Procedura: Gestire le fatture cliente proposte
Creare transazioni pronte per la fatturazione.
È possibile creare proposte di fatture cliente dalle transazioni fatturabili per visualizzare in anteprima, rettificare e rivedere le informazioni prima di creare le fatture cliente. La creazione di proposte di fattura elimina la necessità di annullare e ricreare le fatture quando si desidera rettificare le cifre o correggere errori. Quando si aggiungono transazioni a una proposta di fattura, è possibile fatturare ai clienti solo per tali transazioni creando una fattura dalla proposta.
- (Facoltativo) Accedere all'attivitàModifica configurazione tenant - Sistema.È possibile consentire ai collaboratori di aggiungere commenti sulle proposte di fattura cliente. Nella sezione Impostazioni flusso di attività, selezionareProposta fattura clientedall'elenco di valoriOggetti selezionati per flusso di attività.Criteri di sicurezza: dominioSet Up: Tenant Setup - Systemnelle aree funzionali Customer Central e System.
- (Facoltativo) Modificare processi aziendali.Configurare il processo aziendaleEvento fattura clientee i criteri di sicurezza per:
- Inoltrare le proposte di fattura cliente per la revisione e l'approvazione.
- Automatizzare la creazione delle fatture cliente.
- Configurare le worklet per i report personalizzati. Le worklet consentono di aggiungere report personalizzati a uno step di approvazione del processo aziendale. Ad esempio, è possibile aggiungere un report personalizzato che mostri informazioni sulle fatture precedenti durante lo step di approvazione di una nuova proposta di fattura, per prendere una decisione in merito all'approvazione o al rifiuto della proposta di fattura.
- Nei criteri di sicurezza del processo aziendaleEvento fattura cliente, aggiungere il gruppo di sicurezza Responsabili approvazione alle azioni Visualizza e Approva. Il sistema inoltra la proposta di fattura cliente a un responsabile dell'approvazione designato nell'organizzazione.
- Configurare lo step di servizioCreazione fattura clientenel processo aziendaleEvento fattura cliente proposta. Il sistema crea automaticamente le fatture cliente quando si approva la proposta di fattura cliente.
- Aggiungere uno step di approvazione al processo aziendaleEvento fattura cliente propostae aggiungere una worklet di report personalizzata allo step di approvazione.Il report personalizzato è incorporato nella pagina di approvazione di BP come worklet. I responsabili dell'approvazione possono fare clic sulla worklet per aprire il report personalizzato durante il processo di approvazione. Per i dettagli, consultare Aggiungere worklet ai processi aziendali.
- (Facoltativo) Accedere all'attivitàCreazione fattura cliente proposta.Nella sezione Criteri di selezione, selezionare un'opzione dall'elenco di valoriProprietario progettoper visualizzare i progetti fatturabili per l'utente selezionato.Il sistema fattura automaticamente le rate dei pagamenti anticipati nella stessa fattura di altre rate e transazioni quando:
- Abilitare la casella di controlloFattura rate prepagate con altri tipi di transazionenei piani di fatturazione consolidati.
- Creare proposte di fatture cliente.
Criteri di sicurezza:- Dominio Process: Billing - Invoice Proposalnelle aree funzionali Customer Contracts e Project Billing.
- Dominio Process: Project Billing - Invoice Proposalnell'area funzionale Project Billing.
- (Facoltativo) Accedere all'attivitàArea di lavoro fattura cliente proposta.Nei criteri di ricerca, selezionare un'opzione dall'elenco di valoriProprietario progettoper visualizzare i progetti fatturabili per l'utente selezionato.L'attività contiene i seguenti elementi:
Opzione Descrizione RicercaFare clic per modificare i criteri di selezione.Il sistema salva la selezione e la utilizza ogni volta che si accede all'attività.Progetti fatturabiliUtilizzare il menu a discesa per visualizzare il proprietario del progetto fatturabile.Stato degli eventi in attesaVisualizzare lo stato delle transazioni di progetto e dei piani di fatturazione in attesa di approvazione del processo aziendale.AggiornaFare clic per aggiornare le proposte selezionate con nuove transazioni con statoPronto per fatturazioneche soddisfano i criteri di selezione.Creazione fatturaUna volta creata una fattura cliente, non è possibile ripristinarla come proposta di fattura. È possibile annullare la fattura per riportare le transazioni allo statoPronto per fatturazione. È quindi possibile creare una nuova proposta.Annulla propostaFare clic per annullare le proposte selezionate e riportare le transazioni allo statoPronto per la fatturazione.StampaFare clic per generare copie PDF delle proposte selezionate. Quando i PDF sono disponibili, vengono visualizzati nella colonnaPDFdella griglia.È possibile stampare le proposte solo per i clienti per i quali si dispone dell'accesso in Visualizzazione.Criteri di sicurezza:- Dominio Process: Billing - Invoice Proposalnelle aree funzionali Customer Contracts e Project Billing.
- Dominio Process: Project Billing - Invoice Proposalnell'area funzionale Project Billing.
- (Facoltativo) Nella colonnaPropostadell'attivitàArea di lavoro fattura cliente proposta, aprire il reportVisualizzazione fattura cliente propostain una nuova finestra.Visualizzare e modificare gli oggetti personalizzati fattura cliente nella schedaDati aggiuntivio dall'azione correlata Dati aggiuntivi nella sezione Informazioni fatturazione. Per visualizzare e modificare gli oggetti personalizzati delle fatture cliente, è necessario prima configurare l'oggetto personalizzato nell'attivitàCreazione oggetto personalizzato.Quando si abilitano i flussi di attività, è possibile aggiungere commenti alla proposta di fattura cliente e visualizzare i commenti di altri utenti.Criteri di sicurezza:
- Dominio Process: Billing - Invoice Proposalnelle aree funzionali Customer Contracts e Project Billing.
- Dominio Process: Project Billing - Invoice Proposalnell'area funzionale Project Billing.
Quando si accede a una proposta di fattura cliente da un processo aziendale oda Mie attività, è possibile visualizzare ma non modificare gli oggetti personalizzati nella schedaDati aggiuntivi. - (Facoltativo) Da una riga dell'attivitàArea di lavoro fattura cliente proposta, fare clic suModificaper accedere all'attivitàModifica proposta fattura cliente.Per aggiungere righe fattura ad hoc nelle proposte di fattura cliente, è necessario disporre di un ruolo nel progetto o di un ruolo aziendale corrispondente all'azienda nel progetto. Quando si aggiungono righe fattura ad hoc nelle proposte di fattura cliente, è possibile solo:
- Aggiungere le righe conTrattamento ricaviFattura.
- Modificare la descrizione delle righe fattura create nell'attivitàCreazione fattura cliente proposta.
- Selezionare le righe di contratto cliente non differite.
- Selezionare i progetti già inclusi nella proposta di fattura cliente.
Per escludere le transazioni dall'utilizzo del pagamento anticipato, è possibile selezionare le transazioni singolarmente oppure selezionare più transazioni e utilizzare l'azione in bloccoEscludi da pagamento anticipato.Aggiornare la proposta di fattura cliente quando:- Aggiungere una nuova riga.
- Modificare le righe esistenti che influiscono sull'importo totale della fattura.
- Rimuovere una nuova riga.
Criteri di sicurezza:- Dominio Process: Billing - Invoice Proposalnelle aree funzionali Customer Contracts e Project Billing.
- Dominio Process: Project Billing - Invoice Proposalnell'area funzionale Project Billing.
Creare fatture da proposte di fatture cliente.