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Dernière mise à jour : 2024-03-08
Étapes : définir les formulaires ACA 1094-C et 1095-C

Étapes : définir les formulaires ACA 1094-C et 1095-C

Définissez le reporting ACA.
Workday vous permet de vous conformer aux exigences de reporting IRS 1094-C et 1095-C. Vous pouvez :
  • Identifie les régimes de santé/prévoyance qui :
    • Sont auto-financés ou Entièrement financé.
    • Indiquez une garantie essentielle minimum (MOC).
    • Indiquez une garantie de valeur minimum.
  • Définir les populations de salariés en fonction des exigences des formulaires 1094-C et 1095-C.
  • Configurez les options du formulaire 1094-C par unité légale.
  • Créez des groupes ACA Applicable Large Employer (ATE).
  • Créez des règles d'éligibilité au section 4980H.
  • Configurez les viviers de sécurité 4980H.
  • Générer et distribuer les formulaires 1094-C et 1095-C complétés.
  • Traiter les données ACA pour les unités légales à entité légale unique.
Assurez-vous de bien comprendre vos exigences de conformité avant de définir les formulaires 1094-C et 1095-C. Workday vous permet de créer des formulaires 1094-C et 1095-C, mais ne vérifie pas la conformité.
  1. Accédez à la tâche
    Modifier un régime d'avantages sociaux
    .
    Pour les régimes de garantie de santé/prévoyance, dans la section
    Options de l'Affordable Care Act (ACA, États-Unis)
     , sélectionnez :
    • Le
      mode de financement
      .
    • La case à cocher si le régime fournit la
      garantie ACA de valeur minimum
      .
    • Si la
      garantie essentielle minimum ACA
       s'applique au salarié, au conjoint ou aux personnes à charge. Vous pouvez aussi proposer une garantie de conjoint(e) sous conditions.
    Sécurité : domaine
    Set Up: Benefits
     dans le domaine fonctionnel Benefits.
  2. (Facultatif) Accédez à la tâche
    Créer une règle d'éligibilité aux avantages sociaux
     .
    Déterminer les qualifications des salariés pour le crédit d'impôt 4980H. Créez une ou plusieurs règles d'éligibilité - section ACA 4980H si vous prévoyez de créer une configuration de section 4980H.
    Workday détermine la population d'employés pour le traitement des formulaires ACA 1094-C et 1095-C en fonction de leur statut de temps plein. Lorsque vous créez des règles d'éligibilité pour le traitement ACA 1095-C, vous pouvez inclure ou exclure cette population.
    Sécurité : domaine
    Set Up: Benefits
     dans le domaine fonctionnel Benefits.
  3. (Facultatif) Accédez à la tâche
    Create ACA 4980H Conditions de sécurité pour la configuration
     .
    Associez la zone de sécurité 4980H aux populations de salariés sélectionnées avec la règle d'éligibilité 4980H que vous avez créée à l'étape précédente. Indiquez les mois pour lesquels ces restrictions 4980H s'appliquent aux groupes de salariés éligibles.
    Sécurité : domaineAffordable
    Care Act (ACA) Administration
     dans le domaine fonctionnel Benefits.
  4. Accédez à la tâche
    Create ACA ALES Group
     .
    Un Grand employeur applicable peut être une seule entité ou un groupe d'entités associées. Une entité unique est une unité légale ayant un numéro d'identification employeur ou une entité publique désignée. Un groupe d'entités associées est une unité légale parent et ses filiales. Chaque entité doit déposer un formulaire 1094-C auprès de l'IRS. Chaque groupe ALES est associé à une année civile et à une ou plusieurs unités légales pour un ou plusieurs mois spécifiés.
    Workday utilise ces données pour renseigner automatiquement le formulaire 1094-C.
    Utilisez la tâche
    Maintain ACA ATE Members Order
     pour trier les membres ALES de tous les groupes ALES à l'attention de l'IRS.
    Sécurité : domaineAffordable
    Care Act (ACA) Administration
     dans le domaine fonctionnel Benefits.
  5. Accédez à la tâche
    Calculer le nombre total de salariés à temps plein et le total du formulaire 1094-C par mois
     .
    Pour une entité légale unique, Workday agrège les comptages dans l'unité légale principale.
    Sécurité : domaine
    Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Run)
     dans le domaine fonctionnel Benefits.
  6. Définissez les informations de configuration de l'unité légale du formulaire 1094-C.
  7. (Facultatif) Accédez aux rapports
    ACA 1094-C Form/Box Tester
     et
    ACA 1095-C Form/Box Tester
     .
    Si vous utilisez des groupes ALES ACA dans Workday, le
    formulaire ACA 1094-C Form/Box Tester
     affiche l'ordre de tri des membres ALES. Vous triez l'ordre à l'aide de la tâche
    Mettre à jour l'ordre des membres ACA ALES
     .
    Le test affiche les données les plus récentes dans Workday, et non les données récemment créées lors de l'exécution de la tâche
    Create ACA 1095-C/1094-C Data
     . Après avoir corrigé les données, accédez à la tâche
    Create ACA 1095-C/1094-C Data
     pour créer des formulaires complétés.
    Sécurité :
    • Domaine
      ACA (Affordable Care Act) Administration
       dans le domaine fonctionnel Benefits.
    • Domaine
      Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Reports)
       dans le domaine fonctionnel Benefits.
  8. Accédez à la tâche
    Create ACA 1095-C/1094-C Data
     .
    Workday collecte les données 1095-C/1094-C à partir desquelles vous pouvez créer des formulaires 1095-C pour les salariés. Vous pouvez exécuter la tâche de création de données aussi souvent que nécessaire. À chaque exécution de la tâche de création de données, Workday remplace toutes les données modifiées depuis l'exécution précédente.
    Vous pouvez modifier les coordonnées dans la configuration de l'unité légale du formulaire 1094-C après avoir créé les données du formulaire 1095-C. Si vous cochez la case Mettre à jour
    les données du formulaire 1094-C uniquement
     , Workday met uniquement à jour les coordonnées lorsque vous recréez les données du formulaire 1095-C. Cela ne met pas à jour les autres informations du formulaire 1095-C, telles que les codes.
    Après avoir créé les données 1094-C et 1095-C, Workday offre la possibilité de mettre à jour les données à l'aide de la tâche
    Create ACA 1095-C/1094-C Data (Corre sécurités)
     . Cochez la case
    Empêcher les corrections du formulaire 1095-C pour les formulaires précédemment transmis
     pour mettre à jour uniquement les données du formulaire 1094-C. Workday génère des corrections pour les formulaires 1095-C non transmis si nécessaire, que vous cochez ou non la case.
    Utilisez la tâche
    View ACA 1095-C Form Data
     pour vérifier les données.
    Workday applique l'ordre de tri des membres ALES lorsque vous créez ou affichez les données du formulaire 1094-C.
    Si l'unité légale est une entité légale unique, Workday crée un seul formulaire 1095-C pour chaque salarié qui a travaillé dans plusieurs unités légales au sein de l'ELU.
    Sécurité :
    • Domaine
      Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Run)
       dans le domaine fonctionnel Benefits.
    • Domaine
      Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Reports)
       dans le domaine fonctionnel Benefits.
  9. Importer des données pour des personnes à charge qui n'existent pas dans Workday, telles que les participants et retraités COBRA, ainsi que des données requises que Workday ne génère pas.
    À compter de l'exercice fiscal 2020, vous devez renseigner les champs suivants à l'aide du générateur d'interfaces Entreprise (EIB
    ) Import 1095-C Form Recipients Data
      :
    • Âge du salarié le 1er janvier.
    • Ligne 14 Codes Comptes de remboursement de santé/prévoyance pour la garantie individuelle.
    • Ligne 17.
    Après avoir importé les données dans Workday, vous pouvez les consulter dans les rapports Workday, créer des formulaires 1095-C et envoyer des données à l'IRS à l'aide des connecteurs ACA.
  10. (Facultatif) Accédez à la tâche
    Publier les formulaires 1095-C du salarié
     .
    Publier les formulaires pour les salariés du libre-service afin qu'ils puissent consulter et imprimer le PDF.
    Sécurité : domaine
    Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Reports)
     dans le domaine fonctionnel Benefits.
  11. (Facultatif) Pour que les salariés puissent trouver plus facilement l'option sur les périphériques mobiles, ajoutez l'option Option d'impression du formulaire 1095-C. 
    Vous pouvez afficher cette option pour :
    • Le Hub Paie et avantages sociaux avec la tâche
      Mettre à jour les hubs
       .
    • Le worklet Avantages sociaux avec la tâche
      Configurer les worklets
       .
    Le worklet Avantages sociaux n'est pas disponible dans la version bureau de Workday.
    Sécurité : domaine
    Set Up: System
     dans le domaine fonctionnel System.
  12. (Facultatif) Accédez à la tâche
    Maintain ACA 1095-C Sorting Setup
     .
    Configurez le tri des champs et où Workday fractionne les fichiers.
    Sécurité : domaine
    Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C
     dans le domaine fonctionnel Benefits.
  13. Accédez à la tâche
    Créer des formulaires ACA 1095-C
     .
    Exécutez cette tâche uniquement une fois que les données du salarié et de la personne à charge sont à jour et que vous êtes prêt à envoyer les formulaires complétés à l'IRS. Si vous apportez des modifications aux données ACA après avoir créé des formulaires 1095-C, il est possible que les données dans Workday ne correspondent plus aux formulaires soumis.
    1. Pour envoyer les formulaires 1095-C imprimés à l'IRS, cochez la case Désactiver
      le masque des numéros de sécurité sociale
       . Cette option affiche les numéros de sécurité sociale dans le fichier PDF généré.
    2. Pour inclure les salariés actifs qui reçoivent la version électronique, cochez la case
      Inclure les employés pour lesquels la copie papier a été désactivée
       .
    Sécurité : domaine
    Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Run)
     dans le domaine fonctionnel Benefits.
  14. Envoyer les données des formulaires 1094-C et 1095-C à l'IRS.
Workday crée les formulaires 1094-C et 1095-C que vous pouvez ensuite envoyer à l'IRS par voie électronique. Workday crée des formulaires 1095-C distincts pour chaque unité légale dont l'employé est responsable durant l'année.
Les salariés peuvent sélectionner l'
option Modifier l'option d'impression du formulaire 1095-C
 dans le hub Paie et avantages sociaux ou dans le worklet Avantages sociaux (sur l'application mobile uniquement). Ils peuvent choisir de recevoir leur formulaire 1095-C complété à la fois en version papier et électronique (PDF) ou uniquement en version électronique.
Affichez vos formulaires créés et les données des formulaires 1094-C et 1095-C. En outre, accédez aux rapports suivants :
  • Afficher le détail de l'ETP et du nombre total du formulaire 1094-C
    .
    Vous pouvez afficher les informations sur les salariés de toutes les unités légales associées à une entité légale unique.
  • Afficher les données des destinataires du formulaire 1095-C
    .
Accédez à la tâche
Supprimer les données du formulaire 1095-C
 pour supprimer les données des destinataires du formulaire 1095-C sélectionnés pour une unité légale et un exercice indiqués. Vous ne pouvez pas supprimer les données de destinataire du formulaire 1095-C précédemment transmises.
Certains États aux États-Unis exigent que vous génériez une déclaration afin de vérifier la couverture de santé/prévoyance. Accédez au rapport
Salariés éligibles au formulaire 1095-C par état ou région
 pour afficher les données des employés 1095-C dans un état ou une région spécifique.