Considerazioni sulla configurazione: Occorrenze di assenza
Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo della funzionalità Occorrenze assenza. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:
- Perché effettuare la configurazione.
- Come si inserisce nel quadro generale di Workday.
- Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
- Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.
- Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.
Di che cosa si tratta
Le occorrenze di assenza consentono di monitorare gli elementi seguenti:
- Numero di volte e giorni consecutivi di assenza dei collaboratori durante un periodo
- Tipi di assenze godute
- Standard: includono solo un tipo di assenza.
- Personalizzate: includono più tipi di assenza.
Vantaggi per l'azienda
Le occorrenze di assenza consentono di:
- Aumentare l'efficienza in un report sulle assenze in quanto è possibile visualizzare le informazioni per tutti i tipi di assenza in un unico report.
- Ridurre il rischio di errori nei report sulle assenze non dovendo contare i permessi o gli eventi di congedo individuali.
- Semplificare il controllo dell'assenteismo e dei costi in quanto è possibile individuare le tendenze e utilizzare le informazioni per gestire le risorse.
Casi d'uso
- Preparare i documenti relativi ai report normativi locali. Esempio: gli uffici del Regno Unito usufruiscono di report Bradford Factor, con i quali viene calcolato il numero di assenze in un determinato periodo.
- Raggruppare diversi tipi di assenze in un'occorrenza. Esempio: è possibile creare un'occorrenza di assenza per un tipo di assenza personalizzato per monitorare quando i collaboratori sono assenti per un blocco di giorni consecutivi, comprese le festività.
Domande e considerazioni
Quando si configurano le occorrenze di assenza, considerare quanto segue:
Domande | Considerazioni |
|---|---|
Quali tipi di assenza si desidera includere nei report sulle occorrenze di assenza? | È possibile abilitare le occorrenze di assenza per questi tipi di assenza:
Il sistema include questi tipi in un'occorrenza di assenza standard, che raggruppa i giorni consecutivi dello stesso tipo. È possibile creare un'occorrenza di assenza personalizzata per raggruppare diversi tipi di assenza in base alle esigenze aziendali. |
Su quali giorni si desidera basare l'occorrenza di assenza? | Il sistema crea occorrenze di assenza standard in base ai giorni da includere configurati nei piani permessi o nei tipi di congedo. Per gli schemi delle assenze, il sistema riunisce tutti i giorni da includere da tutti gli scaglioni.
È possibile creare occorrenze di assenza personalizzate per definire i giorni da includere. Questa configurazione sostituisce l'impostazione in ogni tipo di assenza incluso. |
Per quale data precedente si desidera generare un report sulle occorrenze di assenza? | È possibile generare un report sulle occorrenze di assenza per qualsiasi periodo di tempo convertendo i dati esistenti durante la configurazione delle occorrenze. Verificare di aver specificato una data precedente che soddisfi i requisiti per la creazione del report. |
Suggerimenti
È consigliabile:
- Decidere se abilitare i tipi di assenza per le occorrenze di assenza dopo averli creati.
- Attendere che i principali dati pianificati siano completamente caricati nel tenant prima di abilitare le occorrenze di assenza durante l'implementazione. È possibile creare occorrenze di assenza per i dati di assenza esistenti a una data specifica, allo scopo di generare un report, eseguendo una conversione durante la configurazione delle occorrenze di assenza. La conversione può richiedere del tempo. Non è necessario eseguirla la prima volta, ma è altamente consigliato rivedere l'attività e convertire i dati sulle assenze in un secondo momento. La conversione non modifica i dati di assenza esistenti.
- Ottimizzare la performance riducendo al minimo la data di riferimento, il numero di collaboratori e i tipi di occorrenza durante il ricalcolo manuale delle occorrenze di assenza.
Requisiti
Nessun impatto.
Limitazioni
Il sistema ricalcola automaticamente le occorrenze di assenza in base a determinate modifiche. Si assiste tuttavia a un leggero ritardo poiché il job che rileva e ricalcola viene eseguito solo ogni quattro ore.
Quando si disattiva un calendario lavorativo, il sistema non ricalcola le occorrenze di assenza per i collaboratori che avevano assegnazioni dirette al calendario prima della disattivazione. Per questi collaboratori è necessario ricalcolare manualmente le occorrenze di assenza.
Le occorrenze di assenza non supportano:
- Più orari per collaboratore.
- Ora di inizio e ora di fine durante i permessi. Esempio: Rachel lavora dal lunedì al venerdì dalle 8:00 alle 17:00. Se Rachel ha un permesso per l'intera giornata di lunedì e dalle 8:00 alle 12:00 di martedì, il sistema raggruppa questi due giorni in un'occorrenza. Se invece Rachel ha un permesso per l'intera giornata di lunedì e un permesso per martedì dalle 13:00 alle 17:00, il sistema raggruppa anche il permesso in un'occorrenza. In base all'ora di inizio e all'ora di fine dei permessi e all'orario di lavoro di Rachel, questo permesso non è in realtà consecutivo.
Quando si gestiscono le occorrenze di assenza correlate, il sistema collega le occorrenze in date specifiche anziché in singoli permessi. Se in un giorno collegato è presente una voce permesso approvata, questo giorno rimane collegato anche se qualcuno aggiunge nuove voci lo stesso giorno. Poiché l'occorrenza corrispondente della voce originale è ancora approvata, il collegamento viene gestito. Se l'utente corregge la voce originale, il sistema interrompe il collegamento perché la voce è stata modificata o è in corso.
Configurazione del tenant
Per abilitare la quantità per occorrenza negli scaglioni dello schema assenze, accedere all'attività
Modifica configurazione tenant - HCM
. Consultare:
Criteri di sicurezza
Domini | Considerazioni |
|---|---|
Worker Data: Absence Occurrences
| Fornisce l'accesso in visualizzazione al report Visualizzazione dettagli occorrenze assenza e all'origine dati Absence Occurrences for Workers . |
Worker Data: Absence Occurrences (Manager View)
| Fornisce ai manager l'accesso in visualizzazione al report Visualizzazione riepilogo occorrenze assenza e all'origine dati Absence Occurrences for Workers . |
Dominio Worker Data: Related Absence Occurrences
| Fornire l'accesso all'attività Gestione occorrenze di assenza correlate , che consente di collegare e scollegare le occorrenze di assenza e di visualizzare le occorrenze collegate. |
Set Up: Time Off (General)
Set Up: Leave of Absence | Fornisce l'accesso per configurare le occorrenze di assenza e visualizzare i tipi di assenza. |
Processi aziendali
Processi aziendali | Considerazioni |
|---|---|
Correzione permessi
| Ricalcola le occorrenze di assenza quando un collaboratore corregge il proprio permesso. Esempio: quando i collaboratori correggono le loro richieste impostando la quantità di permessi su zero, fin tanto che la correzione è in corso, il permesso rientra nell'occorrenza. Dopo averlo approvato, il sistema rimuove il permesso da qualsiasi occorrenza a cui apparteneva precedentemente. |
Richiesta congedo
Richiesta permesso Immissione ore | Ricalcolano le occorrenze di assenza quando un collaboratore richiede un congedo o un permesso. |
Richiesta rientro da congedo
| Ricalcola le occorrenze di assenza quando i collaboratori o i manager inoltrano un rientro da un congedo. Esempio: quando i collaboratori rientrano da un congedo, il sistema aggiorna la data di fine dell'occorrenza di assenza usando la data di fine congedo effettiva anziché la data stimata del rientro.
Il sistema considera un collaboratore senza congedo il giorno successivo all'ultimo giorno di congedo/assenza stimato . Prima che un collaboratore venga restituito, il sistema utilizza l'ultimo giorno di congedo stimato come data di fine dell'occorrenza di assenza. Se l'ultimo giorno di congedo stimato è il 05/01/2024 e la data corrente è il 05/05/2024, se il collaboratore è ancora in congedo, la data stimata precedente influisce sui report in cui i report si basano sulla data di fine dell'occorrenza di assenza. |
Report
È possibile utilizzare l'origine dati
Absence Occurrences for Workers
del report quando si creano report personalizzati sulle occorrenze di assenza. È anche possibile utilizzare i seguenti filtri dell'origine dati:
- Absence Occurrences by Organization and Date Range (Approved Only)
- Absence Occurrences by Organization and Date Range (Approved and In Progress)
Report | Considerazioni |
|---|---|
Visualizzazione dettagli occorrenze assenza
| Consente agli amministratori delle assenze di visualizzare le singole occorrenze per i collaboratori. |
Visualizzazione tipo di occorrenza assenza
| Consente agli amministratori delle assenze di visualizzare i dettagli dei tipi di occorrenza di assenza. |
Visualizzazione riepilogo occorrenze assenza
| Consente ai manager di visualizzare una panoramica del numero di assenze dei collaboratori per tipo di assenza. |
Integrazioni
Servizio Web | Considerazioni |
|---|---|
Get Absence Occurrence Types
| Utilizzare questo servizio Web per visualizzare i tipi di occorrenza di assenza esistenti. È consigliabile utilizzare questo servizio Web prima di creare un nuovo tipo di occorrenza di assenza. |
Put Absence Occurrence Types
| Utilizzare questo servizio Web per immettere i tipi di occorrenza di assenza. È possibile risparmiare tempo caricando in blocco i tipi di occorrenza di assenza. |
Connessioni e touchpoint
Funzionalità | Considerazioni |
|---|---|
Schemi assenze
| È possibile abilitare gli schemi delle assenze per le occorrenze di assenza. Il sistema contrassegna automaticamente le occorrenze di assenza di questo tipo per il ricalcolo quando si modificano le configurazioni degli scaglioni negli schemi delle assenze. |
Change Work Schedule
| Il sistema contrassegna automaticamente le occorrenze di assenza per il ricalcolo quando:
|
Modifica impiego
| Il sistema contrassegna automaticamente le occorrenze di assenza per il ricalcolo quando i collaboratori modificano gli impieghi nell'organizzazione. |
Holiday and Work Schedule Calendars
| Il sistema contrassegna automaticamente le occorrenze di assenza per il ricalcolo in caso di modifiche agli eventi del calendario lavorativo e delle festività.
Quando si creano o si modificano i calendari lavorativi e gli eventi del calendario lavorativo (o si eliminano gli eventi del calendario lavorativo), il sistema contrassegna le occorrenze di assenza per il ricalcolo:
|
Congedi
| È possibile abilitare i tipi di congedo per le occorrenze di assenza. Il sistema contrassegna automaticamente le occorrenze di assenza di questo tipo per il ricalcolo quando si modifica la configurazione dei giorni da includere. |
Purge Plans
| È possibile selezionare la funzionalità Occorrenze assenza come tipo di dati cancellabile e salvarla in un piano di eliminazione per un utilizzo successivo durante la cancellazione dei dati personali per i collaboratori cessati. È possibile cancellare i dati relativi a permessi o congedi di un collaboratore solo se si eliminano anche le occorrenze di assenza. |
Rilevazione presenze e assenze
| Il sistema ricalcola le occorrenze di assenza quando un collaboratore richiede un permesso tramite Rilevazione presenze e assenze. |
Permesso
| È possibile abilitare i permessi per le occorrenze di assenza. Il sistema contrassegna automaticamente le occorrenze di assenza di questo tipo per il ricalcolo se si modificano i giorni da includere configurati nel piano permessi. |
Iscrizione a sindacati
| Il sistema contrassegna automaticamente le occorrenze di assenza per il ricalcolo quando i collaboratori cambiano l'iscrizione al sindacato. |