Considerazioni sulla configurazione: Piani permessi

Administrator Guide

Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo dei piani permessi. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:

Perché effettuare la configurazione.

Come si inseriscono nel quadro generale di Workday.

Effetti a valle e interazioni tra prodotti.

Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.

Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.

Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.

Di che cosa si tratta

Un piano permessi definisce le regole per l'immissione e la rilevazione di uno o più permessi correlati. Quando si configurano i piani permessi, i collaboratori e i manager possono immettere richieste di permesso, correggerle e rilevarne lo stato attraverso le pagine e i report self service. Gli amministratori possono rilevare, rettificare e gestire i saldi di maturazioni, permessi e piani permessi.

Vantaggi per l'azienda

Offrire flessibilità per creare una varietà di permessi che soddisfino i requisiti specifici dell'organizzazione.

Ridurre i rischi definendo regole di convalida predefinite o facoltative per i permessi.

Ridurre i costi operativi rilevando i saldi e le maturazioni dei permessi.

Immettere e visualizzare facilmente le richieste di permesso in Workday Time Tracking.

Eseguire l'integrazione con Gestione paghe per elaborare i pagamenti dei collaboratori.

Eseguire l'integrazione con Workday Scheduling per determinare i giorni lavorativi dei collaboratori.

Casi d'uso

I collaboratori possono rilevare il processo di approvazione di una richiesta di ferie di una settimana.

I manager o i partner assenze possono approvare le richieste di permesso in attesa.

Gli amministratori delle assenze possono rettificare le maturazioni quando i collaboratori modificano o perdono l'idoneità alla maturazione a causa di una modifica dello stato di impiego.

Gli amministratori delle assenze possono visualizzare gli schemi dei permessi utilizzando i report sulle assenze dei collaboratori in determinati giorni della settimana.

Domande e considerazioni

Domande	Considerazioni
Si vogliono coordinare permessi e congedi?	È possibile configurare il sistema per calcolare i saldi combinati per più tipi di congedo e permesso. È inoltre possibile creare report sui saldi combinati. È possibile sospendere la maturazione dei permessi di un collaboratore quando è in congedo. In alternativa è possibile ripartire proporzionalmente la maturazione per il periodo di congedo del collaboratore. Quando si collegano tipi di congedo e permessi correlati a un tipo di congedo di origine, vengono applicate le seguenti condizioni: I tipi di congedo e i permessi devono utilizzare la stessa unità di tempo. La funzionalità per impieghi multipli consente di collegare i tipi di congedo e i permessi, anche se hanno impostazioni basate sulla posizione diverse. È possibile associare un tipo di permesso a un solo tipo di congedo. Le richieste di permesso sono soggette alle regole di idoneità e di convalida per il tipo di congedo e il permesso.
Si vogliono creare piani permessi basati sulla posizione o su un collaboratore?	È possibile creare un piano basato sulla posizione se si vogliono definire e applicare regole di idoneità, convalide di permessi e calcoli di maturazione alla posizione principale del collaboratore o a tutte le posizioni. Con i piani basati sulla posizione, saldi e limiti vengono applicati alla posizione. Non è possibile trasferire i saldi dei permessi da un piano a un altro quando si utilizzano piani basati su posizione. È possibile creare piani basati sul collaboratore se si vogliono definire e applicare regole di idoneità, convalide di permessi e calcoli di maturazione alla posizione principale del collaboratore. È possibile creare un piano permessi basato su collaboratore, con una posizione richiesta per ciascun permesso. Con i piani basati sul collaboratore, saldi e limiti vengono applicati al collaboratore. I piani basati su collaboratore consentono di trasferire i saldi dei permessi da un piano a un altro.
Come si vogliono gestire i saldi di permessi e maturazioni?	È possibile creare piani permessi con i quali rilevare i saldi per: Definire le maturazioni, frequenze e i limiti inclusi. Stabilire i limiti di permesso. Correggere i permessi. Rettificare o sostituire i calcoli delle maturazioni. Calcolare e archiviare i saldi. Sostituire i saldi dei piani permessi. Rilevare le ore pagate separatamente da quelle non pagate. Trasferire i permessi in Workday Payroll Interface per utilizzarli nei calcoli. È possibile creare piani che non rilevano i saldi per definire regole di idoneità e specificare l'unità di tempo per il permesso. Non è consentito trasferire i permessi in Workday Payroll Interface per utilizzarli nei calcoli. È possibile creare piani con maturazione in base al consumo se si vuole che le maturazioni dei collaboratori siano calcolate in risposta alle richieste di permesso anziché con incrementi settimanali o mensili. È possibile collegare i permessi alle retribuzioni della gestione paghe.
Come si prevede di gestire le modifiche ai criteri dei piani permessi?	È possibile utilizzare la decorrenza per configurare i piani permessi, i permessi e le maturazioni esistenti e nuovi in modo che entrino in vigore a una determinata data. Se le modifiche sono in linea con il piano periodi, è possibile impostare la decorrenza come data di inizio o di fine periodo.
Come si vuole gestire il saldo del piano permessi di un collaboratore quando la sua idoneità al piano viene modificata?	È possibile assegnare un piano permessi predefinito per il trasferimento del saldo e le rettifiche ai pagamenti. È possibile trasferire i saldi dei permessi solo per i piani permessi basati su collaboratore (non su posizione), quindi se si desidera trasferire i saldi da un piano a un altro, utilizzare i piani permessi basati su collaboratore.
Come si vuole allineare i criteri dei piani permessi alla frequenza del periodo della gestione paghe?	È possibile allineare i piani periodi dei piani permessi con i piani periodi della gestione paghe con una delle seguenti cadenze: Ogni settimana Ogni due settimane Due volte al mese Ogni mese
Come si vogliono gestire le richieste di permesso quando i collaboratori esauriscono il loro saldo permessi?	È possibile creare uno schema assenze con uno scaglione per ogni piano permessi. La richiesta passa automaticamente allo scaglione successivo con saldo disponibile quando viene esaurito il saldo dello scaglione corrente.
Come si desidera gestire le richieste di permesso quando i collaboratori sono pianificati per lavorare?	Se si utilizza anche Workday Scheduling, è possibile configurare piani permessi in modo che utilizzino i turni di pianificazione per determinare i giorni lavorativi per i collaboratori. L'esperienza integrata tra Assenze e Pianificazione: Libera i manager in prima linea dal ricontrollare i turni dei collaboratori rispetto alle date delle loro richieste di permesso prima dell'approvazione. Consente ai collaboratori di evitare di utilizzare inutilmente il saldo permessi per i giorni in cui non è previsto il lavoro. Riduce le richieste rinviate o rifiutate fornendo ai collaboratori informazioni in anticipo per correggere le richieste e allinearle ai turni pubblicati. Il sistema consente ai collaboratori di richiedere permessi solo nei giorni lavorativi da un orario pubblicato. Quando non hanno una pianificazione pubblicata o non fanno parte di un'organizzazione con turni, l'assenza convalida le richieste utilizzando le impostazioni dei giorni di inclusione nel piano permessi. È possibile configurare i piani permessi in modo che il sistema: Limita le richieste di permesso ai giorni in cui i collaboratori dovrebbero lavorare. Impedisce le richieste di permessi pianificati quando i collaboratori sono pianificati per lavorare. La modifica dei giorni lavorativi e dei permessi può influire sulle occorrenze di assenza e sulla suddivisione in scaglioni dello schema assenze. Quando Workday Scheduling pubblica i turni per i collaboratori, il sistema contrassegna automaticamente le occorrenze di assenza per il ricalcolo se vengono apportate modifiche ai giorni lavorativi per i collaboratori.

Suggerimenti

A settembre 2025, è previsto il ritiro dei seguenti report e attività precedenti:

Calendario assenze

Mettere il collaboratore in congedo

Richiesta congedo

Calendario permessi e congedi

Calendario permessi

Per facilitare la transizione all'esperienza Calendario assenze su desktop e dispositivi mobili, è consigliabile acquisire familiarità con se stessi e i gruppi di utenti configurando invece le azioni di avvio per l'esperienza. Consultare Procedura: Configurare l'esperienza del calendario assenze.

Per evitare confusione, nascondere i saldi su:

Piani permessi con maturazione in base al consumo, quando il saldo è pari a 0.

Piani permessi che non prevedono maturazioni.

Per migliorare la performance del tenant:

Configurare il paese o l'area geografica in tutti i piani permessi. In questo modo si semplifica anche la logica di idoneità.

Per i permessi e le maturazioni di un piano che condividono regole di idoneità, limiti di maturazione e limiti per i permessi pagati, definire le regole solo per il piano permessi. I permessi e le maturazioni ereditano le regole dal piano.

Impedire ai collaboratori di immettere richieste di permesso prima della pubblicazione in Workday o prima di una data specifica. È possibile definire una regola di idoneità relativa al permesso o una regola condizionata per i processi aziendali Richiesta permesso
e Correzione permesso
.

Pianificare i processi al fine di archiviare i saldi permessi su base regolare.

Configurare piani periodi per circa due anni prima e dopo la pubblicazione nel sistema.

Impostare la frequenza più bassa per un piano periodi come Settimanale
. Non utilizzare i piani periodi con frequenza Giornaliera
per i piani permessi.

Sostituire i saldi riporto per i periodi precedenti la data di pubblicazione, per evitare maturazioni in Workday prima di tale data.

Non aggiungere altri calendari lavorativi. In questo modo si riduce il tempo necessario per identificare i calendari dei collaboratori in base alle regole di idoneità.

Per i collaboratori con orari non convenzionali, creare e assegnare manualmente orari individuali.

Configurare il calendario delle festività prima dell'inizio dell'anno corrente.

Non impostare

Maturazione - Rettifiche/Valori sostitutivi consentiti

per i piani di maturazione in base al consumo.

Per aumentare l'efficienza:

Configurare le priorità sui permessi e sulle maturazioni nell'ordine in cui si vuole che i collaboratori prendano i permessi. Con tale configurazione si evita di dover correggere le richieste nel caso in cui i collaboratori immettano una richiesta prima di maturare la quantità richiesta.

Creare un periodo saldo in base alla data di fine periodo affinché il piano permessi sia disponibile in Assenze e Gestione paghe.

Se si prevede di applicare alle maturazioni la logica di recupero, creare uno schema assenze con più piani in ordine sequenziale.

Configurare il calcolo del limite inferiore per consentire ai collaboratori che maturano i permessi alla fine del mese di utilizzarli prima della maturazione. I collaboratori possono richiedere un permesso senza aver maturato le unità necessarie.

Per ridurre gli oneri amministrativi, è anche consigliabile che i collaboratori attendano di aver maturato un periodo di permesso sufficiente prima di inoltrare la richiesta.

Per evitare problemi di maturazione se si riassume un collaboratore, nel caso dei piani permessi che rilevano i saldi, è opportuno creare un permesso per cessazione a parte in modo da pagare il saldo del collaboratore al momento della cessazione. Per ridurre gli errori amministrativi, assegnare una regola di idoneità al permesso per cessazione in modo che sia visibile solo dopo l'entrata in vigore della cessazione del collaboratore.

Requisiti

Tutti i permessi, le maturazioni e gli altri valori di calcolo associati a un piano permessi devono utilizzare la stessa unità di tempo.

Quando si assegnano priorità ai permessi e alle maturazioni di un piano permessi, immettere valori univoci.

Specificare un periodo saldo, un piano periodi, i permessi e le maturazioni in un piano permessi che rilevi i saldi.

Limitazioni

Dopo aver salvato un piano permessi, non è consentito modificare i seguenti campi:

Piano periodi

Rilevazione saldo

Unità di tempo

Configurazione del tenant

È possibile salvare i dati delle assenze per le buste paga dopo il completamento della paga nell'attività

Modifica configurazione tenant - Gestione paghe

. Questa opzione migliora le prestazioni di generazione delle buste paga.

Criteri di sicurezza

Configurare i seguenti domini di sicurezza nell'area funzionale Time Off and Leave:

Domini	Considerazioni
Assistant	Gli utenti possono richiedere i permessi e visualizzare i saldi in Workday Assistant.
Self Service: Worklets: Time Off and Leave	Gli utenti possono richiedere i permessi e visualizzare i saldi in queste worklet: Permesso Permessi e congedi
Set Up: Time Off	Gli utenti possono configurare i processi aziendali Richiesta permesso e Correzione permesso .
Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific)	Gli utenti possono: Visualizzare, modificare e creare piani permessi, permessi e convalide di permesso. Creare piani permessi che non rilevino i saldi. Valutare l'idoneità alle assenze. Valutare i calcoli delle assenze. Visualizzare, modificare e creare schemi assenze.
Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific) Worker Data: Time Off (Time Off Balances)	Gli utenti possono creare i piani permessi che rilevino i saldi.
Set Up: Time Off (General)	Gli utenti possono creare tipi di permesso. Inoltre hanno la possibilità di controllare l'accesso ai tipi di permesso creando regole.

Processi aziendali

Processi aziendali	Considerazioni
Calendario assenze (legacy)	Consente ai collaboratori protetti di immettere e richiedere permessi e congedi utilizzando il calendario assenze precedente.
Correzione permessi	Consente ai manager di correggere una richiesta di permesso approvata per conto di un collaboratore.
Modifica impiego	Quando l'idoneità di un collaboratore a un piano permessi viene modificata, questo processo aziendale consente di: Trasferire i saldi dai piani permessi precedenti a quelli nuovi. Aggiornare le richieste di permesso rispetto ai piani precedenti. Rettificare le maturazioni.
Richiesta permesso	Consente ai ruoli associati di mandare avanti le richieste di permesso in attesa nel caso in cui il responsabile approvazione non sia disponibile. Quando i collaboratori utilizzano questo processo aziendale, le loro richieste di permesso vengono visualizzate nel calendario immissione ore.
Cessazione	Consente agli utenti di rettificare i saldi dei permessi per i collaboratori cessati.

Report

Report	Considerazioni
Snapshot di configurazione assenze	È possibile utilizzare questo report per confrontare le configurazioni tra gli snapshot per un oggetto di configurazione come una maturazione, un permesso o un piano permessi.
Rettifiche/valori sostitutivi per maturazioni e permessi tramite ID batch	È possibile utilizzare questo report per visualizzare le rettifiche relative a permessi e maturazioni per gli eventi di permesso tramite ID batch.
Tutti i periodi saldo Visualizzazione periodo saldo	È possibile utilizzare questi report per visualizzare i periodi di saldo e le seguenti funzionalità ad essi relative: Regole di calcolo delle date di inizio e di fine. Indicatore data del periodo, il quale determina l'anno del piano da utilizzare per l'elaborazione delle immissioni di permesso e delle maturazioni quando un periodo di elaborazione delle assenze supera i limiti di anno del piano.
Tutte le maturazioni Visualizzazione maturazione Visualizzazione snapshot maturazione	È possibile utilizzare questi report per visualizzare le maturazioni e quanto segue: Piano permessi, unità di tempo ed importi limite relativi. Regole di idoneità, pianificazione e calcolo. Se consentono rettifiche o sostituzioni. Se la maturazione è configurata per Acquisto permessi.
Tutti i piani permessi Visualizzazione piano permessi Visualizzazione snapshot piano permessi	È possibile utilizzare questi report per verificare la configurazione dei piani permessi alla decorrenza e quanto segue: I relativi periodi di saldo, limiti di riporto, piani periodi e unità di tempo. Se elaborare le maturazioni all'inizio o alla fine del periodo. Quali maturazioni aggiungere al saldo e i permessi che riducono il saldo.
Valutazione calcolo assenze	È possibile utilizzare questo report per verificare la configurazione dei calcoli delle maturazioni.
Valutazione idoneità assenze	È possibile utilizzare questo report per verificare la configurazione dei calcoli e verificare se un collaboratore è idoneo a un piano permessi, a un permesso o a una maturazione.
Tenant Analyzer	È possibile utilizzare questo report per identificare i piani permessi, i permessi e le maturazioni che non soddisfano i suggerimenti.
Passività permessi	È possibile utilizzare questo report per calcolare la passività dei permessi totale per ciascun collaboratore e piano permessi.
Saldi sostitutivi piano permessi tramite ID batch	È possibile utilizzare questo report per visualizzare i valori sostitutivi dei saldi dei piani permessi tramite ID batch.
Miei risultati permessi per periodo Risultati permessi per periodo Risultati permessi per periodo per collaboratori	È possibile utilizzare questo report per rilevare le maturazioni e i permessi di un collaboratore in un periodo saldo.

Integrazioni

L'EIB basato sul servizio Web Get Absence Inputs
consente di estrarre più valori sostitutivi dei piani permessi da Workday.

È possibile utilizzare l'operazione Put Absence Input
per sostituire i saldi dei piani permessi.

Connessioni e touchpoint

Funzionalità	Considerazioni
Gestione paghe	È possibile collegare i piani permessi e i codici competenze per la gestione paghe allo stesso piano periodi per allineare i periodi saldo a quelli della gestione paghe.
Rilevazione presenze e assenze	È possibile condividere i piani periodi dei piani permessi con Rilevazione presenze e assenze.
Workday Assistant	I collaboratori possono visualizzare il loro saldo esistente e richiedere i permessi.
Pianificazione dei turni	È possibile configurare piani permessi in modo che utilizzino i turni di pianificazione per determinare i giorni lavorativi dei collaboratori.

Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.

Concetto: Decorrenza in caso di assenza

Concetto: Immettere un permesso nella gestione assenze e nella rilevazione di presenze e assenze

Concetto: Rilevazione presenze e assenze e Gestione assenze

Creare calendari festività

Creare calendari lavorativi

Rettificare o sostituire manualmente la maturazione di un collaboratore

Pianificare manualmente l'archiviazione dei saldi permessi

Procedura: Consentire ai manager di creare e assegnare piani lavorativi personalizzati

Procedura: Configurare l'integrazione del calendario assenze di terzi

Procedura: Configurare Workday Home

Il livello successivo: PATT Touchpoint e report

Il livello successivo: PATT Touchpoint con assegnazioni