Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2026-03-13
Inkooporders maken

Inkooporders maken

  • Maak uitgavecategorieën voor inkooporders. Zie Uitgavecategorieën maken .
  • Geef voor elke leverancier de
    uitgifteoptie
     voor de inkooporder op in de taak
    'Leverancier maken'
     .
  • Configureer het bedrijfsproces en het beveiligingsbeleid voor
    de inkoopordergebeurtenis
     in het functionele gebied 'Procurement'.
  • Beveiliging:
    Proces: Inkooporder - Domein maken/bewerken
     in het functionele gebied Procurement.
U kunt inkooporders maken voor uitgifte aan leveranciers.
Als u inkooporders wilt bijhouden op inkoopordertype, maakt u inkoopordertypen in de taak
'Typen inkooporders onderhouden'
 .
  1. Open de taak
    Inkooporder maken
     .
  2. Houd bij het invullen van de sectie
    Overzicht
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Connectie voor order
    Selecteer een specifieke leveranciersvestiging waarvoor u inkooporders wilt uitgeven. Workday vult automatisch de opties in de taak
    voor het bewerken van connecties voor orders
     en de volgende velden in op basis van de connecties voor orders in plaats van de leverancier:
    • Standaard-e-mail voor IO-uitgifte
    • Optie IO-uitgifte
    • Verzendmethode
    • Verzendvoorwaarden
    Vrachtbedrag
    Overige kosten
    U kunt deze landingskosten automatisch invullen vanuit de documentkop in de regels. Voeg een uitgavecategorie toe die in aanmerking komt voor toewijzing van vrachtkosten en andere kosten aan ten minste één regel, zoals ingesteld in de taak
    'Uitgavecategorieën onderhouden'
     .
    Voorbeeld: u koopt een groot apparaat en hebt één regel voor het apparaat zelf en een regel voor de installatie.
    Bevestiging verwacht
    Wanneer u de leverancier configureert om automatisch inkooporders te verwachten, kunt u dit selectievakje uitschakelen voor afzonderlijke inkooporders.
  3. Houd bij het invullen van de sectie
    Voorwaarden en belastingen
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Betalingsvoorwaarden
    Standaardbetalingstype
    Wordt automatisch ingevuld in de secties 'Standaardwaarden inkooporders' en 'Standaardwaarden betalingen' in de taak '
    Inkooporderschema voor leverancierscontract maken'
     .
    Vervaldatum
    Selecteer de vervaldatum voor de orderafhandeling.
    Verzendvoorwaarden
    Verzendmethoden
    Verzendinstructies
    Verzendgegevens worden in Workday weergegeven op basis van hoe u deze hebt ingesteld in de taak
    'Verzendgegevens onderhouden
     '. Workday selecteert de bron van verzendgegevens in deze volgorde van prioriteit:
    • Connectie voor order
    • Leverancier
    • Bedrijf
    • Tenant
    U kunt een verzendmethode opgeven bij het uitgeven van inkooporders met EDI 850 om spoedorders te vereenvoudigen. Gebruik het veld
    EDI-code
     om een verzendmethode voor uw leverancier op te geven via EDI 850-transacties.
    Leverancierscontract
    Selecteer een leverancierscontract waarop u deze inkooporder wilt toepassen.
    Wanneer in een aanvraag een leverancierscontract wordt opgegeven en de basis voor de sourcing van deze inkooporder wordt gebruikt, worden de leverancierscontractgegevens automatisch in de inkooporder ingevuld.
    Standaardleverancierscontract
     wordt weergegeven als u het selectievakje '
    Consolidatie van bestelaanvragen voor meerdere leverancierscontracten inschakelen
     ' inschakelt tijdens het instellen van de tenant.
    Standaardbelastingoptie
    Workday vult deze waarde automatisch in op basis van de leverancier. Als het leveranciersprofiel geen gedefinieerde belastingoptie heeft of als u deze wilt overschrijven, selecteert u een belastingoptie.
    De belastingoptie wordt automatisch op de regel van de kop ingevuld, maar u kunt deze optie op regelniveau overschrijven.
    Standaardbelastingcode
    Wordt automatisch ingevuld op basis van de leverancier. Als u de standaardbelastingcode niet definieert of wilt overschrijven, selecteert u een belastingcode.
    De belastingcode in de kop wordt automatisch ingevuld in de inkoopdocumentregels, die u kunt overschrijven.
  4. Houd bij het invullen van de sectie
    Contactgegevens
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Uitgifteoptie
    Als u geen uitgifteoptie hebt opgegeven, wordt de optie
    Uitgifte
     afdrukken ingevuld. Hiervoor is een afdrukindeling vereist.
  5. Houd bij het invullen van het tabblad
    Goederenregels
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Belastbaarheid
    Wordt automatisch ingevuld op basis van de itemspecifieke belastingregel op basis van het verzenden aan-adres, eerst op inkoopitem en vervolgens op uitgavecategorie.
    Belastingcode
    Als het item belastbaar is, wordt de code automatisch ingevuld op basis van de
    standaardbelastingcode
     in de koptekst, die u kunt overschrijven.
    Als u deze regel hebt geconfigureerd in de taak
    'Transactiebelastingregel voor land maken
     ', wordt deze hier automatisch ingevuld.
    Terugvorderbaarheid belasting
    Het terugvorderbare percentage op de transactieregel wordt automatisch ingevuld op basis van de opgegeven belastbaarheid en belastingcode. U kunt deze selectie overschrijven. Wanneer u de terugvorderbaarheid van de belasting opgeeft, worden het terugvorderbare percentage en de toewijzingsmethode toegepast op het belastingbedrag voor belastingtarieven binnen een belastingcode.
    Gebruik de taak
    'Belastingterugvorderbaarheid onderhouden'
     om de terugvorderbaarheid van meerdere belastingtarieven voor elke belastingcode op te geven.
    Belastingoptie
    Selecteer '
    Zelf berekende belasting berekenen'
     als leveranciers of begunstigden geen belasting in rekening brengen. Selecteer anders '
    Verschuldigde belasting voor leverancier berekenen'
     wanneer een leverancier of begunstigde belasting in rekening brengt. De belastingoptie die u selecteert, is van toepassing op bepaalde documenten die door Workday worden gegenereerd op basis van de inkooporder.
    Aangevraagd als 'Geen kosten'
    Het veld '
    Aangevraagd zonder kosten'
     wordt weergegeven op:
    • Inkooporderregels die zijn gemaakt op basis van aanvraag die zijn gemarkeerd als geen kosten.
    • Wijzigingsorders voor inkooporders met een gerelateerde regel voor gratis goederen.
    Het veld
    'Geen kosten'
     is niet geldig voor zelfstandige inkooporders, omdat u alleen het veld voor de aanvraag kunt selecteren.
    Bezorging
    Leveringstype
     wordt automatisch ingevuld wanneer u voorraaditems inschakelt voor de uitgavecategorie.
    Voer als leveringstype in:
    • Voorraadaanvulling
       om goederen naar een voorraadvestiging weg te zetten.
    • Par-aanvulling
       bij het aanvullen van de voorraad voor een par-locatie.
    Voer geen
    leveringstype
     in als de goederen rechtstreeks naar een gebruiker gaan.
    Het leveringstype
     is van invloed op de boekingsgegevens voor de inkooporder en de mogelijkheid om het item via de voorraad bij te houden.
    Bij de sourcing van bestelaanvragen wordt het
    leveringstype
     automatisch ingevuld op basis van het type aanvraag dat u hebt geconfigureerd in de taak
    'Typen bestelaanvragen onderhouden
     '.
    Bij het maken van nieuwe inkooporders wordt het
    type levering
     ingevuld als
    voorraadaanvulling
     .
    Voor JIT-items wordt de vervaldatum van de inkooporder ingevuld op basis van de just-in-time lead in de leverancierscatalogus.
    Vooruitbetaald
    Schakel het selectievakje
    'Vooruitbetaald'
     in om deze regel als vooruitbetaald te identificeren.
    Workday schakelt automatisch het selectievakje
    Heeft vooruitbetaalde regels
     op het tabblad
    'Details vooruitbetaling
     ' in en worden gerelateerde leveranciersfacturen ingevuld met vooruitbetaalde details uit de inkooporder.
    Uitgavecategorieën voor vooruitbetaalde regels moeten zijn:
    • Niet traceerbaar.
    • Traceerbaar met de boekingsverwerking
      voor onkosten
       .
    Als er geen belasting is toegewezen aan een vooruitbetaalde regel, wordt deze niet opgenomen in de vooruitbetaalde boeking in gerelateerde facturen. In plaats daarvan wordt de rekeningboekingsregel
    voor transactiebelasting
     gebruikt.
    Verzenden aan-contactpersoon
    Als de inkooporderregel afkomstig is van een aanvraag '', wordt de bijbehorende contactpersoon voor de aanvraag ingevuld.
    Contactpersonen voor verzending in koppen van inkooporders worden ingevuld op basis van aanvraag wanneer u een inkooporder maakt op basis van een aanvraag , omdat u geen contactpersoon voor verzending kunt opgeven op het niveau van de aanvraag .
    Leveren aan-locatie
    De leveren aan-locatie is:
    • Een par-locatie voor de typen par-aanvulling van bestelaanvragen.
    • Een voorraadvestiging of opslaglocatie voor het type voorraadaanvulling van bestelaanvragen.
    • Elke locatie, voor bestelaanvragen van het type 'Aanvullingen' zonder aanvulling.
    Wanneer u meerdere bedrijven inschakelt en het
    leveringstype
    'Voorraadaanvulling'
     is, moet de waarde
    voor 'Te leveren
     aan' overeenkomen met het bedrijf en het juiste bedrijf op de inkooporderregel ().
    Leverancierscontract
    Wordt weergegeven als u consolidatie van bestelaanvragen in leverancierscontracten hebt ingeschakeld tijdens het instellen van de tenant.
    Item-ID's
    Alternatieve item-ID's voor het catalogusitem, punch-outitem of inkoopitem.
    Wanneer u inkooporders met primaire item-ID's configureert in de taak
    'Weergaveopties type item-ID onderhouden'
     , worden in Workday maximaal drie item-ID's weergegeven. U kunt de resterende items die niet zijn gemarkeerd als primaire item-ID's selecteren in de kolom '
    Aanvullende item-ID's'
     .
    Locatie
    Als u de items registreert en bijhoudt als bedrijfsactiva, selecteert u de locatie waar u de items wilt opslaan en gebruiken.
    Worktags
    Gebruik worktags als trefwoorden om transacties gemakkelijker te classificeren en te vinden. Configureer de toegestane worktagtypen voor de taak
    Worktaggebruik onderhouden
     . Wanneer u een worktagtype met gerelateerde worktags selecteert, vult Workday transacties automatisch met de gerelateerde worktagwaarden.
    Wanneer u optionele worktagsaldering inschakelt voor de taak
    Worktagsalderingsconfiguratie onderhouden
     , balanceert Workday journaalregels volledig met behulp van optionele balanceringsworktags. Journaalregels automatisch:
    • Optionele salderingsworktags overnemen op basis van de geselecteerde worktagtypen.
    • Verschuldigde en verschuldigde posten genereren op basis van saldotransacties.
  6. Als u een inkooporder wilt opgeven als vooruitbetaald, gaat u naar het tabblad
    Details vooruitbetaling
     .
    Houd bij het selecteren van een amortisatietype voor vooruitbetaling rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Handmatig
    Selecteer deze optie om de amortisatie van de vooruitbetaalde uitgaven handmatig op een toekomstige datum te amortiseren.
    (Optioneel) Voer de
    verwachte amortisatiedatum
     in voor tracking- en rapportagedoeleinden.
    U kunt de
    verwachte amortisatiedatum
     gebruiken voor het maken van rapporten en het maken van aangepaste berichten, maar deze datum wordt niet gevalideerd.
    Betalingen van het type 'Handmatige vooruitbetaalde amortisatie' afrekenen en betalen voordat u uitgaven kunt amortiseren.
    Ontvangst
    Selecteer deze optie om vooruitbetaalde uitgaven te amortiseren nadat het bedrijfsproces
    'Ontvangst
     ' is voltooid voor:
    • Inkooporders
    • Leveranciersfacturen die zijn gegenereerd op basis van inkooporders of leverancierscontracten.
    Schema
    Definieer een schema voor het amortiseren van vooruitbetaalde uitgaven na goedkeuring van de inkooporder.
  7. (Optioneel) Vul het tabblad
    Bijlagen
     in om bestanden aan de inkooporder toe te voegen.
    Selecteer bijlage om het type document op te geven. U kunt een stap definiëren om de inkooporders met een specifieke bijlage naar een alternatieve goedkeurder te routeren.
    Schakel het selectievakje
    Extern
     in om de bijlage op te nemen bij het PDF-bedrijfsdocument dat u naar uw leverancier verzendt. Als u deze optie niet selecteert, is de bijlage alleen beschikbaar voor medewerkers in uw organisatie.
Workday start de volgende bedrijfsprocessen wanneer u inkooporders verzendt:
  • Inkoopordergebeurtenis
  • Gebeurtenis voor uitgifte inkooporder.
  • Als u de optie
    'XML-uitgifte automatisch'
     gebruikt, worden in het bedrijfsproces
    'XML-uitgifte inkooporders'
     automatisch XML-inkooporders uitgegeven. U geeft geen inkooporders uit in Workday.
  • Als u details voor vooruitbetaalde inkooporders hebt gedefinieerd, worden deze automatisch ingevuld in vooruitbetaalde leveranciersfacturen, die u zo nodig kunt wijzigen.
  • Wanneer u de transactie bekijkt:
    • Regeldetails
       geven de boekingsverdeling weer van alle bedragen voor logistieke kosten die vanuit de kop aan de regels zijn toegewezen, en het totale
      brutobedrag
       (verhoogd nettobedrag plus toegewezen belasting, vrachtkosten en andere kosten). Workday gebruikt het brutobedrag voor:
      • Debetpost van uitgaveboeking.
      • Toerekeningen van ontvangsten.
      • Budgetcontrole van uitgavetransacties.
      • Standaardaanschafkosten tijdens activaregistratie.
    • Op het tabblad
      Belasting
       worden het terugvorderbare percentage en de verdeling van terugvorderbare en niet-terugvorderbare belastingbedragen weergegeven op basis van:
      • Belastingtoepasselijkheid.
      • Belastingcode.
      • Belastbaar bedrag.
  • De meest recente verwachte verzenddatum van de inkooporderbevestigingsregel op de gerelateerde inkooporder- en wijzigingsorderregels.
  • In het rapport
    'Inkooporder weergeven
     ' wordt in Workday het volgende weergegeven:
    • De bestelde, ontvangen en gefactureerde hoeveelheden op het tabblad
      Goederenregels
       .
    • De bestelde, ontvangen en gefactureerde bedragen op het tabblad
      Serviceregels
       .
    • De
      verwachte verzenddatum
       voor alle bevestigde inkooporderregels
  • Voor reeds gefactureerde hoeveelheden en bedragen bevat Workday factuuraanpassingswaarden.
  • Wanneer regels voor procurementcardverificatie of leverancierscontractregels verwijzen naar inkooporderregels, worden ze weergegeven in de kolom
    'Bedrijfsdocumentregels'
     .
  • Als de aanvraag externe bijlagen bevat, zijn deze beschikbaar voor leveranciers:
    • Wanneer u PDF-inkooporders uitgeeft met behulp van de optie voor uitgifte per e-mail.
    • Vanuit de leveranciersportalweergave van de inkooporder.
  • Selecteer
    Afdrukbare versie
     in het menu met gerelateerde acties van de IO om een afdrukbare versie weer te geven met de status
    'Goedgekeurd'
     of
    'Uitgegeven'
     . Dit is ongeacht de uitgifteoptie die u hebt gebruikt.
  • U kunt amortisatieschema's voor vooruitbetaalde uitgaven maken voor een inkooporder als deze vooruitbetaalde regels en een amortisatietype
    'Schema'
     bevat.
  • Als de inkooporder externe bijlagen bevat, zijn de bijlagen beschikbaar voor leveranciers:
    • Wanneer u PDF-inkooporders uitgeeft met behulp van de optie voor uitgifte per e-mail.
    • Vanuit de leveranciersportalweergave van de inkooporder.