Considerazioni sulla configurazione: Storico gestione paghe
Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo dello Storico gestione paghe. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:
- Perché effettuare la configurazione.
- Come si inserisce nel quadro generale di Workday.
- Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
- Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.
- Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.
Di che cosa si tratta
Lo storico della gestione paghe è un record dei pagamenti effettuati ai dipendenti prima di iniziare a utilizzare Workday Payroll. Questi dati vengono caricati nel sistema per stabilire i saldi iniziali per i dipendenti.
Vantaggi per l'azienda
Lo storico della gestione paghe aumenta la precisione nei calcoli della gestione paghe, consentendo di includere i dettagli della paga precedente per i dipendenti. È possibile utilizzare lo storico della gestione paghe per incorporare dati da origini esterne, offrendo una maggiore flessibilità nei calcoli della gestione paghe.
Casi d'uso
Per garantire calcoli accurati della gestione paghe, è possibile caricare i dati storici della gestione paghe da sistemi esterni o legacy. Esempio: si inizia a utilizzare Workday Payroll a metà dell'esercizio finanziario, quindi è necessario richiedere lo storico della gestione paghe per riconciliare l'esercizio fiscale corrente.
Il caricamento dei dati consente di includere lo storico della gestione paghe nei calcoli annuali. Per il Canada, il Regno Unito e gli Stati Uniti, il sistema consente anche di includere calcoli trimestrali.
Domande e considerazioni
Domande | Considerazioni |
|---|---|
Quante volte si desidera caricare lo storico della gestione paghe? | È consigliabile caricare lo storico almeno due volte. Ad esempio, in un'area di test e quindi nell'area attiva in Workday.
Assicurarsi di poter ripetere il caricamento con gli stessi parametri e dati ogni volta per evitare di introdurre errori. Caricare lo storico come al periodo di paga finale nel sistema di gestione paghe precedente. |
Inizierò a utilizzare la gestione paghe dall'inizio di un nuovo esercizio fiscale. È necessario caricare lo storico? | Sì, se sono presenti voci relative alla paga che non rientrano in un singolo esercizio fiscale.
Alcuni esempi sono:
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Nella stessa azienda sono presenti dipendenti con più record storici? | È consigliabile riepilogare i dati di un dipendente, relativi all'ultimo periodo di impiego, per caricare correttamente. Invece dei totali per ogni esecuzione gestione paghe, fornire valori sommati.
Solo per la gestione paghe per il Regno Unito, quando un dipendente ha più periodi di impiego, è necessario caricare lo storico sommato per ogni periodo di impiego. Esempio. Per un dipendente assunto, cessato e riassunto, caricare due periodi dello storico. Ogni periodo di impiego ha il proprio ID gestione paghe e l'importo della gestione paghe da inizio anno. |
Per quali periodi di paga è necessario caricare lo storico? | Il sistema non impedisce il caricamento di più periodi. Tuttavia, per evitare possibili lacune o sostituzioni nei dati, è consigliabile caricare e calcolare lo storico in ordine di sequenza periodo.
Solo per la gestione paghe per gli Stati Uniti, è consigliabile caricare lo storico della gestione paghe solo per l'esercizio fiscale corrente. Per i trimestri completati, caricare lo storico per trimestre. Se si dispone di trimestri parziali, caricare lo storico per periodo di paga. Per la gestione paghe per Canada, Francia e Regno Unito, a causa del potenziale tempo e impegno per estrarre, caricare e riconciliare lo storico della gestione paghe, è consigliabile caricare un record storico per periodo di impiego. Ogni record include valori annuali che coprono i periodi d'imposta all'interno del periodo di impiego, invece di caricare i record storici per ogni periodo di paga all'interno dell'esercizio fiscale. |
Per la gestione paghe per l'Australia, si elaborano calcoli di gestione paghe che richiedono lo storico paghe di un collaboratore per essere calcolati in modo accurato? | Caricare gli importi annuali dei collaboratori per:
Se non si sta caricando lo storico paga progressivo annuale completo, valutare la possibilità di utilizzare le entrate per nota per caricare gli importi annuali, per evitare effetti sui report STP. |
Per la gestione paghe per l'Australia, in che modo è possibile garantire che le cifre trasferite da inizio anno non generino report STP duplicati? | A causa del potenziale tempo e impegno per estrarre, caricare e riconciliare lo storico della gestione paghe e la mappatura delle voci della gestione paghe legacy rispetto alla categoria in Workday, è consigliabile caricare solo le voci relative alla paga non contabilizzabili necessarie per supportare i calcoli basati sullo storico della gestione paghe. .
Se si decide di caricare lo storico per gli elementi soggetti a report STP:
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Suggerimenti
Per migliorare le performance e ridurre la quantità di controlli da eseguire dopo il caricamento dei dati, è consigliabile caricare solo i dati storici necessari per i calcoli e i report della gestione paghe correnti.
Per assicurarsi che i dati storici che influiscono sulla paga corrente siano disponibili, è consigliabile caricare i pagamenti storici della gestione paghe prima di eseguire il primo calcolo della paga. Esempio: rimborsi di prestiti a dipendenti per prestiti che hanno ancora saldi in sospeso.
Quando si carica lo storico a seguito di un'acquisizione:
- Per la gestione paghe per Australia, Canada, Francia e Stati Uniti, creare un gruppo paga separato per i dipendenti pagati dall'organizzazione acquisita. Questo gruppo paga consente di tenere separati i dipendenti per il controllo finché non sono stati verificati tutti i dati storici caricati correttamente nel sistema. Dopo aver caricato lo storico della gestione paghe, spostarli nel gruppo paga a cui apparterranno nella nuova organizzazione.
- Solo per la gestione paghe per il Regno Unito, quando si carica lo storico a seguito di un'acquisizione, utilizzare l'anteprima sandbox per testare e riconciliare lo storico della gestione paghe. Dopo aver verificato che tutti i dati siano stati caricati correttamente, replicare le azioni nel tenant di produzione di Workday.
Per evitare errori o omissioni nei report di riconciliazione dei gruppi paga, caricare lo storico della gestione paghe prima di registrare le cessazioni o i congedi dei dipendenti.
Dopo aver caricato i dati dello storico, controllare i record dei dipendenti per assicurarsi che la data di fine periodo sia successiva alla data di assunzione del dipendente.
Dopo il caricamento, controllare i dipendenti per assicurarsi che siano nel tenant. Esempio: confrontare i nomi/l'ID con l'ID dipendente utilizzando un report del tenant.
Requisiti
Prima di eseguire il primo calcolo della paga in Workday:
- Solo per la gestione paghe per gli Stati Uniti, se si inizia a metà trimestre o a metà anno, caricare i pagamenti storici dal sistema di gestione paghe esterno o precedente.
- Per la gestione paghe per Canada, Francia e Regno Unito, se si inizia a metà anno, caricare i pagamenti storici dal sistema di gestione paghe esterno o precedente.
Per ogni ID gestione paghe esterno o legacy caricato, è necessario assegnare un ID Workday, ad esempio un ID dipendente, per poter eseguire uno storico pagamento per il dipendente.
Limitazioni
È possibile aggiungere o correggere lo storico della gestione paghe in qualsiasi momento. Tuttavia, l'aggiunta o la modifica dei risultati storici per un dipendente può influire sui calcoli e sui risultati che utilizzano i relativi saldi storici.
Per la gestione paghe per l'Australia, la modifica dei risultati storici di un dipendente può causare report STP errati.
Dopo aver completato lo storico della gestione paghe, è possibile modificarlo manualmente, dipendente per dipendente. Se è necessario correggere i dettagli di più dipendenti dopo aver caricato lo storico, è possibile caricare un file dello storico delle correzioni. Il file di correzione contiene le differenze tra il file storico della gestione paghe completato originale e i valori corretti che devono essere mantenuti in Workday.
Prima di modificare lo storico della gestione paghe per un dipendente, utilizzando
Esegui pagamento storico per collaboratore
:
- Per la gestione paghe per l'Australia, assegnare un gruppo paga AUS prima di caricare un ID gestione paghe ed eseguire lo storico del pagamento.
- Per la gestione paghe per il Regno Unito, assegnare un gruppo paga per il Regno Unito prima di caricare un ID gestione paghe ed eseguire lo storico del pagamento
Configurazione del tenant
Nessun impatto.
Criteri di sicurezza
Domini | Considerazioni |
|---|---|
Pay Calculation (History): Ad Hoc Actions nell'area funzionale Core Payroll. | Consente di registrare o correggere lo storico della gestione paghe per 1 dipendente. |
Process: Load, Calculate, Cancel, Complete History nell'area funzionale Core Payroll. | Consente di caricare in blocco lo storico della gestione paghe dei dipendenti. |
Worker Data: Payroll (Company Specific) - UK nell'area funzionale UK Payroll. | Solo per la gestione paghe per il Regno Unito, consente di caricare lo storico per:
|
Processi aziendali
Nessun impatto.
Report
Eseguire il
Report elaborazione calcolo paga
per elaborare lo storico dei pagamenti. È possibile utilizzare i criteri di ricerca per filtrare e applicare le seguenti azioni in blocco ai risultati dei pagamenti storici selezionati nel report:
- Annulla
- Completato
- Ricalcolare
Integrazioni
È possibile utilizzare i seguenti servizi Web per caricare e recuperare in blocco lo storico paga dei dipendenti:
- Get_Payroll_History_Payments
- Import_Payroll_History_Payment
- Put_Payroll_History_Payment
Solo per la gestione paghe per il Regno Unito, è anche possibile utilizzare i seguenti servizi Web:
- Get_Payroll_Holiday_Pay_History
- Get_Payroll_SSP_History
- Get_Pensions_Auto_Enrolment_External_Assessment_History
- Import_Payroll_Holiday_Pay_History
- Put_Payroll_SSP_History
- Put_Pensions_Auto_Enrolment_External_Assessment_History
Connessioni e touchpoint
La gestione paghe si connette a diverse altre aree di Workday. A seconda delle parti del sistema utilizzate, controllare o impostare i dettagli in aree diverse quando si carica lo storico della gestione paghe.
Touchpoint | Considerazioni |
|---|---|
Assenze | Revisione:
|
Piani benefit | Per consentire al sistema di elaborare i contributi e i pagamenti tramite la gestione paghe, mappare eventuali piani di benefit esistenti agli utili e alle trattenute della gestione paghe.
Controllare le regole di iscrizione che controllano le date di inizio e di fine della trattenuta in modo che si sincronizzino con la gestione paghe. |
Retribuzione | Rivedere l'elenco degli elementi retributivi per assicurarsi che siano mappati alle retribuzioni.
Assicurarsi che gli elementi e i piani retributivi esistano per tutti gli utili che la gestione paghe prevede vengano gestiti tramite la retribuzione anziché l'input della gestione paghe. |
Human Capital Management | Rivedere eventuali processi aziendali HCM per determinare se gli step per la gestione paghe devono essere:
|
Rilevazione presenze e assenze | Associare le etichette di calcolo ore agli utili o alle trattenute per utilizzare i blocchi orari approvati come input quando si pagano i dipendenti. |
Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.