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Ultimo aggiornamento: 2025-10-31
Creare categorie di spesa

Creare categorie di spesa

Criteri di sicurezza: dominio
Set Up: Spend Categories
 nell'area funzionale Common Financial Management.
È possibile creare categorie di spesa per classificare:
  • Beni
  • Voci di spesa
  • Articoli di magazzino
  • Articoli di acquisto
  • Articoli del catalogo fornitore
Le categorie di spesa definiscono le registrazioni contabili che collegano il bene, l'articolo o il servizio al conto CoGe appropriato. È possibile definire categorie personalizzate oppure utilizzare i seguenti standard:
  • Codice UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code)
  • National Institute of Governmental Purchasings (NIGP)
È anche possibile combinare categorie di spesa personalizzate e associarle a codici standard di merci e servizi.
  1. Accedere all'attività
    Gestione categorie di spesa
    .
  2. (Facoltativo) Selezionare l'opzione
    Importa categoria di spesa esistente
     per aggiungere categorie di spesa esistenti alle gerarchie di categorie di spesa.
  3. La sezione
    Dettaglio categoria di spesa
     contiene i seguenti elementi:
    Opzione Descrizione
    Dettagli merce
    Immettere un nome di riferimento alternativo che gli utenti possono utilizzare per cercare la categoria di spesa.
    Quando le categorie di spesa sono già associate a codici merce nelle attività
    Creazione codice merce
     e
    Modifica codice merce
    , lasciare vuoto questo campo.
    Visualizzazione categoria di spesa
    Selezionare un'opzione per determinare la modalità di visualizzazione delle gerarchie di categorie di spesa e dei codici merce nel sistema.
    L'opzione selezionata viene stampata sugli ordini di acquisto e sui contratti fornitore.
    Utilizzo categoria di spesa
    Selezionare uno dei seguenti tipi di utilizzo:
    • Pagamento ad hoc
      : includere altri tipi di utilizzo per utilizzare questa categoria di spesa per le spese, l'approvvigionamento e le fatture fornitore.
    • Spesa
      : i collaboratori utilizzano queste categorie di spesa nelle righe dell'autorizzazione di spesa e della nota spese.
    • Approvvigionamento
       - Utilizzare per:
      • Richieste
      • Ordini di acquisto
      • Ricevimenti
      • Resi
      • Contratti fornitore
      • Articoli di acquisto
      • Beni in leasing
      Il sistema include automaticamente l'utilizzo della categoria di spesa
      Fattura fornitore
       dopo il salvataggio della categoria di spesa con utilizzo di tipo
      Approvvigionamento
      .
    • Fattura fornitore
       - Utilizzare per:
      • Fatture fornitore
      • Rettifiche a fatture fornitore
      • Fatture fornitore periodiche
      • Fatture per beni in leasing
    Inattivo
    Selezionare questa opzione per impedire la visualizzazione della categoria di spesa nei documenti aziendali e negli elenchi di valori con categorie di spesa.
    È comunque possibile utilizzare una categoria di spesa inattiva nei documenti aziendali inserendone il nome negli elenchi di valori. La disattivazione di una categoria di spesa non modifica i dati storici e non influisce sulle transazioni precedenti.
    Fonte di approvvigionamento richiesta
    Per abilitare questo campo, selezionare
    Approvvigionamento
     nell'elenco di valori
    Utilizzo categoria di spesa
    .
    Selezionare questa opzione per inserire
    Ordine di acquisto
     o
    Scorte
     nella fonte di approvvigionamento della richiesta quando si creano richieste per questa categoria di spesa.
    Il valore
    Scorte
     viene visualizzato solo quando si seleziona l'opzione
    Articoli a magazzino
     nella sezione
    Tracciabilità scorte
    .
    Classificazione
    Selezionare Beni o Servizi per classificare le categorie di spesa come beni o servizi. Utilizzare questa opzione per le regole di dichiarazione fiscale e le regole di definizioni delle impostazioni predefinite.
    Worktag
    Impostare i worktag correlati per questo oggetto utilizzando i tipi di worktag correlato configurati nell'attività
    Gestione utilizzo worktag correlati
    . Quando nella transazione si seleziona l'oggetto, il sistema inserisce automaticamente i valori nella colonna
    Worktag predefinito
    .
  4. La sezione
    Imposte e spese aggiuntive
     contiene i seguenti elementi:
    Opzione Descrizione
    Assoggettamento fiscale predefinito
    Specificare la modalità di assoggettamento fiscale delle transazioni per beni e servizi in questa categoria di spesa. È anche possibile definire regole fiscali a livello di articolo per configurare un comportamento predefinito di assoggettamento fiscale più dettagliato. In un secondo momento è possibile modificare l'impostazione predefinita all'interno della transazione.
    Ripartizione nolo
    Ripartizione altre spese
    Selezionare questa opzione per ripartire le spese di nolo e le altre spese dalle intestazioni dei documenti alle righe, quando si imposta la categoria di spesa per la ripartizione.
    Questi costi totali diventano parte del costo di approvvigionamento di una riga. La ripartizione si applica a:
    • Ordini di acquisto
    • Fatture fornitore
    • Rettifiche a fatture fornitore
    • Pagamenti ad hoc
  5. La sezione
    Tracciabilità bene
     contiene i seguenti elementi:
    Opzione Descrizione
    Tracciamento articoli
    Selezionare questa opzione per abilitare il monitoraggio con custodia dei beni assegnati a questa categoria di spesa. Monitorare i beni per assegnare i beni con questa categoria di spesa ai collaboratori.
    Se una categoria di spesa tracciabile include l'utilizzo per spese, è necessario registrare manualmente i beni inclusi nelle note spese. Non è possibile configurare il processo aziendale della nota spese in modo che avvii automaticamente un evento di registrazione bene.
    Immateriale
    L'opzione è disponibile quando si seleziona
    Tracciamento articoli
    . Selezionare questa opzione per definire la categoria di spesa con l'attributo predefinito
    Immateriale
    , ad esempio per sottoscrizioni a prodotti software o canoni per servizi. Le categorie di spesa con l'attributo
    Immateriale
     devono abilitare il tracciamento degli articoli.
    È possibile creare beni con categoria di spesa predefinita per beni immateriali solo a partire dalle righe di ricevimento del contratto, e non direttamente dagli ordini di acquisto o dalle fatture fornitore.
    Non è possibile selezionare
    Leasing
     quando si seleziona l'opzione
    Immateriale
    .
    Leasing
    L'opzione è disponibile quando si seleziona
    Tracciamento articoli
    . Selezionarla per designare la categoria di spesa da utilizzare per i beni in leasing finanziario e operativo. Il sistema crea i beni definiti con la categoria di spesa
    Leasing
     a partire dalle righe del contratto fornitore.
    Quando l'opzione
    Leasing
     è selezionata, non è possibile selezionare
    Immateriale
    .
    Classe bene predefinita
    Selezionare questa opzione per assegnare una classe di beni a questa categoria di spesa.
    Configurare le classi di beni nell'attività
    Gestione classi bene
    .
    Tipo bene predefinito
    Selezionare questa opzione per definire un tipo di bene per questa categoria di spesa.
    Configurare i tipi di bene nella classe
    Gestione tipi di bene
    .
  6. (Solo Scorte) La sezione
    Tracciabilità scorte
     contiene i seguenti elementi:
    Opzione Descrizione
    Articoli a magazzino
    Selezionare questa opzione per abilitare questa categoria di spesa per gli articoli a magazzino.
    Gli articoli associati a questa categoria di spesa vengono considerati come articoli di magazzino o stoccabili.
    Un articolo non a magazzino è un articolo di acquisto o di un fornitore con una categoria di spesa per la quale non è selezionata la casella di controllo Articoli a magazzino.
    Esempio: una categoria di spesa Forniture per ufficio con articoli come Lampada da scrivania o Toner stampante. Forniture per ufficio non è contrassegnato come Articoli a magazzino.
    Trattamento contabile magazzino
    Impostare questa opzione su
    Spese
     o
    Scorte
    .
    • Gli articoli con un trattamento contabile di tipo
      Scorte
       sono considerati come beni al momento della messa a magazzino, quindi inseriti in nota spese quando vengono assegnati, trasferiti o rettificati.
    • Gli articoli con un trattamento contabile di tipo
      Spese
       sono inseriti in nota spese al momento della messa a magazzino e i saldi delle quantità vengono monitorati a partire da quel momento.
  7. Se i siti Web dei fornitori vengono raggiunti tramite collegamento a catalogo esterno, individuare tutti gli intervalli dei codici merce standard corrispondenti alla categoria di spesa nella griglia
    Mappatura codici merce per collegamento fornitore
    .
    Quando si raggiunge il sito Web di un fornitore durante una richiesta tramite collegamento a catalogo esterno, il sito del fornitore restituisce un codice merce. Il sistema identifica la categoria di spesa in base all'intervallo di codici nel quale rientra tale codice. Questo codice viene memorizzato anche nell'ordine di acquisto generato dalla richiesta quando l'ordine viene ritrasmesso al fornitore tramite XML.
    Per gli ordini di acquisto che non derivano da una richiesta, è possibile identificare un codice merce specifico quando si inviano ordini di acquisto ai fornitori tramite XML. Specificare lo stesso codice per i campi
    Intervallo - Da
     e
    Intervallo - A
     e selezionare
    Utilizzo in OA
    .
  8. Abilitare i tipi ID articolo alternativi per le categorie di spesa al fine di acquisire gli ID articolo per gli articoli di acquisto, ad esempio il numero di parte del fornitore o del produttore.
  • (Facoltativo) Creare gerarchie di categorie di spesa e segmenti di sicurezza per le categorie di spesa.
  • Disattivare le categorie di spesa che non sono più utilizzate.