Concept: geautomatiseerde matching van ontvangsten en creditcards

Workday biedt realtime matching van bonnetjes en kaart om het proces voor het maken en verzenden van onkosten te stroomlijnen. Door gegevens automatisch te matchen en samen te voegen, vermindert Workday het handmatige werk voor kaarthouders en wordt het risico op duplicaat onkostenvergoedingen geminimaliseerd.

Workday maakt een geautomatiseerde ervaring mogelijk die matches detecteert tussen kaart , snelle onkosten en geüploade nota's. Wanneer Workday een match vindt, worden de gegevens samengevoegd en worden de gegevens op de relevante onkostendeclaratie ingevuld.

Wanneer gebruikers voor het eerst worden toegevoegd aan het nieuwe abonnement

op Expense Management

, worden zowel hun kaart als de snelle onkosten automatisch toegevoegd aan de laatst gemaakte onkostendeclaratie met de status

'Concept

'. Workday matcht automatisch transacties met behoud van belangrijke gebruikersinvoer, inclusief door de gebruiker geselecteerde onkostenitems en aantekeningen. Als er geen onkostendeclaratie aanwezig is, wordt Workday automatisch een gemaakt op basis van de standaardinstellingen voor het maken van onkostendeclaraties.

Het initiële proces na het aanmelden kan tot 2 uur duren. Zodra het eerste proces is voltooid, volgen alle nieuwe transacties in realtime hetzelfde proces.

Workday matcht geüploade nota's automatisch met inkomende kaart en voegt de gegevens samen tot één onkostendeclaratie . Wanneer u zich voor het eerst aanmelden voor deze functionaliteit, maakt Workday automatisch onkostendeclaratie voor het matchen van kaart en snelle onkosten die al in de backlog van de begunstigde aanwezig zijn.

Bij matching zijn verschillen in totaalbedragen van $+/-10\%$ en verschillen in transactiedatums van $+/-1$ dag tussen de creditcardtransactie en de ontvangst toegestaan .

Voorbeeld: een creditcardtransactie heeft een totaalbedrag van USD 110 en heeft daarom een bereik tussen USD 99 en USD 121. De gekoppelde onkostendeclaratie heeft een totaalbedrag van USD 100. Als het totale bedrag van de onkostendeclaratie binnen het bereik van +/- 10% valt, vindt er nog steeds een automatische match en samenvoegen plaats.

Workday kan een match voorkomen wanneer:

De onkostendeclaratie maakt gebruik van een beperkt onkostenitem ''. Voorbeelden: het onkostenitem is inactief of maakt gebruik van gesegmenteerde beveiliging.
U hebt het selectievakje '
Betaald met bedrijfscreditcard'
niet ingeschakeld op de onkostendeclaratie .
U hebt een specifieke kaart geselecteerd op de onkostendeclaratie , maar de onkosten zijn betaald met een andere kaart ().

In Workday kan het matchen van een eerder matchende en samenvoegen ongedaan worden gemaakt wanneer u:

Annuleer de onkostendeclaratie: .
Verwijder de creditcardtransactie van de onkostendeclaratie .
Verwijder de onkostendeclaratie .

Als Workday de matching van een automatische match en samenvoegen van, ongedaan maakt, wordt de creditcardtransactie naar uw backlog verplaatst. U kunt vervolgens handmatig opnieuw matchen.

Status	Omschrijving
Match beoordelen	Voor de onkosten moet de gebruiker bevestigen dat de automatische matching van ontvangst juist is.
Gegevens vereist	Er zijn aanvullende invoervereisten voor de onkosten voordat deze kunnen worden verzonden.
Gereed voor verzending	De gebruiker heeft alle benodigde gegevens opgegeven en kan de onkosten ter goedkeuring verzenden.
In afwachting van transactie	Workday wacht op de: Gerelateerde creditcardtransactie die is gekoppeld aan de te ontvangen ontvangst . Gerelateerde gegevens voor het wissen van creditcardtransactie die zijn gekoppeld aan de kaart voor aankomst.

Workday ondersteunt momenteel maximaal één bijlage (ontvangst) voor elke onkosten. Om ervoor te zorgen dat Workday alleen relevante gegevens verwerkt, raadt u begunstigden aan verouderde transacties en nota's uit hun backlog te verwijderen voordat ze zich aanmelden voor

Onkostenbeheer

.

Expense Management

biedt momenteel geen ondersteuning voor onkosten op basis van belastingtarieven, vergoeding per dag of op tarieftabellen gebaseerde onkosten.