Concept: onkostenbeheer

Het abonnement

op Expense Management

biedt geautomatiseerde werkstromen die gebruikmaken van realtimegegevens om de manier waarop u onkosten beheert te stroomlijnen. Dit omvat het automatisch maken van onkosten, het in realtime matchen van nota's en kaart en verbeterde realtime rapportagemogelijkheden.

Onkostenbeheer

is een abonnement dat losstaat van het bestaande onkostenabonnement. Wanneer u het abonnement

op Expense Management

aanschaft, hebt u volledige toegang tot zowel onze nieuwe functies

voor Expense Management

als onze oorspronkelijke

Expenses-

functies. Als u al klant

van Expenses

bent, kunt u uw bestaande werkstromen en regels behouden, maar moet u het abonnement op

Expenses Management

aanschaffen om toegang te krijgen tot de geautomatiseerde functies.

Geautomatiseerd onkostenbeheer

Met het nieuwe abonnement

op Expense Management

biedt Workday automatisch het volgende:

Hiermee wordt een onkostendeclaratie gemaakt wanneer een creditcardtransactie wordt geladen of wanneer de gebruiker de eerste ontvangst uploadt .

Koppelt ontvangsten aan kaart en voegt de gegevens samen met de onkostendeclaratie .

Hiermee worden reizen gemaakt op basis van verrekeningsgegevens van vluchtkosten en gerelateerde onkosten op of tussen vluchtdatums gegroepeerd, inclusief standaardworktags en bestemmingsvelden.

Handmatig onkostenbeheer

Als automatisering van ontvangst of creditcardtransactie niet mogelijk is, kunt u handmatig onkosten maken. U kunt op de knop

'Onkosten maken'

op de nieuwe pagina

'Onkostenactiviteit

' klikken om een onkostenitem te selecteren en de onkostendatum in te voeren voordat de Workday '' wordt gemaakt.

U kunt alleen onkostenitems selecteren die aan u zijn toegewezen.

Workday en dan:

Hiermee wordt een nieuwe onkostendeclaratie gemaakt die wordt toegewezen aan de laatste onkostendeclaratie van de gebruiker of aan een nieuwe regel als deze niet bestaat.

Hiermee kunt u resterende gegevens invoeren op de pagina

'Onkostendetails

Het onkostenitem is vooraf geselecteerd. Voor onkosten met werkelijk bedrag is het standaardbedrag nul en is de standaardvaluta gebaseerd op het gebruikersprofiel.

Alleen in Workday wordt automatisch 'Ja'
geselecteerd voor de prompt '

Betaald met bedrijfscreditcard'

wanneer een gebruiker aan de volgende twee criteria voldoet:

Er is geen kaart geregistreerd voor de autorisatiefunctie voor kaart .

De gebruiker selecteert een onkostenitem dat geen vast bedrag is.

Als automatisch matchen mislukt, kunt u duplicaat onkosten handmatig samenvoegen op de pagina

'Onkostenactiviteit

' door nota's te koppelen aan kaart .

Mobiel

U kunt Workday configureren om direct mobiele meldingen naar werknemers te verzenden wanneer ze hun kaart gebruiken. Workday biedt een snellere en betrouwbaardere ervaring voor het vastleggen van ontvangst door verbetering van de randdetectie, automatische registratie, perspectiefcorrectie en de algehele beeldkwaliteit.

Rapportage

Met de gegevensbron

'Creditcardautorisaties'

die beschikbaar is met de prompts '

Bedrijf'

'Medewerker verwerken

' en

'Medewerker'

kunnen onkosten- en kaart en rapportageanalisten de uitgaven voor autorisaties in realtime bijhouden.

Met het rapportveld

'Status onkostendeclaratieregel'

kunt u rapporteren over de huidige status van onkostenregels op de pagina