Considerazioni sulla configurazione: Report fiscali di fine esercizio (USA)
Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo della rendicontazione fiscale di fine esercizio USA. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:
- Perché effettuare la configurazione.
- Come si inserisce nel quadro generale di Workday.
- Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
- Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.
- Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.
Di che cosa si tratta
Il sistema consente di creare e inoltrare i dati di fine esercizio a fornitori di servizi di dichiarazione fiscale o enti governativi utilizzando una serie di report, attività e integrazioni. Il sistema supporta i seguenti moduli fiscali di fine esercizio per gli Stati Uniti:
- W-2
- W-2PR
- W-2GU
- W-2VI
Vantaggi per l'azienda
La rendicontazione fiscale di fine esercizio di Workday USA semplifica la conformità ai requisiti di gestione paghe di fine esercizio:
- Gestione dei dati della gestione paghe in un sistema
- Convalida dei dati di fine esercizio in base alle linee guida governative.
- Semplificare la creazione dei moduli fiscali di fine esercizio W-2 fornendo un processo aziendale.
- Semplificazione della creazione di moduli fiscali W-2C, W-2PR, W-2GU e W-2VI con attività.
- Consente di controllare i dati W-2, W-2C, W-2PR, W-2GU e W-2VI utilizzando i report.
- Creazione di copie elettroniche dei moduli fiscali di fine esercizio a cui i dipendenti possono accedere nel self service dipendente (ESS).
- Consente di inoltrare i dati fiscali di fine esercizio ad ADP, MasterTax o Ceridian.
- Consente di creare un'integrazione personalizzata per inoltrare i dati fiscali a provider diversi da ADP, MasterTax o Ceridian.
Casi d'uso
- Visualizzare in anteprima i moduli fiscali di fine esercizio prima del processo di fine esercizio.
- Controllare i dati di fine esercizio per identificare e risolvere le discrepanze tra azienda e dipendente.
- Offrire ai dipendenti la possibilità di disattivare una copia cartacea dei moduli fiscali di fine esercizio.
- Correggere i dati fiscali di fine esercizio all'interno del sistema.
Domande e considerazioni
Domande | Considerazioni |
|---|---|
Quali moduli di fine esercizio si applicano all'organizzazione? | Mappare e testare ogni modulo di fine esercizio che si intende utilizzare per l'esercizio fiscale. Testare i sistemi di integrazione. |
Quali rettifiche di fine esercizio verranno elaborate al di fuori della normale gestione paghe? | Raccogliere le informazioni pertinenti e immettere le rettifiche come pagamento manuale. Esempio: indennità di malattia di terzi. |
Quali dati si desidera utilizzare per pareggiare i dati dei moduli di fine esercizio? | Pianificare la creazione di report personalizzati, se necessario. |
È stato verificato che tutti i componenti paga abbiano configurato i gruppi di componenti paga corretti? | I gruppi di componenti paga controllano il modo in cui il sistema genera alcuni importi nelle distinte di fine esercizio. I gruppi di componenti paga possono anche controllare gli stipendi imponibili nei moduli di fine esercizio. |
Sono stati modificati gruppi di componenti paga dopo aver completato la gestione paghe? | È possibile creare pagamenti manuali se è necessario rettificare i saldi. |
È necessario apportare rettifiche fiscali? | Utilizzare i pagamenti manuali per le rettifiche in cui è necessario un risultato specifico nella W-2 per la ritenuta. Esempio: pagamento in eccesso a una trattenuta ante imposte che ha raggiunto il limite.
Utilizzare i pagamenti su richiesta per le rettifiche per le quali non è necessario un risultato specifico in W-2 per la ritenuta. Esempio: controllare gli storni. |
Si desidera che i dipendenti possano disattivare le copie cartacee dei moduli di fine esercizio? | È possibile impostare le opzioni per la stampa dei moduli di fine esercizio per i dipendenti che desiderano modificare le scelte di stampa. |
Si stamperanno e si spediranno i moduli di fine anno W-2 o si utilizzerà un fornitore di servizi di dichiarazione dei redditi? | Se si desidera stampare e spedire i moduli di fine esercizio, ordinare i moduli e le buste in base ai conteggi W-2 stimati. È consigliabile eseguire le seguenti azioni:
|
In che modo verranno segnalati i dati della dichiarazione fiscale agli enti governativi? | Se si utilizzano i fornitori di servizi di dichiarazione fiscale ADP, MasterTax o Ceridian:
Se non si utilizzano tali fornitori di servizi di dichiarazione dei redditi, pianificare le risorse per determinare come segnalare i dati della dichiarazione fiscale agli enti governativi. |
Nascondere il numero di controllo ai dipendenti? | In alcuni casi è possibile nascondere i numeri di controllo ai dipendenti. Esempio: un fornitore di servizi di dichiarazione dei redditi assegnerà numeri di controllo ai moduli di fine esercizio. |
Si desidera includere l'indennità di malattia di terzi nei moduli W-2? | È possibile modificare i report fiscali federali aziendali per indicare che una terza parte fornirà il W-2 per l'indennità di malattia. |
In che modo verranno segnalati i dati di fine esercizio all'agenzia di sicurezza sociale (SSA)? | Per segnalare i dati di fine esercizio direttamente all'agenzia di previdenza sociale, creare un'integrazione personalizzata. |
Suggerimenti
In preparazione del processo di fine esercizio, è consigliabile:
- Eseguire ogni trimestre i report di controllo e di anteprima del territorio USA e W-2 per i moduli fiscali di fine esercizio.
- Creare file di integrazione di test dei dati di fine esercizio ogni trimestre.
Requisiti
Per produrre report di fine esercizio accurati, è necessario gestire i dati fiscali e della gestione paghe per tutto l'anno.
All'inizio dell'esercizio fiscale:
- Impostare gli esercizi fiscali per supportare l'intero esercizio fiscale.
- Impostare il piano periodi per la gestione paghe e le assenze. Convalidare le date di pagamento per l'anno successivo rispetto ai giorni festivi.
- Creare calendari FLSA.
- Verificare che il nuovo esercizio contabile e i nuovi periodi siano aperti.
- Aggiornare o aggiungere le aliquote d'imposta dei dipendenti e del datore di lavoro. Esempio: tasso di assicurazione contro la disoccupazione statale.
- Rivedere il reportScelte fiscali esenti in scadenzaper comunicarle ai collaboratori interessati.
- Accedere al reportAdd Workers US Tax Election for Expiring Exemptper creare nuove scelte fiscali predefinite per i collaboratori.
Se necessario, durante l'esercizio fiscale:
- Rivedere i requisiti di rendicontazione per l'esercizio fiscale corrente.
- Eseguire report di controllo e di anteprima di fine anno.
- Aggiornare la configurazione fiscale federale, statale e locale per l'azienda.
- Aggiornare le sedi di lavoro alternative e di elaborazione dei collaboratori.
Verso la fine dell'esercizio fiscale:
- Assicurarsi di aver mappato accuratamente i componenti paga, in quanto ciò determina la rendicontazione fiscale W-2 nel sistema. Utilizzare i reportVisualizzazione configurazione casella W-2eVisualizzazione configurazione casella modulo fine anno territorio USA.
- Completare tutte le gestioni paghe per l'anno di rendicontazione, inclusi tutti i cicli fuori ciclo e le rettifiche manuali.
- Verificare gli indirizzi dell'azienda, i codici fiscali e il nome dell'azienda.
- Rivedere le retribuzioni e le trattenute con limiti annuali.
- Testare i dati del modulo W-2 e la stampa prima della fine dell'esercizio.
- Testare le integrazioni ADP, Ceridian e MasterTax.
Limitazioni
Il sistema non supporta l'inoltro dei dati di fine esercizio direttamente agli enti governativi. Inviare i dati di fine esercizio ai fornitori di servizi di dichiarazione fiscale utilizzando integrazioni, creare un'integrazione personalizzata o stampare i moduli di fine esercizio per inoltrarli agli enti governativi.
Il sistema crea dati di fine esercizio per tutti i collaboratori, non per i singoli collaboratori. Per fornire i dati di fine esercizio per un singolo collaboratore:
- Eseguire il reportAnteprima modulo di fine anno W-2/territorio USA.
- Utilizzare il report per creare manualmente il modulo utilizzando i PDF forniti dal governo.
Per i collaboratori che hanno una posizione di incarico internazionale negli Stati Uniti, il sistema non supporta la modifica delle scelte di stampa dei documenti fiscali tramite l'attività ESS (self service dipendente)
Miei documenti fiscali
.Configurazione del tenant
Il sistema utilizza il testo della firma elettronica per i dipendenti che modificano le scelte di stampa per i moduli fiscali di fine esercizio. È possibile configurare le opzioni di testo della firma elettronica nell'attività
Modifica configurazione tenant - Gestione paghe
. Criteri di sicurezza
Domini | Considerazioni |
|---|---|
Business Process Administration and Manage: Business Process Definitions nell'area funzionale System. | Consente di impostare il processo aziendale per i moduli fiscali di fine esercizio W-2. |
Management Dashboard: Payroll Year End nell'area funzionale USA Payroll. | Consente di utilizzare e configurare il dashboard di fine esercizio gestione paghe . |
Integration Build , Integration Event e Integration Debug nell'area funzionale Integration. | Consente di configurare i sistemi di integrazione per l'inoltro dei dati fiscali a ADP, Ceridian e MasterTax. |
I seguenti domini nell'area funzionale USA Payroll:
| Gli utenti con accesso a questi domini possono:
Questo accesso è valido per i moduli originali, corretti e modificati. |
Process: W-2 Bulk Print nell'area funzionale USA Payroll. | Consente di generare PDF dei moduli fiscali di fine esercizio per un'azienda. |
Processi aziendali
È possibile utilizzare il processo aziendale
Processo di fine esercizio W-2 (predefinito)
per creare moduli fiscali di fine esercizio W-2. È possibile accedere al processo aziendale dal dashboard di fine esercizio gestione paghe
. Report
Report o dashboard | Considerazioni |
|---|---|
Report personalizzati | È possibile creare report personalizzati da origini dati report associate ai seguenti oggetti business:
Utilizzare il campo di report Social Security Number-Truncated per verificare un collaboratore in un report senza rivelarne le informazioni private. |
Dashboard conformità gestione paghe | Rivedere gli aggiornamenti forniti dal sistema per soddisfare i requisiti governativi. |
Dashboard fine esercizio gestione paghe | Utilizzare il dashboard per accedere ai seguenti report W-2 come worklet:
Questa funzionalità non supporta i territori degli Stati Uniti, i moduli W-2C e le relazioni aziendali. |
Profilo del tenant Analyzer
| Verificare che i componenti paga siano inclusi nel gruppo di componenti paga appropriato. È possibile utilizzare il report PCG per calcoli gestione paghe nel gruppo di profilo Gestione paghe . |
| Utilizzare questi report per controllare i dati di fine esercizio. |
Dati trimestrali dichiarazione fiscale per azienda
Dati trimestrali dichiarazione fiscale per collaboratore | È possibile utilizzare i seguenti report per creare manualmente i seguenti moduli:
|
Integrazioni
Integrazioni | Considerazioni |
|---|---|
ADP Tax Filing Service - Trimestrale
MasterTax Tax Filing Service - Trimestrale Ceridian Tax Filing Service - Annuale | Avvia un'integrazione preconfigurata per la dichiarazione dei redditi per inviare i dati di fine esercizio da Workday Payroll al provider di servizi di dichiarazione dei redditi. |
TurboTax Integration
| A partire dal 01/12/2023, Intuit® non supporta più la ricezione di moduli W-2 in TurboTax® utilizzando questa integrazione. I dipendenti possono importare o caricare manualmente il modulo fiscale W-2 in TurboTax®. In caso di domande, contattare il rappresentante Workday. |
Servizi Web | Considerazioni |
|---|---|
Recupero dati di archiviazione collaboratore di fine anno EFW2
Recupero dati presentazione datore di lavoro di fine anno EFW2 | Consente di creare integrazioni con la Social Security Administration (SSA) o altri fornitori di servizi di dichiarazione fiscale. Quando si crea un'integrazione Studio, utilizzare entrambi i servizi Web.
Il servizio Web Get EFW2 Year End Worker Filing Data consente di combinare le imposte statali e locali guadagnate dai collaboratori in base all'ID per le aziende con relazioni comuni con il responsabile pagatore. |
Recupero consegne documento fiscale
Inserimento consegna documento fiscale Inserire W-2 W-2C Stampa scelta | Consente di caricare le scelte di stampa di fine esercizio per i collaboratori. |
Inserimento pagamento fuori ciclo gestione paghe
| Consente di caricare i pagamenti fuori ciclo per i collaboratori. |
Recupero numeri di controllo W-2PR (servizio Web)
Inserimento numeri di controllo W-2PR (servizio Web) | Consente di caricare i numeri di controllo Portorico nei moduli W-2PR e W-2CPR. |
Connessioni e touchpoint
Assicurarsi di fornire tutti i dati obbligatori dei collaboratori di fine esercizio, tra cui:
- Informazioni di contatto, come indirizzi di casa, codici postali e numeri di previdenza sociale.
- Sede di lavoro alternativa e principale o sede di impiegoIl sistema determina lo stato lavorativo del dipendente in base a queste informazioni.
Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.