Creare ordini di acquisto
- Creare categorie di spesa per gli ordini di acquisto. Consultare Creare categorie di spesa .
- Specificare l'opzione di emissionedell'ordine di acquisto nell'attivitàCreazione fornitoreper ogni fornitore.
- Configurare il processo aziendaleEvento ordine di acquistoe i criteri di sicurezza nell'area funzionale Procurement.
- Criteri di sicurezza:dominio Process: Purchase Order - Create/Editnell'area funzionale Procurement.
È possibile creare ordini di acquisto da inviare ai fornitori.
Per monitorare gli ordini di acquisto in base ai tipi di ordine di acquisto, creare tipi di ordine di acquisto nell'attività
Gestione tipi ordine di acquisto
.- Accedere all'attivitàCreazione ordine di acquisto.
- La sezioneRiepilogocontiene i seguenti elementi:
Opzione Descrizione Connessione per ordineSelezionare un sito fornitore specifico in cui si desidera emettere ordini di acquisto. Il sistema popola automaticamente le opzioni dell'attivitàModifica connessioni per ordinee i seguenti campi, in base alle connessioni per ordine, anziché al fornitore:- E-mail di emissione ordine di acquisto predefinita
- Opzione di emissione OA
- Modalità di spedizione
- Condizioni di spedizione
Importo noloAltre speseÈ possibile popolare automaticamente questi costi iniziali dall'intestazione del documento alle righe. Aggiungere una categoria di spesa idonea per la ripartizione di noli e altre spese ad almeno una riga, come impostato nell'attivitàGestione categorie di spesa.Esempio: si acquista un'apparecchiatura di grandi dimensioni e si dispone di una riga per l'apparecchiatura stessa e un'altra per l'installazione.Conferma previstaQuando si configura il fornitore in modo che preveda automaticamente gli ordini di acquisto, è possibile deselezionare questa casella di controllo per i singoli ordini di acquisto. - La sezioneTermini e impostecontiene i seguenti elementi:
Opzione Descrizione Termini di pagamentoTipo pagamento predefinitoViene compilato automaticamente dalle sezioni Valori predefiniti ordine di acquisto e Valori predefiniti pagamento nell'attivitàCreazione piano ordini di acquisto per contratto fornitore.ScadenzaSelezionare la data di scadenza per l'evasione dell'ordine.Condizioni di spedizioneModalità di spedizioneIstruzioni di spedizioneIl sistema visualizza le informazioni di spedizione in base a come sono state configurate nell'attivitàGestione informazioni di spedizione. Il sistema seleziona l'origine delle informazioni di spedizione in questo ordine di priorità:- Connessione per ordine
- Fornitore
- Azienda
- Tenant
È possibile specificare un metodo di spedizione quando si emettono ordini di acquisto con EDI 850 per facilitare gli ordini urgenti. Utilizzare il campoCodice EDIper specificare un metodo di spedizione al fornitore tramite transazioni EDI 850.Contratto fornitoreSelezionare un contratto fornitore a cui applicare l'ordine di acquisto.Quando una ricerca di personale specifica un contratto fornitore ed è la base per il sourcing dell'ordine di acquisto, le informazioni sul contratto fornitore vengono inserite automaticamente nell'ordine di acquisto.Il contratto fornitore predefinitoviene visualizzato se si seleziona la casella di controlloAbilita consolidamento richieste tra contratti fornitoredurante la configurazione del tenant.Opzione imposte predefinitaIl sistema compila automaticamente questo valore in base al fornitore. Se il profilo del fornitore non ha un'opzione fiscale definita o se si desidera sostituirla, selezionare un'opzione fiscale.Il sistema popola automaticamente l'opzione fiscale a livello di riga dall'intestazione, ma è possibile sostituirla a livello di riga.Codice imposta predefinitoViene popolato automaticamente dai dati del fornitore. Se non si definisce il codice imposta predefinito, o per sostituirlo, selezionare un codice imposta.Il codice imposta di intestazione viene popolato automaticamente nelle righe del documento di approvvigionamento, ma è possibile sostituirlo. - La sezioneInformazioni di contattocontiene i seguenti elementi:
Opzione Descrizione Opzione di emissioneSe non è stata specificata un'opzione di emissione, il sistema popola l'opzioneStampaemissione, che richiede un layout di stampa. - La schedaRighe benicontiene i seguenti elementi:
Opzione Descrizione Assoggettamento fiscaleViene compilata automaticamente a partire dalla regola fiscale specifica per articolo in base all'indirizzo destinatario spedizione, prima per articolo di acquisto e poi per categoria di spesa.Codice impostaSe l'articolo è imponibile, il codice viene compilato automaticamente a partire dalCodice imposta predefinitonell'intestazione, che è possibile sostituire.Se è stata configurata nell'attivitàCreazione regola fiscale transazione per paese, il sistema la popola automaticamente qui.Detraibilità delle imposteIl sistema inserisce automaticamente la percentuale recuperabile nella riga della transazione in base all'assoggettamento fiscale e al codice imposta specificati. È possibile sostituire questa selezione. Quando si specifica la detraibilità delle imposte, il sistema applica la percentuale detraibile e il metodo di ripartizione all'importo dell'imposta per le aliquote d'imposta all'interno di un codice imposta.Utilizzare l'attivitàGestione detraibilità imposteper specificare la detraibilità fiscale di più aliquote d'imposta per ogni codice imposta.Opzione imposteSelezionareCalcola imposta autofatturataquando i fornitori o i destinatari dei pagamenti non addebitano le imposte. In caso contrario, selezionareCalcola imposta dovuta a fornitorequando un fornitore o un destinatario del pagamento addebiterà le imposte. L'opzione fiscale selezionata si applica a determinati documenti generati dal sistema a partire dall'ordine di acquisto.Richiesto come Da non fatturareViene visualizzato un campoRichiesto senza addebitonei seguenti elementi:- Righe ordine di acquisto create da righe ricerca di personale contrassegnate come senza addebito.
- Ordini di modifica per ordini di acquisto con una riga beni senza addebito correlata.
Nessuna spesanon è valido per gli ordini di acquisto autonomi, poiché è possibile selezionare solo il campo nella ricerca di personale.ConsegnaIl tipo di consegnaviene compilato automaticamente quando si abilitano gli articoli a magazzino nella categoria di spesa.Immettere un Tipo di consegna pari a:- Rifornimento scorteper mettere a magazzino i beni in un centro gestione magazzino.
- Rifornimento deposito a ripristinodurante il rifornimento di un deposito a ripristino.
Non immettere unTipo consegnase le merci vanno direttamente a un utente.Il tipo di consegnainfluisce sulla contabilità dell'ordine di acquisto e sulla possibilità di monitorare l'articolo tramite le scorte.Quando si effettua il sourcing delle richieste, ilTipo consegnaviene compilato automaticamente in base al tipo ricerca di personale configurato nell'attivitàGestione tipi richiesta.Quando si creano nuovi ordini di acquisto, iltipo di consegnaviene compilato comeRifornimento scorte.Per gli articoli JIT, la data di scadenza dell'ordine di acquisto viene compilata in base al lead time just in time nel catalogo fornitore.Pagamento anticipatoSelezionare la casella di controllo Pagamentoanticipatoper identificare questa riga come pagamento anticipato.Il sistema seleziona automaticamente la casella di controlloInclude riga/i pagamento anticipatonella schedaDettagli pagamento anticipatoe compila le fatture fornitore correlate con i dettagli del pagamento anticipato dell'ordine di acquisto.Le categorie di spesa per le righe prepagate devono essere:- Non tracciabile
- Tracciabile con il trattamento contabileSpese.
Quando l'imposta non è ripartita in una riga di pagamento anticipato, non verrà inclusa nella contabilità dei pagamenti anticipati nelle fatture correlate. Utilizza invece la regola di registrazione contabileImposta transazione.Contatto destinatario spedizioneSe la riga dell'ordine di acquisto proviene da una ricerca di personale, il sistema popola il contatto destinatario spedizione della riga ricerca di personale corrispondente.I contatti Destinatario spedizione nelle intestazioni degli ordini di acquisto vengono popolati dalle righe ricerca di personale quando si crea un ordine di acquisto da una ricerca di personale perché non è possibile specificare un contatto Destinatario spedizione a livello di intestazione ricerca di personale .Destinatario consegnaLa sede di consegna è:- Un deposito a ripristino per i tipi di rifornimento deposito a ripristino delle richieste.
- Un centro gestione magazzino o una sede di stoccaggio per i tipi di richieste di rifornimento scorte.
- Qualsiasi sede, per i tipi di richieste senza rifornimento.
Quando si abilita la multiazienda, se ilTipo consegnaèRifornimento scorte, il valoreDestinatario consegnadeve corrispondere azienda di gestione magazzino e azienda della riga OA corretta .Contratto fornitoreViene visualizzato se è stato abilitato il consolidamento delle richieste tra i contratti fornitore durante la configurazione del tenant.ID articoloIdentificatori articolo alternativi per l'articolo di catalogo, l'articolo esterno o l'articolo di acquisto.Quando si configurano ordini di acquisto con ID articolo principali nell'attivitàGestione opzioni di visualizzazione tipo ID articolo, il sistema visualizza fino a tre ID articolo. È possibile selezionare gli articoli rimanenti che non sono contrassegnati come ID articolo principale nella colonnaID articolo aggiuntivi.SedeSe gli articoli vengono registrati e monitorati come beni aziendali, selezionare la sede in cui archiviare e utilizzare gli articoli.WorktagPer classificare e trovare più facilmente le transazioni, utilizzare i worktag come parole chiave. Configurare i tipi di worktag consentiti nell'attivitàGestione utilizzo worktag. Quando si seleziona un tipo di worktag con worktag correlati, il sistema popola automaticamente le transazioni con i relativi valori.Quando si abilita la funzione facoltativa di saldo per worktag nell'attivitàGestione configurazione saldo per worktag, il sistema procede al saldo completo delle righe di registrazione tramite worktag di saldo facoltativi. Le righe di registrazione procedono automaticamente a:- Ereditare i worktag di saldo facoltativi in base ai tipi di worktag selezionati.
- Generare voci dovute e da ricevere per le transazioni di saldo.
- Per specificare un ordine di acquisto come pagamento anticipato, accedere alla schedaDettagli pagamento anticipato.La selezione di un tipo di ammortamento pagamento anticipato contiene i seguenti elementi:
Opzione Descrizione ManualeSelezionare questa opzione per ammortizzare manualmente l'ammortamento della spesa prepagata in una data futura.(Facoltativo) Immettere laData ammortamento previstaa scopo di monitoraggio e reportistica.È possibile utilizzare laData ammortamento previstaper i report e la creazione di avvisi personalizzati, ma il sistema non esegue la convalida in base a questa data.Prima di poter ammortizzare la spesa, regolare e pagare manualmente i pagamenti di tipo con ammortamento prepagato.RicevimentoSelezionare questa opzione per ammortizzare la spesa prepagata dopo il completamento del processo aziendaleRicevimentoper:- Ordini di acquisto.
- Fatture fornitore generate da ordini di acquisto o contratti fornitore.
PianoDefinire un piano per l'ammortamento della spesa prepagata dopo l'approvazione dell'ordine di acquisto. - (Facoltativo) Completare la schedaAllegatiper aggiungere file all'ordine di acquisto.Selezionare le categorie allegato per specificare il tipo di documento. È possibile definire uno step del processo aziendale per inoltrare gli ordini di acquisto con una categoria allegato specifica a un responsabile approvazione alternativo.Selezionare la casella di controlloEsternoper includere l' allegato nel documento aziendale .PDF inviato al fornitore. Se non si seleziona questa opzione, l' allegato è disponibile solo per i collaboratori dell'organizzazione.
Il sistema avvia i seguenti processi aziendali quando si inoltrano gli ordini di acquisto:
- Evento ordine di acquisto
- Evento di emissione ordine di acquisto
- Se si utilizza l'opzione di emissioneautomatica XML, il processo aziendaleEvento di emissione XML ordine di acquistoemette automaticamente gli ordini di acquisto XML. Non si emettono ordini di acquisto nel sistema.
- Se sono stati definiti i dettagli del pagamento anticipato dell'ordine di acquisto, questi popolano automaticamente le fatture fornitore con pagamento anticipato, che è possibile modificare in base alle esigenze.
- Quando si visualizza la transazione:
- InDettagli rigaviene visualizzata la distribuzione contabile degli importi dei costi totali ripartiti dall'intestazione alle righe e l'Importo lordototale (importo totale netto più imposte ripartite, noli e altre spese). Il sistema utilizza l'importo lordo per:
- Immissione Dare della contabilità di spesa
- Fatture da ricevere
- Verifica del budget delle transazioni di spesa
- Costo di acquisizione predefinito durante la registrazione del bene
- La schedaImpostamostra la percentuale detraibile e la distribuzione degli importi delle imposte detraibili e indetraibili in base a:
- Assoggettamento fiscale
- Codice imposta
- Importo imponibile
- La data di spedizione prevista più recente dalla riga di conferma dell'ordine di acquisto nell'ordine di acquisto correlato e nelle righe dell'ordine di modifica.
- Nel reportVisualizzazione ordine di acquisto, il sistema visualizza:
- Le quantità ordinate, ricevute e fatturate nella schedaRighe beni.
- Gli importi ordinati, ricevuti e fatturati nella schedaRighe servizi.
- Ladata di spedizione previstain tutte le righe dell'ordine di acquisto confermato
- Per le quantità e gli importi già fatturati, il sistema include i valori delle rettifiche delle fatture.
- Quando le righe di verifica della carta acquisti o di contratto fornitore fanno riferimento a righe ordine di acquisto, vengono visualizzate nella colonnaRighe documento aziendale.
- Se la ricerca di personale include allegati esterni, questi sono disponibili per i fornitori:
- Quando si emettono ordini di acquisto in PDF utilizzando l'opzione di emissione tramite e-mail.
- Dalla visualizzazione del portale fornitore dell'ordine di acquisto.
- SelezionareVersione stampabiledal menu delle azioni correlate dell'ordine di acquisto per visualizzare una versione stampabile con statoApprovatooEmesso. Questo indipendentemente dall'opzione di emissione utilizzata.
- È possibile creare piani di ammortamento spesa prepagata per un ordine di acquisto se include righe di pagamento anticipato e un tipo di ammortamentoPiano.
- Se l'ordine di acquisto include allegati esterni, gli allegati sono disponibili per i fornitori:
- Quando si emettono ordini di acquisto in PDF utilizzando l'opzione di emissione tramite e-mail.
- Dalla visualizzazione del portale fornitore dell'ordine di acquisto.