Creare fornitori

Administrator Guide

Creare fornitori

Configurare il processo aziendale Evento fornitore
e i criteri di sicurezza nell'area funzionale Suppliers.

Creare gruppi di fornitori e categorie di fornitori per facilitarne la ricerca e la creazione di report.

Definire i termini e i tipi di pagamento predefiniti.

Domini Configure
Set Up: Supplier
e Set Up: Supplier Notes
nell'area funzionale Suppliers.

Creare fornitori per l'approvvigionamento di beni e servizi per l'organizzazione. Fornire dettagli per la gestione delle relazioni con i fornitori, dei termini di pagamento e dei report.

Accedere all'attività

Creazione fornitore

L'attività contiene i seguenti elementi:

Opzione	Descrizione
Nome fornitore	Se si seleziona un valore dall'elenco di valori Creazione fornitore da entità aziendale , il sistema popola automaticamente il campo Nome fornitore .
Nome fonetico	Registra la pronuncia corretta del Nome fornitore e i seguenti dettagli nella scheda Conto bancario di regolamento : Nome fonetico banca Nome fonetico filiale Nome fonetico nel conto Viene visualizzato quando: I nomi fonetici vengono abilitati nell'attività Modifica configurazione tenant - Globale . Gli utenti selezionano le impostazioni internazionali e la lingua di visualizzazione pertinenti nelle loro preferenze. La lingua preferita del paese del conto bancario deve corrispondere alla lingua abilitata nella configurazione del tenant.
Creare fornitore da entità aziendale	Creare un fornitore da un'entità aziendale esistente. Il sistema popola automaticamente i campi Nome fornitore e ID fornitore con l'entità aziendale selezionata. Una volta selezionata un'entità aziendale, non è possibile modificarla.
N. DUNS	Se disponibile, immettere il numero DUNS (Data Universal Numbering System) del fornitore. Se si utilizzano le carte di approvvigionamento, l'integrazione della carta di credito può utilizzare i numeri DUNS per cercare i fornitori dai file delle transazioni.
Categoria fornitore	Selezionare una categoria fornitore. Le categorie fornitore classificano i fornitori a fini di reportistica e negoziazione dei prezzi.
Gruppo fornitori	Selezionare un gruppo di fornitori. I gruppi di fornitori organizzano i fornitori a fini di reportistica e negoziazione dei prezzi.
Collegamento al documento	Questo campo viene visualizzato quando si imposta un modello URI (Uniform Resource Identifier) valido, che include: Un URL (Uniform Resource Locator) Una riga vuota, per consentire agli utenti di immettere valori senza limitazioni in questo campo. Per impostare un URI valido, selezionare Collegamento documento fornitore dall'elenco di valori Tipo collegamento URI esterno fornitore nell'attività Gestione convalida collegamento esterno . Il sistema convalida il collegamento per assicurarsi che disponga di un URI valido, come definito dall'amministratore della sicurezza. Questo processo fornisce ulteriore sicurezza per evitare contenuti dannosi nei collegamenti esterni. Se si archiviano documenti o immagini di supporto in un repository esterno, immettere l'URL del percorso corrispondente. Una volta salvata la transazione, il sistema visualizza l'URL come collegamento ipertestuale in tempo reale all'immagine. I responsabili dell'approvazione possono fare riferimento a questo documento prima di approvare la transazione.
Termini di pagamento predefiniti	Specificare i termini di pagamento concordati con il fornitore.
Tipo di pagamento	Selezionare uno o più tipi di pagamento per questo fornitore. Se si seleziona un tipo di pagamento elettronico, completare le informazioni nella scheda Conto bancario di regolamento . Consultare Concetto: Metodi di pagamento elettronici.
Tipo di pagamento predefinito	Se si seleziona Carta di credito , è possibile selezionare la carta di credito di un collaboratore dall'elenco di valori Carta di credito .
Tipo riferimento predefinito	Se il tipo di riferimento richiede un pagamento per fattura, è possibile impostare Pagamenti sempre separati .
Carta di credito	Se l'organizzazione utilizza carte di approvvigionamento, selezionare la carta di un collaboratore come carta di credito predefinita che il fornitore può utilizzare per gli ordini di acquisto e i contratti fornitore.
Valuta predefinita	Selezionare una valuta predefinita da inserire nelle transazioni con questo fornitore. Quando si creano le transazioni, è possibile passare da questa valuta a qualsiasi valuta accettata per il fornitore. Quando non si seleziona un'opzione da questo elenco di valori, il sistema inserisce la valuta predefinita del tenant nelle transazioni, anche quando il fornitore non accetta la valuta predefinita del tenant.
Segmento di sicurezza fornitore	Se l'azienda richiede segmenti di sicurezza e il fornitore non appartiene a un segmento di sicurezza tramite la categoria o il gruppo di fornitori, creare un segmento di sicurezza fornitore.

La sezione

Dettagli fornitore

contiene i seguenti elementi:

Opzione	Descrizione
Limitato alle aziende	Specificare le aziende o le gerarchie di aziende da associare al fornitore. L'elenco di valori Fornitore per le transazioni in cui è possibile selezionare un fornitore visualizza solo i fornitori associati all'azienda o alla gerarchia di aziende selezionata.
N. conto cliente	Memorizzare il numero di conto utilizzato dal fornitore per identificare l'azienda.
Data certificato di assicurazione	Per creare report per i fornitori con un'assicurazione scaduta o che richiede il rinnovo, impostare la data del certificato fornitore dell'assicurazione.

La sezione

Dettagli pagamento

contiene i seguenti elementi:

Opzione	Descrizione
Escludi da sconto fattura fornitore	Visualizza le spese escluse dal calcolo per lo sconto fattura fornitore. È possibile configurare il campo nell'attività Modifica configurazione tenant - Dati finanziari . Quando si creano fatture con termini di pagamento scontati, è possibile visualizzare l'importo scontato riportato nella colonna Sconto applicato in: Attività Creazione ciclo di regolamento . Visualizzare il report Pagamento fornitore .
Sostituisci esclusioni sconti fatture fornitore	Selezionare un'opzione per modificare la configurazione a livello di tenant e configurare opzioni di calcolo dello sconto univoche per il fornitore.
Pagamenti sempre separati	Crea pagamenti separati per ogni fattura fornitore. Se questa opzione è deselezionata, il regolamento del sistema consolida le fatture in un unico pagamento.
Non pagare durante gli aggiornamenti del conto bancario	Selezionare questa opzione per escludere le fatture fornitore dai cicli di regolamento se: È in corso un processo aziendale Evento di modifica fornitore per il fornitore e È stata selezionata l'opzione Conto bancario di regolamento nell'attività Creazione modifica fornitore .
Sistema di integrazione rimessa	Per rimettere i pagamenti in formato elettronico, selezionare il sistema di integrazione che li genera.

La sezione

Nota pagamento fornitore predefinita

contiene i seguenti elementi:

Opzione	Descrizione
Testo predefinito	Immettere il testo della nota per i pagamenti tramite assegno a questo fornitore.
Utilizzare riferimento fornitore	I numeri di riferimento fornitore delle fatture fornitore vengono stampati nel campo Nota dell'assegno.
Utilizzare nota fattura	Il valore immesso durante la creazione delle fatture fornitore viene stampato nel campo Nota dell'assegno. Se più fatture contengono note, il sistema le concatena nell'assegno.
Utilizzare la nota di connessione fornitore	Se si desidera configurare più connessioni fornitore per rimessa, selezionare questa opzione per utilizzare le note di pagamento definite nelle connessioni per rimessa.

Nella sezione

Gerarchia fornitori

, utilizzare l'elenco valori

Figli proposti

per definire una relazione fornitore padre/figlio per facilitare la rendicontazione delle spese.

Le seguenti schede contengono i seguenti elementi:


Informazioni di contatto	Nel campo Utilizza per , specificare le transazioni applicabili ai seguenti indirizzi: Fatturazione Rimessa a Spedizione Approvvigionamento Selezionare Report fiscali per utilizzare un indirizzo diverso per i report IRS. Se non si utilizza un indirizzo di dichiarazione fiscale, il sistema utilizza l'indirizzo principale del fornitore. Selezionare la casella di controllo Principale accanto a un'E -mail per inoltrare gli ordini di acquisto a un indirizzo e-mail specifico.
Conto bancario di regolamento	Aggiungere dettagli per i pagamenti elettronici ai fornitori, ad esempio: ACH Addebito diretto Deposito diretto Cablaggio Selezionare la casella di controllo Solo per connessioni fornitore per: Creare più conti bancari con gli stessi tipi di pagamento. Abilitare qualsiasi combinazione di tipi di pagamento accettati e conti bancari di regolamento. Fare clic su Conti bancari intermediari per collegare i conti bancari di regolamento che richiedono intermediari ai conti bancari intermediari.
Informazioni fiscali	Specificare il Tipo di modulo autorità fiscale del fornitore: 1042-S per uno straniero non residente soggetto a ritenuta d'acconto sul reddito negli Stati Uniti. 1099 MISC per segnalare i ricavi vari all'IRS. TDS per identificare le imposte trattenute alla fonte per i fornitori non residenti. Selezionare una Data documento fiscale da annotare quando si riceve il documento fiscale. È possibile utilizzare le date dei documenti fiscali in: Processi aziendali per indirizzare i fornitori per la revisione e l'approvazione. Report personalizzati per identificare i documenti obsoleti che devono essere aggiornati. Report 1099 MISC con padre Per i tipi TIN 1099, consolidare i report 1099 MISC per i fornitori padre e figlio. Assicurarsi di rimuovere le voci nei campi Tipo TIN e Codice fiscale . Per determinare se il contribuente richiede un report 1099 MISC, sommare tutti i pagamenti per l'identificazione del destinatario del pagamento. Il sistema consente di consolidare i report 1099 in una struttura padre/figlio. L'IRS richiede l'aggregazione di tutti i pagamenti per un determinato codice identificativo del destinatario del pagamento. Codice imposta predefinito Quando si seleziona un fornitore, il sistema inserisce automaticamente il codice imposta predefinito selezionato nell'intestazione della fattura fornitore. Codice ritenuta d'acconto predefinito Quando si seleziona un fornitore, il sistema inserisce automaticamente il codice della ritenuta d'acconto selezionato nell'intestazione della fattura fornitore. FATCA Selezionare questa opzione per attivare la casella di controllo Requisiti di archiviazione FATCA nel modulo 1099 MISC. Questa configurazione supporta i requisiti di deposito FATCA di alcuni istituti finanziari esteri. Specificare gli ID imposta per questo fornitore. Abilitare i criteri di sicurezza del dominio Set Up: Supplier Settlement Bank per consentire al sistema di visualizzare il codice fiscale della transazione per un fornitore. Tipo identificativo fiscale Selezionare un tipo di identificativo fiscale applicabile al paese. N. identificazione Per creare report e presentare una dichiarazione all'IRS, immettere il codice fiscale del fornitore. Codice fiscale transazione Selezionare l'identificativo fiscale della transazione utilizzato per registrare le imposte sulle transazioni per il paese specificato. Identificativo fiscale principale Selezionare l'identificativo fiscale singolo quando si gestiscono più ID per un fornitore. Specificare gli stati fiscali per questo fornitore. Stato imposta transazione Selezionare lo stato fiscale della transazione per il paese. Stato ritenuta d'acconto Selezionare lo stato della ritenuta d'acconto per il paese.
Nomi alternativi	Per utilizzare un nome alternativo in documenti e file, immettere un nome diverso dal nome del fornitore nel campo Nome . Selezionare quindi il tipo di utilizzo per il nome alternativo dall'elenco di valori Utilizzo nome alternativo . Per utilizzare più nomi alternativi per un singolo fornitore nelle connessioni fornitore, selezionare Opzione Connessione fornitore alternativa dall'elenco di valori Utilizzo nome alternativo. In una connessione fornitore, l'utilizzo Connessione fornitore alternativa sostituisce gli utilizzi Nome avviso rimessa e Destinatario pagamento rimessa. Il sistema ignora l'utilizzo di Connessione fornitore alternativa quando non viene utilizzato specificamente per una connessione fornitore. Esempi: Identificare i collaboratori esterni con lo stesso nome includendo le loro sedi tra parentesi. Per stampare il nome anagrafico nei moduli 1099 MISC, immettere il nome anagrafico come Nome alternativo. Quindi selezionare 1099 MISC Recipient dall'elenco di valori Utilizzo nome alternativo. Il nome del fornitore è troppo lungo per essere stampato su un assegno. Per stampare un nome più breve, immettere un Nome alternativo più breve. Quindi selezionare Rimessa a destinatario pagamento e Rimessa al destinatario 1 dall'elenco di valori Utilizzo nome alternativo.
Opzioni di approvvigionamento	Opzioni di fatturazione Fattura qualsiasi fornitore Selezionare questa opzione per specificare che il fornitore può fatturare a qualsiasi fornitore. Abilitare Modifiche imposte nel portale fornitore Selezionare questa opzione per consentire ai fornitori di modificare le informazioni fiscali delle fatture nel Portale fornitore. Quindi, quando i fornitori creano fatture da ordini di acquisto, possono modificare i seguenti campi: Opzione fiscale Importo imposta Applicabilità fiscale Detraibilità fiscale Articolo di approvvigionamento predefinito Selezionare questa opzione per consentire ai fornitori di modificare le informazioni fiscali delle fatture nel Portale fornitore. Quindi, quando i fornitori creano fatture da ordini di acquisto, possono modificare i seguenti campi: Descrizione elemento Categoria di spesa Informazioni fiscali Unità di misura Costo unitario Worktag correlati Categoria di spesa predefinita È possibile selezionare una categoria di spesa predefinita per le transazioni fornitore. Opzioni generali Abilitare N. sede globale Selezionare questa opzione per specificare che il fornitore può utilizzare i numeri di sede globali (GLN). I fornitori utilizzano i GLN per le varie sedi aziendali destinatario spedizione e consegna nei documenti di approvvigionamento. I fornitori inviano quindi questi documenti tramite EDI (Electronic Data Interchange) e gli ordini di acquisto stampati. Opzioni ordine di acquisto Opzione di emissione EDI/XML : quando si emettono ordini di acquisto, il sistema invia una versione EDI o XML al fornitore o alla rete di fornitori. EDI/XML automatico : quando si emettono ordini di acquisto, il sistema genera una versione EDI o XML dell'ordine di acquisto. Il sistema lo invia quindi al fornitore quando l'amministratore approva l'ordine di acquisto. E-mail : quando si specifica un'e-mail come principale, è possibile emettere un PDF dell'ordine di acquisto. Questa opzione richiede un layout di stampa dell'ordine di acquisto. Se non si specifica un'opzione di emissione, il sistema utilizza l'opzione Stampa. Stampa: selezionare questa opzione per emettere ordini di acquisto stampati. Questa opzione richiede un layout di stampa dell'ordine di acquisto. Se non si specifica un'opzione di emissione, il sistema utilizza l'opzione Stampa. Portale fornitore Selezionare questa opzione per emettere ordini di acquisto solo nel portale fornitore. E-mail di emissione OA predefinita Selezionare uno o più indirizzi e-mail che è possibile definire come predefiniti quando si emettono ordini di acquisto ai fornitori tramite e-mail. È possibile selezionare solo indirizzi e-mail se si seleziona Approvvigionamento dall'elenco di valori Utilizza per nella scheda Informazioni di contatto. Collegamento fornitore multifornitore per emissione OA Se si seleziona XML o XML Auto , selezionare il collegamento multifornitore preferito da utilizzare per l'emissione degli ordini di acquisto per il fornitore. È anche possibile utilizzare l'attività Gestione collegamenti fornitore per includere il fornitore come fornitore multiplo. Disabilita Ordine di modifica Selezionare questa opzione se il fornitore non accetta gli ordini di modifica. Opzione di emissione ordine di modifica Selezionare se l'opzione di emissione dell'ordine di modifica è diversa dall'opzione di emissione predefinita. Termini di spedizione e Metodo di spedizione Impostare questi valori per il fornitore. Abilita sostituzione articolo con ordine di acquisto Selezionare questa opzione per abilitare la sostituzione automatica degli articoli per il fornitore da una conferma ordine di acquisto. Quando si seleziona questa opzione, vengono elaborate le sostituzioni di articoli idonei di questo fornitore. Se non si seleziona questa opzione, il sistema impedirà la creazione di ordini di modifica per la sostituzione degli articoli di questo fornitore. Per creare un ordine di modifica da una conferma ordine di acquisto, è necessario eseguire o pianificare l'attività Pianificazione aggiornamenti automatici da conferme ordini di acquisto . Conferma prevista Selezionare quando si prevede che i fornitori inviino le conferme degli ordini di acquisto quando si emettono ordini di acquisto. Questa configurazione è importante quando si utilizzano integrazioni EDI 850 e EDI 855. Quando si seleziona questa casella di controllo, il sistema imposta il segmento ISA14 su 1 quando si inviano file EDI 850 al fornitore. In questo modo si informa il fornitore che si prevede una conferma. Opzioni ASN (Advanced Ship Notice) Abilitare l'ASN Selezionare questa opzione per abilitare gli avvisi di spedizione anticipati per il fornitore. Scadenza ASN in giorni Quando si abilitano gli ASN, immettere il numero di giorni che indica quando l'acquirente può aspettarsi avvisi di spedizione dal fornitore. Lead time Specificare un valore per il numero di giorni tra la Data documento dell'ordine di acquisto e la data di consegna prevista. Il sistema utilizza il Lead Time più la Data documento per calcolare la Scadenza nell'ordine di acquisto. Quando sono presenti più lead time, il sistema seleziona il lead time in base a questi, in ordine di priorità. Lead time specificato per: L'articolo fornitore o l'articolo di catalogo Il fornitore Il tenant Nota: quando nelle righe beni non sono presenti scadenze, il sistema utilizza la Scadenza intestazione negli ordini di acquisto per popolare le righe beni corrispondenti.
Worktag correlati	Per popolare i worktag correlati nelle righe della fattura fornitore non di acquisto, selezionare i valori applicabili dagli elenchi di valori Worktag consentiti e Worktag predefinito . È possibile impostare i tipi di worktag per i fornitori nel report Gestione utilizzo worktag correlati .
Classificazioni	Per associare il fornitore ai codici di classificazione degli acquisti, selezionare le categorie e le gerarchie di spesa. Per soddisfare i requisiti del governo federale, statale o locale, aggiungere le classificazioni del fornitore.
Opzioni collaboratore esterno	Se il fornitore immette le note spese nel sistema per un collaboratore esterno assunto, selezionare Non rimborsare le note spese per collaboratore esterno . Quando non si rimborsano i collaboratori esterni per le note spese, è possibile creare fatture manuali per rimborsarne le spese.
Allegati	Allegare la documentazione di supporto per il fornitore. Il sistema supporta i tipi di file elencati nell'attività Modifica configurazione tenant - Sistema per gli allegati dei documenti aziendali.
Note	Includere le note fornitore. Il sistema registra la Persona che immette le note e le date Data creazione .