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Dernière mise à jour : 2025-05-30
Définir les options d'impression des documents fiscaux de fin d'exercice pour les employés

Définir les options d'impression des documents fiscaux de fin d'exercice pour les employés

Pour Workday Payroll for the US, définissez votre unité légale pour la déclaration fiscale de Porto Rico, Guam et Virgin Islands pour pouvoir sélectionner les options d'impression pour les formulaires W-2PR, W-2GU et W-2VI. Utilisez la tâche
Modifier la déclaration des taxes locales et de l'État d'une unité légale
 .
Sécurité : domaine
Set Up: Payroll (Reporting)
 dans le domaine fonctionnel Core Payroll.
Les administrateurs et les employés de la paie peuvent afficher et imprimer les formulaires de fin d'exercice et les corrections via le libre-service.
Workday permet aux administrateurs de générer et d'imprimer les formulaires de fin d'exercice et les corrections pour les employés. Vous pouvez :
  • Donnez aux employés la possibilité de choisir de recevoir ou non des documents fiscaux imprimés.
  • Toujours imprimer les formulaires des employés dont l'emploi a pris fin.
Vous pouvez charger les options d'impression de fin d'exercice en bloc dans Workday et les extraire de Workday à l'aide des services web suivants :
  • Get Quarterly Worker Tax Data
     pour les options d'impression W-2PR, W-2GU et W-2VI.
  • Obtenez des envois de documents fiscaux.
  • Insérer l'envoi de documents fiscaux.
    Pour le service web Put Tax Document Delivery :
    • Saisissez USA dans le champ
      Groupe de livraison
       pour mettre à jour les formulaires W-2 et W-2C.
    • Saisissez 1 dans le champ
      Remplacer la remise par défaut
       pour que les employés reçoivent uniquement des copies électroniques, ou zéro pour que les employés reçoivent à la fois des copies papier et électroniques.
  1. Accédez à la tâche
    Options d'impression des bulletins de paie d'une unité légale
     .
  2. Pour Workday Payroll for the US, dans l'onglet
    Documents fiscaux de fin d'exercice
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Autoriser les employés à refuser la copie papier
    Les employés peuvent avoir des options d'impression différentes par unité légale.
    Toujours imprimer une copie papier pour les employés dont l'emploi a pris fin
    Disponible uniquement si vous sélectionnez
    Autoriser l'employé à refuser la copie papier
    .
    Sélectionnez cette option pour imprimer les documents fiscaux des employés dont l'emploi a pris fin, y compris ceux qui ont choisi de recevoir uniquement des copies électroniques. Lorsque vous générez les formulaires imprimés, Workday identifie les employés dont l'emploi a pris fin.
    Toujours imprimer une copie papier pour les employés absents pour une longue durée
    Disponible uniquement si vous sélectionnez
    Autoriser l'employé à refuser la copie papier
    .
    Sélectionnez cette option pour imprimer les documents fiscaux des employés absents, y compris ceux qui ont choisi de recevoir uniquement des copies électroniques. Lorsque vous générez les formulaires imprimés, Workday identifie les employés absents.
    Tronquer le numéro de sécurité sociale sur la copie du salarié des formulaires W-2 et W-2C
    Si cette option est sélectionnée, les salariés ne voient que les 4 derniers chiffres de leur numéro de sécurité sociale dans leurs formulaires de fin d'année.
    Réinitialiser les options d'impression des documents fiscaux de fin d'année des employés
    Sélectionnez cette option pour retirer les paramètres de l'employé afin de recevoir uniquement des copies électroniques. Les employés doivent à nouveau choisir de recevoir uniquement des copies électroniques.
    Lorsque vous configurez les déclarations fiscales de votre unité légale pour inclure Porto Rico, Guam et les Îles Vierges américaines, sélectionnez les options d'impression dans la section correspondante :
    • Porto Rico
    • Guam
    • Îles Vierges américaines
  3. Pour Workday Payroll for Canada, dans l'onglet
    Documents fiscaux de fin d'exercice
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Autoriser les employés à refuser la copie papier : T4A-RCA, RL-2 et NR4
    Sélectionnez cette option pour permettre aux employés de refuser les copies papier des formulaires T4A-RCA, RL-2 et NR4 créés pour n'importe quel exercice fiscal.
    Les employés peuvent avoir des options d'impression différentes par unité légale.
    Autoriser les employés à activer la copie papier : T4, T4A et RL-1
    Cochez cette case pour fournir à tous les employés uniquement une copie électronique de leurs formulaires T4, T4A et RL-1, sauf s'ils choisit autrement.
    Toujours imprimer une copie papier pour les employés dont l'emploi a pris fin
    Disponible si vous cochez l'une ou les deux cases d'activation ou de désactivation.
    Sélectionnez cette option pour imprimer les documents fiscaux des salariés dont l'emploi a pris fin, y compris ceux qui ont choisi de recevoir uniquement des copies électroniques. Lorsque vous générez les formulaires imprimés, Workday identifie les employés dont l'emploi a pris fin.
    Toujours imprimer une copie papier pour les employés absents pour une longue durée
    Disponible si vous cochez l'une ou les deux cases d'activation ou de désactivation.
    Sélectionnez cette option pour imprimer les documents fiscaux des employés absents, y compris ceux qui ont choisi de recevoir uniquement des copies électroniques. Lorsque vous générez les formulaires imprimés, Workday identifie les employés absents.
    Réinitialiser les options d'impression des documents fiscaux de fin d'année des employés
    Sélectionnez cette option pour retirer les paramètres de l'employé afin de recevoir uniquement des copies électroniques.
Pour les employés, le bouton
Modifier
 s'affiche dans
Mes documents fiscaux
. L'option
Modifier les options d'impression des documents fiscaux
et de paie
 s'affiche dans le menu des actions associées du profil de l'employé. Les employés peuvent utiliser l'application mobile pour modifier les options existantes.
Workday affiche le texte de la signature électronique pour les employés lorsqu'ils modifient leur option d'impression. Utilisez la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - paie
 pour accepter ou remplacer la valeur par défaut de Workday.
Pour Workday Payroll for the US, afin d'identifier les salariés qui reçoivent une copie imprimée, vous pouvez :
  • Créez un rapport personnalisé à l'aide de la source de données
    Tax Document Printing Elections for USA Workers
     et des champs de rapport suivants :
    • A désactivé la copie papier W-2
    • Option d'impression du formulaire W-2 mise à jour par
    • Date et heure de mise à jour de l'option d'impression W-2
  • Exécutez l'un des rapports suivants :
    • Options d'impression des documents fiscaux de fin d'exercice américain
       et cochez la case Afficher
      les remplacements d'impressions de l'unité légale ou des absences de longue durée
       . Le rapport affiche les informations suivantes :
      • Employés dont les résultats de paie sont associés à l'exercice et à l'unité légale indiqués.
      • Les options d'impression de fin d'exercice dans toutes les unités légales dans lesquelles l'employé a travaillé.
      Pour les employés qui n'ont pas choisi d'option, le rapport affiche
      Non
       dans la colonne
      A choisi de ne pas afficher
       et n'inclut pas de données dans les colonnes
      W-2 Print Election Mise à jour par
       et
      W-2 Print Election Date/Time
       .
    • Afficher les options d'impression des documents fiscaux de fin d'exercice d'un employé
Pour Workday Payroll for Canada, afin d'identifier les salariés qui reçoivent une copie imprimée, vous pouvez :
  • Exécutez le rapport
    CAN Options d'impression des documents fiscaux de fin d'exercice
     et cochez la case Afficher
    les remplacements d'impression de l'unité légale ou des absences de longue durée
     .
  • Créez un rapport personnalisé à l'aide de la source de données
    Tax Document Payment Elections for CAN Unités légales
     et des champs de rapport suivants :
    • Est destiné à recevoir le document T4/T4A/RL-1
    • Option d'impression du T4/T4A/RL-1 mise à jour par
    • Date/heure de mise à jour de l'option d'impression du T4/T4A/RL-1
    • Est destiné à recevoir les documents T4A-RCA, RL-2, NR4
    • T4A-RCA, RL-2, option d'impression NR4 mise à jour par
    • Date/heure de mise à jour de l'option d'impression T4A-RCA, RL-2, NR4