설정 고려사항: 경비 항목
이 주제는 경비 항목의 구성 및 사용을 계획할 때 참고하면 결정하는 데 도움이 됩니다. 이 주제에서 설명하는 내용은 다음과 같습니다.
- 설정하는 이유
- 다른 Workday 솔루션과의 연계
- 다운스트림 영향 및 제품 간 인터랙션
- 시큐리티 요구사항 및 비즈니스 프로세스 구성
- 구현 전에 고려할 질문 및 제한사항
전체 구성 세부내용은 태스크 상세 가이드를 참조하십시오.
정의
경비 항목을 사용하면 수취인이 다음에 수행하는 거래를 정의할 수 있습니다.
- 지출승인: 지출 사전승인을 요청할 경우
- 경비보고서: 발생 경비를 제출할 경우
경비율 테이블을 경비 항목과 연결하면 Workday가 경비 거래 금액을 자동으로 계산할 수 있습니다. 여러 경비 항목을 연결하여 하나의 계층으로 구성할 수도 있습니다. 그러면 수취인이 경비 라인에서 여러 경비 항목을 사용하여 비용 세부내역을 캡처할 수 있습니다.
거리 기반 경비 및 일일 경비 요건의 구성과 같이 특정 비즈니스 요구사항에 맞는 경비 항목의 구성을 생성할 수 있습니다.
비즈니스 이점
- 세금 요건에 대한 특정 정보를 수집합니다.
- 리포트용으로 정책, 유형 및 지출 카테고리별로 경비를 분류합니다.
- 일일 경비와 관련된 법률 및 회사 정책을 준수합니다.
- 지출을 제한하여 프로젝트 비용을 줄이고 예산에 맞춥니다.
- 출장 데이터를 경비 항목에 매핑하여 경비 거래 오류를 방지할 수 있습니다.
- 경비 거래 데이터를 자동으로 계산하여 환급을 빠르게 진행합니다.
- 분석, 감사, 리포트를 사용하여 경비 항목 트렌드를 추적하고 향후 비용을 계획합니다.
사용 사례
- 출장 거리에 대한 경비 환급을 계산합니다.
- 경비 라인 및 출장 일지에서 비용 세부내역을 캡처합니다.
- 경비 항목을 수당 플랜과 연결하여 월별 헬스클럽 멤버십과 같은 환급을 배분합니다.
- 사무용품, 택시, 팀 점심 회식과 같은 일상적인 경비를 회수합니다.
- 출장지 기준의 요율을 사용하여 경비를 환급합니다.
- 일일 최대 금액을 설정하여 초과지출을 방지합니다.
- 호텔 청구서를 여러 구성요소로 분할하여 세금 정보를 수집합니다.
- 프로젝트 내 개별 태스크의 비용을 추적합니다.
고려할 질문
질문 | 고려사항 |
|---|---|
경비 금액을 계산할 때 어떤 방법을 사용합니까? | 다음을 사용해 수취인이 경비 항목에 입력할 수 있는 금액을 제한하여 초과지출을 방지할 수 있습니다.
수취인이 다음 값을 초과하도록 할 수도 있습니다.
택시 요금과 같은 가변 경비의 경우 사용자가 경비 항목에 수동으로 금액을 지정하도록 할 수 있습니다. 경비율 테이블을 구성하고 경비 항목과 연결하여 경비 항목 금액이 자동으로 계산되게 할 수 있습니다. 다음 항목을 기준으로 경비율 테이블이 계산되도록 할 수 있습니다.
경비율 테이블에 규칙을 설정하여 출장지와 같은 기타 조건에 따라 환급 금액을 검증할 수도 있습니다. |
근무자에게 요구할 경비 데이터는 무엇입니까? | 경비 항목에 다음과 같은 속성을 추가하여 근무자로부터 추가 데이터를 캡처할 수 있습니다. 다음을 사용할 수 있습니다.
경비 거래에서 경비 항목 속성을 옵션 또는 필수로 설정할 수도 있습니다. 여러 경비 항목을 연결하여 경비 항목 간에 상하위 관계를 형성할 수 있으며, 다음 항목에 대한 비용 세부내역을 캡처할 수 있습니다.
근무자가 경비 항목을 항목별로 기재하지 않거나 출장 일지를 사용하지 않는 경우 보고할 경비 데이터가 줄어들 수 있습니다. |
경비 항목에 누가 액세스하도록 하시겠습니까? | 세그먼트화된 시큐리티를 통해 일부 근무자만 특정 경비 항목을 사용하도록 하여 부정확하거나 승인되지 않은 경비 청구를 방지할 수 있습니다. |
추가 승인이 필요한 경비는 무엇입니까? | 특정 경비 항목이 있는 거래를 추가 리뷰어 및 승인자에게 전송하려면 다음 비즈니스 프로세스에서 추가 승인을 구성하면 됩니다.
예: 수취인이 국제회의 경비를 청구할 때 고위 경영진의 추가 승인이 필요합니다. |
어떤 일일 경비 요건이 있습니까? | 다음과 같은 방법으로 일일 경비 요건을 충족할 수 있습니다.
법적으로 요구되는 최소 금액을 초과하는 일일 경비 금액을 구성할 수도 있습니다. 예: 직원이 생활비가 더 많이 드는 도시로 출장을 갈 경우 더 높은 일일 경비 금액을 환급할 수 있습니다. |
일일 경비 부분 환급은 어떤 경우에 이루어집니까? | 일일 경비 항목과 함께 기본 경비율 테이블을 사용하는 경우 조정 경비율 테이블을 추가하여 환급 금액을 조정할 수 있습니다. 이러한 조정은 고정 금액 또는 백분율로 설정할 수 있습니다.
예: 직원이 출장 중에 무료 식사를 제공받는 경우 표준 일일 경비 환급 금액에서 20%를 공제할 수 있습니다. |
회사의 경비 거래에서 어떤 데이터 불일치가 확인됩니까? | 수취인이 경비보고서에 값을 한 번만 입력하도록 특정 속성을 구성할 수 있습니다. 이에 맞춰 Workday는 관련 데이터를 계산하고 출장 일지 라인에 입력하여 불일치를 줄입니다.
예: 경비율 테이블에 시간 속성을 포함하면 근무자가 경비보고서 라인에 출발 시간과 도착 시간을 입력합니다. 그러면 Workday가 각 출장 일지 라인의 시간 필드를 계산하고 자동입력합니다. 시간 필드에서 계산되는 값을 근무자가 편집하지 못하게 할 수도 있습니다. |
권장사항
- 경비 항목에 대한 가이드 내용을 추가하여 근무자에게 추가적인 설명을 제공합니다.
- 수동 입력을 줄이기 위해 경비 항목에 추가하는 속성 수를 제한합니다.
- 복수 회사 경비 항목에 기본 과세 적용구분 대신 거래세 규정을 사용합니다. 출장지마다 요율에 대해 서로 다른 과세 규정을 사용할 수 있습니다.
- 검증 충돌을 방지하려면 라인 및 항목별 기재 레벨에서 동일한 경비 항목을 사용하지 마십시오. 경비 항목을 라인 또는 항목별 기재 레벨 중 하나만 정의해야 합니다.
- 구성 작업을 줄이려면 경비 항목을 생성하기 전에 거래세 규정 및 관련 Worktag를 구성하여 감사, 회계처리 및 리포트를 위한 정보를 수집합니다.
- Workday는 왕복 및 다구간 이동에 대해 예상 거리를 계산하지 않습니다. 대신 별도의 경비 라인에 각 이동구간을 기록합니다.
하위 경비 항목의 경우 경비 항목명에
z - 선택하지 않음
을 포함하는 명명 규칙(예: z - 선택하지 않음 - 일일 경비 - 식비
)을 사용합니다. 이 명명 규칙은 다음을 수행합니다.
- 경비 항목프롬프트에서 목록 맨 아래에 있는 하위 경비 항목을 하나로 그룹화합니다.
- 근무자가 실수로 하위 일일 경비 항목을 선택하는 일을 방지합니다.
요구사항
모든 경비 항목에 대해 다음을 수행합니다.
- 경비 항목을 생성하기 전에 지출 카테고리를 생성합니다.
- 구성한 경비 항목의 제한을 해제합니다.
거리 기반 경비 항목의 경우 다음을 수행합니다.
- 조직의 구독 서비스 계약에 따라 이 기능을 활성화하기 위해 추가 단계를 수행해야 할 수 있습니다. 자세한 내용은 이커뮤니티문서를 참조하십시오.
- 거리 기반 요율을 포함하는금액또는누적액경비율 테이블을 설정합니다.
제한사항
다음 작업은 수행할 수 없습니다.
- 각 수당 플랜에 2개 이상의 경비 항목 연결
- 프롬프트를 구성가능한 경비 항목 속성으로 설정
- Workday가 제공하는 구성가능 경비 속성 유형을 각각 6개 이상 사용
거리 기반 경비 항목의 경우 Workday는 다음을 수행하지 않습니다.
- 경로를 결정할 때 현재 교통정보 데이터 고려
- 경로와 출발지 및 도착지가 포함된 지도 이미지 표시
- 경로를 결정할 때 통행료 부과 도로 제외
- 대체 경로 제공(단, 근무자가 이동 거리 값을 수동으로 입력할 수 있음)
일일 경비 항목에 대해 다음을 수행할 수 없습니다.
- 복수 통화 경비율 테이블 구성
- 과세액과 비과세액 분할
- 금액이 영(0)인 경비보고서 라인 제출
테넌트 설정
테넌트 설정 편집 - 재무
태스크의 경비 옵션
섹션에서 기본 세금을 설정하여 경비 항목에 세금 코드와 과세 적용구분을 자동입력할 수 있습니다.이 기능을 설정하면 비활성화할 수 없습니다.
시큐리티
도메인 | 고려사항 |
|---|---|
Expenses 기능 영역의 Access Expense Item (Segmented)
| 특정 경비 항목에 액세스할 수 있는 대상을 제어할 수 있습니다.
모든 사용자 시큐리티 그룹을 사용하여 전체 근무자가 시큐리티 세그먼트에 대해 보안이 설정되지 않은 경비 항목에 액세스하도록 할 수 있습니다. 예를 들어, 모든 근무자가 사용하는 헬스클럽 이용료 환급용 경비 항목이 있습니다. |
System 기능 영역의 | 경비 항목을 제한하거나 제한을 해제할 수 있습니다. |
Expenses 기능 영역의 Set Up: Expense Item Security Segments
| 다음을 구성할 수 있습니다.
|
Expenses 기능 영역의 View Expense Item
| 경비 항목 요약을 조회할 수 있습니다. |
비즈니스 프로세스
영향이 없습니다.
리포트
리포트 및 대시보드 | 고려사항 |
|---|---|
경비 항목 그룹 리포트 | 다음 항목을 식별할 수 있도록 기존 경비 항목 그룹을 표시합니다.
|
경비 관리 대시보드 | 다음을 표시합니다.
위 정보는 향후 지출에 대한 예산을 책정하고 관련 계획을 수립하는 데 도움이 됩니다. |
경비 항목 조회 리포트 | 업데이트할 사항을 빠르게 식별할 수 있도록 경비 항목 구성을 표시합니다. |
경비 항목 시큐리티 세그먼트 조회 리포트 | 경비 항목 및 경비 정책 그룹에 대한 시큐리티 세그먼트를 표시합니다. |
경비 정책 그룹 조회 리포트 | 현재 사용 중인 정책을 확인할 수 있도록 경비 정책 그룹을 표시합니다. |
Expense Items
리포트 데이터 소스를 사용하여 다음과 같은 경비 항목 구성을 확인할 수 있습니다.
- 시큐리티 세그먼트
- 지출 카테고리
- 환급 유형
통합
다음 웹서비스를 사용하여 경비 항목 데이터를 업로드하고 검색할 수 있습니다.
- Get Expense Items
- Put Expense Item
다음 웹서비스를 사용하여 경비 항목 데이터를 포함한 지출승인 데이터 및 경비보고서를 업로드하고 검색할 수 있습니다.
- Get Expense Rate Tables
- Get Expense Reports
- Get Spend Authorizations
- Import Expense Rate Table
- Put Expense Rate Table
- Submit Expense Report
- Submit Spend Authorization
Workday가 Google Maps API를 호출하여 경비 라인에 예상 거리를 입력하고 환급 금액을 계산하도록 하는 통합을 사용할 수도 있습니다.
관계 및 터치포인트
기능 | 고려사항 |
|---|---|
수당 플랜 | 특정 경비 항목을 수당 플랜과 연결하여 초과지출을 방지할 수 있습니다. 예: 사무실 통근비를 충당하기 위한 직원의 분기별 수당 |
프로젝트 | 경비 항목을 특정 프로젝트와 연결하여 다음을 추적할 수 있습니다.
프로젝트에서 경비 항목 데이터를 사용하여 지출을 줄일 수도 있습니다. |
경비율 테이블 | 경비 항목을 평가하고 환급 금액 및 자격을 결정하도록 경비율 테이블을 구성할 수 있습니다.
경비율 테이블에 규칙을 적용하여 특정 조건(예: 수취인이 출장을 가는 국가)을 사용해 환급 금액을 검증할 수도 있습니다. |