Enregistrer des immobilisations
- Définissez le suivi ou la comptabilisation des immobilisations. Voir :
- Définissez le processus de gestionÉvénement d'enregistrement d'immobilisationet la règle de sécurité associée.
- (Facultatif) Enregistrez automatiquement les immobilisations ou affectez des informations comptables en ajoutant les étapes automatisées suivantes au processus de gestionÉvénement d'enregistrement d'immobilisation:
- Enregistrer une immobilisation automatiquement
- Affecter automatiquement des informations comptables à une immobilisation
- Effectuez l'enregistrement à partir d'une réception et incluez l'étape de serviceLancerles événements d'enregistrement d'immobilisations à partir d'une réception de bon de commandedans le processus de gestionRéception.
- Effectuez l'enregistrement à partir d'une facture fournisseur et incluez l'étape de serviceLancerles événementsd'enregistrement d'immobilisations à partir de la facturedans le processus de gestionÉvénement lié aux factures fournisseurs.
- Lancez l'enregistrement des lignes de réception du contrat fournisseur. Ajoutez l'étape de serviceLancer les événements d'enregistrement d'immobilisations à partir d'une réception de contrats fournisseursà partir du processus de gestionRéception.L'enregistrement d'une immobilisation peut être lancé pour les lignes de contrat fournisseur auxquelles vous affectez l'optionImmobilisation incorporellecomme catégorie de dépense par défaut.
Pour effectuer le suivi d'une immobilisation, enregistrez-la avec une unité légale. Vous pouvez enregistrer des immobilisations lorsque vous :
- Recevez directement les marchandises (pas par le biais des achats).
- Créez une réception pour les biens achetés ou les lignes de réception de contrat fournisseur.
- Créez une facture fournisseur pour les biens achetés ou les lignes de réception de contrat fournisseur.
- Il existe plusieurs méthodes d'enregistrement :
- Pour un enregistrement manuel, accédez à la tâcheEnregistrer des immobilisations.
- Pour un enregistrement via le processus de gestionRéception, cliquez sur Mes tâches associées.
- Pour un enregistrement via le processus de gestionÉvénement lié aux factures fournisseurs, cliquez sur Mes tâches associées.
Pour un enregistrement via des réceptions et des factures fournisseurs, Workday transfère automatiquement la tâcheEnregistrer une immobilisationou la tâcheRéviser les lignes avec suivià la section Mes tâches appropriée. Lors de la révision des lignes avec suivi, vous pouvez enregistrer les immobilisations regroupées comme une immobilisation unique lorsqu'elles satisfont aux critères des règles de regroupement d'immobilisations. Vous pouvez également remplacer les règles de regroupement des immobilisations et enregistrer chaque immobilisation individuellement. Utilisez la tâcheEnregistrer des immobilisationspour enregistrer des immobilisations similaires qui satisfont aux critères des règles de regroupement d'immobilisations. - Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Unité légaleUne unité légale avec un journal des immobilisations.Catégorie de dépenseItemAcquisition d'un élément de frais ou d'un article d'achat dont vous souhaitez effectuer le suivi en tant qu'immobilisation. Vous pouvez uniquement sélectionner des articles associés à une catégorie de dépense avec suivi. Lorsqu'elle est utilisée dans une règle de comptabilisation d'une immobilisation, la catégorie de dépense identifie les cas où le traitement comptable est différent de Dépense.Nom de l'immobilisationDescription de l'immobilisationVous pouvez modifier ou saisir des informations dans ces champs pour refléter la façon dont votre unité légale effectue le suivi de cette immobilisation.Code de l'immobilisationNuméro de sérieFabricantVous pouvez définir ces attributs supplémentaires pour améliorer la recherche et le suivi.Classe d'immobilisationType d'immobilisationLes valeurs par défaut dépendent de la catégorie de dépense indiquée, mais vous pouvez les modifier. Workday utilise ces attributs pour les règles d'amortissement supplémentaire et le reporting externe.Centre de coûts de coordinationWorkday renseigne le centre de coûts à partir de l'inviteWorktagslorsqu'il a un worktag de centre de coûts et que vous activez la fonctionnalité dans votre environnement client.Cochez la case Renseignerautomatiquement le centre de coûts de coordinationdans la sectionOptions des immobilisationsde la tâcheModifier la définition de l'environnement client - Finances.Coordinateur de l'immobilisationSélectionnez l'employé en possession de cette immobilisation.Mode d'acquisitionSélectionnez le mode d'acquisition de l'immobilisation, tel queLocationouAchat.Date d'acquisitionLa date du document est automatiquement renseignée lorsque la source de l'immobilisation est une réception liée à un bon de commande, une réception liée à un contrat fournisseur ou une facture fournisseur. Pour lancer l'étape d'affectation d'informations comptables du processus de gestion approprié, la date doit se situer dans le passé.Numéro du bon de commandeDocument source de la transaction à l'origine de l'enregistrement de l'immobilisation.Workday calcule les taxes et les frais de port à partir du bon de commande pour les immobilisations créées à partir d'une réception sans facture fournisseur.Numéro de contrat externeLorsque l'immobilisation provient d'une ligne de contrat fournisseur, Workday renseigne le numéro de ce contrat fournisseur et la date de début du contrat.Date de début du contrat externe/Date de fin du contrat externeDates de début et de fin de la ligne du contrat fournisseur pour cette immobilisation. Workday exige des dates de contrat pour les immobilisations liées à un contrat fournisseur.CoûtDeviseQuantitéCoût de l'immobilisation au moment de l'acquisition, exprimé dans la devise de base de l'unité légale à laquelle appartient l'immobilisation. Si le document source de l'immobilisation est libellé dans une devise étrangère, Workday intègre le montant en devise de base comme coût de l'immobilisation. Pour les immobilisations composites non distinctes, le coût correspond au total des coûts de répartition du composant de l'immobilisation. Pour les immobilisations regroupées, le coût correspond au coût total de toutes les immobilisations regroupées.Quantitéaffiche le nombre d'immobilisations d'un regroupement d'immobilisations ou le nombre d'immobilisations utilisées dans une immobilisation composite.LocationEmplacement physique où une immobilisation est stockée ou en cours d'utilisation. Si vous capitalisez l'immobilisation d'un projet , Workday renseigne le site à partir du projet lorsqu'il est associé à un worktag de site.WorktagsUtilisez les worktags comme mots clés pour rechercher et classer des transactions plus facilement. Configurez les types de worktag autorisés dans la tâcheMettre à jour l'utilisation des worktags. Lorsque vous sélectionnez un type de worktag qui contient des worktags associés, Workday renseigne automatiquement les transactions avec les valeurs de ces derniers.Lorsque vous activez la mise en équilibre par worktag facultatif dans la tâcheMettre à jour la configuration de la mise en équilibre par worktag, Workday équilibre entièrement les lignes d'écriture avec les worktags de mise en équilibre facultatifs. Les lignes d'écriture :- Héritent automatiquement des worktags de mise en équilibre facultatifs en fonction des types de worktag sélectionnés.
- Génèrent automatiquement des écritures de dette et de créance pour équilibrer les transactions.
Les immobilisations en location héritent des worktags que vous avez saisis dans les lignes du contrat fournisseur.Lorsque vous lancez l'enregistrement à partir des événements de réception et de facture fournisseur, Workday renseigne automatiquement les informations à partir du document source.
Le processus de gestion
envoie la transaction pour révision et approbation. Une fois l'enregistrement de l'immobilisation approuvé et terminé, Workday fait passer le statut de l'immobilisation
Événement d'enregistrement d'immobilisation
de Enregistrement en attente
à Enregistré
. Workday affecte un code d'immobilisation, ce qui vous permet d'effectuer le suivi de cette dernière. Si l'enregistrement d'une immobilisation est refusé ou annulé, Workday supprime celle-ci du registre des immobilisations et fait passer le statut de l'immobilisation à Supprimé
. Si les processus de gestion de réception et de facture fournisseur incluent tous les deux une étape d'enregistrement d'une immobilisation, Workday ne duplique pas l'enregistrement. Pour les immobilisations, Workday transfère la tâche
Affecter les informations comptables à une immobilisation
au compte Mes tâches approprié. L'étape de service d'affectation des informations comptables doit figurer dans la définition du processus de gestion
Événement d'enregistrement d'immobilisation
ou Événement lié aux factures fournisseurs
. Une immobilisation enregistrée manuellement qui ne répond pas aux critères de validation personnalisés génère une erreur critique. Sélectionnez
Modifier l'enregistrement d'une immobilisation
dans le menu des actions associées de l'immobilisation pour corriger l'erreur afin que Workday puisse terminer le processus d'enregistrement de l'immobilisation. Pour suivre l'immobilisation, affectez-la ou mettez-la en service manuellement, transférez-la, sortez-la et réintégrez-la.