Éléments de définition : reporting ACA
Cette rubrique peut vous aider à planifier la configuration et l'utilisation de la génération de rapports afin de répondre aux exigences de la protection du patient et de l'ACA (Affordable Care Act). Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
L'ACA limite la garantie médicale des salariés américains. Workday vous permet de déclarer la garantie médicale à l'IRS (Internal Revenue Service) afin de répondre aux exigences de reporting ACA.
Avantages pour l'entreprise
Workday vous aide à vous conformer à la réglementation ACA en vous permettant de préparer et de transmettre les formulaires ACA à l'IRS et aux salariés.
Cas d'utilisation
- Vous êtes un grand employeur applicable (ALES) qui doit fournir des formulaires 1095-C chaque année à ses salariés pour synthétiser la garantie.
- Vous devez créer des formulaires 1095-C et 1094-C à transmettre à l'IRS pour la génération de rapports ACA.
- Vous avez plusieurs groupes ALES ou un groupe ALES étranger.
- Vous avez plusieurs unités légales sous une seule entité.
- Vous devez autoriser les partenaires logiciels à gérer les transmissions de formulaire.
Questions à se poser
Question
| Éléments à prendre en compte
|
Comment allez-vous gérer l'impression et l'envoi des formulaires 1095-C ? | Vous pouvez configurer une Connecteur de messagerie ACA
Intégration qui envoie les données ACA 1094-C et 1095-C à un fournisseur de services de messagerie externe. Le fournisseur, CIC Plus, fournit une prise en charge du service d'envoi à un coût supplémentaire.Vous pouvez accéder à la tâche Create ACA 1095-C Forms pour générer des PDF et les imprimer. |
Utiliserez-vous des partenaires logiciels pour gérer la transmission des formulaires aux administrations fédérales et nationales ? | Vous pouvez activer partenaires logiciels pour effectuer une transmission de formulaire lorsque vous créez ou modifiez la configuration de l'unité légale. |
Quel mode de financement vos régimes d'avantages sociaux utilisent-ils ? | Le processus de création de données 1095-C utilise la méthode de financement (auto-financé ou Entièrement financé) des régimes d'avantages sociaux à compter du jour où vous exécutez le processus.
Vous pouvez modifier les régimes d'avantages sociaux pour changer la méthode avant de créer les données lorsque :
Auto-financé . Toutefois, lorsque vous transmettez votre déclaration 2020 1095-C à l'IRS, vous devez remplacer le mode de financement par Entièrement assuré pour qu'il corresponde à la méthode utilisée cette année. Vous restaurez le mode de financement Autofinancé après avoir finalisé le reporting de 2020 ans. |
Recommandations
Élément à prendre en compte | Recommandation |
|---|---|
Lieu de travail secondaire | Pour garantir l'exactitude des dates d'effet des exigences de résidence, utilisez le Modifier les coordonnées
au lieu de la tâche Modifier les coordonnées professionnelles . |
Personnes à charge de salariés décédés pour les régimes de soins médicaux auto-liquidés | Vous pouvez embaucher des personnes à charge récurrentes comme salariés à temps partiel si vous êtes une organisation auto-liquidée. Cette méthode garantit que le code 1G est correctement renseigné. Pour un grand nombre de personnes à charge, vous pouvez utiliser le Importer des données de destinataires des formulaires 1095-C
Générateur d'interfaces Entreprise (EIB). |
EIB Configuration | Pour raccourcir les adresses et les noms, utilisez le générateur d'interfaces Entreprise (EIB) Import 1095-C Form Recipients Data . |
Import des destinataires | Utilisez le générateur d'interfaces Entreprise (EIB) Import 1095-C Forms Recipients Data pour charger les données de formulaire des participants couverts dont vous n'effectuez pas le suivi des inscriptions dans Workday. Exemple : bénéficiaires ou retraités COBRA. |
Considérations juridiques | Consultez votre équipe juridique et votre intermédiaire en matière d'avantages sociaux afin de déterminer les éléments suivants :
|
Régimes de soins médicaux | Pour garantir l'exactitude des codes pour la ligne 14, configurez les champs dans les sections Options de l'Affordable Care Act (ACA) et les sections ACA Minimum Basic Coverage pour régimes de soins médicaux. |
Recommandations en matière de Paie | Définissez les recommandations fédérales annuelles en matière de revenu des États-Unis dans le Configuration de rapport de l'ACA
Tâche pour garantir l'exactitude des codes et des valeurs de la ligne 15. |
Retraités | Vous pouvez vérifier que des retraités sont bien affiliés à une organisation de retraités lorsque vous cochez la case Inclure les retraités dans l'onglet Créer une configuration d'unité légale ACA 1094-C
tâche. |
Règles de paramétrage | Vous pouvez créer des avantages sociaux règles d'éligibilité qui incluent ou excluent des types de salarié du reporting 1095-C, appelées règles d'éligibilité ACA 1095-C. Exemple : excluez des sous-traitants de votre reporting. |
Périodes d'attente | Configurez des périodes d'attente avec des règles d'événement d'adhésion afin de garantir l'exactitude des codes 1095-C pour la Période de non-évaluation limitée. |
Actions requises
- Sélectionnez l'option Soinsmédicauxpour leType de garantie de santé/prévoyanceafin d'activer les champs liés à l'ACA.
- Lorsque vous utilisez le générateur d'interfaces Entreprise (EIB)Import 1095-C Form Recipients Data, utilisez les codes de pays de l'IRS pour les adresses internationales. L'IRS n'utilise pas les codes de pays ISO.
- Discutez avec votre équipe légale interne ou votre intermédiaire en matière d'avantages sociaux des exigences ACA.
Limites
Workday fournit des données 1094-C, mais ne génère pas de formulaires 1094-C au format PDF. Workday génère des formulaires 1095-C au format PDF.
Workday rend automatiquement le formulaire 1094-C autorisant ou non. Vous ne pouvez pas configurer ce critère. Workday suggère d'importer d'autres données du formulaire 1095-C à l'aide de l'EIB
Import 1095-C Form Recipients Data
. Vous pouvez envoyer toutes vos données 1095-C collectivement à l'IRS sous une seule transmission d'autorité.Des problèmes de performance peuvent survenir si vous avez configuré plus de 75 gains de paie dans la tâche
Configuration du reporting de l'ACA
.À compter de l'exercice fiscal 2020, les champs suivants vous obligent à utiliser le générateur d'interfaces Entreprise (EIB)
Import 1095-C Form Recipients Data
pour renseigner les formulaires 1094-C et 1095-C :
- Mois de début du plan: nombre à 2 chiffres pour le mois. Obligatoire à partir de TY 2020.
- (Facultatif)Âge du salarié le 1er janvier: un nombre entier compris entre 1 et 120.
- Ligne 14: codes Comptes de remboursement de santé/prévoyance pour la garantie individuelle ( Consultez les codes CIRC).
- Ligne 17: un code postal à 5 chiffres si la ligne 14 inclut des codes pour les RICAS.
Définition de l'environnement client
Aucun impact.
Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Affordable Care Act (ACA) Administration - USA dans le domaine fonctionnel Benefits. | Permet de configurer ACA :
Les administrateurs des avantages sociaux peuvent gérer les remplacements de la correction ACA 1094-C et l'ordre des membres ACA ALES, ainsi qu'afficher les rapports ACA. |
Integration Build dans le domaine fonctionnel Integration. | Permet de créer et de configurer des intégrations qui envoient les données ACA 1094-C et 1095-C à l'IRS. |
Manage: ACA Partner Integrations dans le domaine fonctionnel Benefits. | Permet d'accorder l'accès aux données ACA aux partenaires logiciels pour la transmission du formulaire. |
Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C - USA dans le domaine fonctionnel Benefits. | Permet d'exécuter le processus de déclaration des taxes annuelle et de créer des données et des formulaires 1095-C. |
Processus de gestion
Aucun impact.
Reporting
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Afficher les données du formulaire 1094-C
| Permet de vérifier les éléments suivants :
|
Afficher le détail du nombre total et de l'ETP du formulaire 1094-C
| Permet de réviser tous les salariés inclus dans le comptage total des salariés et des salariés à temps plein. |
Afficher les données des destinataires du formulaire 1095-C
| Permet d'afficher les corrections et les destinataires externes chargés par le générateur d'interfaces Entreprise (EIB) Import 1095-C Forms Recipient Data . |
Afficher les données actuelles des destinataires du formulaire 1095-C
| Permet d'afficher les mêmes données que celles du rapport View 1095-C Forms Recipient Data , mais affiche uniquement le formulaire 1095-C le plus récent. |
Salariés éligibles au formulaire 1095-C par état ou par région
| Permet d'afficher les données des formulaires 1095-C des employés sélectionnés par état ou par région. Ce rapport n'affiche pas les employés que vous ajoutez avec le générateur d'interfaces Entreprise (EIB). |
Intégrations
Utilisez les connecteurs ACA suivants pour les données des formulaires IRS 1094-C et 1095-C :
- Connecteur ACA Information Returns (AI):
- Envoie les informations d'enregistrement ACA à l'IRS.
- Soumet les données fiscales ACA dans le cadre du programme ACA (Affordable Care Act Information Returns).
- Récupère les messages de mise à jour de statut du point de terminaison IRS.
- Connecteur de messagerie ACACommunique avec CIC Plus, le fournisseur du service de messagerie externe de Workday. Définissez une relation commerciale avec CIC Plus environ 2 mois avant la date limite de transmission.
Utilisez les services web suivants pour collaborer avec des partenaires logiciels qui gèrent la transmission des formulaires :
- Extraire les données ACA des employeurs: récupère les données ACA de l'unité légale ou de l'employeur pour les déclarations fédérales et nationales 1094-C.
- Get ACA Employee Data: récupère les données ACA des salariés pour les formulaires 1095-C.Workday ne masque pas le numéro de sécurité sociale (SSN) des salariés pour le service web.
- Put Federal ACA Transmission Status: génère le statut et le détail de la transmission fédérale à afficher dans le rapportStatut de la transmission ACA.
- Put State ACA Transmission Status: génère le statut et le détail de la transmission de l'état à afficher dans le rapportStatut de la transmission ACA.
Relations et interactions
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.