Considerazioni sulla configurazione: Rettifiche per periodi precedenti
Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo delle rettifiche per i periodi precedenti per la gestione paghe per Canada, Irlanda, Regno Unito e Stati Uniti.
- Perché effettuare la configurazione.
- Come si inseriscono nel quadro generale di Workday.
- Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
- Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.
- Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.
Di che cosa si tratta
Le rettifiche del periodo precedente consentono di eseguire i pagamenti prima del periodo in corso corrente.
Vantaggi per l'azienda
Le rettifiche per i periodi precedenti offrono la flessibilità necessaria per correggere i pagamenti precedenti e aiutano a ridurre l'elaborazione manuale:
- Calcolo delle imposte legali del datore di lavoro e dei dipendenti per i pagamenti su richiesta.
- Calcolo delle imposte legali del datore di lavoro per i pagamenti manuali.
- Aggiornamento della contabilità e del libro mastro della gestione paghe.
Casi d'uso
È possibile rettificare i periodi di gestione paghe precedenti per:
- Correggere un importo dello stipendio lordo impreciso.
- Registrare un assegno personale che i collaboratori emettono per pagare in anticipo le trattenute.
- Stornare i pagamenti finali errati ai collaboratori cessati.
- Pagare un collaboratore per le ore registrate dopo la fine del periodo di paga.
- Correggere la gestione paghe per i collaboratori che immettono una modifica di indirizzo dopo aver già calcolato le imposte per la gestione paghe per il Regno Unito e gli Stati Uniti
È anche possibile rettificare i periodi precedenti per le correzioni dei moduli di fine esercizio, ad esempio quando:
- I collaboratori immettono scelte fiscali imprecise (USA).
- I collaboratori non aggiornano le scelte fiscali quando si trasferiscono in un nuovo stato o località ed è necessario rettificare gli accumulatori salariali (USA).
- I fornitori di azioni di terze parti segnalano una transazione per un collaboratore dopo che il modulo è già stato completato (Regno Unito, USA).
- I collaboratori segnalano una carta regalo dopo che il loro modulo è già stato completato (Regno Unito, USA).
Per la gestione paghe per l'Irlanda, rettificare i periodi precedenti di fine esercizio solo quando la data di pagamento rientra nell'intervallo di date del periodo.
Domande e considerazioni
Domande | Considerazioni |
|---|---|
Come si desidera elaborare le rettifiche? | È possibile elaborare una rettifica:
È anche possibile immettere rettifiche per i pagamenti effettuati al di fuori di Workday eseguendo i pagamenti manuali. Esempio: si desidera registrare un assegno personale emesso da un collaboratore per cancellare gli arretrati. |
Qual è la sequenza temporale per l'immissione delle rettifiche? | È possibile utilizzare i pagamenti fuori ciclo per rettificare i periodi precedenti elaborati in Workday fino a 6 anni prima del periodo in corso corrente. Per i periodi non ancora riconciliati con un estratto conto bancario, è possibile eseguire storni di pagamento.
La gestione paghe per l'Irlanda non supporta gli storni di pagamento. È anche possibile valutare l'utilizzo dell'elaborazione retroattiva della paga per i periodi precedenti che sono successivi alla data Nessuna elaborazione retroattiva precedente al. Retro non ricalcola le imposte:
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Qual è il volume e la frequenza delle rettifiche? | Per volumi elevati di rettifiche, invece di eseguire più pagamenti fuori ciclo, è possibile:
|
Quali tabelle delle imposte si desidera applicare (Regno Unito, USA)? | Il sistema utilizza la data di pagamento per determinare le tabelle imposte da applicare nell'elaborazione fuori ciclo. Le date di fine del periodo di paga controllano il periodo per la registrazione delle transazioni contabili e di report. Per apportare rettifiche fiscali per il periodo precedente, è possibile eseguire pagamenti fuori ciclo per:
Esempio: per correggere le imposte nel primo trimestre, è possibile eseguire un pagamento nel periodo di gestione paghe corrente utilizzando una data di controllo compresa tra il 1° gennaio e il 31 marzo. Il sistema registra quindi tutte le transazioni contabili nel periodo corrente, il che può aiutare a creare report sulle transazioni del periodo precedente nei sistemi contabili esterni. È possibile eseguire pagamenti manuali per immettere manualmente gli importi delle imposte. |
Qual è la decorrenza delle prime transazioni di Workday Payroll? | Per registrare i pagamenti prima della decorrenza delle prime transazioni di Workday Payroll, caricarli come storico della gestione paghe. Esempi: caricare lo storico della gestione paghe per gli stipendi bonus pagati da un'azienda acquisita o gli utili che contribuiscono ai report annuali.
È possibile modificare questi pagamenti storici, ma queste correzioni non influiscono sui risultati della gestione paghe di produzione già completati. Per la gestione paghe per il Regno Unito e gli Stati Uniti, il sistema rettifica le imposte percentuali con correzione automatica nella gestione paghe successiva. L'aggiunta o la modifica dei risultati storici per un collaboratore può influire sui calcoli e sui risultati che utilizzano i saldi storici. Pertanto, quando si esegue questa operazione per i collaboratori con risultati di gestione paghe esistenti nel sistema, verificare tutti i risultati dei calcoli correnti. Per la gestione paghe per gli Stati Uniti, il sistema non calcola gli importi FLSA in base agli importi storici. È possibile rettificare manualmente questo tipo di importi FLSA:
|
Suggerimenti
Per rettificare gli importi delle imposte, utilizzare i pagamenti manuali anziché i pagamenti su richiesta perché:
- Il sistema calcola le imposte legali del datore di lavoro e dei dipendenti per i pagamenti su richiesta.
- I pagamenti manuali offrono la flessibilità di registrare un pagamento senza tutti i requisiti di elaborazione della paga, come il conto bancario della gestione paghe o le informazioni di regolamento.
Per la gestione paghe per gli Stati Uniti, non spostare i collaboratori da un calendario FLSA a un altro perché potrebbe causare risultati imprevisti durante l'elaborazione delle rettifiche di periodo precedente.
L'elaborazione della gestione paghe continua anche quando le registrazioni contabili associate presentano errori. Il sistema contrassegna tali errori solo quando si tenta di annullare o annullare i risultati completati. Per evitare problemi con i sistemi di terzi, eseguire il report
Correzione registrazioni automatiche con errori
nell'ambito del processo di gestione paghe per controllare e correggere tali errori.Requisiti
Per garantire un'elaborazione corretta, specificare i componenti paga da calcolare per i pagamenti su richiesta nelle categorie di esecuzione.
Limitazioni
È possibile aprire il periodo successivo ai pagamenti su richiesta solo dopo il completamento dei risultati del periodo precedente o del periodo corrente dei collaboratori. Dopo aver creato un pagamento nel periodo successivo per un collaboratore, non è possibile creare nuovi risultati per il collaboratore nel periodo corrente o in quelli precedenti.
Per alcuni eventi retroattivi come l'assunzione retroattiva, il calcolo della paga retroattiva crea un risultato di retribuzione pari a zero per il periodo precedente elaborato. Pertanto, non è possibile eseguire pagamenti sostitutivi su richiesta per lo stesso periodo secondario.
Inoltre, non è possibile:
- Annullare i pagamenti fuori ciclo completati eseguiti per periodi precedenti.
- Emettere pagamenti finali per periodi precedenti.
- Includere le differenze retroattive nei pagamenti dei periodi precedenti.
Per la gestione paghe per il Regno Unito, quando si rettificano gli esercizi fiscali precedenti, il sistema non aggiorna automaticamente HMRC utilizzando le informazioni in tempo reale (RTI). Assicurarsi di riconciliare i risultati ed eseguire pagamenti aggiuntivi su richiesta in base alle esigenze utilizzando:
- Aggiornamento anno precedente (EYU) per gli esercizi fiscali 2018-2019 e 2019-2020.
- RTI Employer Payment Summary (EPS) e Full Payment Submission (FPS), dall'esercizio fiscale 2020-2021 in poi.
Configurazione del tenant
È possibile utilizzare l'attività
Modifica configurazione tenant - Gestione paghe
per:
- Impedire agli amministratori della gestione paghe e ai partner di eseguire pagamenti su richiesta per conto proprio utilizzando i servizi Web.
- Utilizzare la data di pagamento anziché la data di fine periodo che contiene la rettifica come data di registrazione.
Criteri di sicurezza
Domini | Considerazioni |
|---|---|
Process: Off-Cycle nell'area funzionale Core Payroll. | Consente agli utenti di eseguire pagamenti manuali in batch. |
Process: Off Cycle (Manual Payment) nell'area funzionale Core Payroll. | Consente agli utenti di eseguire pagamenti manuali. |
Process: Off Cycle (On Demand) nell'area funzionale Core Payroll. | Consente agli utenti di creare pagamenti su richiesta. |
Process: Period End nell'area funzionale Common Financial Management. | Consente agli utenti di accedere ai report per verificare lo stato dei periodi contabili. |
Process: Run Batch Cancel Complete nell'area funzionale Core Payroll. | Consente agli utenti di annullare una gestione paghe in ciclo completata. |
Process: Tax Filing/W-2s (Reports) - USA nell'area funzionale USA Payroll (USA). | Consente agli utenti di visualizzare i report relativi alla dichiarazione dei redditi e ai W-2. |
Process: Tax Filing (Reports) - CAN nell'area funzionale CAN Payroll (CAN). | Consente agli utenti di visualizzare i report relativi alle rimesse fiscali. |
Reports: Pay Calculation Results for Pay Group (Results) nell'area funzionale Core Payroll. | Consente agli utenti di:
|
Worker Data: Payroll (Payroll Input) nell'area funzionale Core Payroll. | Consente agli utenti di visualizzare e immettere dati di gestione paghe per i collaboratori. |
Processi aziendali
Non è necessario eseguire alcuna operazione.
Report
Report | Considerazioni |
|---|---|
Stato registrazione periodo CoGe
| Consente di verificare se un periodo contabile è aperto o chiuso. |
Per la gestione paghe per il Canada:
| Consente di identificare le differenze causate da rettifiche di periodi precedenti, che richiedono la riconciliazione con le passività fiscali. |
Per la gestione paghe per gli Stati Uniti:
| Consente di identificare le differenze causate da rettifiche di periodi precedenti che richiedono la riconciliazione con le passività fiscali. |
Calcolo paga fuori ciclo - Input per gruppo di collaboratori
| Consente di visualizzare i pagamenti su richiesta per gruppo paga e periodo o sottoperiodo. |
Visualizzazione dati gestione paghe per collaboratore
| Consente di verificare se il sistema ha già elaborato gli input paga esistenti di un collaboratore nei calcoli paga o nei calcoli paga retroattivi. |
Visualizzazione dati FPS RTI per il Regno Unito (Regno Unito) | Consente di rivedere i valori FPS generati per i risultati della gestione paghe selezionati e di verificarne l'accuratezza. |
Visualizzazione dettagli EYU RTI collaboratore (Regno Unito) | Consente di rivedere i dati RTI di un collaboratore per l'esercizio fiscale precedente. |
Per la gestione paghe per l'Irlanda: Visualizzazione inoltro gestione paghe ricavi IRL
| Consente di verificare i risultati della gestione paghe per l'inoltro dei ricavi e di identificare eventuali errori di convalida che potrebbero indurre i ricavi a rifiutare l'inoltro. |
È possibile creare report personalizzati per le rettifiche di periodo precedente utilizzando:
- Origine dati reportJournal Lines
- Filtro origine datiPayroll Accounting Filter (by Payment Date).
Esempio: si gestisce la contabilità esternamente e si desidera identificare le rettifiche da segnalare dall'ultima esecuzione dell'integrazione.
È anche possibile utilizzare l'origine dati report
Payroll Off-cycle Payments for Group of Worker
per creare report personalizzati sui pagamenti fuori ciclo.Integrazioni
È possibile utilizzare i seguenti servizi Web per caricare in blocco i dati:
- Importa dati gestione pagheper i dati gestione paghe.
- Importare i pagamenti fuori ciclo gestione pagheper i pagamenti su richiesta.
Connessioni e touchpoint
Funzionalità | Considerazioni |
|---|---|
Arretrati | Quando i collaboratori hanno un saldo arretrato dovuto e si desidera rettificarlo o cancellarlo, è possibile utilizzare:
Esempio: un collaboratore paga una trattenuta in anticipo utilizzando un assegno personale. |
Contabilità gestione paghe | Quando si eseguono rettifiche periodo precedente in un periodo CoGe aperto, il sistema contabilizza la transazione in quel periodo. Per impostazione predefinita, il sistema seleziona il periodo CoGe aperto in base alla data di fine periodo. È possibile configurare il tenant in modo che utilizzi la data di pagamento.
Quando si chiude il periodo, il sistema contabilizza il pagamento nel successivo periodo aperto disponibile. In caso contrario, la registrazione contabile passa allo stato di errore. |
Record of Employment (ROE) (CAN) | Quando si eseguono le rettifiche del periodo precedente per i collaboratori cessati o i collaboratori in congedo, considerare come influiscono sulle retribuzioni registrate nel ROE. Alcune modifiche alle entrate potrebbero richiedere l'emissione di un ROE modificato. |
Rilevazione presenze e assenze | I piani periodi di rilevazione presenze e assenze controllano le date di inizio e di fine della disponibilità di un periodo di rilevazione presenze e assenze per le rettifiche dei periodi precedenti alle immissioni ore. |
Elaborazione di fine esercizio (CAN, USA) | Prima di completare i moduli di fine esercizio, completare le correzioni o le rettifiche fuori ciclo del periodo precedente in attesa che potrebbero influire sugli importi di stipendi e imposte.
È possibile eseguire rettifiche per gli esercizi fiscali per i quali sono già stati creati ed emessi moduli di fine esercizio. Alcune modifiche potrebbero richiedere la generazione di moduli corretti per segnalare tali modifiche. |
Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.