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上次更新时间 ：2023-06-23
设置时需考虑的事项：支出申请

设置时需考虑的事项：支出申请

在规划支出申请的配置和使用时，您可以利用本主题来帮助做出决策。本主题解释了以下内容：
  • 设置目的。
  • 如何与 Workday 的其他功能协同工作。
  • 对下游的影响和产品间的交互。
  • 安全性要求和业务流程配置。
  • 实施前要考虑的问题和限制。
如需了解完整的配置详细信息，请参阅详细的任务说明。

用途

支出申请是收款人可用来申请预先审批预估费用的费用交易。根据收款人选择的费用条目，他们可以输入：
  • 预期支出日期
  • 描述
  • 预估金额
  • 支出申请行

功能优势

  • 通过添加有关支出申请的问卷，无需在 Workday 之外收集费用信息。
  • 通过将承诺款会计用于已批准的支出申请来预测将来的费用。
  • 使用预先审批加强支出控制并更好地遵守费用政策。
  • 让收款人能更加灵活地管理自己的差旅费用。
  • 通过跟踪承诺款金额和未结预支现金金额，查看准确的预算余额。

用例

  • 代表其他员工和外部委员会成员（例如演讲嘉宾）创建支出申请。
  • 根据员工提交的付款来创建预支现金还款，以偿还未结余额。
  • 根据已批准的支出申请创建新的费用报销单，从已批准的金额和预支现金中扣减。
  • 将包含预支现金的支出申请链接到费用报销单。
  • 在出差之前申请审批预估差旅费用。
  • 将 1 个支出申请用于多个费用报销单，直至支出申请余额等于零。

要考虑的问题

问题
您希望跟踪哪些费用信息？
您可以要求员工在其支出申请中添加行，以收集更多费用详细信息来满足审核需要。除非已进行相关配置，否则 Workday 不要求提供支出申请行。
您还可以配置：
  • 费用条目属性，以确保收款人提供有关其支出申请的更多信息。
  • 基于费用标准表的费用条目，以确保收款人提供的信息可供 Workday 用于计算承诺支出总额。
  • 问卷，以用于向收款人收集自定义调查数据。
您希望如何控制和跟踪支出申请金额？
要防止超支并控制支出申请金额的清算，您可以配置：
  • 预算检查，以控制支出申请的交易预算选项并查看预算结果。示例：您可以防止交易超出预算。
  • 承诺款会计，以跟踪支出申请的承诺款金额。您可以在从发起交易到支出申请的过程中控制支出。您还可以在各承诺款分类账中创建承诺款。

建议

  • 在费用条目中添加说明文本，以便向费用收款人提供更多信息，以帮助他们完成支出申请。
  • 要自动计算扣减或最大金额，请为要在支出申请中使用的费用条目配置费用标准表。
  • 配置承诺款会计，使员工能够在支出申请中申请预支现金。
  • 配置要在实际分类账上显示的承诺款会计和预算日期，以便员工能够在支出申请行上选择预算日期。
  • 在支出申请中显示或要求填写费用条目属性，以鼓励员工在行级别添加更多详细信息。

要求

  • 为公司和收款人配置付款方式规则，以确定如何支付员工的预支现金。
  • 配置承诺款会计，以便在员工将支出申请链接到费用行并清算特定支出申请行时生成会计信息。
  • 结算预支现金，以便员工能够在费用报销单上选择支出申请。

限制

  • 收款人无法以报销币种以外的币种申请预支现金和支出申请。
  • 为防止会计信息错误，您只能在特定条件下取消和关闭支出申请。示例：如果某个支出申请与
    “正在进行”或
    “已完成”的结算操作关联，则您无法取消该支出申请。
  • 当您收到员工的预支现金还款时，Workday 不会生成会计信息。您需要使用银行存款或薪资扣减来创建单独的日记账分录。
  • Workday 不支持支出申请的差旅日记账。当您在支出申请中使用每日差旅津贴费用条目时，Workday 无法准确计算金额。
  • 仅当您启用了承诺款会计时，才能将支出申请行链接到费用报销单行。
  • 您无法通过复制支出申请来生成新的支出申请。Workday 仅会复制支出申请的标头详细信息。

租户设置

您可以使用
“编辑租户设置 - 财务”
 任务执行以下操作：
  • 配置支出申请的序列号。
  • 允许员工在其支出申请中提交预支现金申请。
  • 当您的组织不向客户收取员工费用时，隐藏支出申请上的
    “可收费”复选框。
  • 当收款人没有支出申请时，隐藏费用报销单上的支出申请选项。

安全性

以下为“Expenses”功能区域中的域：
域
需考虑的事项
Manage: Expense Advance Repayment
可用于实现以下目的：
  • 创建预支现金还款。
  • 访问预支费用还款的收据记录。
Process: Expense Report Payment/Settlement
可用于实现以下目的：
  • 访问和结算费用付款。
  • 查看相关的结算报告。
Process: Spend Authorization
使具有基于公司或不受限制的角色的用户可以管理支出申请和相关报告。
您还可以配置子域，使用户能够更好地控制支出申请操作。
Process: Spend Authorization Mass Close
可用于实现以下目的：
  • 一次关闭多项支出申请。
  • 关闭支出申请，以防止对其执行进一步操作（例如链接到费用报销单行，以及清算余额）。
  • 查看批量关闭申请的相关报告。
Reports: Organization Spend Authorization Reporting
使具有基于组织的角色的用户能够查看支出申请和支出申请行报告。
Self-Service: Spend Authorization
可用于实现以下目的：
  • 访问、编辑和关闭支出申请。
  • 查看支出申请的相关报告。

业务流程

业务流程
需考虑的事项
检查预算（财务）
配置此业务流程来检查和审批支出申请交易的预算检查结果，例如预算检查超额或失败。
费用报销单事件
如果您想要求对支出金额进行额外审批，可将该业务流程配置为包括支出申请规则。
示例：当预估支出申请大于费用报销单上的总金额时，您可以要求其他经理审批。
支出申请
配置此业务流程来允许员工、数据输入专员和费用合作伙伴提出支出申请。
您可以配置以下其他操作步骤：
  • 预算检查：
     以根据您的预算来检查支出申请。
  • 完成问卷：以在审批之前收集员工的更多信息。
  • 建议可报销津贴计划指定：以向发出支出申请的员工提供津贴计划建议。
支出申请批量关闭事件
配置为：
  • 允许费用合作伙伴批量关闭支出申请。
  • 要求在批准批量关闭支出申请之前进行检查。
  • 发送自定义通知并就已关闭的支出申请向费用收款人发出提醒。

报告

报告
需考虑的事项
预算余额报告
查看会计日记账中费用报销单的支出申请承诺款和实际值。
查找预支现金
查看预支现金详细信息，包括：
  • 未结余额和可用余额
  • 相关费用报销单
  • 还款金额和日期
查找支出申请
根据支出开始日期和结束日期，查看支出申请：
  • 余额
  • 链接的费用报销单上的会计处理、清算和承诺款
查找支出申请批量关闭申请
查看每个批量关闭申请中的所有支出申请及其详细信息。
您可以使用以下报告数据源来聚合和筛选大量数据：
  • 预支现金付款
  • 预支现金还款
  • 支出申请
  • 支出申请行
  • 支出申请批量关闭申请

集成

Web 服务
需考虑的事项
Cancel Spend Authorization
当您提供支出申请编号时，用于取消支出申请。
Get Cash Advance Repayments
Put Cash Advance Repayment
用于：
  • 添加、更新或提交预支现金还款。
  • 收集已提交的预支现金还款。
Get Expense Items
Put Expense Item
用于配置和收集支出申请中使用的费用条目。
Get Spend Authorizations
用于收集已提交的支出申请。
提交支出申请
用于添加、更新和提交支出申请。

关系和关联点

功能
需考虑的事项
预算
您可以根据以下需要进行配置：
  • 预算检查，以控制支出申请金额。
  • 支出申请的承诺款。
当您对支出申请使用预算时，您可以查看生成的会计信息和日记账详细信息，例如：
  • 预算日期
  • 承诺款和实际金额
  • 预留的预算金额
财务会计
您可以根据以下需要进行配置：
  • 会计过账规则，以确定预支现金交易的默认账户。
  • 平衡工作标记规则，以跟踪多个成本中心或资金的支出。
  • 支出申请日记账来源，并将其映射到支出申请业务交易。
  • 支出申请交易分类账上的承诺款会计。
银行业务和结算
您可以：
  • 配置付款种类，以确定用于预支现金付款的账户。
  • 生成预支现金付款。
差旅概要
当用户在其差旅概要中配置酒店或差旅目标国家/地区时，Workday：
  • 为要求提供酒店或差旅目标国家/地区的费用条目填充支出申请行。
  • 当您为酒店或差旅目标国家/地区选择费用条目时，提供费用条目的
    “首选”文件夹。
Workday 提供了一个包含各种资源的 Workday Touchpoints Kit，可帮助您了解租户中的配置关系。如需进一步了解 Workday Touchpoints Kit， 请访问 Workday Community。