Passer au contenu principal
Documentation
Documentation
Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2025-10-03
Éléments de définition : réceptions et retours

Éléments de définition : réceptions et retours

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des fonctionnalités de réception et de retour de Workday. Elle explique :
  • Pourquoi effectuer cette configuration.
  • Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
  • Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
  • Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
  • Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.

Présentation

La fonctionnalité de réception de Workday permet de créer et de modifier des réceptions pour des biens et des services.
Vous pouvez également enregistrer les temps et les tâches des intervenants extérieurs et des services liés à un projet.
La fonctionnalité de retour de Workday permet d'effectuer des ajustements de facture fournisseur lorsque vous retournez des biens.

Avantages pour l'entreprise

Les fonctions de réception et de retour de Workday améliorent l'efficacité en :
  • Permettant aux utilisateurs de traiter la réception des biens au point de livraison.
  • Automatisant le processus de réception pour réduire le risque d'erreurs.
  • Scannant les codes-barres pour rationaliser la réception des biens, en particulier les livraisons de gros volumes.
  • Lançant le retour de biens et de services directement à partir des bons de commande, des contrats fournisseurs ou des lignes de réception.
  • Lançant automatiquement des ajustements de facture pour les biens et services retournés.

Cas d'utilisation

Vous pouvez :
  • Scanner les codes-barres des articles au point de livraison à l'aide de périphériques mobiles pour gérer les réceptions et les soumettre pour approbation.
  • Approuver les réceptions.
  • Créer des ajustements de réception pour corriger les quantités ou les montants des réceptions déjà approuvées. Workday ajuste ensuite automatiquement la comptabilisation, les niveaux de stock, les tickets de livraison et les libellés.
  • Ranger les articles reçus.
  • Retourner les biens non désirés et non commandés.

Questions à se poser

Question
Éléments à prendre en compte
Comment voulez-vous gérer les immobilisations reçues de différentes sources ?
Vous pouvez configurer le processus de gestion
Réception
 pour démarrer l'enregistrement et le suivi des immobilisations en fonction des réceptions issues des bons de commande ou des contrats fournisseurs.
Comment voulez-vous rapprocher les réceptions et les factures fournisseurs ?
Lorsque vous configurez l'
Événement de rapprochement des comptes fournisseurs
 comme sous-processus du processus de gestion
Événement lié à une provision FNP
, vous pouvez rapprocher les factures fournisseurs et les éléments suivants :
  • Bons de commande.
  • Réceptions.
  • Contrats fournisseurs.
Le rapprochement vous permet d'identifier les exceptions sur les factures fournisseurs et les ajustements de facture, ce qui vous aide à contrôler les dépenses de votre organisation.
Comment voulez-vous gérer les livraisons des unités légales au sein de votre structure organisationnelle ?
Vous pouvez configurer vos unités légales pour qu'elles fonctionnent en tant que clients, fournisseurs, ou les deux, ce qui leur permet de faire des affaires entre elles via des transactions intercompagnies directes. Cette configuration élimine le besoin de créer des factures clients et des factures fournisseurs distinctes, ce qui vous fait gagner du temps.
Au niveau de l'unité légale, vous pouvez également configurer Workday de manière à créer plusieurs tickets de livraison de biens pour chaque numéro de suivi d'une livraison.
Voulez-vous générer automatiquement des réceptions pour les contrats fournisseurs de type location/bail ?
Vous pouvez planifier la réception automatique des lignes de contrat lorsque vous utilisez les contrats fournisseurs de type location/bail suivants :
  • Locations financières.
  • Contrats de location simple, qui utilisent la méthode de comptabilisation
    Dotation aux amortissements de l'immobilisation de type droit d'utilisation
    .

Recommandations

  • Vous pouvez consulter les soldes des réceptions dans la section
    Transactions liées aux dépenses
     du contrat.
  • Ajoutez un niveau d'approbation secondaire ou créez une étape
    À faire
     dans les règles de condition. Vous pouvez ensuite définir une exigence visant à inspecter les biens physiquement ou à gérer des articles de grande valeur.
  • Sélectionnez les champs de rapport configurables fournis par Workday dans la catégorie
    Rapprochement
     dont vous avez besoin pour vos règles de rapprochement.
  • Utilisez la tâche
    Annuler en masse des documents d'achat
     pour annuler plusieurs réceptions ayant le statut
    Brouillon
    .

Actions requises

Pour configurer le processus de gestion
Réception
 afin d'automatiser la création des factures fournisseurs à partir des réceptions, ajoutez l'étape d'action
Créer une facture fournisseur à partir d'une réception
. Vous pouvez ensuite créer des factures fournisseurs à partir des réceptions de bon de commande et de contrat fournisseur.
Vous pouvez également ajouter l'étape d'action
Réviser l'échéancier pour la génération des échéances
 pour réviser les échéanciers des versements payés d'avance pour les factures fournisseurs et traiter les échéances disponibles.

Limites

Vous pouvez configurer le processus de gestion
Événement lié à une provision FNP
 par unité légale, mais pas par hiérarchie d'unités légales.

Définition de l'environnement client

Activez la fonctionnalité
Générateur d’identifiants pour les provisions FNP
 dans la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - Finances
.

Sécurité

Lorsque vous utilisez des périphériques mobiles pour traiter des réceptions ou accepter des retours, configurez les domaines suivants dans le domaine fonctionnel System :
  • Mobile Usage - Android
  • Mobile Usage - iPad
  • Mobile Usage - iPhone
Pour créer, modifier et annuler des réceptions, lancer des retours et ajuster des réceptions déjà approuvées, configurez les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Procurement :
  • Process: Receipt/Return (NEW)
  • Process: Receipt Accruals
  • Process: Receipt/Return - Cancel
  • Process: Receipt/Return - View
  • Self-Service: Receipt
  • Self-Service: Receipt Scanning
Configurez le domaine
Reports: Organization Receipt/Return Reporting
 dans le domaine fonctionnel Procurement. Les utilisateurs avec des rôles fondés sur l'organisation peuvent ensuite afficher et générer des rapports sur les transactions opérationnelles lorsque vous marquez leur organisation sur les lignes de réception ou de retour.

Processus de gestion

Accédez aux processus de gestion suivants pour configurer les règles de réception, les ajustements de réception, les retours, les rangements et le rapprochement :
  • Événement de rangement des réceptions de stocks
  • Événement lié à une provision FNP
  • Ajustement de réception
  • Réception
  • Événement d'enregistrement de l'encaissement intercompagnies
  • Événement de retour au fournisseur
  • Événement de rapprochement des comptes fournisseurs
  • Événement d'annulation d'exception de rapprochement de comptes fournisseurs
Ajoutez l'étape de service
Lancer l'événement de rapprochement des comptes fournisseurs pour les factures fournisseurs associées
 dans les processus de gestion
Réception
 et
Ajustement de réception
 pour effacer les exceptions de rapprochement.
Configurez le processus de gestion
Réception
 et la règle de sécurité associée pour :
  • Ajouter la tâche
    Affecter des lots/numéros de série
     comme action.
  • Inclure une étape d'approbation pour les groupes
    Acheteur lié au bon de commande
     et
    Demandeur
    .
  • Acheminer les réceptions à ranger en stock et définir les règles de rangement en stock.
Dans le processus de gestion
Réception
, vous pouvez ajouter les éléments suivants :
  • Étape d'action
    Créer une facture fournisseur à partir d'une réception
     pour créer des factures fournisseurs à partir de réceptions de bon de commande et de contrat fournisseur. Vous pouvez également ajouter des règles pour empêcher la création de factures pour des fournisseurs spécifiques.
  • Étape d'action
    Réviser l'échéancier pour la génération des échéances
     pour réviser les échéanciers des factures payées d'avance et traiter les échéances disponibles.
  • Étape de service
    Lancer les événements d'enregistrement d'immobilisations à partir d'une réception de contrats fournisseurs
     pour lancer l'enregistrement d'une immobilisation pour les lignes de réception de contrat.
  • Étape d'action
    Review Trackable Lines for Assets
     pour réviser et mettre à jour les lignes d'immobilisation avec suivi.
Vous pouvez configurer le processus de gestion
Événement de rangement des réceptions de stocks
 pour :
  • Acheminer les transactions de rangement ajustées pour approbation.
  • Déclencher des ajustements de rangement en configurant le processus de gestion comme une étape du processus de gestion
    Ajustement de réception
    .
Vous pouvez configurer le processus de
gestion Événement lié à une action en masse sur un document d'achat
 et la règle de sécurité associée pour permettre aux utilisateurs d'annuler en masse des projets de réception à l'aide de la tâche
Annuler en masse des documents d'achat
.

Reporting

Rapports
Éléments à prendre en compte
Provision FNP par unité légale
Permet d'afficher un aperçu des provisions FNP par unité légale et par période du livre.
Solde restant des réceptions
Permet d'afficher le montant du solde des biens dans un contrat. Il n'inclut pas les réceptions annulées ou refusées, ni les réceptions créées à partir de bons de commande.
Rechercher des ordres de retour au stock
Permet d'afficher les ordres de retour en fonction du site de gestion des stocks.
Afficher un événement d'ajustement de rangement en stock
Permet d'afficher les transactions de rangement à partir des ajustements de réception.
Mettre à jour les règles de condition des achats
Permet de créer et de gérer des règles de condition pour les éléments suivants :
  • Bons de commande.
  • Réceptions.
  • Ajustements de réception.

Intégrations

Vous pouvez télécharger ou extraire les données à l'aide d'un générateur d'interfaces Entreprise (EIB) avec des services web qui prennent en charge la fonctionnalité de réception dans les modules :
  • Stocks.
  • Achats.
  • Comptes fournisseurs.

Relations et interactions

Vous pouvez créer des immobilisations à partir des réceptions ainsi que des factures fournisseurs et des contrats fournisseurs. Les catégories de dépense sur les transactions d'achat déterminent le traitement des immobilisations.
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.