Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2023-06-23
Overwegingen bij instellingen: salaris voor medewerkers met speciaal verlof

Overwegingen bij instellingen: salaris voor medewerkers met speciaal verlof

U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en gebruik van salaris voor medewerkers met verlof. Het volgende wordt uitgelegd:
  • Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
  • De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
  • Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
  • Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
  • Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.

Definitie

U kunt de salarisadministratie voor medewerkers met speciaal verlof verwerken door het volgende te definiëren:
  • Welke typen speciaal verlof van invloed zijn op hun salarisadministratie.
  • Welk salaris moet worden betaald tijdens het verlof.
  • Welke inhoudingen moeten worden berekend en achterstallig moeten worden geplaatst tijdens het verlof.
  • Wanneer inkomsten moeten worden betaald.
Het verwerken van betalingen aan medewerkers met verlof omvat ook gerelateerde nalevingsberekeningen en het voorbereiden van wettelijke rapportages.

Belangrijkste voordelen

Workday Payroll kan naadloos worden geïntegreerd met Workday Absence Management, zodat u betalingen aan medewerkers met speciaal verlof kunt verwerken op basis van verlofgegevens die door uw HR-partners zijn ingevoerd.
Workday helpt u ook te voldoen aan landspecifieke vereisten door:
  • Belastingen op de betalingen berekenen.
  • Rapportvoorbereiding stroomlijnen binnen één systeem.

Gebruiksscenario's

U kunt betalingen aan medewerkers met speciaal verlof verwerken voor:
  • Inhoudingen voor voorziening en pensioen.
  • Sterfgeval.
  • Inkomstenverschillen als gevolg van wettelijk speciaal verlof (FRA, VK).
  • Meerdere functies (Canada, VS).
  • Ouderschaps- of gezinsverlof.
  • Gedeeltelijke beloning voor sabbatsverlof.
  • Kortdurende arbeidsongeschiktheid.
  • Ziekteverlof (CAN, VK, VS).
U kunt ook de salarisadministratie verwerken voor medewerkers die van het ene type speciaal verlof naar het andere overgaan, zoals van betaald naar onbetaald ouderschapsverlof.

Belangrijke vragen

Vragen
Overwegingen
Welke inkomsten of inhoudingen moet u verwerken voor medewerkers met speciaal verlof?
Voor medewerkers met speciaal verlof die van invloed zijn op de salarisadministratie, past Workday de gerechtigdheidscriteria toe om automatisch het volgende te verwerken:
  • Salariscomponenten, zoals retroactieve verschillen of eenmalige salarisadministratie-invoer. Op het tabblad
    'Niet-actief (binnen cyclus, vervanging op aanvraag)'
     van uw runcategorie kunt u andere salariscomponenten opgeven die moeten worden berekend op basis van de typen speciaal verlof en medewerkers.
  • Eenmalige betalingen en bonussen uit Workday-beloning zonder aanvullende configuratie op het tabblad
    Niet-actief (binnen cyclus, vervanging op aanvraag)
     .
Voor salarisadministratie voor Canada en de VS: voor medewerkers met meerdere functies en typen speciaal verlof die:
  • Zowel op arbeidsplaatsen als op medewerkersbasis worden salariscomponenten verwerkt voor de samenvoeging van de typen speciaal verlof.
  • Workday verwerkt salariscomponenten voor het type speciaal verlof van de primaire functie op basis van arbeidsplaats of medewerker.
Voor welke dienstverbanden wilt u dat de bonussen worden gedekt voor medewerkers met verlof? (VS)
U kunt FLSA-bonussen (Fair Labor Standards Act) configureren om:
  • Wijs toe aan inactieve perioden en laat Workday de totale bonus verlagen met de perioden waarin medewerkers met speciaal verlof zijn.
  • Negeer inactieve perioden en wijs de totale bonus toe aan actieve perioden binnen de dekkingsdatums. Actieve perioden kunnen meerdere salarisperioden omvatten.
  • Wijs de totale bonus toe over alle FLSA-perioden in de dekkingsperiode.
  • Wijs de totale bonus toe aan actieve FLSA-perioden en inactieve FLSA-perioden met FLSA-uren.
Moet u herclassificatieverloven verwerken? (FRA)
U kunt Workday configureren om herclassificatieverloven te verwerken en:
  • Betaal het juiste salaris tijdens elke fase van het verlof, zoals de opzegtermijn of de wettelijke periode.
  • Hiermee worden herclassificatievergoedingen voor de wettelijke periode vrijgesteld van sociale premies en worden ze onderworpen aan CSG/CRDS voor vervangingsinkomen.
Welke typen speciaal verlof verwerkt u? (AUS, FRA, VK)
Voor de salarisadministratie voor Australië kunt u typen speciaal verlof maken voor betalingen voor wettelijk speciaal verlof. Zorg ervoor dat u alle vereiste gegevens voor het type speciaal verlof opgeeft.
Voor 'Salarisadministratie voor Frankrijk' kunt u typen speciaal verlof in de DSN rapporteren door 'Workday-verloftypen' toe te wijzen aan de typen die in de DSN zijn gedeclareerd.
Voor de salarisadministratie voor het VK kunt u typen speciaal verlof maken voor betalingen voor wettelijk speciaal verlof. Zorg ervoor dat u alle vereiste gegevens voor het type speciaal verlof opgeeft. Voorbeelden:
  • Verwachte vervaldatum voor wettelijke zwangerschapsuitkering (SMP) of wettelijke vaderschapsuitkering (SPP) om salarisvoeten te berekenen.
  • Verwachte vervaldatum of week van bevalling voor SMP om de kwalificerende week voor betaald verlof te bepalen.
In Workday worden wettelijke betalingen berekend op basis van voltooide hele weken in de salarisperiode. Een gedeeltelijke week wordt in Workday pas uitbetaald als die week is voltooid in een volgende salarisperiode.
Wat zijn de rapportagevereisten voor medewerkers met speciaal verlof? (AUS, CAN, UK)
Om aan de rapportagevereisten te voldoen, gebruikt u voor 'Salarisadministratie voor Australië' de taak
'STP-rapportagecategorieën weergeven'
 om de salariscomponenten voor elk van uw typen speciaal verlof toe te wijzen aan de juiste bijbehorende STP-categorie (Single Touch Payroll).
Voor de salarisadministratie voor Canada worden in Workday de gegevens van de arbeidsverleden ingevuld voor de medewerkers:
  • Voor speciaal verlof nadat u het bedrijfsproces '
    Verlof aanvragen'
     hebt verzonden.
  • Met verzekerbare inkomsten voor ten minste één salarisperiode.
U kunt een arbeidsverleden voor die medewerkers maken met behulp van de taak
Gegevens over arbeidsverleden voor gebeurtenissen maken
 .
Voor salarisadministratie voor het VK kunt u het volgende doen om te voldoen aan de wettelijke vereisten voor rapportage van salarisgegevens en bijdragen voor de nationale verzekering:
  • Bereid de verzending van de volledige betaling voor realtimegegevens (RTI) voor.
  • Verzend RTI-rapportage rechtstreeks naar HMRC via de online RTI-service van HMRC.
Wanneer medewerkers halverwege de periode speciaal verlof aanvragen of terugkeren van speciaal verlof, genereert Workday één FPS-verzending per subperiode die voor het speciaal verlof is gemaakt. Open in dit geval de taak
Run UK RTI FPS
 om een RTI FPS-integratie te starten voor elke verzending, in oplopende volgorde. Wacht totdat elke inzending is geaccepteerd voordat u de volgende verzendt.
Hoe wilt u loonstroken en cheques beheren voor medewerkers met speciaal verlof? (CAN, UK, USA)
Voor Salarisadministratie voor Canada en de VS kunt u configureren hoeveel cheques u wilt verstrekken aan medewerkers met speciaal verlof wanneer:
  • Ze hebben speciaal verlof aangevraagd of teruggekeerd van halverwege de periode.
  • Het speciaal verlof is gebaseerd op een medewerker.
U kunt
de salariscomponent
 selecteren als het
pro-ratatype
 voor de gebeurteniscategorie voor de gebeurteniscategorie voor
GTN voor speciaal verlof voor verlof met tenantoverschrijving
 voor salarisadministratie in het rapport
'Pro-rataoverschrijving salarisadministratie onderhouden
 '. Met deze instelling kunt u één cheque genereren voor de hele salarisperiode. U kunt niet teruggaan naar de pro-rataberekening van bruto naar netto nadat u pro-rataberekening van de salariscomponent en voltooide salarisadministratie hebt ingeschakeld.
Voor 'Salarisadministratie voor het VK' kunt u papieren versies van P60-formulieren verzenden naar medewerkers met verlof die ervoor kiezen om papieren kopieën van hun loonstroken te ontvangen.

Aanbevelingen

Om de prestaties te optimaliseren, raadt Workday u aan het volgende te configureren:
  • Voer categorieën uit met de meest specifieke status voor salarisverwerking om de te verwerken medewerkers te identificeren. Voorbeeld: gebruik
    'Bij speciaal verlof' met eenmalige salarisadministratie-invoer
     in plaats van '
    Met speciaal verlof'
     met de selectiecriteria
    voor 'Salarisadministratie-invoer (eenmalig) aanwezig voor de salariscomponent
     .
  • Salariscomponenten met gerechtigdheidscriteria zodat ze alleen worden berekend voor in aanmerking komende medewerkers. Voorbeeld: configureer een arbeidsongeschiktheidsuitkering of ouderschapsverlof alleen voor in aanmerking komende medewerkers.
Voorkom onnauwkeurige berekeningen en rapportages door de salarisgeschiedenis te laden voordat u medewerkers met speciaal verlof plaatst. Laad voor Salarisadministratie voor het VK ook de belastingbedragen van het lopende jaar voor elk wettelijk type.
Voor de salarisadministratie voor het VK configureert u het wettelijke loon voor ziektekostenverzekeringen als verlof in plaats van speciaal verlof om voor elke periode van speciaal verlof een ander salaristarief in te voeren. Maak alleen een type speciaal verlof voor SSP om langdurige ziekte te beheren. Hiervoor is ook een verlofconfiguratie voor kortdurende ziekte vereist.

Vereisten

Voor de salarisadministratie voor Canada, Frankrijk, het VK en de VS configureert u typen speciaal verlof zodat ze van invloed zijn op de salarisadministratie in Workday Absence Management.
Configureer voor Salarisadministratie voor Australië betalingstypen voor speciaal verlof voor elk type speciaal verlof in Workday Absence Management.
Configureer runcategorieën op basis van:
  • Statuswaarden voor medewerkers met speciaal verlof opnemen bij het verwerken van betalingen binnen of buiten de cyclus. Voorbeeld:
    met speciaal verlof met eenmalige salarisadministratie-invoer
    .
  • Selecteren welke salariscomponenten voor die medewerkers moeten worden berekend. Voorbeeld: salaris voor gehandicapten (CAN, FRA, VK).
  • Selecteren welke salariscomponenten voor die medewerkers moeten worden berekend. Voorbeeld: gehandicaptenuitkering of 401K (VS).
  • Selecteren welke salariscomponenten voor die medewerker moeten worden berekend. Voorbeeld: ouderschapsverlof.
  • Specifieke statuswaarden selecteren voordat medewerkers met meerdere functies worden betaald. Voorbeeld: u beëindigt de aanvullende functies en de primaire functie blijft actief (Canada, VS).
Als u een pro-rataberekening van de salariscomponent wilt toepassen op inkomsten voor medewerkers met speciaal verlof, stelt u de inkomsten in op arbeidsplaatsspecifiek wanneer u gebruikmaakt van arbeidsplaatsspecifiek speciaal verlof.

Beperkingen

U kunt niet rechtstreeks verwijzen naar rapportvelden die zijn gerelateerd aan het bedrijfsobject 'Gebeurtenis voor verlofaanvraag' in berekeningen van Workday-salarisadministratie, zoals de reden voor speciaal verlof.
Salarisadministratie voor Canada biedt geen ondersteuning voor de functie voor arbeidsverleden met trapsgewijze verloven.
Voor Salarisadministratie voor Canada activeren alle typen speciaal verlof een arbeidsverleden, inclusief de typen zonder salarisadministratie-effect die zijn ingeschakeld in Workday Absence Management. Voorbeeld: betaald speciaal verlof.
De salarisadministratie voor het VK biedt geen ondersteuning voor trapsgewijze typen speciaal verlof die zijn gekoppeld aan wettelijke betalingen.
Voor de salarisadministratie voor Frankrijk worden medewerkers met therapeutisch verlof beschouwd als nog steeds actief. Om nauwkeurige berekeningen en DSN-rapportage te garanderen, configureert u dit type speciaal verlof met een combinatie van:
  • Een type speciaal verlof zonder gevolgen voor de salarisadministratie dat moet worden gebruikt wanneer de medewerker met parttime therapeutisch verlof wordt geplaatst.
  • Een verlofregeling om de werkelijke tijd aan te geven dat de medewerker niet op het werk is vanwege het speciale verlof.

Tenantinstellingen

In de taak
'Tenantinstellingen bewerken - salarisadministratie
 ' kunt u de verwerking van salariscomponenten met retroactieve verschillen uitschakelen voor medewerkers met speciaal verlof in het bereik van de runcategorie. Vervolgens gebruikt Workday de configuratie van uw salariscomponent van het tabblad
'Niet-actief' (binnen cyclus, vervanging op aanvraag)
 in de runcategorie bij het verwerken van retroactieve gebeurtenissen.

Beveiliging

Domeinen
Overwegingen
Proces: P60 (Rapporten) - VK
 en
Proces: P60 (Run) - VK
 in het functionele gebied Salarisadministratie VK.
Hiermee kunt u P60-formulieren maken, inclusief papieren versies, voor medewerkers met verlof.
Stel het volgende in: salarisadministratie - bedrijfsspecifiek (belastingen) - VS
 in het functionele gebied Salarisadministratie VS.
Hiermee kunt u nationale en lokale belastingen configureren, bijvoorbeeld voor nieuwe medische speciale verloven van de staat.
Stel: salarisadministratie - FRA
 in het functionele gebied FRA salarisadministratie in.
Hiermee kunt u speciaal verlof vanuit Workday Absence Management toewijzen aan rubriekwaarden die vereist zijn voor DSN-rapportage.
Stel: salarisadministratie (ROE) - CAN
 in het functionele gebied CAN Payroll in.
Hiermee kunt u redencodes voor Service Canada toewijzen aan gebeurtenistypen voor het vastleggen van speciaal verlof.
Stel: salarisadministratie (berekeningen - specifiek salarisadministratie)
 in het functionele gebied 'Salarisadministratie' in.
Hiermee kunt u salarisspecifieke componenten, zoals inkomsten en inhoudingen, configureren voor berekeningen voor medewerkers met speciaal verlof.
Stel: salarisadministratie (rapportage)
 in het functionele gebied Kernsalarisadministratie in.
Hiermee kunt u rapportageopties configureren voor het afdrukken van loonstroken.
Instellen: afrekening
 in het functionele gebied 'Bankieren en afrekeningen'.
Hiermee kunt u afrekeningsopties configureren voor het afdrukken van loonstroken.
Instellen: tenantinstellingen - salarisadministratie
 in het functionele gebied Systeem.
Hiermee kunt u tenantbrede parameters configureren.

Bedrijfsprocessen

Bedrijfsprocessen
Overwegingen
Kostentoewijzing toewijzen
Configureer dit proces als een subproces van het bedrijfsproces
'Verlof aanvragen'
 om kosten toe te wijzen voor arbeidsplaatsen met speciaal verlof.
U kunt dit subproces niet gebruiken om kosten toe te wijzen voor medewerkers met speciaal verlof. Voeg een stapvoorwaarde toe aan het bedrijfsproces
'Verlof aanvragen'
 om de kostenberekening voor speciaal verlof voor medewerkers over te slaan. Anders stopt het bedrijfsproces met verlofaanvragen van medewerkers en moet u de aanvragen annuleren.
Speciaal verlof aanvragen
Terugkeer van speciaal verlof aanvragen
Configureer een
persoonlijke
 taak in het bedrijfsproces
'Verlof aanvragen'
 om medewerkers in staat te stellen hun afdrukopties te wijzigen. Voorbeeld: medewerkers kunnen ervoor kiezen om afgedrukte exemplaren van hun loonstroken of eindejaarsformulieren te ontvangen terwijl ze met verlof zijn.

Rapportage

Rapporten of dashboards
Overwegingen
Alle salarisresultaten die wijzigingen in de pro-rataoptie van de tenant blokkeren
 (Canada, VK, VS)
Hiermee kunt u de resultaten van de in uitvoering zijnde salarisadministratie of retroactieve salarisadministratie identificeren en voltooien voordat u de pro-rataberekening van de salariscomponent in het rapport
'Overschrijving pro-rata salarisadministratie onderhouden'
 inschakelt.
Tenantanalysator
Hiermee kunt u de configuratie van uw runcategorie verifiëren aan de hand van de Workday-aanbevelingen voor medewerkers met verlof om de prestaties te optimaliseren.
Medewerkers met speciaal verlof
Hiermee kunt u medewerkers met speciaal verlof identificeren en controleren of bestaande doorlopende betalingen tijdens het verlof nog van toepassing zijn.
Medewerkers die terugkeren van speciaal verlof
Hiermee kunt u medewerkers identificeren die zijn teruggekeerd van speciaal verlof en controleren of u de salarisadministratie voor hen juist hebt geconfigureerd.

Integraties

Geen gevolgen.

Relaties en interacties

Functies
Overwegingen
Verlofbeheer
In Workday Payroll worden de typen speciaal verlof verwerkt die zijn geconfigureerd in Workday Absence Management, waarvoor het salarisadministratie-effect is ingeschakeld.
Zorg er bij het configureren van cascading voor speciaal verlof voor dat de verlofperioden elkaar niet overlappen.
Achterstallige bedragen
U kunt achterstallige bedragen verrekenen voor salariscomponenten die zijn verwerkt voor medewerkers met verlof. U kunt het achterstallige saldo ook verminderen met salarisadministratie-invoer, bijvoorbeeld wanneer medewerkers inhoudingen betalen met behulp van persoonlijke cheques. Configureer runcategorieën zodat medewerkers met speciaal verlof een salarisresultaat hebben dat in Workday kan worden gebruikt om achterstallige bedragen bij te houden.
Salariscomponenten
Workday past gerechtigdheidscriteria voor de salariscomponent toe bij het verwerken van betalingen voor medewerkers met verlof. Wanneer medewerkers halverwege de periode met speciaal verlof gaan, maakt Workday meerdere subperioden en kunt u het volgende configureren:
  • Pro-rataberekening van de salariscomponent, wat resulteert in één bruto-nettoresultaat met afzonderlijke salariscomponentwaarden voor elke subperiode.
  • Pro-rataberekening van bruto-netto, wat resulteert in afzonderlijke bruto-nettobedragen voor elke subperiode.
Salarisadministratie-invoer
U kunt salarisadministratie-invoer gebruiken om het basissalaris voor medewerkers met verlof te overschrijven. Voorbeeld: configureer een salarisadministratie-invoer om tijdens de verlofperiode een verlaagd bedrag te betalen in plaats van pro-rata te gebruiken.
Retroactieve salarisberekeningen
U kunt het volgende verwerken:
  • Ondersteunde retroactieve gebeurtenissen die u invoert terwijl de medewerker met speciaal verlof is in de huidige periode.
  • Retroactieve aanvragen of teruggaven van speciaal verlof.
De berekening van het retroactieve salaris biedt geen ondersteuning voor meerdere retouren van speciaal verlof in één gebeurtenis voor speciaal verlof. Als u medewerkers wilt retourneren of retouren van meerdere typen speciaal verlof wilt corrigeren, doet u dit voor elk type in een afzonderlijke gebeurtenis.
Runcategorieën
Voor de salarisadministratie voor Australië, Frankrijk en het VK bepalen runcategorieën welke salariscomponenten en medewerkers moeten worden verwerkt op de begindatum van de subperiode. Medewerkers hebben de status 'Inactief' wanneer ze met speciaal verlof zijn voor de hele salarisperiode.
Workday past de configuratie van het tabblad
'Inactief' (binnen cyclus, vervanging op aanvraag)
 toe om inactieve medewerkers '' te verwerken.
Voor de salarisadministratie voor Canada en de VS bepalen runcategorieën en gerechtigdheid welke salariscomponenten en medewerkers moeten worden verwerkt op de begindatum van de subperiode. Medewerkers met één functie hebben de status inactief wanneer ze met speciaal verlof zijn voor de hele salarisperiode. Wanneer ze meerdere functies hebben, worden deze in Workday als inactief beschouwd wanneer ze een van de volgende functies hebben:
  • Verlof op basis van medewerkers in de verwerkte salarisgroep.
  • Speciaal verlof op basis van arbeidsplaats voor elke functie in de verwerkte salarisgroep.
Workday past de configuratie van het tabblad '
Niet-actief (binnen cyclus, vervanging op aanvraag)'
 op de runcategorie toe om inactieve medewerkers te verwerken.
Voor alle landen geldt dat medewerkers met speciaal verlof zijn als medewerkers met speciaal verlof zijn zonder dat salarisadministratie-effecten zijn ingeschakeld. De medewerkers worden door Workday Payroll als actief beschouwd en de volgende tabbladen in de runcategorie genegeerd:
  • De configuratie van het tabblad
    Inactief (binnen cyclus, vervanging op aanvraag)
     .
  • Elke configuratie die u definieert voor de statuswaarden '
    Met speciaal verlof'
     op de tabbladen
    'Algemeen'
     en
    'Buiten cyclus (aanvullend handmatig op aanvraag)'
     .
Belastingconfiguratie (VS)
Workday biedt nalevingsupdates die u kunt gebruiken om het salaris voor medewerkers met speciaal verlof te berekenen. Voor sommige geleverde configuraties moet u deze inschakelen voor het bedrijf. Voorbeeld: als u een nieuw medisch verlof van de staat wilt gebruiken, configureert u dit in de sectie
'Overig'
 van de taak
voor het bewerken van de staat en de lokale belastingrapportage voor de VS.
Tijdregistratie
Medewerkers kunnen tijdens hun verlof tijd invoeren en verzenden via Workday Time Tracking. U kunt ook een tijdvalidatie maken om verzending te voorkomen.
Vakbondstarieven (VS)
Met Workday kunt u belastingtarieven voor vakbonden definiëren en standaardbelastingdiensten overschrijven voor betaald gezinsverlof en medisch verlof. U kunt een uniek tarief invoeren op het tabblad
Vakbondstarief
 van de taak
voor het bewerken van de staat en de lokale belastingrapportage van het bedrijf
 .
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.