决策。本主题解释了以下内容：
- 设置目的。
- 如何与 Workday 的其他功能协同工作。
- 对下游的影响和产品间的交互。
- 安全性要求和业务流程配置。
- 实施前要考虑的问题和限制。
如需了解完整的配置详细信息，请参阅详细的任务说明。
用途
利用费用条目，您能够定义收款人可在以下申请和单据中进行的交易：
- 支出申请（申请支出预审批时）
- 费用报销单（提交已产生的费用时）
您可以将费用标准表与费用条目相关联，以便 Workday 能够自动计算费用交易的金额。您还可以将费用条目链接在一起，并以层次结构的形式组织这些条目。然后，收款人可以在费用行上使用多个费用条目来获取详尽的成本明细。
您还可以根据特定业务需求对费用条目进行配置，例如根据基于距离的费用和每日差旅津贴要求进行配置。
功能优势
- 获取有关税务要求的特定信息。
- 出于报告目的，按政策、类型和支出种类对费用进行分类。
- 遵守与每日差旅津贴费用相关的法规和公司政策。
- 限制支出以降低项目成本并保持在预算范围内。
- 将差旅数据映射到费用条目，以防止费用交易错误。
- 通过自动计算费用交易数据来加快报销速度。
- 使用分析、审核与报告功能来跟踪费用条目趋势并规划将来的成本。
用例
- 计算旅程距离的费用报销。
- 在费用行和差旅日记账中获取详尽的成本明细。
- 将费用条目与津贴计划相关联，以分配报销金额（例如每月健身房会员费）。
- 收回日常费用，例如办公用品、出租车和团队午餐方面的费用。
- 使用基于差旅目的地的费用标准来报销费用。
- 设置每日最大金额，以防止超支。
- 将酒店账单拆分为多个部分，以收集税务信息。
- 跟踪项目内各个任务的成本。
要考虑的问题
问题 | 需考虑的事项 |
|---|---|
您使用哪些方法来计算费用金额？ | 您可以使用以下计划和类型来限制收款人能为费用条目输入的金额，从而防止超支：
您还可以允许收款人超出：
对于出租车费等可变费用，您可以让用户手动指定费用条目的金额。 您可以配置费用标准表并将其与费用条目相关联，以使 Workday 能够自动计算费用条目金额。费用标准表的计算可以依据：
您还可以在费用标准表上设置规则，以根据其他条件（例如差旅目的地）来验证报销金额。 |
您要求员工提供哪些费用数据？ | 您可以为费用条目添加属性，以便向员工收集其他数据。您可以使用：
您还可以在费用交易中将费用条目属性设置为选填或必填。 您可以将多个费用条目链接在一起，在它们之间形成父级-子级关系，以便能够在以下级别和日记账中获取详尽的成本明细：
如果员工未逐条列记费用条目或未使用差旅日记账，则您可用于报告的费用数据可能会较少。 |
您希望谁能访问费用条目？ | 您可以使用分段安全性来仅允许某些员工使用特定的费用条目，以防止出现不准确和未授权的费用报销条目。 |
哪些费用需要额外审批？ | 要将具有特定费用条目的交易流转至其他检查人和审批人，您可以在以下业务流程中配置额外的审批流程：
示例：当收款人报销国际会议费用时，您希望得到高级管理层的额外批准。 |
您有哪些每日差旅津贴要求？ | 您可以通过以下方式满足每日差旅津贴要求：
您还可以配置超过法定最低金额的每日差旅津贴金额。示例：当员工前往生活成本较高的城市出差时，您可以给员工报销较高的每日差旅津贴金额。 |
您何时进行部分每日差旅津贴报销？ | 当您将基本费用标准表用于每日差旅津贴费用条目时，您可以添加调整费用标准表来调整报销金额。您可以按固定金额或百分比的形式进行这些调整。
示例：如果员工在出差期间获得免费就餐待遇，您可以从标准的每日差旅津贴报销金额中扣除 20%。 |
您的公司在费用交易中发现哪些数据不一致问题？ | 您可以配置特定属性，使收款人只能在费用报销单中输入一次值。之后，Workday 会计算相关数据并将其填入差旅日记账行，以减少不一致问题。
示例：您在费用标准表中包含“小时数”属性，并且员工在费用报销单行中输入离开时间和抵达时间。然后，Workday 会计算并填充每个差旅日记账行上的“小时数”字段。您还可以阻止员工编辑 Workday 在“小时数”字段中算出的值。 |
建议
- 为费用条目添加说明文本，以便向员工提供更多相关信息。
- 限制您为费用条目添加的属性数量，以减少手动输入工作量。
- 对多公司费用条目使用交易税规则，而非使用默认纳税适用性。对于不同差旅目的地的费用标准，您可以使用不同的税务规则。
- 为避免验证冲突，请勿在行级别和逐条列记级别使用相同的费用条目。确保您为行和逐条列记层级定义费用条目，但不能同时为这两者定义费用条目。
- 要减少配置工作量，请先配置交易税规则和相关工作标记，然后再创建费用条目，以获取用于审核、会计处理和报告的信息。
- Workday 不会计算往返和多目的地旅程的预估距离。请在单独的费用行中记录旅程的每个航段。
对于子级费用条目，在费用条目名称中使用包括“z - 不选择”的命名约定。示例：“z - 不选择 - 每日差旅津贴 - 餐饮”。此命名约定：
- 在“费用条目”提示中，在列表底部将子级费用条目归为一组。
- 帮助员工避免无意中选择子级每日差旅津贴费用条目。
要求
对于所有费用条目：
- 在创建费用条目之前创建支出种类。
- 取消限制您配置的费用条目。
对于基于距离的费用条目：
- 您可能需要执行其他步骤才能启用此功能，具体取决于您组织的订阅服务协议。如需了解更多信息，请参见此 社区 文章。
- 设置包含基于距离的费用标准的“金额”或“分级金额”费用标准表。
限制
您无法：
- 将 1 个以上的费用条目与每个津贴计划相关联。
- 将提示设置为可配置费用条目属性。
- 使用 5 个以上由 Workday 提供的可配置费用属性类型。
对于基于距离的费用条目，Workday 采取以下做法：
- 在确定路线时不会考虑当前的交通数据。
- 不会显示包含您的路线以及起点和终点的地图图像。
- 确定路线时排除收费路段。
- 提供备选路线，但员工可以手动输入旅程距离值。
对于每日差旅津贴费用条目，您不能：
- 配置多币种费用标准表。
- 拆分应税金额和免税金额。
- 提交零金额的费用报销单行。
租户设置
在“编辑租户设置 - 财务”任务的“费用选项”版块中，您可以设置默认计税选项，以填充费用条目的税码和纳税适用性。
设置此功能后，您将无法将其停用。
安全性
域 | 需考虑的事项 |
|---|---|
“Expenses”功能区域中的“Access Expense Item (Segmented)” | 可用来控制谁可以访问特定费用条目。
您可以使用“所有用户”安全组向所有员工授予权限，使他们能够访问您未通过安全段保护的费用条目。示例：所有员工都使用的健身报销费用条目。 |
“System”功能区域中的“”。 | 可用来限制和取消限制费用条目。 |
“Expenses”功能区域中的 “Set Up: Expense Item Security Segments ” | 可用来配置：
|
“Expenses”功能区域中的“View Expense Item”
| 可用来查看费用条目的汇总。 |
业务流程
无影响。
报告
报告和面板 | 需考虑的事项 |
|---|---|
“费用条目组”报告 | 显示现有费用条目组，以便您能够确定：
|
费用管理面板 | 显示：
此信息可帮助您对将来的支出编制预算和制定规划。 |
“查看费用条目”报告 | 显示费用条目配置，以便您能够快速确定要进行的更新。 |
“查看费用条目安全段”报告 | 显示费用条目和费用政策组的安全段。 |
“查看费用政策组”报告 | 显示费用政策组，以便您能够确定当前正在使用的政策。 |
您可以使用“Expense Items”报告数据源验证费用条目配置，例如：
- 安全段
- 支出种类
- 报销类型
集成
您可以使用以下 Web 服务来上传和检索费用条目数据：
- Get Expense Items
- Put Expense Item
您可以使用以下 Web 服务上传和检索费用报销单和支出申请数据（包括费用条目数据）：
- Get Expense Rate Tables
- Get Expense Reports
- Get Spend Authorizations
- Import Expense Rate Table
- Put Expense Rate Table
- 提交费用报销单
- 提交支出申请
您还可以使用集成，使 Workday 能够调用 Google 地图 API 在费用行上填充预估距离，以计算报销金额。
关系和关联点
功能 | 需考虑的事项 |
|---|---|
津贴计划 | 您可以将特定费用条目与津贴计划相关联，以防止超支。示例：员工的季度通勤津贴。 |
项目 | 您可以将费用条目与要跟踪的特定项目相关联：
您还可以在项目中使用费用条目数据来帮助减少支出。 |
费用标准表 | 您可以配置费用标准表来评估费用条目并确定报销金额和适用资格。
您还可以将规则应用于费用标准表，以使用特定条件（例如收款人前往的国家/地区）来验证报销金额。 |