创建费用条目
- 查看设置费用条目时需考虑的事项。
- 安全性：“Expenses”功能区域中的“Set Up: Expense Item”域
费用条目使收款人能够在费用报销单和支出申请中提供特定信息，例如餐饮、办公用品和团队事件。
您可以配置要添加到费用条目的属性，以便向收款人收集其他信息。
您可以创建费用标准表并将其关联到费用条目，从而使 Workday 能够自动计算报销金额，从而更好地控制支出。
为满足特定的业务需求，您可以配置费用条目，例如：
- 基于距离的费用条目，根据收款人的行驶距离自动计算报销金额。
- 每日差旅津贴费用条目，使收款人能够提供详细的每日差旅成本明细。
- 访问“创建费用条目”或“编辑费用条目”任务。
- 填写“汇总”版块时，请参考以下信息：
选项 描述 搜索关键字输入收款人可用于搜索费用条目的替代字词。请确保用逗号分隔每个字词。费用政策组从您通过“维护费用政策组”任务创建的费用政策组中选择政策组，将费用条目与特定的差旅政策和费用政策相关联。然后，您可以将政策组及其条目指定到安全段，使费用条目只能由特定收款人访问。费用条目组从您通过“维护费用条目组”任务创建的费用条目组中选择条目组，以便在以下项的“费用条目”提示中显示子种类：- 费用报销单
- 支出申请
您还可以使用费用条目组执行以下操作：- 将费用行过账到特定分类账账户。
- 按组报告类似的费用条目。
默认纳税适用性选择当 Workday 找不到与费用条目匹配的税务规则时要与该条目关联的默认纳税适用性。请参见： 步骤：设置费用报销单的税务。隐藏逐条列记选择此选项可为费用条目排除逐条列记项。此选择会在关联的费用条目的费用报销单行中隐藏逐条列记版块。Workday 建议不要在以下日期选择“隐藏逐条列记”：- 已映射或配置的逐条列记费用条目
- 酒店费用条目
- 差旅日记账
停用选择此选项后，将会阻止收款人在将来的费用报销单和支出申请中选择该费用条目。当您停用费用条目后，Workday 不会将其从现有的费用报销单和支出申请中移除。示例：停用去年的“里程”费用条目，以便收款人不会在将来的费用交易中使用该条目。如果您配置每日差旅津贴费用条目，请参考以下信息：选项 描述 每日差旅津贴选中此选项可在自定义报告中将费用条目标识为每日差旅津贴费用条目。如果选中此复选框，您可以使用自定义验证来通知收款人他们在某个每日差旅津贴条目上多次使用同一日期。如果您启用差旅日记账功能，则 Workday 会自动选中此复选框，并且您无法清除此复选框。启用差旅日记账选择此选项后，当收款人在费用报销单中选择该费用条目时，系统会启用差旅日记账功能。启用此功能后，您正在创建的费用条目将成为父级费用条目。请参见： 概念：父级和子级费用条目。当收款人选择父级条目并输入离开日期和抵达日期后，Workday 会在费用行上显示差旅日记账。收款人可以在差旅日记账中输入每日差旅津贴费用，Workday 会使用这些费用来计算每日报销金额。差旅日记账条目选择要与父级费用条目相关联的子级费用条目。然后，Workday 会在差旅日记账中显示子级费用条目的所有属性，但不会显示子级条目本身。差旅日记账的配置类型24 小时期间：计算 24 小时期间内（从差旅开始时间开始）的每日差旅津贴报销金额。示例：从 11:00 开始的差旅将填充第一个差旅日记账行，并在次日 10:59 结束。日历天数：计算以下时间范围内的每日差旅津贴报销金额：从您选择的日历日期的午夜算起，到下一个日历日期的午夜为止。小时数的舍入选项指定将分钟数向上还是向下舍入到最接近的整点小时或半小时，以便 Workday 可以计算每日差旅津贴报销金额。不可编辑小时数选中此选项后，将会阻止收款人在差旅日记账行上编辑“小时数”字段。如果您想让收款人能够编辑其差旅的小时数，请勿选中此复选框。示例：在差旅途中休半天假的收款人。 - 填写“处理信息”版块时，请参考以下信息：
选项 描述 费用条目金额类型实际金额：选择此选项后，收款人能够在费用行中手动输入金额。基于津贴计划：选择此选项后，您能够将费用条目与员工津贴计划相关联。请参见 步骤：管理可报销账户。“行最大金额”和“每日最大金额”：针对每个费用行上的费用条目设置允许的最大金额，或者为整个日历日期设置允许的最大金额。在选择这两个选项的同时，如果您还：- 选择“使用固定/最大费用金额”选项，则行最大金额或每日最大金额将应用于所有情景中的所有收款人。
- 选择“使用费用标准表”选项，则 Workday 会使用关联的费用标准表中的规则和条件来计算金额。示例：您在差旅相关的费用条目中输入 100 欧元，并选择“意大利”作为差旅目的地。但是，对于前往意大利出差的收款人，关联的费用标准表允许的最大金额为 80 欧元。
固定金额：选择此选项后，当收款人在费用行上选择该费用条目时，针对该条目设置的金额将固定且不可编辑。在使用此选项的同时，如果您还：- 选择“使用固定/最大费用金额”选项，则固定行金额将始终保持不变。
- 选择“使用费用标准表”选项，则 Workday 会使用关联的费用标准表中的规则来计算不可编辑的金额。
费用条目计算选择一种方法来用于计算您在“费用条目金额类型”版块中选择的金额类型。如果使用“使用费用标准表”和“使用固定/最大费用金额”选项，则只能选择以下选项：- 固定金额
- 每日最大金额
- 行最大金额
如果使用“以上都不是”选项，则只能选择以下选项：- 实际金额
- 基于津贴计划
为支出申请启用费用标准表选中此选项后，当收款人在支出申请中选择该费用条目时，系统会启用与该条目相关联的费用标准表。如果选中此复选框，您可能会限制收款人可以在其支出申请中提交的金额。示例：您在费用标准表中设置了 800 美元的最大金额，但收款人在其支出申请中估算费用金额为 1000 美元。如果选中“允许超额”复选框，则收款人提交的支出申请金额可以超过您定义的最大金额。每日差旅津贴乘以支出申请中的天数请仅在收到专业服务部门的指示后才选中此复选框。不可填写数量和单位金额选中此选项可停用费用条目中的“数量”和“单位金额”字段，从而有助于确保费用数据准确无误。示例：在“会议”费用条目中选中此复选框，以阻止收款人在 1 个费用行上输入多个会议的费用。允许超额选中此选项后，收款人提交的金额可以超过您在费用条目中设置的最大金额。 - 填写“费用条目属性”版块时，请参见 概念：费用条目属性，另外还需考虑以下信息：
选项 描述 抵达日期显示在离开日期之前选择此选项后，可确保收款人在“抵达日期”字段中输入差旅开始日期，并在“离开日期”字段中输入差旅结束日期。不可编辑天数选中此选项后，将会阻止收款人在差旅日记账行上编辑“天数”字段。如果您想让收款人能够编辑其差旅的天数，请勿选中此复选框。示例：出差多天并在差旅途中休假的收款人。费用报销单：必填支出申请：必填选中这两个复选框后，可确保收款人提供有关您的费用条目属性的信息。不要为可配置的布尔值属性选中这两个复选框。 - 在“相关工作标记”选项卡上，您可以为费用条目添加工作标记，以在费用行级别获取其他数据。
- 在“费用标准表”选项卡上，您可以为费用条目添加费用标准表和累加器，以使用费用标准计算报销金额。当您更改基于费用条目的关联费用标准表进行评估的属性时，我们会重置费用条目的累计金额。如果您想更改要评估的属性，我们建议您创建一个新的费用条目，而不是编辑使用了累加器的现有条目。
- 在“逐条列记映射”选项卡上，您可以为费用条目配置逐条列记，以获得更详细的成本明细。
- 填写“距离计算”选项卡时，请参考以下信息：您可能需要执行其他步骤才能启用此功能，具体取决于您组织的订阅服务协议。如需了解更多信息，请参见此 社区 文章。
选项 描述 始发地地址目的地地址预估的行驶路线距离选择这些选项后，收款人可以在费用报销单和支出申请中输入行驶路线的始发地地址和目的地地址。为帮助确保基于距离的费用数据完整且准确，您只能将这些属性作为一个集合启用。当收款人输入地址时，Workday 会使用 Google 地图在费用行上提供预估距离。然后，Workday 会使用该预估距离和关联的费用标准表中的费用标准来计算报销金额。对于基于距离的费用条目，您只能使用“金额”和“分级金额”费用标准表类型。包括改道在内的旅程距离选中此选项后，收款人输入的距离可以不同于 Google 地图提供的预估距离。示例：当收款人由于交通改道或要避开收费公路而选择其他路线时。如果您将此属性与其他基于距离的属性一起启用，则 Workday 会自动使用费用行上的预估距离填充此属性，但收款人可以编辑该字段。如果您未选择启用基于距离的费用条目，您仍然可以将“包括改道在内的旅程距离”作为独立属性启用，以便收款人可以手动输入旅程距离。每日单程通勤距离选中此选项可从旅程距离或预估距离中减去通勤距离。仅当您启用了以下一个或两个属性时，才能使用此属性：- 预估的行驶路线距离
- 包括改道在内的旅程距离
往返选中此选项可在单个费用行上将差旅指定为往返，从而使要计入费用的距离翻倍。仅当您启用了以下一个或两个属性时，才能使用此属性：- 预估的行驶路线距离
- 包括改道在内的旅程距离
要计入费用的距离在减去每日通勤距离后，计算要计入费用的距离。当您将旅程指定为往返时，Workday 会自动将要计入费用的距离翻倍。您无法手动启用此属性。当您选择以下一个或两个属性时，Workday 会在您的费用条目上添加此属性：- 每日单程通勤距离
- 往返
为您的费用条目配置安全权限。