Éléments de définition : paie pour plusieurs emplois
Les éléments de définition de cette rubrique s'appliquent uniquement aux pays suivants :
- Workday Payroll for Canada
- Workday Payroll for the UK
- Workday Payroll for the United States
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation de la paie pour plusieurs emplois. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Plusieurs emplois, également appelés emplois supplémentaires ou postes multiples, vous permettent de payer les employés qui occupent plus d'un poste en même temps.
Pour Workday Payroll for Canada et les États-Unis, Workday utilise l'un des postes de l'employé comme poste par défaut pour le traitement de la paie. Vous déterminez si le poste à traiter est :
- Toujours utiliser le poste principal, ou
- Utilise un remplacement de poste, en fonction des valeurs des attributs de poste sélectionnés.
- Déterminer les administrations fiscales pour le calcul de la paie.
- S'affichent dans l'en-tête des résultats de paie.
- Évaluer la configuration comptable des coûts de main-d'œuvre.
Avantages pour l'entreprise
La gestion de la paie pour plusieurs emplois dans Workday vous permet de payer efficacement un salarié occupant plusieurs postes en réduisant les tâches manuelles. Workday prend en charge chaque poste en ayant des :
- Intitulés de fonction.
- Unités légales (CAN, USA).
- Centres de coûts.
- Détachements à l'international (CAN, USA).
- Profils d'emploi.
- Sites (CAN, USA).
- Responsables.
- Taux de rémunération.
- Heures prévues.
- Organisations hiérarchiques.
Pour Workday Payroll for Canada et les États-Unis, l'utilisation d'un remplacement de poste pour déterminer le poste à traiter peut :
- Améliorer la clarté des résultats et des rapports de paie.
- Réduire les ajustements comptables.
- Basez les taxes et les écritures comptables sur des attributs de poste pertinents pour votre entreprise.
Cas d'utilisation
Rémunérer efficacement les employés :
- Dont les postes se trouvent dans différentes unités légales.
- dont le taux de rémunération varie selon le poste.
- Dont le travail est imputé à des centres de coûts différents en fonction des heures travaillées.
- Qui travaillent dans plusieurs services avec le même responsable de service.
- Dont les lieux de travail se trouvent dans différentes province d'emploi (CAN).
- Dont les lieux de travail se trouvent dans des administrations fiscales différentes (USA).
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comment payer des employés occupant des postes dans différentes unités légales ? (CAN, USA) | Si les différents emplois se trouvent dans plusieurs unités légales, vous pouvez les séparer par unité légale :
Vous pouvez également payer les différences de paie rétroactive des employés provenant d'unités légales autres que leur unité légale principale actuelle, à l'exclusion des employés en détachement à l'international. Vous pouvez payer les différences de paie rétroactive en une ou plusieurs périodes de paie avec des paiements supplémentaires à la demande, ce qui réduit les tâches manuelles lorsque vous saisissez des paiements. Workday calcule les différences de paie rétroactive pour les employés occupant des postes dans plusieurs unités légales uniquement s'ils ont des résultats de paie dans ces unités légales. |
Comment traiter les cotisations des employés en fonction de leurs sites associés ? (CAN, USA) | Les employés qui occupent des emplois dans différentes unités légales ou lots de paie recevront plusieurs résultats de paie. Définissez des règles de remplacement de poste pour que Workday calcule chaque résultat en fonction du poste rémunéré.
Pour Workday Payroll for the US, l'autorité administrative d'assurance chômage d'état (SUI) d'un employé est toujours fondée sur le site du poste principal. Certaines cotisations locales dépendent également de l'état de l'assurance chômage d'état (SUI). Pour les employés dont les postes se trouvent dans le même lot de paie et la même unité légale, Workday calcule les cotisations en fonction du poste à traiter. |
Comment affecter la rémunération à chaque poste ? (CAN, USA) | Lorsque vous devez affecter une partie du salaire de l'employé à un emploi supplémentaire, utilisez des éléments de paie fondés sur le poste. Si vous n'utilisez pas d'élément de paie dépendant du poste, Workday applique par défaut l'ensemble des coûts et des écritures au poste à traiter par défaut. Lorsque vous utilisez un élément de paie fondé sur un poste, Workday applique les montants réels au centre de coûts du poste secondaire de l'employé. Cependant, toutes les écritures de crédit, telles que les taxes, sont imputées au poste de traitement du résultat. Si les postes principaux et secondaires ont des résultats du brut au net distincts (par exemple, les postes se trouvent dans des unités légales différentes), alors les débits et les crédits sont imputés au centre de coûts du poste secondaire de l'employé. Workday affecte les gains et déductions fondés sur le poste au poste de l'employé lorsque les gains ou déductions ne proviennent pas d'une saisie d'élément de paie. Exemple : le gain provient de la rémunération. |
Devrez-vous changer de poste ou d'unité légale en milieu de période ? (CAN, USA) | Workday calcule au prorata les résultats de paie lorsque des modifications ont lieu en milieu de période dans l'emploi ou l'unité légale d'un employé. Lorsqu'un employé occupe plusieurs emplois, Workday applique le calcul au prorata des éléments de paie. Lors du calcul des résultats de sous-période pour un employé occupant plusieurs emplois, Workday calcule au prorata à la fois le poste et les éléments de paie fondés sur l'employé. |
Quand puis-je démarrer un emploi supplémentaire ? (GBR) | Un employé peut commencer un emploi supplémentaire à tout moment au cours d'une période de paie. Workday applique le calcul au prorata des éléments de paie. Lors du calcul des résultats de sous-période pour un employé occupant plusieurs emplois, Workday calcule au prorata les éléments de paie fondés sur le poste et l'employé. |
Comment effectuer le suivi des temps ou des absences via un système tiers ? | Vous pouvez créer une intégration de Workday vers le système tiers pour charger le poste de chaque salarié. L'intégration inclut le numéro de poste et est calculée dans la paie. |
Comment Workday traite-t-il la paie d'un employé occupant un emploi mais différents taux de rémunération dépendant de la tâche, comme un serveur/barner ? | Lorsque l'employé est associé à des taux différents pour un même élément de paie, Workday le répartit sur le bulletin de paie. Workday ne ventile pas le bulletin de paie par worktag de poste dans les cas suivants :
|
Combien d'emplois supplémentaires un employé peut-il occuper dans Workday ? | Il n'y a pas de limite au nombre de postes qu'un employé peut occuper. Pour Workday Payroll for the UK, tous les postes doivent appartenir à la même unité légale et au même lot de paie. |
Comment inclure des étapes pour les autres administrateurs lorsqu'ils ajoutent des emplois ? | Vous pouvez configurer le processus de gestion Ajouter un emploi supplémentaire pour inclure des étapes telles que la modification des affectations d'organisations, les approbations, les révisions et l'affectation des lots de paie. |
Certains de vos employés appartiennent-ils à plusieurs lots de paie ? (CAN, USA) | Vous pouvez avoir des employés dans plusieurs lots de paie avec plusieurs emplois. Affectez un employé à chaque lot de paie lorsque vous ajoutez un emploi supplémentaire à son profil. |
Comment payer un employé pour des emplois supplémentaires une fois que les emplois ont pris fin ? | Vous pouvez ajouter des critères à votre catégorie d'exécution pour vous permettre de payer les employés pour un emploi supplémentaire une fois que l'emploi se termine. (CAN, USA)
Utilisez les saisies d'élément de paie pour payer un employé une fois qu'un emploi supplémentaire a pris fin. (GBR) |
Quand Workday peut-il traiter les différences de paie rétroactive pour plusieurs emplois ? (GBR) | Pour les employés occupant plusieurs emplois ou postes dans la même unité légale et le même lot de paie, Workday traite les différences de la paie rétroactive. |
Comment Workday effectue-t-il le suivi des temps pour les différents postes fondés sur un salaire ? | En tant qu'employé non rémunéré (salarié), le salaire de l'employé est transféré de la rémunération à la paie. Vous pouvez affecter un code de gain fondé sur le poste. |
Comment Workday rémunère-t-il les employés absents ? | Workday tient compte du type d'absence de longue durée pour déterminer les éléments de paie à traiter pour les employés dont le statut est Absent . Si l'employé occupe plusieurs emplois, le statut qui prévaut est celui :
|
Recommandations
Nous vous recommandons de déterminer si un gain ou une déduction est fondé(e) sur un poste ou sur un employé avant de le définir. Vous ne pouvez pas modifier un gain ou une déduction après son utilisation.
Workday recommande de ne pas créer d'éléments de paie fondés sur l'employé pour ceux occupant plusieurs emplois si vous voulez que l'éligibilité fasse référence à un attribut du poste.
Pour Workday Payroll for Canada et les États-Unis, lorsque vous définissez les règles qui déterminent le poste à traiter de la paie, sélectionnez une date d'effet postérieure à la date de fin de toutes les périodes de paie qui sont terminées, en cours ou ouvertes pour des paiements hors cycle. La modification des règles en milieu de période peut avoir un impact sur les autres calculs en cycle standard et FLSA aux États-Unis et entraîner des données de la paie rétroactive non prises en charge.
Actions requises
Configurez votre environnement client de manière à prendre en charge plusieurs emplois à l'aide du champ
Options de définition du poste
de la tâche Modifier la définition de l'environnement client - HCM
.Créez des catégories et des motifs pour les emplois supplémentaires avec la tâche
Mettre à jour les motifs et les catégories d'événement
. Vous ne pouvez pas ajouter un emploi supplémentaire tant qu'un employé n'a pas un emploi principal.
Limites
Workday prend uniquement en charge plusieurs emplois pour les personnes suivantes :
- Workday Payroll for Canada.
- Workday Payroll for the U.S.
- Workday Payroll for the UK.
Pour Workday Payroll for Canada, Workday ne prend pas en charge la fonctionnalité autorisant plusieurs emplois pour la rémunération des jours fériés.
Pour Workday Payroll for Canada et les États-Unis :
- Vous ne pouvez pas affecter des emplois supplémentaires aux intervenants extérieurs.
- Lorsque les postes d'un employé se trouvent dans le même lot de paie et la même unité légale, Workday applique des cotisations au poste à traiter de l'employé, même s'il n'a que des heures travaillées dans un autre poste.
- Workday ignore les remplacements de limites de la paie en fonction du poste de l'employé lorsque ce dernier n'est pas le poste à traiter.
Pour Workday Payroll for the UK :
- Si un employé :
- Il existe un poste supplémentaire, tous les postes doivent partager la même catégorie de sécurité sociale.
- Est considéré comme conforme à la norme Ir35 et occupe un poste supplémentaire, tous les postes de l'employé sont considérés comme relevant de la norme Ir35.
- Les cotisations Workday s'appliquent à l'employé en fonction du code de paie de l'employé même s'il n'a que des heures travaillées dans un poste supplémentaire.
Définition de l'environnement client
Vous pouvez configurer votre environnement client pour qu'il prenne en charge plusieurs emplois ou postes dans le champ
Options de définition du poste
de la tâche Modifier la définition de l'environnement client - HCM
.Pour Workday Payroll for Canada et les États-Unis :
- Définissez les règles pour déterminer le poste pour le traitement de la paie.
- Lorsque vous sélectionnezActiver le traitement de la paie rétroactive dans le lot de paie principalde la tâcheModifier la définition de l'environnement client - paie, Workday intègre toutes les différences de paie rétroactive dans le lot de paie principal de l'employé, quel que soit le poste utilisé pour le traitement.
Sécurité
Lorsqu'un employé occupe plusieurs postes, l'accès par rôle aux données personnelles et de poste de cet employé dépend du paramètre
Droits d'accès aux employés ayant plusieurs emplois
du groupe de sécurité par rôle. Si vous définissez le groupe de sécurité par rôle avec
l'option Le rôle a accès aux postes qu'il gère
, les employés peuvent toujours voir les résultats pour le lot de paie auquel ils n'ont pas accès, mais sans avoir à effectuer d'actions.Par exemple, Sarah occupe un poste principal aux États-Unis dans le lot de paie A de l'unité légale 1 que Mark gère. Sarah occupe également un poste secondaire aux États-Unis dans l'unité légale 2, lot de paie B, que Susan gère. Lorsque vous sélectionnez cette option :
- Mark peut consulter le détail des résultats de paie de Sarah pour l'unité légale 1, lot de paie A. Mark peut afficher le détail du brut au net pour l'unité légale 2, lot de paie B ; mais n'a aucune action à effectuer.
- Suzanne peut consulter et consulter le détail des résultats de paie de Sarah pour l'Unité légale 2, Lot de paie B. Suzanne peut afficher le détail du brut au net pour Unité légale 1, Lot de paie A ; mais n'a aucune action à effectuer.
Les utilisateurs de Payroll for Canada et des États-Unis ayant accès au
domaine Set Up: Payroll
dans le domaine fonctionnel Core Payroll peuvent configurer les règles qui déterminent le poste par défaut d'un employé pour le traitement de la paie. Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Ajouter un emploi supplémentaire
| Configurez le processus de gestion et la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Staffing. |
Mettre fin à un emploi supplémentaire
| Configurez le processus de gestion et la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Staffing. |
Changer d'emploi principal
| Configurez le processus de gestion et la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Staffing. Vous pouvez utiliser le processus de gestion Changement d'emploi principal comme processus autonome ou sous-processus pour Ajouter un emploi supplémentaire ou Changer d'emploi . |
Mettre fin à des emplois
| Configurez le processus de gestion et la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Staffing. |
Reporting
Rapports ou tableaux de bord | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Tous les soldes des absences
| Affiche tous les soldes d'absences des employés occupant plusieurs emplois et où ils sont utilisés selon la configuration de votre environnement client. |
Auditer les employés avec plusieurs emplois et des affectations d'organisations différentes
| Affiche les employés au Canada et aux États-Unis qui occupent plusieurs emplois dans différentes organisations. Permet d'identifier les employés susceptibles d'appartenir à plusieurs lots de paie. |
Résultats du calcul de la paie pour un employé
| Affiche les résultats de paie détaillés pour les postes d'un employé. Lorsque vous créez des éléments de paie fondés sur un poste, le rapport répertorie les lignes de résultat avec le poste, le lot de paie et l'unité légale. Workday ne présente pas les résultats par poste sur les bulletins de paie. |
Afficher la paie - autres administrations fiscales
| Vérifiez si une administration fiscale locale aux États-Unis suit l'administration fiscale de l'assurance chômage d'état (SUI). |
Intégrations
Pour inclure un emploi supplémentaire dans Workday Payroll Interface, associez l'emploi à un lot de paie.
Relations et interactions
La paie pour plusieurs emplois interagit avec les domaines de produit Workday suivants :
Domaines de produit | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Absence | Vous pouvez définir des régimes d'absences fondés sur un poste. Les régimes, soldes et limites fondés sur un poste s'appliquent à un poste. Vous définissez des règles d'éligibilité, des validations d'absences et des calculs de cumul fondés sur un poste. Vous pouvez également définir ces règles de sorte à ce qu'elles s'appliquent au poste principal de l'employé ou à tous les postes. Les régimes fondés sur un employé ont des soldes et des limites qui s'appliquent à l'employé. En règle générale, les règles d'éligibilité, les validations d'absences et les calculs de cumul sont fondés sur le poste principal de l'employé. |
Avantages sociaux | Vous pouvez définir l'éligibilité aux avantages sociaux en fonction de données extraites de l'emploi principal du salarié ou d'un ou plusieurs emplois supplémentaires. |
HCM | Workday Payroll utilise les postes configurés dans HCM. Vous pouvez ajouter ou mettre fin à des emplois supplémentaires ou changer d'emploi principal avec les processus de gestion suivants dans le domaine fonctionnel Staffing :
Vous pouvez également valider les restrictions d'embauche dans les organisations hiérarchiques pour vous assurer de les utiliser avec les processus de gestion Emploi supplémentaire . |
Time Tracking | Workday effectue le suivi des temps en fonction des différents postes ou emplois. Lorsqu'un employé occupe plusieurs postes, Workday affiche une invite supplémentaire dans la tâche Saisir des temps pour sélectionner le poste pour lequel déclarer les temps. Il existe également un paramètre dans le Modèle de saisie des temps de l'employé que vous pouvez activer pour créer des événements d'approbation distincts pour chaque poste. Le calendrier de saisie des temps inclut un champ Poste supplémentaire lorsqu'un employé a plusieurs emplois. Workday transmet le poste de l'employé à la paie avec les informations de la tranche horaire. |
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.