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Última atualização: 2023-06-23
Considerações para a definição: pagamento de trabalhadores em licença

Considerações para a definição: pagamento de trabalhadores em licença

Você pode usar este tópico para ajudar a tomar decisões ao planejar sua configuração e uso do pagamento para trabalhadores em licença. O tópico explica:
  • Por que essa definição é útil
  • Como essa definição é integrada ao Workday
  • Impactos consequentes e interações entre produtos
  • Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios
  • Perguntas e limitações a considerar antes da implementação
Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.

Apresentação

Você pode processar a folha de pagamento de trabalhadores em licença definindo:
  • Os tipos de licença afetam a folha de pagamento.
  • Quais rendimentos pagar durante a licença.
  • Quais deduções calcular e colocar em atraso durante a licença.
  • Quando pagar os rendimentos.
O processamento de pagamentos a trabalhadores em licença também inclui cálculos de conformidade relacionados e a preparação para relatórios regulamentares.

Vantagens para a empresa

O Workday Payroll se integra facilmente ao Workday Absence Management para permitir que você processe pagamentos a trabalhadores em licença com base nos dados de ausência inseridos por seus parceiros de RH.
O Workday também ajuda a cumprir os requisitos específicos do país ao:
  • Cálculo de impostos sobre os pagamentos.
  • Simplificação da preparação de relatórios em um só sistema.

Casos de uso

Você pode processar pagamentos a trabalhadores em licença para:
  • Deduções de benefícios e aposentadoria.
  • Luto
  • Diferenças de rendimentos devido a licença obrigatória (FRA, Reino Unido)
  • Vários cargos (CAN, EUA)
  • Licença parental ou familiar
  • Pagamento parcial por licença sabático
  • Deficiência de curto prazo
  • Licença médica (CAN, Reino Unido, EUA)
Você também pode processar a folha de pagamento para trabalhadores que passam de um tipo de licença para outro, como de licença parental remunerada para não remunerada.

Perguntas a considerar

Perguntas
Considerações
Quais rendimentos ou deduções você precisa processar para trabalhadores em licença?
Para trabalhadores em licença com impacto sobre a folha de pagamento, o Workday aplica critérios de elegibilidade para processar automaticamente:
  • Componentes de pagamento, como diferenças retroativas ou entradas de folha de pagamento únicas Você pode especificar outros componentes de pagamento a serem calculados com base nos tipos de licença e de trabalhador usando a guia
    Inativo (Em ciclo, Substituição sob demanda)
     de sua categoria de execução.
  • Pagamentos únicos e bonificações do Workday Compensation sem configuração adicional na guia
    Inativo (em ciclo, substituição sob demanda)
     .
Para folha de pagamento do Canadá e dos EUA, para trabalhadores com vários cargos e tipos de licença que são:
  • Com base na posição e no trabalhador, o Workday processa os componentes de pagamento para a união dos tipos de licença.
  • Com base na posição ou no trabalhador, o Workday processa os componentes de pagamento para o tipo de licença do cargo principal.
Quais períodos de emprego você quer que as bonificações cubram para os trabalhadores em licença? (USA)
Você pode configurar bonificações na Lei de Padrões de Trabalho Justo (Fair Labor Standards Act - FLSA) para:
  • Alocar em períodos inativos e fazer o Workday reduzir a bonificação total pelos períodos em que os trabalhadores estão em licença.
  • Ignorar períodos inativos e alocar a bonificação total conforme os períodos ativos dentro das datas de cobertura. Os períodos ativos podem abranger vários períodos de pagamento.
  • Alocar a bonificação total para todos os períodos da FLSA na janela de cobertura.
  • Alocar o total da bonificação pelos períodos ativos da FLSA e inativos da FLSA que tenham horas de FLSA.
Você precisa processar licenças de reclassificação? (FRA)
Você pode configurar o Workday para processar licenças de reclassificação e:
  • Pagar os rendimentos apropriados durante cada fase da licença, como o período de aviso prévio ou o período legal.
  • Isento de abonos de reclassificação para o período legal das contribuições sociais e os sujeito à CSG/CRDS na renda de substituição.
Quais tipos de licença você está processando? (AUS, FRA, UK)
Para folha de pagamento da Austrália, você pode criar tipos de licença para pagamentos obrigatórios de licença. Certifique-se de fornecer todas as informações necessárias para o tipo de licença.
Para Folha de pagamento da França, você pode relatar os tipos de licença no DSN mapeando os tipos de licença do Workday para aqueles declarados no DSN.
Em Payroll for the UK, você pode criar tipos de licença para pagamentos de licenças obrigatórias. Certifique-se de fornecer todas as informações necessárias para o tipo de licença. Exemplos:
  • Data de vencimento prevista para o pagamento de licença-maternidade obrigatório (SMP) ou o pagamento de paternidade obrigatória (SPP) para calcular as taxas de pagamento.
  • Data de parto ou semana de confinamento prevista para SMP a fim de determinar a semana de qualificação para a licença remunerada.
O Workday calcula os pagamentos obrigatórios com base nas semanas inteiras concluídas no período de pagamento. O Workday não paga uma semana parcial até que essa semana seja concluída em um período de pagamento seguinte.
Quais são os requisitos de relatórios para trabalhadores em licença? (AUS, CANADÁ, REINO UNIDO)
No caso do Payroll for Australia, para atender aos requisitos de relatório, use a tarefa
View STP Reporting Categories
 para mapear os componentes de pagamento de cada um dos seus tipos de licença para a categoria Single Touch Payroll (STP) correspondente correta.
Para Folha de pagamento do Canadá, o Workday preenche os dados de ROE (registro de emprego) dos trabalhadores:
  • Em uma licença após o envio
    do processo de negócios Solicitar licença
     .
  • Com rendimentos segurados para pelo menos um período de pagamento.
Você pode criar um ROE para esses trabalhadores usando a tarefa
Criar dados de ROE para eventos
 .
Na folha de pagamento do Reino Unido, para atender aos requisitos legais de geração de relatórios sobre dados de folha de pagamento e contribuições para o Seguro Nacional (NI), você pode:
  • Preparar envio de pagamento integral (FPS) com informações em tempo real.
  • Enviar relatórios de RTI diretamente ao HMRC por meio do serviço on-line RTI HMRC.
Quando os trabalhadores solicitam ou retornam da licença no meio do período, o Workday gera um envio de RTI FPS por subperíodo criado para a licença. Nesse caso, acesse a tarefa
Run UK RTI FPS
 para iniciar uma integração RTI FPS para cada envio, em ordem crescente. Aguardar a aceitação de cada envio antes de enviar o próximo.
Como você quer gerenciar recibos de pagamento e cheques de trabalhadores em licença? (CAN, UK, USA)
Para Folha de pagamento do Canadá e dos EUA, você pode configurar quantos cheques deseja fornecer aos trabalhadores em licença quando:
  • Solicitam ou retornam da licença no meio do período.
  • A licença é uma licença com base no trabalhador.
Você pode selecionar
Componente de pagamento
 como o
Tipo de rateio
 para a categoria de evento de rateio de folha de pagamento
de licenças GNT com substituição de locatário
 no relatório
Manter substituição de rateio de folha de pagamento
 . Esta definição permite gerar um cheque para todo o período de pagamento. Você não pode voltar ao rateio do valor bruto para o líquido depois de habilitar o rateio do componente de pagamento e concluir a folha de pagamento.
Para folha de pagamento para o Reino Unido, você pode enviar versões impressas dos formulários P60 para trabalhadores em licença que optarem por receber cópias impressas de seus recibos de pagamento.

Recomendações

Para otimizar o desempenho, a Workday recomenda que você configure:
  • Execute categorias usando o status de processamento da folha de pagamento mais específico para identificar os trabalhadores a serem processados. Exemplo: use
    Em licença com entrada de folha de pagamento única
     em vez de
    Em licença
     com os critérios de seleção
    Payroll Input (Onetime) Exists for Pay Component
     .
  • Componentes de pagamento com critérios de elegibilidade para que sejam calculados apenas para trabalhadores elegíveis. Exemplo: configure um pagamento por deficiência ou licença parental apenas para trabalhadores elegíveis.
Evite cálculos e relatórios imprecisos carregando o histórico da folha de pagamento antes de colocar os trabalhadores em licença. Para Folha de pagamento para o Reino Unido, carregue também os valores de impostos acumulados no ano para cada tipo de imposto obrigatório.
Para Payroll for the UK, configure Statutory Sick Pay (SSP) como ausências, em vez de licenças, para inserir taxas de pagamento diferentes para cada período de licença. Apenas crie um tipo de licença para o SSP para gerenciar licenças médicas de longa duração, o que também requer uma configuração de ausência para licenças médicas de curta duração.

Requisitos

Para folha de pagamento do Canadá, França, Reino Unido e EUA, configure os tipos de licença para que tenham efeito sobre a folha de pagamento no Workday Absence Management.
Para Payroll for Australia, configure as formas de pagamento de licença para cada tipo de licença na gestão de licenças do Workday Absence.
Configure categorias de execução por:
  • Incluir status para trabalhadores em licença durante o processamento de pagamentos dentro ou fora do ciclo. Exemplo:
    em licença com entrada de folha de pagamento única
    .
  • Selecionando quais componentes de pagamento calcular para esses trabalhadores. Exemplo: pagamento por deficiência (CAN, FRA, Reino Unido).
  • Selecionando quais componentes de pagamento calcular para esses trabalhadores. Exemplo: pagamento por deficiência ou 401K (EUA).
  • Selecionando quais componentes de pagamento serão calculados para esses trabalhadores. Exemplo: licença parental (AUS).
  • Selecionar status específicos antes de pagar os trabalhadores que têm vários cargos. Exemplo: você encerra seus cargos suplementares e o cargo principal permanece ativo (CAN, EUA).
Para aplicar o rateio do componente de pagamento a um rendimento para trabalhadores em licença, defina o rendimento como baseado na posição quando você usar uma licença com base na posição.

Limitações

Você não pode fazer referência direta aos campos do relatório relacionados ao objeto de negócios Evento de solicitação de licença nos cálculos do Workday Payroll, como o motivo da licença.
O Payroll for Canadá não oferece suporte à funcionalidade ROE com licenças em cascata.
Para Folha de pagamento para o Canadá, todos os tipos de licença acionam o ROE, incluindo aqueles sem efeito na folha de pagamento habilitado no Workday Absence Management. Exemplo: licença remunerada.
Payroll for the UK não oferece suporte a tipos de licença em cascata vinculados a pagamentos regulamentados.
Para Folha de pagamento da França, o Workday considera os trabalhadores em licença terapêutica como ainda ativos. Para garantir cálculos precisos e geração de relatórios DSN, configure esse tipo de licença usando uma combinação de:
  • Um tipo de licença sem impacto sobre a folha de pagamento a ser usado ao colocar o trabalhador em licença terapêutica de meio período.
  • Um plano de ausências para representar o tempo real em que o trabalhador não está no trabalho devido à licença.

Definição do locatário

Na tarefa
Editar definição de locatário - Folha de pagamento
 , você pode desabilitar o processamento de componentes de pagamento com diferenças retroativas para trabalhadores em licença no escopo da categoria de execução. Então, o Workday usa sua configuração de componente de pagamento da guia
Não ativo (Em ciclo, Substituição sob demanda)
 na categoria de execução quando processa eventos retroativos.

Security

Domínios
Considerações
Process: P60 (Reports) - UK
 e
Process: P60 (Run) - UK
 na área funcional UK Payroll.
Permite criar formulários P60, incluindo versões em papel, para trabalhadores em licença.
Set Up: Payroll - Company Specific (Taxes) - USA
 na área funcional USA Payroll.
Permite configurar impostos estaduais e locais, como, para novas licenças médicas estaduais.
Set Up: Payroll - FRA
 na área funcional FRA Payroll.
Permite mapear licenças do Workday Absence Management para valores de rubrica obrigatórios para relatórios DSN.
Set Up: Payroll (ROE) - CAN
 na área funcional CAN Payroll.
Permite que você mapeie códigos de motivo do Serviço de Canadá para tipos de evento para registrar licenças.
Set Up: Payroll (Calculations - Payroll Specific)
 na área funcional Core Payroll.
Permite configurar componentes específicos da folha de pagamento, como rendimentos e deduções, a serem calculados para trabalhadores em licença.
Set Up: Payroll (Reporting)
 na área funcional Core Payroll.
Permite configurar opções de relatório relacionadas à impressão de recibos de pagamento.
Set Up: Settlement
 na área funcional Banking and Settlement.
Permite configurar opções de liquidação relacionadas à impressão de recibos de pagamento.
Set Up: Tenant Setup - Payroll
 na área funcional System.
Permite configurar parâmetros em todo o locatário.

Processos de negócios

Processos de negócios
Considerações
Atribuir alocação de custos
Configure como um subprocesso do processo de negócios
Solicitar licença
 para alocar custos para posições em licença.
Você não pode usar este subprocesso para alocar custos para trabalhadores em licença. Adicione uma condição de etapa ao processo de negócios
Solicitar licença
 para ignorar o cálculo de custos de licenças com base no trabalhador. Caso contrário, as solicitações de licença com base no trabalhador interrompem o processo de negócios e você precisa cancelá-las.
Solicitar licença
Request Return from Leave of Absence
Configure uma etapa Tarefas
a fazer
 no processo de negócios
Solicitar licença
 para permitir que os trabalhadores alterem suas opções de impressão. Exemplo: os trabalhadores podem optar por receber cópias impressas de seus recibos de pagamento ou formulários de fim de exercício durante a licença.

Geração de relatórios

Relatórios ou painéis
Considerações
Todos os resultados de pagamento que bloqueiam as alterações de opção de rateio no locatário
 (Canadá, Reino Unido, EUA)
Use para identificar e concluir quaisquer resultados de folha de pagamento em andamento ou retroativos antes de habilitar o rateio de componente de pagamento no relatório
Manter substituição de rateio de folha de pagamento
 .
Tenant Analyzer
Use para verificar a configuração da categoria de execução em relação às recomendações da Workday para trabalhadores em licença, a fim de otimizar o desempenho.
Trabalhadores em licença
Use para identificar trabalhadores em licença e verificar se todos os pagamentos em andamento existentes ainda são aplicáveis durante a licença.
Trabalhadores retornando da licença
Use para identificar trabalhadores que retornaram de licenças e verificar se você configurou corretamente a folha de pagamento.

Integrações

Sem impacto.

Relações e interações

Recursos
Considerações
Gestão de ausências
Os processos de folha de pagamento do Workday permitem que os tipos de licença sejam configurados no Workday Absence Management com o efeito na folha de pagamento habilitado.
Quando configurar licenças em cascata, certifique-se de que os períodos de licença não se sobreponham.
Em atraso
Você pode recuperar atrasos em componentes de pagamento processados para trabalhadores em licença. Você também pode reduzir o saldo em atraso com uma entrada de folha de pagamento, como quando os trabalhadores pagam deduções usando cheques pessoais. Configure categorias de execução para que os trabalhadores em licença tenham um resultado de pagamento que o Workday possa usar para rastrear atrasos.
Componentes de pagamento
O Workday aplica critérios de elegibilidade de componente de pagamento quando processa pagamentos de trabalhadores em licença. Quando os trabalhadores saem no meio do período, o Workday cria vários subperíodos e você pode configurar:
  • Rateio do componente de pagamento, resultando em um resultado do tipo valor bruto para líquido que inclui valores de componente de pagamento separados para cada subperíodo.
  • Rateio do valor bruto para o líquido, resultando em valores separados do valor bruto para líquido para cada subperíodo.
Entrada de folha de pagamento
Você pode usar entradas de folha de pagamento para substituir o pagamento base para trabalhadores em licença. Exemplo: configure uma entrada de folha de pagamento para pagar um valor reduzido durante o período de licença, em vez de usar o rateio.
Cálculos de pagamento retroativo
Você pode processar:
  • Eventos retroativos permitidos que você insere enquanto o trabalhador está de licença no período atual
  • Solicitações ou retornos retroativos de licença
O cálculo do pagamento retroativo não oferece suporte a vários retornos de licença em um evento de licença. Para retornar trabalhadores ou corrigir retornos de vários tipos de licença, faça isso para cada um dos tipos em um evento separado.
Categorias de execução
Para Folha de pagamento da Austrália, França e Reino Unido, as categorias de execução determinam quais componentes de pagamento e trabalhadores devem ser processados nas datas de início do subperíodo. Os trabalhadores têm um status inativo quando estão em licença com impacto sobre a folha de pagamento por todo o período de pagamento.
O Workday aplica a configuração da guia
Inativo (em ciclo, substituição sob demanda)
 para processar trabalhadores inativos.
Para Folha de pagamento do Canadá e dos EUA, as categorias de execução e a elegibilidade determinam quais componentes de pagamento e trabalhadores devem ser processados nas datas de início do subperíodo. Trabalhadores de cargo único têm status de inativo quando estão em licença com impacto sobre a folha de pagamento por todo o período de pagamento. Quando eles têm vários cargos, o Workday os considera como inativos quando estão em um:
  • Licença com base em trabalhador no grupo de pagamentos processados
  • Licença com base na posição para cada cargo no grupo de pagamentos processados
O Workday aplica a configuração da guia
Inativo (em ciclo, substituição sob demanda)
 na categoria de execução para processar trabalhadores inativos.
Para todos os países, quando os trabalhadores estão em licença sem o efeito sobre a folha de pagamento habilitado, o Workday Payroll os considera ativos e ignora as seguintes guias na categoria de execução:
  • A configuração da guia
    Inativo (Em ciclo, Substituição sob demanda)
     .
  • Qualquer configuração que você definir para os status
    Em licença
     nas guias
    Geral
     e
    Fora do ciclo
     .
Configuração de impostos (EUA)
O Workday fornece atualizações de conformidade que você pode usar para calcular o pagamento de trabalhadores em licença. Algumas configurações fornecidas exigem que você o habilite para a empresa. Exemplo: para usar uma nova licença médica estadual, configure-a na seção
Outro
 da tarefa
Editar declaração de imposto de renda estadual e local da empresa
 .
Controle de horas
Enquanto estiverem de licença, os trabalhadores podem inserir e enviar horas por meio do Workday Time Tracking. Você também pode criar uma validação de horas para evitar o envio.
Taxas sindicais (EUA)
O Workday permite que você defina alíquotas para sindicatos e substitua as autoridades fiscais por padrão para licença médica e familiar paga. Você pode inserir uma taxa exclusiva na guia
Taxa sindical
 da tarefa
Editar declaração de imposto de renda estadual e local dos EUA
 .
A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.