Étapes : définir, auditer et imprimer des formulaires fiscaux de fin d'exercice (USA)
- Consultez les éléments de définition de la déclaration fiscale de fin d'exercice aux États-Unis.
- Configurez la case 13 pour les salariés qui n'ont pas adhéré au régime de retraite de l'unité légale (ne s'applique pas à Porto Rico).
- Mapper les gains et les déductions aux blocs du formulaire de déclaration fiscale de fin d'exercice. Vous êtes responsable du mappage de la plupart des données du formulaire ; Workday mappe certaines données, mais vous devez tout de même les vérifier.
Exécutez au moins une paie avant de créer des formulaires fiscaux de fin d'exercice. Lorsque vous avez finalisé la paie, y compris tous les paiements hors cycle, vous pouvez créer, afficher et imprimer les formulaires de fin d'exercice. Si vous définissez la paie États-Unis pour inclure des employés en détachement à l'international aux États-Unis, Workday génère des formulaires W-2 pour ces employés.
Workday renseigne les formulaires de fin d'exercice en combinant les données des employés et le mappage des éléments de paie. Workday mappe certaines données du formulaire de fin d'exercice, mais vous êtes responsable du mappage des autres données.
- (Facultatif) Masquez le numéro de contrôle aux salariés.Accédez au rapport correspondant et sélectionnez :
- Afficher la configuration des blocs du W-2(à partir de 2017).
- Afficher la configuration des formulaires de fin d'année des territoires américains(à partir de 2017 pour Guam et les Îles Vierges américaines, et à partir de 2018 pour Porto Rico).
Workday n'affichera plus les numéros de contrôle sur les PDF W-2 du libre-service salarié. - Pour les employés de Porto Rico, accédez à la tâcheEdit Company State and Local Tax Reportingpour configurer les numéros de contrôle des formulaires fiscaux de fin d'exercice.Dans l'ongletFin d'exercice, saisissez les numéros de contrôle.Sécurité :domaine Process: US Territory Year End Forms (Run)dans le domaine fonctionnel USA Payroll.Vous pouvez utiliser les services web suivants pour affecter des numéros de contrôle de Porto Rico au formulaire W-2PR :
- Get W-2PR Control Numbers (Service web)
- Put W-2PR Control Numbers (Service web)
Vous devez exécuter la tâcheCreate US Territory Year End Form Dataavant d'utiliser les services web pour mettre à jour les numéros de contrôle à Porto Rico.Sécurité :domaine Process: US Territory Year End Forms (Reports)dans le domaine fonctionnel USA Payroll.Workday affecte un numéro de contrôle unique à chaque formulaire W-2PR lorsque vous exécutez la tâcheCreate US Territory Year End Form Data. - Vérifiez les données de fin d'exercice d'une ou plusieurs unités légales afin de vérifier qu'elles sont correctes avant de créer les données pour une impression. Accédez au rapport approprié :
- Audit des formulaires W-2 de l'unité légale
- Audit des formulaires de fin d'année des unités légales sur le territoire américain
Permet de réviser les données fiscales de fin d'exercice récapitulatives pour une ou plusieurs unités légales.Lorsqu'un tiers fournit des formulaires fiscaux et fiscaux de fin d'exercice pour l'indemnité maladie, le rapport inclut une synthèse des paiements et des taxes (ne s'applique pas aux territoires américains).Pour les employés de Porto Rico, vérifiez la fourchette de numéros de contrôle.Sécurité : les domaines suivants dans le domaine fonctionnel USA Payroll :- Process: Tax Filing/W2s (Reports) - USA
- Process: US Territory Year End Forms (Reports)
- Identifie les salariés avec des erreurs de formulaire de fin d'exercice avant une impression :Accédez au rapport approprié :
- Afficher les erreurs W-2
- Afficher les erreurs du formulaire de fin d'année pour les employés sur le territoire américain
Le cas échéant, utilisez le champType d'erreurpour filtrer le rapport et améliorer la performance. Si vous ne sélectionnez pas de types d'erreur, Workday renvoie toutes les erreurs W-2 (ne s'applique pas aux territoires américains).Sécurité : les domaines suivants dans le domaine fonctionnel USA Payroll :- Process: Tax Filing/W-2 (Reports) - USA Payroll
- Process: US Territory Year End Forms (Reports)
- Affichez un aperçu des données fiscales de fin d'exercice des salariés d'une ou de plusieurs unités légales avant une impression.Accédez au rapport approprié :
- Aperçu W-2
- Aperçu du formulaire de fin d'année pour les employés
Sécurité : les domaines suivants dans le domaine fonctionnel USA Payroll :- Process: Tax Sourcing/W-2 (rapports) - USA
- Process: US Territory Year End Forms (Reports)
- Créez les données du formulaire de fin d'exercice en utilisant la tâche associée :
- Créer des données W-2
- Créer des données de formulaire de fin d'année pour un territoire américain
- Pour les employés de Porto Rico, accédez à la tâcheAffecter un numéro de confirmation W-2PR/W-2CPR.Enregistrez les numéros de confirmation que vous recevez du Department of Treasury de Porto Rico.Sécurité :domaine Process: US Territory Year End Forms (Run)dans le domaine fonctionnel USA Payroll.
- Accédez au rapport correspondant pour consulter les montants des salaires et des cotisations des salariés et vérifier qu'ils sont corrects :
- Afficher les données du formulaire W-2
- Afficher les données du formulaire de fin d'année pour un territoire américain
Sécurité : les domaines suivants dans le domaine fonctionnel USA Payroll :- Process: Tax Filing/W-2 (Reports) - USA
- Process: US Territory Year End Forms (Reports)
- Reports: Pay Calculation Results for Worker (formulaires de fin d'année pour les employés)
- Créez des formulaires fiscaux de fin d'exercice en utilisant la tâche associée :
- Créer des formulaires W-2
- Créer des formulaires de fin d'année pour un territoire américain
Excepté pour les territoires américains, lorsqu'un tiers fournit des formulaires W-2 pour l'indemnité de maladie, Workday inclut une synthèse des indemnités de maladie du tiers.Sécurité : les domaines suivants dans le domaine fonctionnel USA Payroll :- Process: Tax Sourcing/W-2 (rapports) - USA
- Process: US Territory Year End Forms (Reports)
- (Facultatif) Si des erreurs existent dans les données extraites sur les salaires et les cotisations, annulez les données et corrigez les erreurs éventuelles. Accédez à la tâche correspondante :
- Annuler les données W-2
- Annuler les données du formulaire de fin d'année pour le territoire américain
Si vous avez créé des données W-2C, vous ne pouvez pas annuler des données W-2. Vous devez d'abord annuler les données W-2C.Sécurité : les domaines suivants dans le domaine fonctionnel USA Payroll :- Process: Tax Filing/W-2s (Run) - USA
- Process: US Territory Year End Forms (Run)
- Planifiez à quel moment Workday génère des PDF du formulaire W-2 au niveau de l'unité légale pour réduire la charge de traitement de votre environnement client pendant les heures de pointe. Non disponible pour les formulaires de correction.Accédez à la tâche correspondante :
- Planifier la préimpression du W-2
- Planifier le préimpression des documents fiscaux de fin d'exercice pour les employés
Nom de la demandeque vous saisissez s'affiche dans la colonneDemandedu rapportConsole des traitements.Sécurité : domaineProcess: W-2 Bulk Printdans le domaine fonctionnel USA Payroll.Workday affiche un lien vers le fichier PDF du W-2 dans les profils d'employé au lieu du boutonAfficher/imprimer. Les salariés ne peuvent pas accéder à ce lien tant que vous n'avez pas publié les déclarations fiscales de fin d'exercice dans le libre-service salarié.(Facultatif) Lorsqu'un tiers fournit des formulaires W-2 pour l'indemnité de maladie, cette tâche génère également un récapitulatif de l'indemnité de maladie du tiers (ne s'applique pas aux territoires américains). - (Facultatif) Lancez une intégration .Lancez une intégration de déclaration des taxes préconfigurée pour envoyer les données de cotisation annuelle de Workday Payroll à votre prestataire de services de déclaration des taxes.Sécurité : autorisations d'intégrationExtraireetInsérerpour les domaines suivants dans le domaine fonctionnel USA Payroll :
- Process: Tax Filing/W-2 (Reports (USA)
- Process: US Territory Year End Forms (Reports)
Préparer l'année suivante :
- Définissez des calendriers de périodes pour la paie.
- Créez de nouvelles périodes du livre et définissez le statut surOuvert.