Éléments de définition : déclaration fiscale de fin d'exercice (USA)
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation de la déclaration fiscale de fin d'exercice aux États-Unis. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Workday vous permet de créer et de soumettre les données de fin d'exercice à des prestataires de services fiscaux ou à des agences gouvernementales à l'aide d'une série de rapports, de tâches et d'intégrations. Workday prend en charge les formulaires fiscaux de fin d'exercice suivants aux États-Unis :
- W-2
- W-2PR
- W-2GU
- W-2VI
Avantages pour l'entreprise
Le reporting fiscal de fin d'exercice de Workday USA facilite la mise en conformité avec les exigences de fin d'exercice en :
- Gestion des données de paie dans un seul système.
- Validation des données de fin d'exercice par rapport aux recommandations gouvernementales.
- En simplifiant la création des formulaires fiscaux de fin d'exercice W-2 en fournissant un processus de gestion.
- En simplifiant la création des formulaires fiscaux W-2C, W-2PR, W-2GU et W-2VI avec des tâches.
- Permet d'auditer les données W-2, W-2C, W-2PR, W-2GU et W-2VI à l'aide de rapports.
- Produire des copies électroniques des déclarations fiscales de fin d'exercice pour que les salariés puissent y accéder dans le libre-service du salarié (ESS).
- Permet de soumettre les données fiscales de fin d'exercice à ADP, MasterTax ou Ceridian.
- Vous permettant de créer une intégration personnalisée pour soumettre les données fiscales à des organismes autres qu'ADP, MasterTax ou Ceridian.
Cas d'utilisation
- Afficher un aperçu des formulaires fiscaux de fin d'exercice avant le processus de fin d'exercice.
- Auditer les données de fin d'exercice pour identifier et corriger les incohérences entre unités légales et salariés.
- Donnez aux salariés la possibilité de refuser une copie papier de leurs déclarations fiscales de fin d'exercice.
- Corrigez les données fiscales de fin d'exercice dans Workday.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quels formulaires de fin d'exercice s'appliquent à votre organisation ? | Mappez et testez chaque formulaire de fin d'exercice que vous prévoyez d'utiliser pour l'exercice indiqué. Tester les systèmes d'intégration. |
Quels ajustements de fin d'exercice allez-vous traiter en dehors de la paie standard ? | Recueillir les informations pertinentes et saisir les ajustements en tant que paiement manuel. Exemple : indemnités de maladie payées par un tiers. |
Quelles données voulez-vous utiliser pour équilibrer les données de formulaire de fin d'exercice ? | Prévoyez de créer des rapports personnalisés le cas échéant. |
Avez-vous vérifié que tous les éléments de paie ont les bons groupes d'éléments de paie configurés ? | Les groupes d'éléments de paie contrôlent la façon dont Workday déclare certains montants sur les bulletins de fin d'exercice. Les groupes d'éléments de paie peuvent également contrôler les salaires imposables dans les formulaires de fin d'année. |
Avez-vous modifié les groupes d'éléments de paie après la finalisation de la paie ? | Vous pouvez créer des paiements manuels si vous avez besoin d'ajuster les soldes. |
Avez-vous des ajustements de taxes à effectuer ? | Utilisez les paiements manuels pour les ajustements lorsque vous avez besoin d'un résultat spécifique sur le W-2 pour la retenue. Exemple : trop-perçu à une déduction avant impôts qui a atteint sa limite.
Utilisez les paies à la demande pour les ajustements lorsque vous n'avez pas besoin d'un résultat spécifique sur le W-2 pour la retenue. Exemple : vérifiez les contrepassations. |
Souhaitez-vous que les salariés puissent refuser les copies papier de leurs formulaires de fin d'exercice ? | Vous pouvez définir des options d'impression des formulaires en fin d'exercice pour les salariés qui souhaitent modifier leurs options d'impression. |
Voulez-vous imprimer et envoyer par e-mail les formulaires de fin d'exercice W-2 ou faire appel à un prestataire de services fiscaux ? | Si vous prévoyez d'imprimer et d'envoyer des formulaires de fin d'exercice, commandez les formulaires et les enveloppes en fonction du nombre de formulaires W-2 estimé. Voici les recommandations de Workday :
|
Comment déclarer les données de déclaration des taxes aux agences gouvernementales ? | Si vous utilisez les prestataires de services fiscaux ADP, MasterTax ou Ceridian :
Si vous n'utilisez pas ces prestataires de services fiscaux, prévoyez des ressources pour déterminer comment déclarer vos données fiscales aux organismes publics. |
Souhaitez-vous que le numéro de contrôle ne soit pas visible par les salariés ? | Dans certains cas, vous souhaitez peut-être masquer les numéros de contrôle aux salariés. Exemple : un prestataire de services fiscaux affectera des numéros de contrôle aux formulaires de fin d'exercice. |
Voulez-vous inclure les indemnités de maladie payées par un tiers dans les formulaires W-2 ? | Vous pouvez modifier les données fiscales fédérales de l'unité légale pour indiquer qu'une tierce partie fournira le W-2 pour les indemnités de maladie. |
Comment déclarer les données de fin d'exercice à l'SSA ? | Pour déclarer les données de fin d'exercice directement à l'organisme de sécurité sociale, créez une intégration personnalisée. |
Recommandations
En vue du processus de fin d'exercice, Workday vous recommande d'effectuer les opérations suivantes :
- Exécuter l'aperçu W-2 et le territoire américain et les rapports d'audit pour les formulaires fiscaux de fin d'exercice chaque trimestre.
- Créer des fichiers de test d'intégration des données de fin d'exercice chaque trimestre.
Actions requises
Pour produire des rapports de fin d'exercice précis, vous devez mettre à jour vos données de cotisation et de paie tout au long de l'exercice.
Au début de l'exercice :
- Définissez les exercices pour prendre en charge l'ensemble de l'exercice fiscal.
- Définissez le calendrier de périodes pour la paie et les absences. Valider les dates de paiement de l'année à venir par rapport aux jours fériés.
- Générer des calendriers FLSA.
- Vérifiez que le nouvel exercice et les nouvelles périodes du livre ont le statut Ouvert.
- Mettez à jour ou ajoutez les taux de cotisation d'employeur ou d'employé. Exemple : taux d'assurance chômage d'état.
- Consultez le rapportDates d'expiration des options de cotisations exonéréesafin de les communiquer aux employés concernés.
- Accédez au rapportAjouter des options de cotisations des employés aux États-Unis exonéréespour créer de nouvelles options de cotisations par défaut pour les employés.
Au besoin, tout au long de l'exercice :
- Vérifiez les exigences gouvernementales en matière de reporting pour l'année fiscale en cours.
- Exécuter un rapport d'aperçu et d'audit de fin d'exercice.
- Mettre à jour la configuration des taxes fédérales, par État et locales pour votre unité légale.
- Mettre à jour les lieux de travail secondaires des employés et ceux du traitement.
Vers la fin de l'année fiscale :
- Veillez à mapper avec précision les éléments de paie, car cela impacte la génération de rapports fiscaux W-2 dans Workday. Utiliser les rapportsAfficher la configuration des blocs du W-2etAfficher la configuration des blocs du formulaire de fin d'année sur le territoire américain.
- Finalise toutes les paies pour l'exercice en cours, y compris tous les ajustements manuels et hors cycle.
- Vérifiez les adresses de l'unité légale, les identifiants fiscaux et le nom de l'unité légale.
- Réviser les gains et déductions avec des limites annuelles.
- Tester les données du formulaire W-2 et l'impression avant la fin d'exercice.
- Tester les intégrations ADP, Ceridian et MasterTax.
Limites
Workday ne prend pas en charge la soumission de données de fin d'exercice directement aux agences gouvernementales. Soumettez les données de fin d'exercice aux prestataires de services fiscaux à l'aide d'intégrations, créez une intégration personnalisée ou imprimez les formulaires de fin d'exercice pour les soumettre aux agences gouvernementales.
Workday crée des données de fin d'exercice pour tous les employés, et non pour chaque employé individuellement. Pour fournir les données de fin d'exercice d'un employé :
- Exécuter le rapportW-2 / Aperçu du formulaire de fin d'année sur le territoire américain.
- Utilisez le rapport pour créer manuellement le formulaire à partir des fichiers PDF fournis par le gouvernement.
Pour les employés en détachement à l'international aux États-Unis, Workday ne prend pas en charge la modification des options d'impression des documents fiscaux via la tâche
Mes documents fiscaux
du libre-service du salarié.Définition de l'environnement client
Workday utilise un texte de signature électronique pour les salariés qui modifient les options d'impression des formulaires fiscaux de fin d'exercice. Vous pouvez configurer des options de texte de signature électronique dans la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - paie
. Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Business Process Administration et Manage: Business Process Definitions dans le domaine fonctionnel System. | Permet de définir le processus de gestion pour les formulaires fiscaux de fin d'exercice W-2. |
Management Dashboard: Payroll Year End dans le domaine fonctionnel USA Payroll. | Permet d'utiliser et de configurer le tableau de bord Fin d'année (paie) . |
Integration Build , Integration Event et Integration De prêt dans le domaine fonctionnel Integration. | Permet de définir les systèmes d'intégration pour soumettre les données fiscales à ADP, Ceridian et MasterTax. |
Domaines suivants dans le domaine fonctionnel USA Payroll :
| Les utilisateurs ayant accès à ces domaines peuvent :
Cet accès concerne les formulaires originaux, corrigés et modifiés. |
Process: W-2 Bulk Print dans le domaine fonctionnel USA Payroll. | Permet de générer des fichiers PDF des formulaires fiscaux de fin d'exercice pour une unité légale. |
Processus de gestion
Vous pouvez utiliser le processus de gestion
W-2 Year End Process (Default)
pour créer des formulaires fiscaux de fin d'exercice W-2. Vous pouvez accéder au processus de gestion à partir du tableau de bord Fin d'année (paie)
. Reporting
Rapports ou tableaux de bord | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Rapports personnalisés | Vous pouvez créer des rapports personnalisés à partir des sources de données de rapport sécurisées via les objets de gestion suivants :
Utilisez le champ de rapport Numéro de sécurité sociale tronqué pour vérifier un employé sur un rapport sans divulguer ses données personnelles. |
Tableau de bord Conformité de la paie | Consultez les mises à jour prédéfinies par Workday afin de répondre aux exigences gouvernementales. |
Tableau de bord Fin d'année (paie) | Utilisez le tableau de bord pour accéder aux rapports W-2 suivants sous forme de worklets :
Cette fonctionnalité ne prend pas en charge les territoires américains, les formulaires W-2C et les relations d'unité légale. |
Profil de l'analyseur de l'environnement client
| Vérifier que les éléments de paie figurent dans le bon groupe d'éléments de paie. Vous pouvez utiliser le rapport Groupes d'éléments de paie pour les calculs de la paie dans le groupe de profil Paie . |
| Utilisez ces rapports pour auditer les données de fin d'exercice. |
Données de déclaration de taxes trimestrielles par unité légale
Données trimestrielles de déclaration de taxes par employé | Vous pouvez utiliser ces rapports pour créer manuellement les formulaires suivants :
|
Intégrations
Intégrations | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Service de déclaration des taxes ADP - Trimestriel
Service de déclaration des taxes MasterTax - Trimestriel Service de déclaration des taxes Ceridian - Annuel | Lance une intégration préconfigurée de déclaration des taxes pour envoyer les données de fin d'exercice de Workday Payroll à votre prestataire de services de déclaration des taxes. |
TurboTax Integration
| À compter du 1er janvier 2023, Intuit® ne prend plus en charge la réception de formulaires W-2 dans configurée dans configurée sur configurée avec cette intégration. Vos salariés peuvent importer ou télécharger manuellement leur formulaire fiscal W-2 dans configuré sur Calculation des taxes®. Pour toute question, veuillez contacter votre représentant Workday. |
Services web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Récupérer les données des déclarations des employés de fin d'année EFW2
Récupérer les données des déclarations patronales de fin d'exercice EFW2 | Permet de créer des intégrations avec l'administration de la sécurité sociale (SSA) ou d'autres prestataires de services fiscaux. Lorsque vous créez une intégration Studio, utilisez les deux services web.
Le service web Get EFW2 Year End Worker Filing Data vous permet de combiner les cotisations locales et nationales par identifiant pour les unités légales ayant des relations communes avec un responsable de la paie. |
Récupérer des livraisons de documents fiscaux
Envoi de documents fiscaux Option d'impression du formulaire W-2 W-2C | Permet de charger les options d'impression de fin d'exercice des employés. |
Put Payroll Off-Cycle Payment
| Permet de charger des paiements hors cycle pour les employés. |
Get W-2PR Control Numbers (Service web)
Put W-2PR Control Numbers (Service web) | Permet de charger les numéros de contrôle de Porto Rico dans les formulaires W-2PR et W-2CPR. |
Relations et interactions
Veillez à fournir toutes les données obligatoires sur les employés de fin d'exercice, notamment :
- Coordonnées, telles que les adresses personnelles, les codes postaux et les numéros de sécurité sociale.
- Lieu de travail secondaire ou principal ou site de l'emploi du poste.Workday détermine l'état de l'emploi du salarié à partir de ces informations.
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.