Crea fornitori
- Configurare il processo aziendale e i criteri di sicurezzarelativi agli eventi dei fornitorinell'area funzionale Fornitori.
- Crea gruppi e categorie di fornitori per facilitarne la ricerca e per scopi di reporting.
- Definisci le condizioni di pagamento predefinite e le tipologie di pagamento.
- Configura i dominiImposta: FornitoreeImposta: Note fornitorenell'area funzionale Fornitori.
Crea dei fornitori per acquistare beni e servizi per la tua organizzazione. Fornire dettagli sulla gestione dei rapporti con i fornitori, le condizioni di pagamento e la reportistica.
- Accedere all'attivitàCrea fornitore.
- Durante lo svolgimento del compito, tieni presente quanto segue:
Opzione Descrizione Nome del fornitoreSelezionando un valore nella finestra di dialogo"Crea fornitore da entità aziendale", Workday compila automaticamente il campo"Nome fornitore".Nome foneticoRegistra la pronuncia corretta delnome del fornitoree questi dettagli nella schedadel conto bancario di regolamento:- Nome fonetico della banca
- Nome fonetico della filiale
- Nome fonetico sull'account
Viene visualizzato quando:- I nomi fonetici vengono abilitati nell'attivitàModifica configurazione tenant - Globale.
- Gli utenti selezionano le impostazioni internazionali e la lingua di visualizzazione pertinenti nelle loro preferenze.
La lingua preferita del paese del conto bancario deve corrispondere alla lingua abilitata nella configurazione del tenant.Crea fornitore da entità aziendaleCreare un fornitore a partire da un'entità aziendale esistente.Workday compila automaticamente i campiNome fornitoreeID fornitorecon l'entità aziendale selezionata. Una volta selezionata la forma giuridica dell'azienda, non è possibile modificarla.Numero DUNSSe disponibile, inserire il numero DUNS (Data Universal Numbering System) del fornitore.Se utilizzi carte aziendali, l'integrazione con i sistemi di pagamento con carta di credito può utilizzare i codici DUNS per identificare i fornitori nei file delle transazioni.Categoria fornitoreSeleziona una categoria di fornitori.Le categorie di fornitori classificano i fornitori a fini di reporting e negoziazione dei prezzi.Gruppo di fornitoriSeleziona un gruppo di fornitori.I gruppi di fornitori organizzano i fornitori a fini di rendicontazione e negoziazione dei prezzi.Collegamento al documentoQuesto campo viene visualizzato quando si imposta un modello URI (Uniform Resource Identifier) valido, tra cui:- Un localizzatore di risorse uniformi (URL)
- Una riga vuota, per consentire agli utenti di inserire qualsiasi valore senza restrizioni in questo campo.
Collegamento al documento del fornitoredal promptTipo di collegamento URI esterno del fornitorenell'attivitàGestisci convalida collegamento esterno.Workday convalida il collegamento per assicurarsi che abbia un URI valido, come definito dall'amministratore della sicurezza. Questo processo fornisce una sicurezza aggiuntiva per contribuire a evitare contenuti dannosi nei link esterni.Se si archiviano documenti o immagini di supporto in un repository esterno, immettere l'URL del percorso corrispondente. Una volta salvata la transazione, il sistema visualizza l'URL come collegamento ipertestuale in tempo reale all'immagine. I responsabili dell'approvazione possono fare riferimento a questo documento prima di approvare la transazione.Termini di pagamento predefinitiSpecifica i termini di pagamento concordati con il fornitore.Tipo di pagamentoSeleziona uno o più metodi di pagamento per questo fornitore.Se si seleziona un metodo di pagamento elettronico, è necessario compilare le informazioni nella scheda"Conto bancario di regolamento". Vedi Concetto: Metodi di pagamento elettronici .Tipo di pagamento predefinitoSelezionandoCarta di credito, è possibile scegliere la carta di credito di un dipendente dal menu a tendinaCarta di credito.Tipo di riferimento predefinitoSe il tuo tipo di riferimento richiede 1 pagamento per fattura, puoi impostarePagamenti sempre separati.Carta di creditoSe la tua organizzazione utilizza carte aziendali, seleziona la carta di un dipendente come carta di credito predefinita che il fornitore potrà utilizzare per gli ordini di acquisto e i contratti di fornitura.Valuta predefinitaSeleziona una valuta predefinita da utilizzare per le transazioni con questo fornitore. Quando crei transazioni, puoi convertire questa valuta in qualsiasi valuta accettata dal fornitore.Se non si seleziona un'opzione in questa richiesta, Workday inserisce automaticamente la valuta predefinita del tenant nelle transazioni, anche se il fornitore non accetta tale valuta.Segmento di sicurezza dei fornitoriSe la tua azienda richiede una sicurezza segmentata e questo fornitore non appartiene a un segmento di sicurezza tramite la sua categoria o gruppo di fornitori, crea un segmento di sicurezza per il fornitore. - Durante la compilazione della sezioneDettagli fornitore, si prega di tenere presente quanto segue:
Opzione Descrizione Riservato alle aziendeSpecificare le aziende o le gerarchie aziendali da associare al fornitore.Nella finestra di dialogo"Fornitore"per le transazioni in cui è possibile selezionare un fornitore, vengono visualizzati solo i fornitori associati all'azienda o alla gerarchia aziendale selezionata.Numero di conto clienteMemorizza il numero di conto che il fornitore utilizza per identificare la tua azienda.Data del certificato di assicurazionePer creare report per i fornitori con assicurazione scaduta o che necessita di rinnovo, impostare la data del certificato di assicurazione del fornitore. - Durante la compilazione della sezioneDettagli di pagamento, si prega di tenere presente quanto segue:
Opzione Descrizione Escludere dallo sconto sulla fattura del fornitoreVisualizza gli importi esclusi dal calcolo dello sconto sulla fattura del fornitore. È possibile configurare il campo nell'attivitàModifica impostazioni tenant - Dati finanziari.Quando crei fatture con condizioni di pagamento scontate, puoi visualizzare l'importo scontato nella colonnaSconto applicato:- Creazione dell'attività di esecuzione della liquidazione.
- Visualizza il report dei pagamenti ai fornitori.
Ignora le esclusioni relative agli sconti sulle fatture dei fornitoriSeleziona un'opzione per modificare la configurazione a livello di tenant e impostare opzioni di calcolo dello sconto specifiche per il fornitore.Pagamenti sempre separatiCrea pagamenti separati per ogni fattura del fornitore. Se non selezionata, la procedura di liquidazione di Workday consolida le fatture in un unico pagamento.Non effettuare il pagamento durante gli aggiornamenti del conto bancario.Selezionare l'opzione per escludere le fatture dei fornitori dai processi di liquidazione se:- Per questofornitore è in corso un processo aziendale relativo a un evento di modificadel fornitore e
- Nell'attivitàdi creazione della modifica del fornitore,hai selezionato l'opzioneConto bancario di regolamento.
Sistema di integrazione delle rimessePer effettuare i pagamenti in via elettronica, selezionare il sistema di integrazione che li genera.Scopo del pagamento predefinito Paese di originePaese di destinazione predefinito Scopo del pagamentoViene visualizzato quando si abilitano i codici di finalità di pagamento.Seleziona i codici di finalità di pagamento predefiniti che Workday dovrà compilare automaticamente nelle fatture dei fornitori e nelle rettifiche di fattura. Vedi Concetto: Codici di finalità di pagamento . - Durante la compilazione della sezione"Memo di pagamento del fornitore predefinito", si prega di tenere presente quanto segue:
Opzione Descrizione Testo predefinitoInserisci il testo della nota per i pagamenti tramite assegno a questo fornitore.Utilizzare i dettagli del fornitoreI numeri di riferimento del fornitore, presenti nelle fatture dei fornitori, vengono stampati nel campo"Memo"dell'assegno.Utilizzare la nota di fatturaIl valore inserito durante la creazione delle fatture fornitore viene stampato nel campoMemosull'assegno. Se più fatture contengono note, Workday le unisce nell'assegno.Utilizzare il promemoria di connessione del fornitoreSe si desidera configurare più connessioni fornitore per il versamento, selezionare l'opzione per utilizzare le note di pagamento definite nelle connessioni fornitore. - Nella sezioneGerarchia dei fornitori, utilizzare il promptFigli propostiper definire una relazione fornitore padre/figlio, utile per la rendicontazione delle spese.
- Nel completare queste schede, tieni presente quanto segue:Informazioni sui contattiNel campo"Utilizzo per", specificare le transazioni che si applicano a questi indirizzi:
- Fatturazione
- Rimettere a
- Spedizione
- Approvvigionamento
- Seleziona"Dichiarazione dei redditi"per utilizzare un indirizzo diverso per la dichiarazione all'IRS. Se non si utilizza un indirizzo per la dichiarazione dei redditi, Workday utilizza l'indirizzo principale del fornitore.
- Seleziona la casella di controllo"Principale"accanto a unindirizzo e-mailper inviare gli ordini di acquisto a uno specifico indirizzo e-mail.
Conto bancario di regolamentoAggiungi uno o più conti bancari di regolamento per i pagamenti elettronici ai fornitori.Workday instrada i pagamenti ai fornitori al conto bancario di regolamento corretto in base al tipo di pagamento e alla valuta. Selezionare:- Tipi di pagamento per limitare l'account ai soli metodi di pagamento specificati.
- Valute accettate per limitare l'account a queste valute solo per la liquidazione di pagamenti elettronici senza collegamento a un conto di rimessa.
Seleziona la casella di controlloSolo per connessioni fornitoreper:- Crea più conti bancari con le stesse combinazioni di metodi di pagamento e valute accettate.
- È possibile abilitare qualsiasi combinazione di metodi di pagamento accettati e conti bancari di regolamento.
Fai clic suConti bancari intermediariper collegare i conti bancari di regolamento che richiedono intermediari ai conti bancari intermediari.Informazioni fiscali- Specificare iltipo di modulo dell'autorità fiscaledel fornitore:
- Modulo 1042-Sper un cittadino straniero non residente soggetto alla ritenuta d'acconto sul reddito statunitense.
- Il modulo 1099 MISCserve per segnalare all'IRS i redditi vari.
- TDSper identificare le imposte trattenute alla fonte per i fornitori non residenti.
- Seleziona ladata del documento fiscaleper annotare quando lo hai ricevuto. È possibile utilizzare le date dei documenti fiscali in:
- Processi aziendali per l'instradamento dei fornitori per la revisione e l'approvazione.
- Report personalizzati per identificare i documenti obsoleti che necessitano di essere aggiornati.
- Rapporto 1099 MISC con la società madrePer i tipi di TIN 1099, consolidare la rendicontazione 1099 MISC per i fornitori principali e secondari. Assicurati di rimuovere le voci dai campiTipo di TINeCodice Fiscale.Per determinare se il contribuente necessita di un modulo 1099 MISC, sommare tutti i pagamenti ricevuti dal beneficiario. Workday consente di consolidare la rendicontazione 1099 in una struttura padre/figlio.L'IRS richiede che tutti i pagamenti effettuati per un determinato beneficiario vengano aggregati.
- Codice fiscale predefinitoWorkday inserisce automaticamente il codice fiscale predefinito selezionato nell'intestazione della fattura del fornitore quando si seleziona un fornitore.
- Codice di ritenuta d'acconto predefinitoWorkday inserisce automaticamente il codice di ritenuta d'acconto selezionato nell'intestazione della fattura del fornitore quando si seleziona un fornitore.
- FATCASelezionare la casella di controllo relativa all'obbligo di presentazione FATCA sul modulo 1099 MISC per attivare tale obbligo. Questa configurazione supporta i requisiti di presentazione FATCA di alcune istituzioni finanziarie estere.
Specificare i codici fiscali di questo fornitore.Abilitare la policy di sicurezza del dominio "Configurazione: Banca di regolamento fornitori" per Workday per visualizzare il codice identificativo fiscale della transazione per un fornitore.- Tipo di codice fiscaleSeleziona la tipologia di codice fiscale applicabile al paese.
- Numero di identificazionePer effettuare la segnalazione e presentare la dichiarazione all'IRS, inserire il codice identificativo fiscale del fornitore.
- ID fiscale della transazioneSelezionare l'ID dell'imposta di transazione utilizzato per registrare l'imposta di transazione per il paese specificato.
- Codice fiscale principaleQuando si gestiscono più ID per un fornitore, selezionare il codice fiscale unico.
Specificare lo stato fiscale di questo fornitore.- Stato dell'imposta sulla transazioneSeleziona lo stato di tassazione della transazione per il paese.
- Stato della ritenuta d'accontoSeleziona lo stato di ritenuta d'acconto per il paese.
Nomi alternativiPer utilizzare un nome alternativo nei documenti e nei file, immettere un nome diverso da quello del fornitore nel campoNome. Successivamente, seleziona il tipo di utilizzo per quel nome alternativo dal promptUtilizzo del nome alternativo.Per utilizzare più nomi alternativi per un singolo fornitore nelle connessioni dei fornitori, selezionare Opzionedi connessione fornitore alternativodal prompt Utilizzo nome alternativo.In una connessione fornitore, l'utilizzo Connessione fornitore alternativa sostituisce gli utilizzi Invia al nome dell'avviso e Invia al beneficiario. Workday ignora l'utilizzo della connessione fornitore alternativa quando non viene utilizzata specificamente per una connessione fornitore.Esempi:- Identifica i lavoratori a contratto con lo stesso nome indicando la loro sede tra parentesi. Per stampare il nome legale sui moduli 1099 MISC, inserire il nome legale come nome alternativo. Quindi selezionaDestinatario 1099 MISCdalla richiesta di utilizzo del nome alternativo.
- Il nome del fornitore è troppo lungo per essere stampato su un assegno. Per stampare un nome più breve, inserisci un nome alternativo più breve. Quindi selezionaRimettere al beneficiarioeInviare il pagamento al destinatario 1dalla finestra di dialogo "Utilizzo nome alternativo".
Opzioni di approvvigionamentoOpzioni di fatturazione- Fatturare qualsiasi fornitoreSelezionare questa opzione per specificare che questo fornitore può fatturare a qualsiasi fornitore.
- Abilita le modifiche fiscali nel portale fornitoriSelezionare questa opzione per consentire ai fornitori di modificare le informazioni fiscali in fattura nel Portale Fornitori. Successivamente, quando i fornitori creano le fatture a partire dagli ordini di acquisto, possono modificare questi campi:
- Opzione fiscale
- Importo dell'imposta
- Applicabilità fiscale
- Recupero fiscale
- Articolo di approvvigionamento predefinitoSelezionare questa opzione per consentire ai fornitori di modificare le informazioni fiscali in fattura nel Portale Fornitori. Successivamente, quando i fornitori creano le fatture a partire dagli ordini di acquisto, possono modificare questi campi:
- Descrizione dell'articolo
- Categoria di spesa
- Informazioni fiscali
- Unità di misura
- Costo unitario
- Tag di lavoro correlati
- Categoria di spesa predefinitaÈ possibile selezionare una categoria di spesa predefinita per le transazioni con i fornitori.
Opzioni generali- Abilita il numero di posizione globaleSelezionare questa opzione per specificare che questo fornitore può utilizzare i codici di localizzazione globale (GLN). I fornitori utilizzano i codici GLN per le diverse sedi aziendali di spedizione e consegna sui documenti di acquisto. I fornitori inviano quindi questi documenti tramite scambio elettronico di dati (EDI) e ordini di acquisto stampati.
Opzioni di ordine di acquisto- Opzione di emissione
- EDI/XML: Quando emetti ordini di acquisto, Workday invia una versione EDI o XML al tuo fornitore o alla tua rete di fornitori.
- EDI/XML automatico: quando si emettono ordini di acquisto, Workday genera una versione EDI o XML dell'ordine di acquisto. Workday invia quindi l'ordine al fornitore una volta che l'amministratore lo ha approvato.
- E-mail: Quando si specifica un indirizzo e-mail come principale, è possibile emettere un ordine di acquisto in formato PDF. Questa opzione richiede un layout di stampa per l'ordine di acquisto. Se non si specifica un'opzione di emissione, Workday utilizza l'opzione Stampa.
- Stampa:Selezionare questa opzione per emettere ordini di acquisto stampati. Questa opzione richiede un layout di stampa per l'ordine di acquisto. Se non si specifica un'opzione di emissione, Workday utilizza l'opzione Stampa.
- Portale fornitoriSelezionare questa opzione per emettere ordini di acquisto esclusivamente tramite il portale fornitori.
- E-mail predefinita per l'emissione dell'ordine di acquistoSeleziona uno o più indirizzi email che puoi impostare come predefiniti per l'invio di ordini di acquisto ai fornitori tramite email. È possibile selezionare solo gli indirizzi e-mail se si seleziona "Approvvigionamento" dal prompt "Utilizzo per" nella scheda "Informazioni di contatto".
- Collegamento fornitore multi-fornitore per l'emissione dell'ordine di acquistoSelezionandoXMLoXML Auto, scegli il collegamento multifornitore preferito da utilizzare per l'emissione degli ordini di acquisto per il fornitore. È inoltre possibile utilizzare l'attivitàGestisci collegamenti fornitoriper includere questo fornitore come fornitore multi-fornitore.
- Disabilitare la modifica dell'ordineSelezionare questa opzione se il fornitore non accetta modifiche agli ordini.
- Opzione di modifica dell'ordineSelezionare se l'opzione di emissione dell'ordine di modifica è diversa dall'opzione di emissione predefinita.
- Terminiemodalità di spedizioneImposta questi valori per il fornitore.
- Abilita la sostituzione automatica degli articoli POASeleziona questa opzione per abilitare la sostituzione automatica degli articoli per questo fornitore dalla conferma d'ordine (POA). Selezionando questa opzione, verranno elaborate le sostituzioni di articoli idonei provenienti da questo fornitore. Se non selezioni questa opzione, Workday impedirà la creazione di ordini di modifica per le sostituzioni di articoli da questo fornitore. Per creare un ordine di modifica da una conferma d'ordine di acquisto (POA), è necessario eseguire o pianificare l'attività"Pianifica aggiornamenti automatici dalle conferme d'ordine di acquisto".
- Si richiede un ringraziamentoSeleziona quando ti aspetti che i fornitori inviino le conferme d'ordine al momento dell'emissione degli ordini di acquisto. Questa configurazione è importante quando si utilizzano le integrazioni EDI 850 e EDI 855. Quando selezioni questa casella di controllo, Workday imposta il segmento ISA14 su1quando invii i file EDI 850 al fornitore. Questo comunica al fornitore che ti aspetti una conferma di ricezione.
Opzioni di notifica di spedizione anticipata (ASN)- Abilita ASNSeleziona questa opzione per abilitare le notifiche di spedizione anticipate per questo fornitore.
- ASN in scadenza tra pochi giorniQuando si abilitano gli ASN, inserire il numero di giorni che indica quando l'acquirente può aspettarsi di ricevere le notifiche di spedizione dal fornitore.
Tempi di consegnaSpecificare un valore per il numero di giorni che intercorrono tra ladata del documentodell'ordine di acquisto e la data di consegna prevista.- Workday utilizza iltempo di consegnapiùla data del documentoper calcolare ladata di scadenzadell'ordine di acquisto.
- Quando sono disponibili più tempi di consegna, Workday seleziona quello più appropriato in base a questi, in ordine di priorità. Tempi di consegna specificati su:
- Articolo del fornitore o articolo del catalogo.
- Il fornitore.
- L'inquilino.
Nota: quando non sono specificate date di scadenza nelle righe merce, Workday utilizza ladata di scadenza indicata nell'intestazionedegli ordini di acquisto per compilare le righe merce corrispondenti.Tag di lavoro correlatiPer inserire i tag di lavoro correlati nelle righe delle fatture dei fornitori non relative a ordini di acquisto, selezionare i valori appropriati dai promptTag di lavoro consentitieTag di lavoro predefinito.È possibile configurare i tipi di tag di lavoro per i fornitori nel reportGestione utilizzo tag di lavoro correlati.ApplicazioniPer associare questo fornitore ai codici di classificazione degli acquisti, selezionare le categorie di spesa e le gerarchie.Per ottemperare ai requisiti governativi federali, statali o locali, aggiungi le classificazioni del tuo fornitore.Opzioni per i lavoratori a contrattoSe il fornitore inserisce note spese in Workday per un lavoratore interinale assunto, selezionareNon rimborsare le note spese del lavoratore interinale.Quando non si rimborsano le spese ai lavoratori a contratto, è possibile creare fatture manuali per rimborsare le loro spese.AllegatiAllegare la documentazione giustificativa del fornitore.Workday supporta i tipi di file elencati nell'attività"Modifica configurazione tenant - Sistema"per gli allegati di documenti aziendali.NoteIncludere le note del fornitore. Workday registra lapersonache inserisce le note e la datadi creazione.
È possibile utilizzare i fornitori nei documenti e nelle transazioni di approvvigionamento previa approvazione.
- Configurare il processo aziendale"Evento di modifica fornitore".
- Imposta lo stato del fornitore.
- Definisci le motivazioni per le modifiche dello stato del fornitore.
- Per aggiornare i fornitori approvati, accedere all'attivitàCrea modifica fornitoredal menu delle azioni correlate per ciascun fornitore.
- Se il tuo fornitore utilizza cataloghi, creane anche tu.
- Creare ordini di acquisto e contratti con i fornitori.
- Per visualizzare l'elenco dei report forniti da Workday e le relative descrizioni, accedere al reportReport standard di Workdaye selezionareAccount fornitori.
- (Facoltativo) Accedere al reportTrova duplicati fornitoriper individuare e visualizzare potenziali duplicati di record dei fornitori.
- (Facoltativo) Crea report personalizzati utilizzando campi personalizzati.
- (facoltativo) Configurare le categorie di allegato di spesa per gli oggetti fornitore.
- Per limitare l'accesso alle informazioni fiscali del fornitore, configurare ildominio Vista: Informazioni fiscali del fornitorenell'area funzionale Fornitori.