Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2023-06-23
Overwegingen bij instellingen: onkosten

Overwegingen bij instellingen: onkosten

U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en gebruik van Workday Expenses. Het volgende wordt uitgelegd:
  • Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
  • De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
  • Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
  • Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
  • Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Zie:
  • Overige overwegingen bij het instellen voor meer informatie over specifieke functies.
  • Taakinstructies voor specifieke configuratiedetails.

Definitie

Met Workday Expenses kunt u de onkosten voor uw bedrijf en de begunstigden beheren en controleren.
Met Workday Expenses kunt u het volgende configureren en beheren:
  • Betalingskeuzen.
  • Onkostentarieftabellen.
  • Onkostenitems.
  • Onkostendeclaraties.
  • Uitgaveautorisaties.
  • Kasvoorschotten.
  • Creditcards.
  • Reisboekingsgegevens.
U kunt onkosten verwerken voor:
  • Kandidaten.
  • Externe medewerkers.
  • Externe commissieleden.
  • Sollicitanten.
  • Students.
  • Medewerkers.
Workday Expenses biedt een
onkostenhub
 die onkosten voor begunstigden centraliseert, zodat ze hun onkosten snel en eenvoudig kunnen beheren.

Belangrijkste voordelen

  • Centraliseer taken en rapporten voor selfservicegebruikers, zodat ze hun onkosten efficiënt kunnen beheren.
  • Voltooi onkosten voor onderweg snel om de terugbetaling te versnellen.
  • Maak een einde aan handmatige papieren processen.
  • Schakel machine learning in om onkostendeclaraties te beoordelen op afwijkingen, duplicaties en onnauwkeurigheden.
  • Vergroot de nauwkeurigheid en verminder handmatige invoer door onkostentransactiegegevens automatisch te berekenen.
  • Beheer workloads door taken te delegeren.
  • Voldoe aan de internationale en regionale belastingregels en vereisten voor vergoedingen.
  • Stel uitgavelimieten in om de reis- en entertainmentkosten te beheren.
U kunt snel gegevens uitwisselen en rapporteren:
  • Wanneer u Workday Expenses samen met andere Workday-producten gebruikt, zoals Human Capital Management (HCM). Voorbeeld: u kunt onkostenitems maken en deze koppelen aan vergoedingsregelingen.
  • Met analyses en rapportages die inzicht bieden in het budget en de werkelijke uitgaven.

Gebruiksscenario's

  • Maximumbedragen per dag toepassen om uitgaven te beperken.
  • Controleer onkostendeclaraties op naleving.
  • Definieer tarieven op basis waarvan vergoedingen worden berekend.
  • Gegevens importeren en verwerken van creditcard- en reisboekingsaanbieders.
  • Verwerk bedrijfsonkosten, intercompany onkostendeclaraties, mobiele onkostendeclaraties en onkostendeclaraties met meerdere valuta's.
  • Houd uitgaven bij, analyseer en maak rapportages voor uw bedrijf en de bijbehorende organisaties.
U kunt uitgaven ook beheren en beheren met behulp van:
  • Vergoedingsregelingen, budgetcontroles en boekingsverplichtingen.
  • Aangepaste validaties, belastingregels en worktags.
  • Uitgaveautorisaties.
U kunt onkosten afrekenen en vergoeden voor:
  • Aanvragen voor kasvoorschot.
  • Bedrijfscreditcardtransacties.
  • Contante transacties.

Belangrijke vragen

Vraag
Overwegingen
Hoe wilt u begunstigden van onkosten vergoeden?
U kunt betalingskeuzen instellen om:
  • Bepaal de terugbetalingsmethoden, bijvoorbeeld per cheque of directe storting.
  • Geef medewerkers de mogelijkheid om hun voorkeursland en -valuta in te stellen voor betalingen of om betalingen te splitsen tussen meerdere landen en valuta's.
U kunt ook regels toepassen op betalingskeuzeopties om betalingsmethoden of betalingsverdelingen te bepalen.
Hoe gebruikt u tarieven om onkostenvergoedingen te berekenen?
U kunt tarieftabellen en -regels configureren waarmee onkostenitems worden beoordeeld om:
  • Bereken de vergoedingsbedragen.
  • Bepaal de gerechtigdheid voor vergoeding.
  • Maximumbedrag declareerbare bedragen valideren.
U kunt vergoedingen berekenen met behulp van tarieftabellen op basis van bedragen en percentages.
U kunt ook onkostenaccumulaties gebruiken om incrementele verhogingen van onkostenitems in de loop van de tijd bij te houden, zoals onkosten op basis van afstand.
Welke gegevens van begunstigden van onkosten hebt u nodig om deze te vergoeden?
U kunt onkostendeclaraties configureren om informatie op kopniveau te verzamelen. Voorbeelden: zakelijke doeleinden en memo's.
U kunt ook specifiekere details op regelniveau aanvragen en vereisen op:
  • Onkostendeclaraties.
  • Uitgaveautorisaties.
Gebruik:
  • Onkostenitems op basis van afstand om de kilometerstand te berekenen.
  • Specificatie om een kostenoverzicht van gemaakte onkosten te vereisen.
  • Dagelijkse onkostenitems om te voldoen aan de vereisten in uw land.
  • Reisjournalen om onkosten van zakenreizen te specificeren.
  • Door Workday geleverde kenmerken en configureerbare kenmerken.
Wilt u specifieke medewerkers in staat stellen namens anderen onkostendeclaraties te maken?
U kunt medewerkers in staat stellen onkostendeclaraties te maken namens:
  • Kandidaten.
  • Gedelegeerden.
  • Externe commissieleden.
  • Andere medewerkers.
  • Sollicitanten.
  • Students.
Welke onkostendeclaratiemethoden moet u configureren?
U kunt verschillende methoden voor onkostendeclaratie instellen op basis van de bedrijfsbehoeften, waaronder:
  • Onkostendeclaraties met negatieve declareerbare bedragen voor medewerkers die persoonlijke onkosten maken op creditcards voor bedrijfsaansprakelijkheid.
  • Intercompany onkostenrapportage wanneer uw bedrijf een overeenkomst heeft om kosten te splitsen met andere bedrijven.
  • Scannen van nota's om onkostendeclaraties te versnellen die begunstigden op mobiele apparaten verzenden.
Hoe wilt u afdrukindelingen voor onkostendeclaraties opmaken?
U kunt door Workday geleverde opties gebruiken om onkostendeclaraties af te drukken.
U kunt Report Designer in Workday Studio ook gebruiken om afdrukindelingen aan te passen voor:
  • Berichten.
  • Bijlagen.
  • Instructies.
  • Indelingen.
  • Logo's.
  • Berichten.
Hoe wilt u de pre-autorisatie van uitgaven beheren?
U kunt medewerkers inschakelen of verplichten om uitgaveautorisaties aan te vragen voordat ze onkosten maken.
U kunt ook:
  • Aanvragen voor kasvoorschot goedkeuren.
  • Hiermee kunnen specifieke medewerkers uitgaveautorisaties maken namens niet-medewerkers.
  • Uitgaveautorisaties blokkeren.
  • Sluit uitgaveautorisaties die u niet meer nodig hebt massaal af.
  • Budgetcontroles uitvoeren op uitgaveautorisaties.
  • Gebruik boekingsgegevens voor verplichtingen om toekomstige onkosten te boeken.
Hoe wilt u onkostencreditcards instellen?
U kunt het volgende instellen:
  • Centrale reiskaarten om organisatiebrede vliegreizen op één creditcard te consolideren.
  • Afzonderlijke creditcards voor begunstigden van onkosten.
U kunt de betalingsverantwoordelijkheid opgeven voor creditcards van medewerkers met verschillende typen bedrijfsfactureringsrekeningen.
U kunt medewerkers ook inschakelen voor het volgende:
  • Voer creditcardtransactiegegevens handmatig in.
  • Bedrijfscreditcardtransacties tussen medewerkers opnieuw toewijzen.
  • Verzend creditcardtransacties met negatieve declareerbare bedragen.
Hoe kunnen medewerkers reisgegevens toevoegen aan onkostendeclaraties?
U kunt reisboekingsgegevens downloaden van uw reisaanbieder en deze importeren in Workday.
Wanneer u reisboekingsrecords importeert, kunnen medewerkers deze items toevoegen aan onkostendeclaraties:
  • Vliegreizen.
  • Autoverhuur.
  • Hotelreserveringen.
Welke belastinggegevens wilt u vastleggen van medewerkersonkosten?
U kunt belastingregels configureren en belasting inschakelen voor onkostendeclaraties. Vervolgens berekent Workday de belasting op onkostenitems, zodat u gedeeltelijke of volledige bedragen kunt terugvorderen voor:
  • Goederen- en dienstenbelasting (GST).
  • Belasting Toegevoegde Waarde (btw).

Aanbevelingen

  • Configureer instructietekst voor uw onkostendeclaraties om medewerkers te helpen bij het naleven van het onkostenbeleid.
  • Neem contact op met Workday Professional Services of uw consultant om te integreren met creditcard- of reisaanbieders.
  • Schakel de boeking van verplichtingen in voor uitgaveautorisatietransacties om te hoge uitgaven te voorkomen.
  • Beoordeel en standaardiseer het onkostenbeleid voor uw bedrijf voordat u Workday-onkosten instelt om naleving te waarborgen.
  • Gebruik een configuratie die het vergoedingsproces stroomlijnt om begunstigden snel te vergoeden. Voorbeeld: u kunt medewerkers inschakelen om snelle onkosten te declareren op mobiele apparaten.

Vereisten

Stel ten minste één onkostenitem en vergoedingstype in zodat medewerkers onkostendeclaraties kunnen verzenden.

Beperkingen

U kunt alleen:
  • Mobiel scannen van nota's inschakelen voor medewerkers in specifieke landen.
  • Stel één betalingsvoorkeursregel in voor onkostenbetalingen.
Opslag van gecertificeerde documentatie voor nota's en bijlagen voor onkostendeclaraties wordt niet ondersteund.

Tenantinstellingen

U kunt de taak
'Tenantinstellingen bewerken - financiële gegevens'
 gebruiken om tenantbrede opties voor Workday-onkosten te configureren.
U kunt de sectie
Onkostenopties
 configureren om:
  • Factureer klanten voor onkostendeclaratieregels met de status
    'Goedgekeurd'
     .
  • Beheer standaardbelastingtarieven voor internationale onkosten.
  • Schakel belasting in onkostendeclaraties uit.
  • Medewerkers in staat stellen kasvoorschotten aan te vragen.
  • Zorg ervoor dat uw organisatie geen medewerkerskosten factureert aan klanten.
  • Boekingsgegevens voor onkosten geboekt vóór de einddatum van de reis.
  • Voorkomen dat medewerkers specifieke projectworktags kunnen selecteren.
  • Geef het aantal jaren op dat u financiële gegevens voor opgeschoonde medewerkers wilt behouden.
U kunt de taak ook gebruiken om het volgende op te geven:
  • Als u bedragen in rekening wilt brengen voor datums op onkostendeclaratieniveau of onkostenregelniveau, voor budgettering. Voorbeeld: om te voorkomen dat onkostenregels meerdere boekingsperioden beslaan, kunt u bedragen in rekening brengen op basis van de totale onkostendeclaratiedatum.
  • Volgnummer-ID's voor onkostendeclaraties en uitgaveautorisaties.

Beveiliging

U kunt het rapport
Domeinbeveiligingsbeleidsregels voor functioneel gebied
 openen om alle beveiligingsdomeinen voor onkosten weer te geven.
U kunt de volgende beveiligingsdomeinen configureren:
Domeinen
Overwegingen
Stel: betalingskeuze
 in het functionele gebied Onkosten in.
Gebruik deze om verwerkingsdetails voor betalingskeuzen in te stellen.
Instellen: onkostenitem
 in het functionele gebied Onkosten.
Gebruik deze optie om onkostenitems in te stellen die medewerkers in hun onkostentransacties kunnen gebruiken.
Open Onkostenitem (gesegmenteerd)
 in het functionele gebied Onkosten.
Gebruik deze optie om op segmenten gebaseerde beveiliging te configureren om de toegang tot onkostenitems te beheren.
Voorbeeld: u wilt een set onkostenitems alleen weergeven voor werknemers van de afdeling Verkoop.
Selfservice: onkostendeclaratie
 in het functionele gebied Onkosten.
Wordt gebruikt om onkostendeclaraties te voltooien en te verzenden.
Selfservice: uitgaveautorisatie
 in het functionele gebied Onkosten.
Gebruik deze optie om aanvragen voor uitgaveautorisatie te verzenden voordat er onkosten worden gemaakt.
Proces: werkgebied onkostendeclaratie
 in het functionele gebied 'Onkosten'.
Gebruik deze optie om onkostendeclaraties te onderhouden die wachten op actie in het rapport '
Werkgebied onkostendeclaratie
 '.
Stel in: tenantinstellingen - financiële gegevens
 in het functionele gebied Systeem.
Hiermee krijgt u toegang tot het subdomein
'Set Up: Tenant Setup - Financials'
 , dat u kunt gebruiken om tenantbrede opties voor Workday-onkosten te configureren.

Bedrijfsprocessen

Bedrijfsproces
Overwegingen
Onkostendeclaratiegebeurtenis
Gebruiken om:
  • Controleer onkostendeclaraties om te zorgen dat het reis- en onkostenbeleid wordt nageleefd.
  • Leg feedback vast door vragenlijsten op te nemen in onkostendeclaraties.
  • Controleer de budgetten.
  • Bevestig nauwkeurige belastingen in onkostendeclaraties.
  • Onkostendeclaratiegegevens ophalen voor rapportage.
  • Onkostenregels terugsturen voor correctie.
  • Projecten bijhouden.
Intercompany gebeurtenis voor onkostendeclaratie
Gebruiken om:
  • Start het goedkeuringsproces voor bedrijven op onkostendeclaratieregels en specificaties.
  • Houd het gelieerde bedrijf op onkostenregels en specificaties verantwoordelijk voor uitgaven van medewerkers.
Uitgaveautorisatie
Gebruiken om:
  • Voeg vergoedingsregelingen toe voor werknemers die uitgaveautorisaties aanvragen.
  • Controleer de budgetten.
  • Aanvragen voor kasvoorschot inschakelen.
  • Vragenlijsten opnemen in uitgaveautorisaties.
Gebeurtenis voor massaal sluiten van uitgaveautorisaties
Gebruik deze optie om meerdere ongebruikte uitgaveautorisaties te sluiten wanneer uw organisatie geen onkostendeclaraties meer hoeft te verwerken.

Rapportage

Rapporten en dashboards
Overwegingen
Audit werkgebied voor onkosten
 .
Bekijk onkosten op rapportage- en betalingscategorieën en gebruik rapporten en grafieken om uitgaven te analyseren.
Onkostendeclaratie voor werkgebied
 .
Onkostendeclaraties met openstaande acties weergeven. U kunt dit rapport gebruiken om onkostendeclaraties te beoordelen, terug te sturen en goed te keuren.
Dashboard voor onkostenbeheer.
Gebruik deze optie om informatie weer te geven, zoals:
  • Trends voor onkostenitems.
  • Totalen van onkostendeclaraties.
  • Belangrijkste onkostenitems.
U kunt ook:
  • Toegang tot veelgebruikte onkostentaken en -rapporten.
  • Onkostengegevens weergeven en analyseren.
Rapport '
Onkosten die maximumbedrag overschrijden'
 .
Hiermee kunt u onkostendeclaratieregels en specificaties weergeven die het maximum gedefinieerde bedrag voor het onkostenitem overschrijden, met uitzondering van regels en specificaties die zijn aangemerkt als persoonlijke onkosten.
Worklet
Onkostenhub
 .
Bekijk en open onkostentaken en -rapporten vanaf één locatie.
Geen onkostendeclaratie verzonden
 .
Medewerkers weergeven die geen onkostendeclaraties hebben verzonden:
  • Binnen een opgegeven tijdsbestek.
  • Gebruikt datums die binnen de vereiste rapportageperiode vallen.
U kunt het rapport
Workday-standaardrapporten
 openen om alle rapporten voor Workday-onkosten weer te geven.
U kunt ook aangepaste rapporten maken met behulp van rapportgegevensbronnen, zoals:
  • Onkostendeclaraties voor bedrijf
    , waarmee u onkostendeclaraties voor een bedrijf of bedrijfshiërarchie kunt weergeven.
  • Toepassing belastingtarief
    , waarmee u onkostendeclaraties kunt weergeven die zijn gemarkeerd voor belasting.

Integraties

U kunt webservices gebruiken om gegevens te importeren voor gebruik met Workday Expenses. Voorbeelden:
  • Creditcards importeren
  • Creditcardtransacties importeren
  • Onkostentarieftabellen importeren
  • Onkostenitem plaatsen
  • Regel voor onkostentarieftabel zetten
  • Betalingskeuzeoptie voor puts
Raadpleeg de webservicelijst in Workday Community voor meer webservices.
U kunt integraties gebruiken om creditcardgegevens van deze aanbieders te importeren, zodat medewerkers creditcardgegevens in hun onkostendeclaraties kunnen opnemen:
  • American Express (AMEX).
  • Mastercard.
  • Visa.
U kunt reisboekingsgegevens in Workday importeren die medewerkers in hun onkostendeclaraties kunnen opnemen met behulp van:
  • Webservice
    Reisboekingsgegevens importeren
     om aangepaste integraties te maken.
  • Connector voor inkomende reisboeking.

Relaties en interacties

Functies
Overwegingen
Budgets
U kunt budgetcontroles gebruiken om:
  • Onkostentransacties automatisch vergelijken met budgetten.
  • Voorkom te hoge uitgaven om budgetten het hele boekjaar op peil te houden.
Commissieleden
Wanneer u commissies instelt in Workday, kunt u namens niet-medewerkers onkostendeclaraties en uitgaveautorisaties maken om onkosten te vergoeden.
Beloning
U kunt regelingen voor declareerbare vergoedingen maken en deze koppelen aan onkostenitems, zodat werknemers onkosten kunnen declareren, zoals een lidmaatschap van een sportschool en een vergoeding voor collegegeld.
Financiële boeking
U kunt het volgende bijhouden:
  • Kapitaalprojecten en -budgetten.
  • Onkostendeclaraties met negatieve declareerbare bedragen.
  • Liquidaties voor uitgaveautorisaties.
  • Uitgaveverplichtingen.
Mobiel
U kunt Workday Expenses inschakelen voor mobiele apparaten, zodat medewerkers:
  • Leg snelle onkosten vast.
  • Onkostendeclaraties invullen en verzenden.
  • Ontvangsten scannen om datums en bedragen in onkostendeclaraties in te vullen.
HCM
Workday Expenses maakt gebruik van bedrijfs- en werknemersgegevens uit Workday HCM, waaronder gegevens uit:
  • Functieprofielen.
  • Managementniveaus.
  • Personeelsbeheermodellen.
  • Medewerkers.
U kunt ook namens kandidaten onkostendeclaraties maken om hen de onkosten te vergoeden die tijdens het gespreksproces zijn gemaakt.
Salarisadministratie
U kunt betalingskeuzen voor bedrijven of medewerkers gebruiken om te bepalen hoe onkosten worden vergoed.
Projecten
U kunt het bijhouden van projecten met onkosten gebruiken om medewerkers in staat te stellen:
  • Hiermee kunt u tijd en onkosten voor specifieke projecten weergeven en vastleggen.
  • Projectkosten declareren binnen opgegeven datumbereikwaarden.
Afrekening
U kunt onkosten met begunstigden handmatig afrekenen of u kunt instellen dat Workday automatisch afrekeningen maakt en uitvoert voor:
  • Kasvoorschotten.
  • Creditcardtransacties.
  • Onkostendeclaraties.
  • Intercompany onkosten.
  • Uitgaveautorisaties.
Workday Student
U kunt medewerkers toegang verlenen tot studentgegevens om hen in staat te stellen het volgende te doen:
  • Onkostendeclaraties maken en verzenden namens studenten.
  • Gebruik deze gegevens voor aangepaste en standaardrapporten.
U kunt ook gesegmenteerde beveiliging configureren zodat medewerkers alleen toegang hebben tot gegevens over studentonkosten.
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.