Aandachtspunten bij de configuratie: onkostenbeheer

Expense Management biedt een vernieuwde interface en geautomatiseerde werkstromen die gebruikmaken van realtimegegevens om de manier waarop u onkosten maakt en verzendt te stroomlijnen. Dit omvat het automatisch maken van onkostendeclaraties, realtime matching van nota's en kaart en verbeterde realtime rapportagemogelijkheden.

Met Expense Management

kunt u:

Stroomlijn het hele proces voor het maken en verzenden van onkosten van begin tot eind.
Bespaar tijd en moeite door automatisch onkostendeclaraties te maken en nota's te matchen met kaart .
Krijg direct inzichten in uw uitgaven door gebruik te maken van realtime kaart in plaats van dagen te wachten tot transacties zijn gewist.
Minimaliseer het risico op fouten en fraude door automatische matching te gebruiken om duplicaat betalingen en realtimemeldingen te voorkomen.
Zorg voor betere gegevensnauwkeurigheid door machine learning te gebruiken om automatisch onkosten te categoriseren op basis van gedrag in het verleden.
Vereenvoudig het bijhouden van reizen door gerelateerde onkosten automatisch te groeperen in specifieke reizen, zodat reizigers beter overzicht kunnen houden.
Houd werknemers op de hoogte van hun rapportage door direct mobiele meldingen te verzenden zodra ze hun kaart gebruiken.

Vraag	Overweging
Wilt u dat alle werknemers toegang hebben tot functies voor onkostenbeheer?	U kunt Expense Management nog steeds implementeren en de complexiteit beheren die wordt beschreven in de sectie 'Beperkingen'. U kunt kiezen voor een hybride interface, zodat gebruikers nog steeds toegang hebben tot de oorspronkelijke interface en functies voor onkostendeclaraties om complexe taken of vereisten uit te voeren die nog niet worden ondersteund door Onkostenbeheer. U kunt ook configuraties voor beveiligingsgroep gebruiken om de interface voor onkostenbeheer te beperken tot specifieke subpopulaties, zoals werknemers in de VS.
Welke toewijzingen van categoriecodes voor retailer zijn het belangrijkst voor uw standaardstrategie?	Workday gebruikt categoriecodetoewijzingen voor retailer als fallback wanneer het machine learning model een onkostenitem '' niet kan invullen. Nauwkeurige toewijzing zorgt voor een naadloze ervaring, zelfs als de historische transactiegegevens beperkt zijn. Slecht onderhouden toewijzingen zorgen voor meer leeg velden, waardoor gebruikers meer handmatige taken moeten uitvoeren.
Wanneer moeten kaarthouders pushmeldingen voor hun uitgaven ontvangen ?	U kunt Workday configureren om meldingen direct na gebruik van de kaart te verzenden. Onmiddellijke berichten prompt gebruikers om nota's op het verkooppunt vast te leggen, waardoor de nauwkeurigheid van gegevens wordt verbeterd en vertragingen bij verzending worden beperkt. Als u deze opties uitschakelt, kan het volume verloren nota's en ontkoppelde transacties toenemen.

Workday raadt begunstigden aan verouderde kaart en snelle onkosten te wissen voordat u zich abonneert op

Expense Management ()

. Na activering probeert Workday automatisch rapportregels te matchen en te maken voor alle items in de backlog. Als u dit vooraf beheert, hoeven er geen conceptrapporten generatie voor irrelevante of historische gegevens.

We raden u ook aan om alle bestaande meldingen bij te werken die moeten activering op basis van kaart in behandeling in plaats van nieuwe transacties, omdat kaart automatisch Workday verwerkt, zodat transacties niet lang meer duren.

er hebben de status

'Nieuw'

.

Houd de toewijzingen van de categoriecodes voor retailer up-to-date, zodat u op betrouwbare wijze kunt terugvallen. Workday gebruikt deze toewijzingen om standaardonkostenitems te standaardiseren wanneer het machine learning model geen aanbeveling met hoge betrouwbaarheid kan geven.

U moet het abonnement

op Expense Management

aanschaffen.

Zorg ervoor dat de volgende Workday functies zijn ingeschakeld voordat u de implementatie implementeert:

Toewijzing van retailerscategoriecodes voor kaart .
De functionaliteit 'Betaald met bedrijfscreditcard'.
Nota's scannen.
Standaardwaarden voor onkostenitems voor ontvangsten.
Standaardwaarden voor onkostenitem voor creditcardtransacties.
Onkostenhub.

Wanneer u het abonnement

op Expense Management

aanschaft, hebt u volledige toegang tot zowel onze functies

voor Expense Management

als onze oorspronkelijke

Expenses-

functies.

U zult de oorspronkelijke functionaliteit

van Onkosten

ervaren wanneer het gebruik het case omvat:

Onkosten met tarieftabellen of reisjournalen.
Meer dan één bijlage voor elke onkostendeclaratie.
vergoeding op eenheidsbasis.
reisprofiel .
Standaarddeelnemers bij het maken van onkosten.
Ervaringen delegeren.
Belastingfunctionaliteit.
Dagvergoedingen.
Koppeling naar uitgaveautorisaties.
Automatische specificatie van handmatige onkosten.
Automatisch invullen van deelnemer .
reisboekingsgegevens toevoegen aan onkostendeclaratie .
Codes van zakelijk doel voor onkosten opgeven.
Onkosten in rekening brengen bij een ander bedrijf.
Onkosten in rekening brengen bij secundaire arbeidsplaats.
Exitvalidaties worden weergegeven.

Als een deel van uw werknemer te maken krijgt met een van de vermelde beperkingen, kunt u

Expense Management

implementeren en de beperkingen beheren via de hybride interface, waarbij gebruikers nog steeds de oorspronkelijke onkostendeclaratieweergave kunnen gebruiken om complexe taken of vereisten uit te voeren die nog niet door

Onkosten

worden ondersteund. Beheer of gebruik de configuraties van beveiligingsgroep om 'Onkostenbeheer' te beperken tot specifieke subpopulaties.

U moet het abonnement

op Expense Management

aanschaffen.

Domein	Overweging
Selfservice: geautomatiseerde onkosten	Dit domein in het functionele gebied 'Expenses' beveiligt de interface voor het automatisch maken van onkosten, het bijhouden van reizen en het handmatig maken van onkosten.
Configuratie van derden voor onkosten	Dit domein beveiligt de vaardigheid om webhooks met Workday subprocessors zoals Astrada te configureren en te beheren. Dit is vereist voor realtime- kaart .

U kunt de volgende rapportgegevensbronnen en -velden gebruiken om onkostenactiviteiten te analyseren: Met de gegevensbron 'Creditcard Authorizations' kunt u realtime-uitgaven voor autorisaties bijhouden. Het rapportveld 'Status onkostendeclaratieregel' bevat de huidige status van regels op de pagina 'Onkostenactiviteit', zoals 'Match beoordelen', 'Gegevens vereist' en 'Gereed voor verzending'. In het rapportveld voor onkostenitems met standaard machine learning worden de regels aangegeven waarvoor het onkostenitem '' is ingesteld op basis van machine learning .

Integratie	Overweging
Creditcardautorisatie	U moet het netwerkregistratieproces voltooien om realtime kaart voor Mastercard- en Visa-transacties ontvangen .

Expense Management werkt samen met de subprocessor Astrada om realtime kaart voor Mastercard- en Visa-transacties in Workday in te voeren.

Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Ga naar Workday Community voor meer informatie over de Workday Touchpoints Kit.