경비 항목 생성
- 경비 항목의 설정 고려사항을 리뷰합니다.
- 시큐리티: Expenses 기능 영역의Set Up: Expense Item도메인
경비 항목을 사용하면 수취인이 경비보고서 및 지출승인에 식사, 사무용품, 팀 이벤트와 같은 특정 정보를 제공할 수 있습니다.
경비 항목에 추가할 속성을 구성하여 수취인으로부터 추가 정보를 수집할 수 있습니다.
경비율 테이블을 생성하고 경비 항목에 연결하면 Workday에서 환급 금액을 자동으로 계산하여 지출을 더 효과적으로 관리할 수 있습니다.
특정 비즈니스 요구사항을 충족하기 위해 다음과 같은 경비 항목을 구성할 수 있습니다.
- 거리 기반 경비 항목: 수취인이 이동한 거리에 대한 환급 금액을 자동으로 계산합니다.
- 일일 경비 항목: 수취인이 출장에 대한 상세한 일일 비용 세부내역을 제공할 수 있습니다.
- 경비 항목 생성또는경비 항목 편집태스크에 액세스합니다.
- 다음을 고려하여요약섹션을 완료합니다.
옵션 설명 검색 키워드근무자가 이 경비 항목을 검색하는 데 사용할 수 있는 대체 단어를 지정합니다. 각 단어를 쉼표로 구분해야 합니다.경비 정책 그룹경비 정책 그룹 유지관리태스크에서 생성한 경비 정책 그룹 중에서 선택하여 경비 항목을 특정 출장 및 경비 정책과 연결합니다. 그런 다음, 정책 그룹 및 해당 항목을 시큐리티 세그먼트에 지정하여 특정 수취인이 해당 경비 항목을 사용할 수 있게 제한할 수 있습니다.경비 항목 그룹경비 항목 그룹 유지관리태스크에서 생성한 경비 항목 그룹 중에서 선택하여 다음의경비 항목프롬프트에 하위카테고리를 표시합니다.- 경비보고서
- 지출승인
경비 항목 그룹을 사용하여 다음을 수행할 수도 있습니다.- 특정 원장 계정에 경비 라인을 전기합니다.
- 유사한 경비 항목 그룹에 대해 보고합니다.
기본 과세 적용구분Workday가 경비 항목에 대해 일치하는 과세 규정을 찾을 수 없는 경우 경비 항목에 연결할 기본 과세 적용구분을 선택합니다. 참조 단계: 경비보고서 세금 설정.항목별 기재 숨기기경비 항목의 항목별 기재를 제외하려면 선택합니다. 이 옵션을 선택하면 경비보고서 라인에서 관련 경비 항목의 항목별 기재 섹션이 숨겨집니다. 다음 항목에서는'항목별 기재 숨기기'를선택하지 않는 것이 좋습니다.- 항목별 기재가 매핑 또는 구성된 경비 항목
- 숙박비 항목
- 출장 일지
비활성수취인이 향후 경비보고서 및 지출승인에서 경비 항목을 선택하지 못하게 하려면 선택합니다. 경비 항목을 비활성화해도 기존 경비보고서 및 지출승인에서 해당 항목이 제거되지는 않습니다. 예: 수취인이 향후 경비 거래에 사용하지 않도록 작년의마일리지경비 항목을 비활성화합니다.다음을 고려하여 일일 경비 항목을 구성합니다.옵션 설명 일일 경비커스텀 리포트에서 경비 항목을 일일 경비 항목으로 식별하려면 선택합니다. 이 확인란을 선택하면 커스텀 검증을 사용하여 수취인의 일일 경비 항목에 동일한 날짜가 여러 번 사용되었음을 수취인에게 알릴 수 있습니다.출장 일지 기능을 활성화하면 이 확인란이 자동으로 선택되며, 이 확인란의 선택을 취소할 수 없습니다.출장 일지 사용수취인이 경비보고서에서 경비 항목을 선택할 때 출장 일지 기능을 활성화하려면 선택합니다.이 기능을 활성화하면 생성하는 경비 항목이 상위 경비 항목이 됩니다. 참조 개념: 상위 및 하위 경비 항목.수취인이 상위 항목을 선택하고 출발일과 도착일을 입력하면 경비 라인에 출장 일지가 표시됩니다. 수취인이 출장 일지에 일일 경비를 입력할 수 있으며, 이 값은 Workday가 일일 환급 금액을 계산하는 데 사용합니다.출장 일지 항목상위 경비 항목과 연결할 하위 경비 항목을 선택합니다. 그러면 출장 일지에 하위 경비 항목의 모든 속성이 표시됩니다. 단, 하위 항목 자체는 표시되지 않습니다.출장 일지 구성 형식24시간 단위 기간: 출장 시작 시간을 기준으로 24시간 기간에 걸친 일일 경비 환급을 계산합니다. 예를 들어, 11:00에 시작하는 출장은 첫 번째 출장 일지 라인에 입력되고 다음 날 10:59에 종료됩니다.달력일수: 선택한 캘린더 날짜의 자정부터 다음 캘린더 날짜의 자정 사이에 일일 경비 환급을 계산합니다.시간 반올림 옵션Workday가 일일 경비 환급 금액을 계산할 수 있도록 분을 가장 가까운 시간 또는 30분으로 반올림할지 여부를 지정합니다.편집불가 시간수취인이 출장 일지 라인의시간필드를 편집하지 못하게 하려면 선택합니다.수취인이 출장 시간을 편집할 수 있도록 하려면 이 확인란을 선택하지 않습니다. 예: 수취인이 출장 중에 반일 휴가를 사용합니다. - 다음을 고려하여처리 옵션섹션을 완료합니다.
옵션 설명 경비 항목 금액 유형실제 금액: 수취인이 경비 라인에 금액을 수동으로 입력할 수 있습니다.수당 플랜 기준: 경비 항목을 직원 수당 플랜과 연결할 수 있습니다. 단계: 환급적용 계정 관리를참조하십시오.라인 최대 금액및일일 최대 금액: 각 경비 라인의 경비 항목에 대해 허용하는 최대 금액을 설정하거나 전체 캘린더 날짜에 대해 허용하는 최대 금액을 설정합니다. 이러한 옵션을 선택할 때 다음과 같습니다.- 고정/최대 경비 금액 사용옵션을 함께 선택하면 모든 시나리오에서 라인 최대 금액 또는 일일 최대 금액이 전체 수취인에게 적용됩니다.
- 경비율 테이블 사용옵션을 함께 선택하면 관련 경비율 테이블의 규칙 및 조건을 사용하여 금액이 계산됩니다. 예: 출장 관련 경비 항목에 100 EUR을 입력하고 이탈리아를 출장지로 선택합니다. 그러나 관련 경비율 테이블에서는 이탈리아로 출장 가는 수취인에 대해 최대 80 EUR을 허용합니다.
고정 금액: 수취인이 경비 라인에서 경비 항목을 선택하는 경우 해당 항목에 대한 고정 금액 및 편집불가 금액을 설정합니다. 이 옵션을 사용할 때 다음과 같습니다.- 고정/최대 경비 금액 사용옵션을 함께 사용하면 고정 라인 금액이 항상 동일하게 유지됩니다.
- 경비율 테이블 사용옵션을 함께 사용하면 관련 경비율 테이블의 규칙을 사용하여 편집불가 금액이 계산됩니다.
경비 항목 계산경비 항목 금액 유형섹션에서 선택한 금액 유형을 계산하는 데 사용할 방법을 선택합니다.경비율 테이블 사용및고정/최대 경비 금액 사용옵션은 다음 옵션에서만 사용할 수 있습니다.- 고정 금액
- 일일 최대 금액
- 라인 최대 금액
해당 없음옵션은 다음 옵션에서만 사용할 수 있습니다.- 실제 금액
- 수당 플랜 기준
지출승인에 경비율 테이블 사용수취인이 지출승인에서 항목을 선택할 때 경비 항목과 연결된 경비율 테이블을 사용하려면 선택합니다.이 확인란을 선택하면 수취인이 지출승인에 제출할 수 있는 금액을 제한할 수 있습니다. 예: 경비율 테이블에 최대 800 USD를 설정했지만, 수취인이 지출승인에서 1,000 USD를 사용 경비로 예상합니다.정의한 최대 금액을 초과하는 지출승인 금액을 수취인이 제출할 수 있도록 하려면초과 허용확인란을 선택합니다.일일경비에 지출승인 일수 곱하기전문 서비스에서 안내한 경우에만 이 확인란을 선택합니다.수량 및 단위당 금액 입력 불가경비 항목에서수량및단위당 금액필드를 비활성화하려면 선택합니다. 이렇게 하면 정확한 경비 데이터를 얻을 수 있습니다.예: 수취인이 하나의 경비 라인에 여러 회의에 대한 비용을 입력하지 못하게 하려면Conference경비 항목에서 이 확인란을 선택합니다.한도 초과 허용경비 항목에 설정한 최대 금액을 초과하는 금액을 수취인이 제출할 수 있도록 하려면 선택합니다. - 경비 항목 속성섹션을 완료한 후 다음을 참조하십시오. 개념: 경비 항목 속성, 다음을 고려합니다.
옵션 설명 도착일을 출발일보다 먼저 표시수취인이도착일필드에 출장 시작일을 입력하고출발일필드에 출장 종료일을 입력하도록 하려면 선택합니다.편집불가 일수수취인이 출장 일지 라인의일수필드를 편집하지 못하게 하려면 선택합니다.수취인이 출장 일수를 편집할 수 있도록 하려면 이 확인란을 선택하지 않습니다. 예: 수취인이 여러 날에 걸쳐 출장을 가며 출장 중에 휴가를 사용합니다.경비보고서: 필수지출승인: 필수수취인이 경비 항목 속성에 대한 정보를 입력하도록 하려면 이 확인란을 선택합니다.구성가능한 부울 속성에는 이 확인란을 선택하지 않습니다. - 관련 Worktag탭에서 경비 항목에 Worktag를 추가하여 경비 라인 레벨의 추가 데이터를 캡처할 수 있습니다.
- 경비율 테이블탭에서 경비 항목에 경비율 테이블 및 누적계산기를 추가하여 요율을 사용해 환급 금액을 계산할 수 있습니다.관련 경비율 테이블에서 평가할 속성을 변경하면 경비 항목의 누적 금액이 재설정됩니다. 평가할 속성을 변경하려는 경우 누적계산기를 사용하는 기존 항목을 편집하는 대신 신규 경비 항목을 생성하는 것이 좋습니다.
- 항목별 기재 매핑탭에서 경비 항목의 항목별 기재를 구성하여 비용 세부내역을 더 자세히 확인할 수 있습니다.
- 다음을 고려하여거리 계산탭을 완료합니다.조직의 구독 서비스 계약에 따라 이 기능을 활성화하기 위해 추가 단계를 수행해야 할 수 있습니다. 자세한 내용은 이커뮤니티문서를 참조하십시오.
옵션 설명 출발 주소도착 주소운전 경로 예상 거리수취인이 경비보고서 및 지출승인에 운전 경로의 출발 주소와 도착 주소를 입력할 수 있도록 하려면 선택합니다. 거리 기반 경비 데이터가 완전하고 정확한지 확인하려면 이러한 속성을 세트로 활성화하면 됩니다.수취인이 주소를 입력할 때 Workday는 Google 지도를 사용하여 경비 라인에 예상 거리를 제공합니다. 그런 다음, 예상 거리와 관련 경비율 테이블의 요율을 사용하여 환급 금액을 계산합니다.거리 기반 경비 항목에는금액및누적액경비율 테이블 유형만 사용할 수 있습니다.이동 거리(우회 경로 포함)수취인이 Google 지도에서 제공된 예상 거리와 다른 거리를 입력할 수 있도록 하려면 선택합니다. 예를 들어 수취인이 교통 우회로 인해 또는 유료 도로를 피하기 위해 대체 경로를 이용하는 경우가 해당합니다.이 속성을 다른 거리 기반 속성과 함께 활성화하면 이 속성에 경비 라인의 예상 거리가 자동으로 입력되지만, 수취인이 이 필드를 편집할 수 있습니다.거리 기반 경비 항목을 옵트인하지 않은 경우에도이동 거리(우회 경로 포함)을 독립형 속성으로 활성화하면 수취인이 이동 거리를 수동으로 입력할 수 있습니다.일일 통근 편도 거리이동 거리 또는 예상 거리에서 통근 거리를 빼려면 선택합니다.다음 속성 중 하나 또는 둘 다를 활성화한 경우에만 이 속성을 사용할 수 있습니다.- 운전 경로 예상 거리
- 이동 거리(우회 경로 포함)
왕복 거리단일 경비 라인에 이동 거리를 왕복으로 지정하려면 선택합니다. 그러면 경비처리할 거리가 두 배로 늘어납니다.다음 속성 중 하나 또는 둘 다를 활성화한 경우에만 이 속성을 사용할 수 있습니다.- 운전 경로 예상 거리
- 이동 거리(우회 경로 포함)
경비처리할 거리일일 통근 거리를 뺀 후 경비처리할 거리를 계산합니다. 이동 거리를 왕복으로 지정하면 경비처리할 거리가 자동으로 두 배로 늘어납니다.이 속성은 수동으로 활성화할 수 없습니다. 다음 속성 중 하나 또는 둘 다를 선택하면 경비 항목에 속성이 추가됩니다.- 일일 통근 편도 거리
- 왕복 거리
경비 항목에 대한 시큐리티 권한을 구성합니다.