设置时需考虑的事项：费用管理

在规划[功能]的配置和使用时，您可以利用本主题来帮助做出决策。本主题解释了以下内容：

设置目的。

如何与 Workday 的其他功能协同工作。

对下游的影响和产品间的交互。

安全性要求和业务流程配置。

实施前要考虑的问题和限制。

如需了解完整的配置详细信息，请参阅详细的任务说明。

用途

费用管理提供了重新设计的界面和自动化工作流，可使用实时数据，简化您创建和提交费用的方式。这包括自动创建费用报销单、实时匹配收据和卡片交易，以及增强的实时报告功能。

“费用管理”

是独立于现有

“费用”

订阅的订阅。购买“

费用管理”

订阅后，您将具有对

“费用管理”

功能和原始

“费用”

功能的完全访问权限。如果您已经是

费用

客户“”，您可以保留现有的工作流和规则，但您必须购买

“费用管理”

订阅才能访问自动化功能。

功能优势

使用

费用管理，

您可以：

简化费用创建和提交的自始至终的整个流程。

通过自动创建费用报销单并将收据与卡片费用进行匹配，节省时间和精力。

使用实时卡片数据来获取即时支出洞察洞察信息，而无需等待数天才能结清交易。

通过自动匹配防止重复项付款和实时提醒来最大程度降低出错和欺诈风险。

使用机器学习，根据过往行为自动对费用进行分类，从而提高数据准确性。

通过自动将相关费用分组到特定旅程中，简化差旅跟踪，使差旅人员更轻松地保持组织性。

在员工使用卡片时，通过立即通过移动端发送即时通知，随时掌握报告动态。

用例

在Workday收到实时卡片授权通知时，通过机器学习功能自动创建费用报销单单行和默认费用条目。

在持卡人的公司卡片被使用后，立即向其发送移动端推送通知。

为费用和卡片管理员提供有关公司支出的实时报告，支持主动式预算管理和更快速地检测欺诈。

跟踪和报告费用行的实时状态。

根据差旅日期组织和填充费用属性。

直接在

“费用活动”

页面中为实付费用和其他非自动费用类型手动创建费用。

自动将上传的收据与传入的卡片交易进行匹配，并将数据合并到单个费用报销单单行中。

根据机票卡片清算数据，自动将相关费用分组到特定旅程中。

要考虑的问题

问题	需考虑的事项
您是否希望所有员工都能访问费用管理功能？	您仍然可以部署费用管理并管理“限制”版块中概述的复杂问题。您可以采用混合界面方法，以便用户仍然可以访问原始的费用报销单界面和功能，以完成 Expense Management 尚不支持的复杂任务或要求。您还可以使用安全组配置，将“费用管理”界面限定于特定的子群体，例如位于美国的员工。
哪些商户种类代码映射对于您的默认策略最为关键？	当机器学习模型无法填充费用条目时， Workday会使用商户种类代码映射作为备用信息。即使历史事务数据有限，准确的映射也可确保无缝体验。如果映射维护不善，将导致空白字段变多，增加用户的手动工作量。
持卡人应何时收到有关其支出的移动端推送通知？	您可以将Workday配置为在使用卡片后立即发送通知。即时提醒功能提示用户在销售点获取收据，从而提高数据准确性并减少提交延迟。禁用这些选项可能会导致接收丢失和取消链接的交易卷号增加。

建议

Workday建议收款人在订阅

费用管理系统

之前先清除废弃的卡片交易和快捷费用。启用后， Workday会自动尝试为待办列表中的所有条目匹配并创建报告行。管理这些前期费用可防止世代包含不相关或历史数据的草稿报告。

我们还建议您将任何现有通知更新为基于待处理的卡片交易（而非新交易）触发器，因为Workday会自动处理卡片交易，因此交易不需要很长时间即可触发。

则状态为“新建”
。

让您的商户种类代码映射保持最新状态，以便作为可靠的后备依据。当机器学习模型无法提供高可信度的建议时， Workday会使用这些映射到默认费用条目。

要求

您必须购买

费用管理

订阅。

实施之前，请确保已启用以下Workday功能：

卡片交易的商户种类代码映射。

“已使用公司信用卡支付”功能

收据扫描

收据的费用条目默认设置。

信用卡交易的费用条目默认设置。

费用中心

限制

当您订阅

费用管理

订阅时，您将具有完全访问权限，同时可以访问我们的

费用管理

功能和原版的

“费用”

功能。

如果用工单涉及以下内容，则您可以体验初代的

“费用”

功能：

费用标准表或差旅日记账

每项费用有多个附件。

基于单位数的津贴计划

默认差旅概要数据

创建费用时的默认参与者

委派体验

税务功能

每日差旅津贴费用

关联到支出申请。

自动逐条列记手动费用。

自动填充参与者数据

将差旅预订记录添加到费用报销单单行。

指定费用的业务目的代码

向另一家公司将费用记入“”。

将费用计入次要职位“”。

显示退出验证。

如果部分员工将遇到所列限制之一，您仍然可以部署

费用管理

并通过混合界面访问来管理这些限制，即用户仍然可以访问原始的“费用报销单”视图，以完成

费用部门

尚不支持的复杂任务或满足要求。管理，或使用安全组配置将费用管理限定到特定的子群体。

租户设置

您必须购买

费用管理

订阅。

安全性

域	需考虑的事项
Self Service: Automated Expenses	“Expenses”功能区域中的此域可保护自动费用创建、旅程跟踪和手动费用创建接口。
费用第三方配置	此域让用户能力配置和管理与Workday分处理商（例如 Astada）的 Webhook。这是实时卡片授权所必填; 必选; 必修的。

报告

您可以使用以下报告数据源和字段来分析费用活动： “ Credit Card Authorizations ”报告数据源支持根据授权跟踪实时支出。“费用报销单行状态”报告字段提供“费用活动”页面中行的当前状态，例如检查匹配、Information所需和准备提交。“ML Defaulted Expense Item”报告字段标识机器学习将费用条目设置为默认值的行。