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Ultimo aggiornamento: 2025-09-19
Considerazioni sulla configurazione: Pagamenti manuali

Considerazioni sulla configurazione: Pagamenti manuali

Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo dei pagamenti manuali. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:
  • Perché effettuare la configurazione.
  • Come si inserisce nel quadro generale di Workday.
  • Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
  • Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.
  • Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.

Di che cosa si tratta

I pagamenti manuali consentono di registrare i pagamenti effettuati al di fuori di Workday Payroll. I pagamenti manuali possono sostituire la paga normale di un collaboratore o aggiungerla. La gestione paghe per l'Irlanda supporta solo i pagamenti aggiuntivi manuali.

Vantaggi per l'azienda

È possibile registrare i pagamenti manuali ai collaboratori in qualsiasi momento, anche nei periodi precedenti.
Il sistema calcola le imposte legali del datore di lavoro per i pagamenti manuali e aggiorna la contabilità e il mastro.

Casi d'uso

È possibile eseguire pagamenti manuali per registrare pagamenti esterni come contanti o assegni per:
  • Registrare i pagamenti che i collaboratori emettono in anticipo per coprire le trattenute per un congedo futuro senza retribuzione.
  • Correggere un errore di gestione paghe.
  • Registrare le rettifiche nell'esercizio corrente o in quello precedente per risolvere le discrepanze fiscali (AUS, CAN, FRA, UK, USA).
  • Registrare l'esercizio delle stock option.
  • Per la gestione paghe per gli Stati Uniti, registrare l'indennità di malattia quando il terzo trattiene le imposte dei dipendenti e trasferisce all'utente la responsabilità per le imposte del datore di lavoro.
  • Rettificare i periodi di retribuzione imponibile del collaboratore dopo una vendita di azioni.
  • Ridurre il saldo degli arretrati di un collaboratore nel sistema quando un collaboratore paga una trattenuta utilizzando un assegno personale.
  • Ridurre il saldo dovuto dell'opzione di pagamento flessibile e trattenuta di un collaboratore quando il collaboratore rimborsa tutto o parte del saldo dovuto al di fuori della gestione paghe.

Domande e considerazioni

Domande
Considerazioni
Quale volume di pagamenti manuali viene elaborata dall'azienda?
È possibile utilizzare:
  • Il servizio Web
    Import Payroll Off-Cycle Payment
     per caricare in blocco i pagamenti manuali.
  • Attività dedicata per immettere i pagamenti manuali in volumi ridotti.
Quali imposte o componenti paga si desidera calcolare per i pagamenti manuali?
È possibile configurare i componenti paga da elaborare nei pagamenti manuali nella scheda
Fuori ciclo (Su richiesta aggiuntivo, Manuale)
 della categoria di esecuzione. I componenti paga vengono risolti in base alla configurazione della categoria di esecuzione, quindi il sistema calcola gli importi quando:
  • Il pagamento manuale contiene voci per il calcolo utilizzato dal componente paga. Esempio: si configura un componente paga per calcolare il 10% di un calcolo correlato al componente paga. Il sistema risolve il componente solo quando il PCRC ha una voce di pagamento manuale. Il PCRC può anche provenire dal componente paga nella configurazione della categoria di esecuzione.
  • Tutti gli importi sono contenuti nel componente paga. Esempio: si configura un componente paga per calcolare un importo forfettario di 100.
Per quali periodi si desidera eseguire i pagamenti manuali?
È possibile eseguire un pagamento manuale per:
  • Sottoperiodo non successivo al periodo successivo da elaborare. Lo stato del periodo secondario è
    In corso
     o
    Non ancora iniziato
    .
  • Periodo precedente completato fino a 6 anni prima del periodo corrente.
Per registrare i pagamenti prima della decorrenza delle prime transazioni di Workday Payroll, caricarli come storico della gestione paghe. Esempi: stipendi bonus pagati da un'azienda acquisita, guadagni che contribuiscono alla reportistica annuale o saldi paga utilizzati nei calcoli della gestione paghe.
La gestione paghe per l'Irlanda non supporta correzioni o storni.
In che modo si desidera che i pagamenti manuali influiscano sulla gestione paghe del collaboratore?
È possibile eseguire un pagamento manuale per:
  • Sostituire la paga normale di un collaboratore ed escluderlo dalla normale gestione paghe in ciclo per quel periodo.
  • Aggiungere alla paga regolare di un collaboratore per il periodo. I collaboratori possono avere più pagamenti aggiuntivi per 1 sottoperiodo.
Per incidere sulla paga regolare di un collaboratore e sul pagamento del collaboratore in Workday, utilizzare i dati della gestione paghe o i pagamenti su richiesta. Esempio: è possibile utilizzare i dati della gestione paghe per elaborare un rimborso sulla paga di un collaboratore.
Si desidera impedire agli amministratori della gestione paghe e ai partner di eseguire pagamenti manuali per se stessi?
Le attività dell'interfaccia utente di Workday impediscono automaticamente agli utenti di aggiungere o modificare i pagamenti per se stessi. Gli utenti possono eseguire pagamenti manuali solo per se stessi utilizzando un servizio Web. Per evitare che ciò avvenga, selezionare la casella di controllo
Servizi Web gestione paghe - Non consentire aggiunta/aggiornamento per collaboratore come self
 service nell'attività
Modifica configurazione tenant - Gestione paghe
 .

Suggerimenti

Per la gestione paghe per l'Australia, eseguire i pagamenti manuali anziché i pagamenti su richiesta per rettificare gli importi delle imposte, poiché il sistema calcola le imposte dei dipendenti e i fondi pensione per i pagamenti su richiesta.
Per la gestione paghe per il Canada e gli Stati Uniti, eseguire i pagamenti manuali anziché i pagamenti su richiesta per:
  • Rettificare gli importi delle imposte, poiché il sistema calcola le imposte legali del datore di lavoro e dei dipendenti per i pagamenti su richiesta.
  • Raggiungere un importo specifico nei moduli di fine esercizio per la ritenuta d'acconto.
Per la gestione paghe per l'Irlanda, eseguire pagamenti aggiuntivi manuali anziché pagamenti aggiuntivi su richiesta per rettificare gli importi delle imposte, poiché il sistema calcola le imposte dei dipendenti per i pagamenti su richiesta.
Per la gestione paghe per il Regno Unito:
  • Eseguire i pagamenti su richiesta anziché i pagamenti manuali per rettificare gli importi dei pagamenti, poiché il sistema calcola le imposte legali del datore di lavoro e dei dipendenti per i pagamenti su richiesta e segnala gli importi a HMRC.
  • Eseguire pagamenti manuali anziché pagamenti su richiesta nelle situazioni in cui è necessario rettificare gli importi delle imposte, poiché il sistema non calcola le imposte previste per legge da datore di lavoro e dipendente per i pagamenti manuali. Valutare la possibilità di eseguire i pagamenti manuali per i periodi di paga precedenti al periodo di paga precedente, poiché è probabile che sia necessario correggere gli importi delle imposte. Aggiungere manualmente i calcoli correlati per le imposte di legge.
Per la gestione paghe per gli Stati Uniti, per evitare errori di calcolo durante l'esecuzione dei pagamenti manuali per FLSA, indicare le date di fine corrispondenti al periodo FLSA appropriato.
Per modificare la data del periodo di paga di destinazione del pagamento manuale, annullare il pagamento manuale ed eseguirne un altro.
Per ottenere prestazioni ottimali durante il caricamento in blocco dei pagamenti manuali, utilizzare il servizio Web
Import Payroll Off-Cycle Payment
 .

Requisiti

Verificare le informazioni sul conto bancario verificando che:
  • Nell'attività
    Gestione tipi di pagamento
     è configurato almeno un
    metodo di pagamento
    manuale
     .
  • La configurazione del conto bancario per i pagamenti della gestione paghe ha un
    Tipo di pagamento consentito
    manuale
     .

Limitazioni

Non è possibile:
  • Sostituire i valori di pagamento manuali con dati di gestione paghe immessi nell'attività
    Aggiunta dati gestione paghe da collaboratore
     . Utilizzare invece i pagamenti su richiesta (AUS, CAN, FRA, UK, USA).
  • Annullare i pagamenti manuali completati eseguiti per periodi precedenti.
  • Calcolare le imposte dei dipendenti o le imposte supplementari sui pagamenti manuali nel sistema. Utilizzare invece i pagamenti su richiesta.
È possibile:
  • Eseguire pagamenti manuali per i periodi con una maturazione anticipata, ma il sistema non crea una maturazione.
  • Regolare i pagamenti manuali positivi, ma non quelli negativi.

Configurazione del tenant

Utilizzare l'attività
Modifica configurazione tenant - Gestione paghe
 per:
  • Impostare la data di registrazione per i pagamenti fuori ciclo come data di pagamento o come data di fine periodo.
  • Impedire agli utenti di utilizzare un servizio Web per creare pagamenti manuali per se stessi.

Criteri di sicurezza

Configurare i seguenti domini nell'area funzionale Core Payroll:
Domini
Considerazioni
Processo: fuori ciclo
Consente agli utenti di eseguire pagamenti manuali in batch.
Processo: Fuori ciclo (pagamento manuale)
Consente agli utenti di eseguire pagamenti manuali.
Report: risultati calcolo paga per gruppo paga (risultati)
Consente agli utenti di:
  • Adeguare le priorità per i pagamenti manuali.
  • Visualizzare i pagamenti manuali per gruppo paga e periodo.

Processi aziendali

Nessun impatto.

Report

È possibile utilizzare:
  • Il report
    Calcolo paga fuori ciclo per gruppo di collaboratori
     consente di visualizzare i pagamenti manuali per gruppo paga e periodo. È possibile eseguirlo per stati, ID batch o entrambi specifici.
  • Origine dati report
    Payroll Off-cycle Payments for Group of Worker
     per creare un report personalizzato che contenga informazioni sul pagamento manuale.

Integrazioni

È possibile utilizzare il servizio Web
Import Payroll Off-Cycle Payment
 per caricare volumi elevati di pagamenti manuali, quindi:
  • Rettificare la priorità di ogni pagamento.
  • Elaborare il pagamento utilizzando l'attività
    Esecuzione calcolo paga fuori ciclo
     .
È anche possibile utilizzare il servizio Web per eseguire pagamenti manuali in blocco come storni di altri pagamenti fuori ciclo.
La gestione paghe per l'Irlanda non supporta gli storni.

Connessioni e touchpoint

Funzionalità
Considerazioni
Elaborazione gestione paghe
Per un collaboratore in un determinato gruppo paga e periodo, è possibile eseguire più tipi di pagamento. Il sistema elabora i pagamenti nel seguente ordine per aggiornare gli accumuli paga e i saldi paga:
  1. Manuale
  2. Storno
  3. Su richiesta
  4. In ciclo
Categoria esecuzione
È possibile configurare i componenti paga da elaborare nei pagamenti manuali nella scheda
Fuori ciclo (Su richiesta aggiuntivo, Manuale)
 della categoria di esecuzione.
Regolamenti
Quando si eseguono pagamenti manuali, il sistema aggiorna la contabilità e il mastro, anche se il pagamento stesso viene elaborato esternamente. Assicurarsi di fornire informazioni accurate sul conto bancario.
Elaborazione di fine esercizio
È possibile eseguire pagamenti manuali per correggere gli stipendi e le imposte dei collaboratori per un periodo precedente. Quando questi pagamenti hanno effetto sui moduli di fine esercizio, completare tutti i pagamenti manuali prima di finalizzare i dati di fine esercizio per i collaboratori.
Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.