Passer au contenu principal
Documentation
Documentation
Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2025-11-14
Enregistrer des immobilisations

Enregistrer des immobilisations

  • Définissez le suivi des immobilisations ou la comptabilisation des immobilisations. Voir :
  • Définissez le processus de gestion
    Événement d'enregistrement d'immobilisation
     et la règle de sécurité associée.
  • (Facultatif) Enregistrez automatiquement les immobilisations ou affectez des informations comptables en ajoutant les étapes automatisées suivantes au processus de gestion
    Événement d'enregistrement d'immobilisation
     :
    • Enregistrer une immobilisation automatiquement
    • Affecter automatiquement des informations comptables à une immobilisation
  • Effectuez l'enregistrement à partir d'une réception et incluez l' étape de service
    Lancer les événements d'enregistrement d'immobilisations à partir d'une réception de bon de commande
    au
     processus de gestion
    Réception
     .
  • Effectuez l'enregistrement à partir d'une facture fournisseur et incluez l' étape de service Lancer les événements d'enregistrement d'
    immobilisations
    à partir de la facture
     dans le processus de gestion
    Événement lié aux factures fournisseurs
     .
  • Lancez l'enregistrement des lignes de réception du contrat fournisseur. Ajoutez l' étape de service
    Lancer les événements d'enregistrement d'immobilisations à partir d'une réception de contrats fournisseurs
     à partir du processus de gestion
    Réception
     .
    L'enregistrement d'une immobilisation peut être lancé pour les lignes de contrat fournisseur auxquelles vous affectez l'option
    Immobilisation incorporelle
     comme catégorie de dépense par défaut.
Pour effectuer le suivi d'une immobilisation, enregistrez-la avec une unité légale. Vous pouvez enregistrer des immobilisations lorsque vous :
  • Recevez directement les marchandises (pas par le biais des achats).
  • Créez une réception pour les biens achetés ou les lignes de réception de contrat fournisseur.
  • Créez une facture fournisseur pour les biens achetés ou les lignes de réception de contrat fournisseur.
Les immobilisations que vous enregistrez à partir des factures fournisseurs et des lignes de réception de bon de commande peuvent avoir un coût négatif ou nul.
Vous pouvez également utiliser le service web
Enregistrer des actifs
 pour enregistrer des immobilisations. Lorsque vous activez le suivi des immobilisations sans comptabilisation des immobilisations, enregistrez toutes les immobilisations avec un traitement comptable de type dépense.
  1. Il existe plusieurs méthodes d'enregistrement :
    • Pour un enregistrement manuel, accédez à la tâche
      Enregistrer des immobilisations
       .
    • Pour s'inscrire via le processus de gestion
      Réception
       , cliquez sur l'action associée Mes tâches.
    • Pour un enregistrement via le processus de gestion
      Événement lié aux factures fournisseurs
       , cliquez sur l'action associée Mes tâches.
    Pour l'enregistrement à partir de réceptions et de factures fournisseurs, Workday achemine automatiquement la tâche
    Enregistrer une immobilisation
     ou la tâche
    Review Trackable Lines
     vers la valeur Mes tâches appropriée. Lors de la révision des lignes avec suivi, vous pouvez enregistrer des immobilisations regroupées en tant qu'immobilisations uniques lorsqu'elles satisfont aux critères des règles de regroupement d'immobilisations. Vous pouvez également remplacer les règles de regroupement des immobilisations et enregistrer chaque immobilisation individuellement. Utilisez la tâche
    Enregistrer des immobilisations
     pour enregistrer des immobilisations similaires qui satisfont aux critère des règles de regroupement d'immobilisations .
  2. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Unité légale
    unité légale avec un journal des immobilisations.
    Catégorie de dépense
    Article
    Acquisition d'un élément de frais ou d'un article d'achat dont vous souhaitez effectuer le suivi en tant qu'immobilisation. Vous pouvez uniquement sélectionner des articles associés à une catégorie de dépense avec suivi. La catégorie de dépense, lorsqu'elle est utilisée dans une règle comptable d'immobilisation, identifie lorsque le traitement comptable est différent de dépense.
    Nom de l'immobilisation
    Description de l'immobilisation
    Vous pouvez modifier ou saisir des informations dans ces champs pour refléter la façon dont votre unité légale effectue le suivi de cette immobilisation.
    Code de l'immobilisation
    Numéro de série
    Fabricant
    Vous pouvez définir ces attributs supplémentaires pour améliorer la recherche et le suivi.
    Classe d'immobilisation
    Type d'immobilisation
    Les valeurs par défaut dépendent de la catégorie de dépense indiquée, mais vous pouvez les modifier. Workday utilise ces attributs pour les règles d'amortissement supplémentaire et le reporting externe.
    Centre de coûts de coordination
    Workday renseigne le centre de coûts à partir de l'invite
    Worktags
     lorsqu'il a un worktag de centre de coûts et que vous activez la fonctionnalité dans votre environnement client.
    Cochez la case Renseigner
    automatiquement le centre de coûts de coordination
     dans la section
    Options des immobilisations
     de la tâche
    Modifier la définition de l'environnement client - Finances
     .
    Coordinateur de l'immobilisation
    Sélectionnez l'employé en possession de cette immobilisation.
    Mode d'acquisition
    Sélectionnez le mode d'acquisition de l'immobilisation, tel que
    Location
     ou
    Achat
     .
    Date d'acquisition
    La date du document est automatiquement renseignée lorsque la source de l'immobilisation est une réception liée à un bon de commande, une réception liée à un contrat fournisseur ou une facture fournisseur. Pour lancer l' étape d'affectation d'informations comptables du processus de gestion approprié, la date doit se situer dans le passé.
    Numéro du bon de commande
    Le document source de la transaction à l'origine de l'enregistrement de l'immobilisation.
    Workday calcule les taxes et les frais de port à partir du bon de commande pour les immobilisations créées à partir d'une réception sans facture fournisseur.
    Numéro de contrat externe
    Lorsque l'immobilisation provient d'une ligne de contrat fournisseur, Workday renseigne le numéro de ce contrat fournisseur et la date de début du contrat.
    Date de début du contrat externe/Date de fin du contrat externe
    Dates de début et de fin de la ligne du contrat fournisseur pour cette immobilisation. Workday exige des dates de contrat pour les immobilisations liées à un contrat fournisseur.
    Coût
    Devise
    Quantité
    Coût de l'immobilisation au moment de l'acquisition, exprimé dans la devise de base de l' unité légale à laquelle appartient l'immobilisation. Si le document source de l'immobilisation est libellé dans une devise étrangère, Workday intègre le montant en devise de base comme coût de l'immobilisation. Pour les immobilisations composites non distinctes, le coût correspond au total des coûts de répartition du composant de l'immobilisation. Pour les immobilisations regroupées, le coût correspond au coût total de toutes les immobilisations regroupées.
    Quantité
     affiche le nombre d'immobilisations utilisées dans un regroupement d'immobilisations ou le nombre d'immobilisations utilisées dans le cadre d'une immobilisation composite.
    Site
    Emplacement physique où une immobilisation est stockée ou en cours d'utilisation. Si vous capitalisez une immobilisation de projet , Workday renseigne le site à partir du projet lorsqu'il est associé à un worktag de site.
    Worktags
    Utilisez les worktags comme mots clés pour rechercher et classer des transactions plus facilement. Configurez les types de worktag autorisés dans la tâche
    Mettre à jour l'utilisation des worktags
    . Lorsque vous sélectionnez un type de worktag qui contient des worktags associés, Workday renseigne automatiquement les transactions avec les valeurs de ces derniers.
    Lorsque vous activez la mise en équilibre par worktag facultatif dans la tâche
    Mettre à jour la configuration de la mise en équilibre par worktag
    , Workday équilibre entièrement les lignes d'écriture avec les worktags de mise en équilibre facultatifs. Les lignes d'écriture :
    • Héritent automatiquement des worktags de mise en équilibre facultatifs en fonction des types de worktag sélectionnés.
    • Génèrent automatiquement des écritures de dette et de créance pour équilibrer les transactions.
    Les immobilisations en location héritent des worktags que vous avez saisis dans les lignes du contrat fournisseur.
    Lorsque vous lancez l'enregistrement à partir des événements de réception et de facture fournisseur, Workday renseigne automatiquement les informations à partir du document source.
Le processus de gestion
Événement d'enregistrement d'immobilisation
envoie la transaction pour révision et approbation. Une fois l'enregistrement de l'immobilisation approuvé et terminé, Workday fait passer le statut de l'immobilisation de
Enregistrement en attente
 à
Enregistré
 . Workday affecte un Identifiant d'immobilisation , ce qui vous permet d'en effectuer le suivi. Si l'enregistrement de l'immobilisation est refusé ou annulé, Workday supprime celle-ci du registre des immobilisations et fait passer le statut de l'immobilisation à
Supprimé
 . Si les processus de gestion de réception et de facture fournisseur incluent tous les deux une étape d'enregistrement d'une immobilisation, Workday ne duplique pas l'enregistrement.
Pour les immobilisations, Workday achemine la tâche
Affecter les informations comptables à une immobilisation
 vers le compte Mes tâches approprié. L' étape de service d'affectation des informations comptables doit figurer dans la définition du processus de gestion
Événement d'enregistrement d'immobilisation
 ou
Événement lié aux factures fournisseurs
 .
Une immobilisation enregistrée manuellement qui ne répond pas aux critères de validation personnalisés génère une erreur critique. Sélectionnez
Modifier l'enregistrement d'une immobilisation
 dans le menu des actions associées de l'immobilisation pour corriger l'erreur afin que Workday puisse terminer le processus d'enregistrement de l'immobilisation.