Bedrijfsprocessen bewerken
Beveiliging: deze domeinen in het functiegebied Systeem:
- Bedrijfsprocesbeheer
- Beheren: bedrijfsprocesdefinities
De standaardbedrijfsprocessen van Workday zijn geleverde definities en kunnen worden aangepast aan uw behoeften. Standaardbedrijfsprocesdefinities bevatten aanbevolen stappen en basisconfiguraties. Als een bedrijfsproces geen standaarddefinitie heeft, kunt u de taak
Bedrijfsprocesdefinitie maken (standaarddefinitie)
gebruiken om de standaarddefinitie te maken en te configureren.U kunt een bedrijfsprocesdefinitie
wijzigen wanneer u een werkstroom nodig hebt die afwijkt van de standaardbedrijfsprocesdefinitie. U kunt aangepaste bedrijfsprocessen baseren op een configureerbare voorwaarderegel of voor een specifieke organisatie.
Als u bedrijfsprocesdefinities wilt aanpassen, kunt u:
- Wijzig de standaarddefinitie.
- Kopieer en wijzig de standaarddefinitie.
Wanneer u een standaardbedrijfsprocesdefinitie bewerkt en deze voor alle organisaties gebruikt, moet u mogelijk veel aanpassingen toevoegen, waardoor het bedrijfsproces complex en moeilijk te onderhouden kan worden. Workday raadt u aan standaardbedrijfsprocesdefinities te kopiëren en deze voor elk van uw organisaties te wijzigen. Zo kunt u verschillende bedrijfsprocesdefinities in uw tenant beter organiseren die aan uw bedrijfsbehoeften voldoen.
Wanneer u een bedrijfsprocesdefinitie met een toekomstige ingangsdatum bewerkt en een nieuwe stap toevoegt, wordt in het
audittrailrapport
mogelijk een audittrail-item weergegeven met de stapnaam en enkele details in het rapport als stap-
.Voorbeeld: het is vandaag 15-07-2020. U voegt een nieuwe
goedkeuringsstap
toe aan een bedrijfsprocesdefinitie met als toekomstige ingangsdatum 30-07-2020. Wanneer u het audittrailrapport
weergeeft, ziet u een audittrailvermelding voor de nieuwe stap Goedkeuring
en ziet u mogelijk enkele details als stap
in het rapport.Voor optimale bedrijfsprocesprestaties raadt Workday u aan het aantal stappen in een bedrijfsprocesdefinitie te beperken.
We ondersteunen maximaal 72 opeenvolgende, niet-handmatige stappen in een bedrijfsproces. Een niet-handmatige stap is een stap die automatisch door het systeem wordt verwerkt zonder tussenkomst van de gebruiker. Voorbeeld: niet-vereiste stappen, een
integratiestap
of een rapportstap
. Als u bedrijfsprocessen hebt met 72 opeenvolgende, niet-handmatige stappen, raadt Workday u aan de bedrijfsprocesdefinitie te evalueren om het aantal van deze opeenvolgende stappen te verminderen of een op regels gebaseerde bedrijfsprocesdefinitie met voorwaardelijke stappen te configureren.- Selecteer in het menu met gerelateerde acties van het bedrijfsproces.
- Selecteer eeningangsdatumvoor het van kracht worden van de wijzigingen in de bedrijfsprocesdefinitie.
- Selecteer eenvervaldatumom de verstreken tijd weer te geven vanaf het begin van het bedrijfsproces tot de voltooiing.
- (Optioneel) Selecteer in de promptKanalen voor meldingen onderdrukkenhet meldingskanaal dat het verzenden van aangepaste en systeembedrijfsprocesmeldingen moet onderdrukken.Wanneer u de promptoptiePushmeldingen mobielselecteert, verzendt Workday geen pushmeldingen voor aangepaste en systeemmeldingen die zijn gekoppeld aan gebeurtenissen voor de bedrijfsprocesdefinitie.We geven de promptKanalen voor meldingen onderdrukkenweer in bedrijfsprocesdefinities, ongeacht of u pushmeldingen hebt geconfigureerd in de taakTenantinstellingen bewerken - meldingen.
- Houd rekening met het volgende wanneer u de taak voltooit:
Optie Omschrijving TijdzoneU kunt een tijdzone invoeren wanneer u het selectievakjeTijdzone bedrijfsprocesconfiguratieinschakelt in de taakTenantinstellingen bewerken - systeem. Wanneer u het volgende selecteert:- Op de huidige datum worden de wijzigingen onmiddellijk van kracht. Gebruikers in andere tijdzones zien de wijzigingen direct.
- Een datum in de toekomst. De wijzigingen worden om middernacht op de opgegeven datum van kracht. Gebruikers in andere tijdzones zien de wijzigingen op de bijbehorende datum en tijd in hun tijdzone.
- De wijzigingen worden van kracht om 23:59:59 op de opgegeven datum. Gebruikers in andere tijdzones zien de wijzigingen op de bijbehorende datum en tijd in hun tijdzone.
VolgordeVoer een of meer letters in om de werkstroom van het bedrijfsproces te definiëren. Destartstapisaen u kunt geen andere stap met de letteragebruiken.Wanneer u de bedrijfsprocesdefinitie opslaat, sorteert Workday de bedrijfsprocesstappen alfabetisch.Workday dwingt de Engelse taal af voor de weergave en verwerking van werkstroomstappen.Parallelle stapvolgorde in Mijn takenVoer in elke stap met dezelfde volgorde een of meer letters in om de volgorde te bepalen waarin parallelle stappen in een bedrijfsproces worden weergegeven in Mijn taken ten opzichte van andere parallelle stappen. Voorbeeld: in de bedrijfsprocesdefinitie stelt de bedrijfsprocesbeheerder parallelle stappen in deze volgorde in:- ca
- cb
- cc
De taken in Mijn taken worden in Workday weergegeven in de tegenovergestelde volgorde die is opgegeven in de bedrijfsprocesdefinitie als u mijn taken sorteert opNieuwste bovenaan. De oudere taak (of de volgende taak) staat onderaan Mijn taken en nieuwere taken bovenaan.Als u de volgorde van de parallelle stappen wilt matchen met de volgorde waarin de taken worden weergegeven in Mijn taken, sorteert u uw taken opOudste bovenaan.TypeVoor bepaalde staptypen is ook een invoer in de kolomOpgevenvereist. Bovendien moet u voor de staptypenBatch/FunctieenIntegratieeen gebruikers-ID opgeven in de kolomUitvoeren als gebruiker.Wanneer uGeconsolideerde goedkeuringselecteert, moet u de goedkeuringsconfiguratie voltooien. U kunt de goedkeuringsconfiguratie voltooien nadat u het bedrijfsproces hebt bewerkt. Selecteer in het menu met gerelateerde acties van de stap .Wanneer uGoedkeuringsketenofGeconsolideerde goedkeuringsketenselecteert, kunt u de stap configureren om te routeren op organisatiehiërarchie in plaats van op managementhiërarchie (routering op basis van positie).U kunt het staptype van bestaande stappen niet wijzigen wanneer u een bedrijfsprocesdefinitie bewerkt. Als u het staptype wilt wijzigen, kunt u de stap verwijderen en een nieuwe stap met een nieuw staptype toevoegen.OpgevenSelecteer de juiste actie voor het staptype.OptioneelOntvangers hoeven geen optionele stappen te voltooien. Het meldingsbericht bevat een koppeling waarop de ontvanger kan klikken om de stap over te slaan. De ontvanger moet een optionele stap overslaan of voltooien om het proces naar de volgende stap te verplaatsen.Wanneer een ontvanger een optionele stap opslaat voor later, kan de ontvanger die stap overslaan.Wanneer u een melding voor een optionele stap instelt, verzendt Workday een melding naar degene die in de aangepaste melding is geconfigureerd als de ontvanger de stap overslaat. U kunt het rapportveldStap overgeslagengebruiken om een voorwaarderegel te maken om te voorkomen dat Workday meldingen verzendt voor overgeslagen stappen.GroepGeef de beveiligingsgroepen op die verantwoordelijk zijn voor deze stap. In Workday worden beveiligingsgroepen weergegeven die door het beveiligingsbeleid worden ingeschakeld. Wanneer de stap eenactiestapis waarmee een ander bedrijfsproces wordt gestart, worden de beschikbare beveiligingsgroepen gedefinieerd door het beveiligingsbeleid van het subproces.U kunt bepaalde bedrijfsprocesstappen routeren naar organisatierollen in de huidige organisatie of een voorgestelde organisatie.Wanneer u een stap voor de goedkeuringsketen toevoegt en de stap configureert om te routeren op organisatiehiërarchie, kunt u alleen beperkte op rollen gebaseerde beveiligingsgroepen selecteren.Routing ModifierSelecteer een routeringsmodificator. Deze kolom wordt alleen weergegeven als het bedrijfsproces staptypen heeft die routeringsmodificatoren ondersteunen. U kunt specifieke groepsroutering gebruiken voor elk type bedrijfsprocesstap als de hiërarchische organisatie is ingeschakeld voor de toewijsbare rol in de taakToewijsbare rollen onderhouden voorde beveiligingsgroep.AlleSelecteer deze optie wanneer iedereen in alle opgegeven beveiligingsgroepen de stap moet voltooien.VervaldatumU kunt een vervaldatum instellen voor het bedrijfsproces als geheel of voor elke bedrijfsprocesstap.Stel een vervaldatum voor de stap in. Dit is de verstreken tijd vanaf het begin van de stap tot het moment waarop de stap is voltooid.Voor gebruikers in tijdzones van UTC-1 of hoger geeft Workday de vervaldatum van de stap weer in hun lokale tijdzone. Om de vervaldatum te bepalen, gebruiken we het einde van de dag (23:59:59) in de Pacific Time Zone (UTC-8) van het systeem en converteren we de vervaldatum naar de lokale tijdzone van de gebruiker.In Workday wordt de lokale tijdzone van de gebruiker voor de vervaldatum weergegeven in:- In afwachting van uw actieop de startpagina van Workday.
- Het item Mijn taken.
- Procesgeschiedenisvan item voor mijn taken .
- Volgendbericht.
- U hebt het dialoogvenster verzonden.
- KolomVervaldatumop de paginaGebeurtenis weergeven.
Dit is niet van toepassing op gebruikers in tijdzones van UTC-2 of minder. De vervaldatum wordt weergegeven in Pacific Time.Voor vervaldatums die door Workday worden berekend in eenheden van dagen, gebruikt Workday op regels gebaseerde kalenders die u configureert in de bedrijfsprocesdefinitie om de vervaldatum te berekenen.Voor bedrijfsprocesdefinities die geen gebruik maken van een op regels gebaseerde kalender of die de vervaldatum niet berekenen in eenheden van dagen, berekent Workday vervaldatums in opeenvolgende dagen.Wanneer een bedrijfsproces als subproces wordt uitgevoerd, gebruikt Workday de op regels gebaseerde kalenders die zijn geconfigureerd in de bedrijfsprocesdefinitie van het subproces. De op regels gebaseerde kalenders worden niet gebruikt in het bovenliggende bedrijfsproces.Vervaldatum is gebaseerd op ingangsdatumU kunt een vervaldatum instellen voor het bedrijfsproces als geheel of voor elke bedrijfsprocesstap.Schakel het selectievakje Workday in om de vervaldatum van de stap te berekenen op basis van de ingangsdatum van deze bedrijfsprocesinstance. Anders berekent Workday de vervaldatum vanaf het moment dat de vorige stap is voltooid.Voorbeeld: de datum waarop een salarisverhoging van kracht wordt of de begindatum voor een nieuwe werknemer kan weken na voltooiing van het bedrijfsproces zijn.Als een bedrijfsprocesstap is geconfigureerd met eenvervaldatumen het selectievakjeVervaldatum is gebaseerd op ingangsdatumook is ingeschakeld voor de stap of de bedrijfsprocesdefinitie als geheel, kan Workday één extra dag toevoegen aan de vervaldatum op basis van hoe het systeem behoudt de ingangsdatum van het bedrijfsproces.Niet vooruitschuivenSchakel dit selectievakje in om bepaalde stappen van handmatig vooruitgeschoven bedrijfsprocessen te markeren alsNiet doorgaan. Als deze optie is geselecteerd, kan een gebeurtenis niet worden vooruitgeschoven vanuit of door een stap die is gemarkeerd alsNiet doorgaan. U kunt deze functie gebruiken om het risico te verkleinen dat er problemen optreden doordat gebruikers de stappen handmatig voltooien. Opmerking: Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor stappen die u aan een beveiligingsgroep kunt toewijzen. Stappen die u niet aan een beveiligingsgroep kunt toewijzen, met uitzondering van eenrapportstap, kunnen niet worden gemarkeerd alsNiet doorgaan.
Wijzigingen die u aanbrengt in een bedrijfsprocesdefinitie van een bovenliggende organisatie zijn van invloed op alle onderliggende organisaties die geen eigen aangepaste bedrijfsprocesdefinitie hebben.
Wanneer u een subprocesdefinitie bewerkt, worden de wijzigingen niet weergegeven in het
audittrailrapport
voor het bovenliggende bedrijfsproces. Wanneer u echter het selectievakje Startdatum subproces gebruiken
uitschakelt of inschakelt voor een bedrijfsprocesdefinitie die is getagd voor audits, ziet u mogelijk aanvullende gegevens in het audittrailrapport
.Nadat u klaar bent met het bewerken van het bedrijfsproces, kunt u uw bedrijfsprocesdefinitie verder aanpassen, zoals het configureren van:
- Geavanceerde routering voor de bedrijfsprocesstappenGoedkeuring,Geconsolideerde goedkeuringenPersoonlijke taken. Selecteer in het menu met gerelateerde acties van de stap .
- Op organisatie gebaseerde routering in de stappenGoedkeuringsketenenGeconsolideerde goedkeuringsketen. Selecteer in het menu met gerelateerde acties van de stap . Schakel vervolgens het selectievakjeRoutering op basis van organisatiein.
- Stapvertraging voor bedrijfsprocesstappen. Selecteer in het menu met gerelateerde acties van de stap .
- Eenactiestapom validatievoorwaarden te activeren wanneer beoordelaars aanvullende goedkeurders toevoegen aan de bedrijfsprocesstap. Selecteer in het menu met gerelateerde acties van eenActie. Schakel vervolgens hetselectievakje Validatievoorwaarden voor toevoegen van goedkeurdersinschakelen in.
- Een stap alsvoltooiingsstap. Selecteer in het menu met gerelateerde acties van de stap .Jawordt weergegeven in de kolomVoltooidin de bedrijfsprocesdefinitie.
- Aangepaste meldingen die worden geactiveerd voor elke bedrijfsprocesstap of voor de status van het bedrijfsproces als geheel. U kunt ook uitstellen wanneer een aangepaste melding wordt verzonden door een meldingsvertraging te configureren voor uw bedrijfsprocessen. Selecteer in het menu met gerelateerde acties van een bedrijfsprocesdefinitie .
- Geschiedenisdetails van bedrijfsproces verbergen voor de persoon die aan het bedrijfsproces is gekoppeld, zoals een interne werknemer. Open het beveiligingsbeleid voor bedrijfsprocessen en schakel het selectievakjeProcesgeschiedenis verbergen voor persoonin. Activeer vervolgens de in behandeling zijnde wijziging van het beveiligingsbeleid.De functie voor het verbergen van bedrijfsprocesgeschiedenis werkt niet met bedrijfsprocessen van modelcomponenten die u maakt in Workday Extend.