Embaucher des salariés

Administrator Guide

Sélectionnez une définition d'identifiant, configurez des demandes de poste et indiquez si les restrictions d'embauche peuvent être annulées dans la tâche

Modifier la définition de l'environnement client - HCM

Créez des emplois ou des postes.

Créez des catégories et des motifs d'embauche de salariés dans la tâche

Mettre à jour les motifs et les catégories d'événement

Configurez des champs facultatifs pour les interfaces

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Embaucher un salarié

Chaque champ est sécurisé via un domaine existant ou des contraintes de sécurité.

Les données supplémentaires sur les employés sont sécurisées via la sécurité des employés dont l'emploi a pris fin. Les informations sur les employés en fin d'emploi s'affichent uniquement si vous faites partie d'un groupe de sécurité ayant accès aux informations sur les employés en fin d'emploi. Voir : FAQ : Fins d'emploi.

Vous pouvez embaucher un candidat en cours d'embauche ou un ancien employé à un emploi ou à un poste de votre organisation. Le poste devient alors automatiquement le poste principal de l'employé.

Si vous utilisez des demandes de poste, confirmez l'existence d'une demande ouverte et approuvée.

Lorsque vous renseignez le détail de l'embauche, de nombreux champs sont automatiquement renseignés avec les valeurs définies dans le profil d'emploi, le poste ou la demande de poste. Si vous utilisez des demandes de poste, vous ne pouvez pas modifier ces valeurs. Vous devez directement mettre à jour la demande de poste.

Accédez à la tâche

Embaucher un salarié

Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Date d'embauche	Sélectionnez une date identique ou postérieure à : La Date de début du recrutement associée à la demande, si vous utilisez des demandes de poste. La Date d'embauche au plus tôt associée au poste, si vous n'utilisez pas de demande de poste.
Motif	Seuls les motifs associés à l'événement Embaucher sont disponibles. Si vous automatisez le processus d'adhésion aux avantages sociaux pour les nouveaux salariés, Workday vous suggère de sélectionner un motif d'embauche dans ce champ.
Premier jour de travail	Valeur renseignée à partir du champ Date d'embauche , mais vous pouvez la modifier. La correction de la Date d'embauche corrige automatiquement cette date.
Date de fin d'emploi prévisionnelle	Disponible uniquement si vous avez affecté à l'employé un type de salarié en contrat à durée déterminée dans le champ Type de salarié . Si vous avez configuré votre environnement client de façon à synchroniser les dates de fin d'emploi et de contrat, Workday renseigne automatiquement cette date quand la date de fin du contrat de travail du salarié change.
Poste	Pour les organisations utilisant la gestion par poste, sélectionnez : (Si vous utilisez des demandes de poste), un poste avec une demande ouverte et approuvée et une Date de début du recrutement identique ou postérieure à la date du jour. (Si vous n'utilisez pas de demande de poste), un emploi ou un poste avec une Date de disponibilité identique ou postérieure à la date du jour.
Demande de poste	Dépend des sélections effectuées dans la tâche Modifier la définition de l'environnement client - HCM . Si vous sélectionnez : Activer les demandes de poste pour la gestion par emploi , sélectionnez Gestion par emploi. Rendre obligatoires les demandes de poste pour tous les événements d'affectation de personnel utilisant la gestion par poste , vous devez effectuer une sélection pour la gestion par poste. Activer les demandes de poste pour la gestion par poste en fonction de règles , vous devez effectuer une sélection en fonction des conditions de sortie définies dans le processus de gestion Embaucher . Une demande de poste est obligatoire si des conditions sont définies dans le processus de gestion Embaucher . Par exemple, une condition de sortie exige des demandes de poste pour toutes les embauches au Canada, mais pas dans les autres pays.
Type de salarié	Si le type sélectionné est Salariés en contrat à durée déterminée, indiquez une Date de fin d'emploi prévisionnelle .
Emplacement	Sélectionnez l'un des sites indiqués dans la tâche Créer un poste ou Définir des restrictions d'embauche ou l'un des sites principaux ou des autres sites de la demande de poste.
Espace de travail	Sélectionnez un espace de travail (immeuble, étage ou bureau) associé au Site .
Profil d'emploi	Sélectionnez l'un des profils indiqués dans la tâche Créer un poste ou Définir des restrictions d'embauche , à moins que l'environnement client accepte les valeurs de remplacement.
Désignation de l'emploi	Valeur renseignée à partir du champ Profil d'emploi .
Intitulé de la fonction	Valeur renseignée à partir du champ Désignation de l'emploi . Vous pouvez contrôler l'affichage des intitulés de fonction en activant la règle de sécurité du domaine Worker Data: Business Title on Worker Profile dans le domaine fonctionnel Staffing.
Type de taux de rémunération	Sélectionnez l'un des types de taux de rémunération disponibles pour le pays associé au Site .
Catégorie d'emploi	Valeur renseignée à partir du champ Profil d'emploi .
Classifications d'emplois	Valeur renseignée à partir du champ Profil d'emploi .
Niveau managérial provenant du profil d'emploi	Valeur renseignée à partir du champ Profil d'emploi .
Classifications d'emplois supplémentaires	Sélectionnez les classifications suivant les besoins.
Types d'initié	Sélectionnez un type parmi ceux associés au Profil d'emploi . Définissez les types d'initié dans la tâche Mettre à jour les types d'initié . Affectez-les à un profil d'emploi dans la tâche Modifier un profil d'emploi .
Code d'indemnisation des employés provenant du profil d'emploi	Valeur renseignée à partir du champ Profil d'emploi .
Remplacement des codes d'indemnisation des employés	Sélectionnez une valeur de remplacement pour le code de rémunération.
Type de nomination	Ce champ s'affiche lorsque vous le configurez dans les tâches suivantes : Maintain Appointment Type Configurer des champs facultatifs Cette fonctionnalité prend en charge les exigences de l'organisme fédéral américain en matière de classification des postes. Vous pouvez également utiliser le champ pour les organisations qui ne sont pas associées à l'organisme fédéral américain en configurant des valeurs de champ personnalisé.
Durée de présence dans le poste du salarié	Ce champ s'affiche lorsque vous le configurez dans les tâches suivantes : Maintain Employee Tenure Configurer des champs facultatifs Cette fonctionnalité prend en charge les exigences de l'organisme fédéral américain en matière de classification des postes et de traitement des demandes d'action liée au personnel. Vous pouvez également utiliser le champ pour les organisations qui ne sont pas associées à l'organisme fédéral américain en configurant des valeurs de champ personnalisé.
Indicateur Pensionné	Ce champ s'affiche lorsque vous le configurez dans les tâches suivantes : Maintain Annuitant Indicator Configurer des champs facultatifs Cette fonctionnalité prend en charge les exigences de l'organisme fédéral américain en matière de classification des postes et de traitement des demandes d'action liée au personnel. Vous pouvez également utiliser le champ pour des organisations qui ne sont pas liées à la loi fédérale américaine en configurant des valeurs de champ personnalisé.
Type de temps	Sélectionnez l'un des types indiqués dans la tâche Créer un poste ou Définir des restrictions d'embauche , à moins que l'environnement client accepte les valeurs de remplacement. Champ renseigné à partir de la valeur définie dans le profil d'emploi.
Sous-type d'horaire	Ce champ s'affiche lorsque vous le configurez dans les tâches suivantes : Maintain Time Type Subtype Configurer des champs facultatifs Cette fonctionnalité prend en charge les exigences de l'organisme fédéral américain en matière de classification des postes et de traitement des demandes d'action liée au personnel. Vous pouvez également utiliser le champ pour des organisations qui ne sont pas liées à la loi fédérale américaine en configurant des valeurs de champ personnalisé.
Horaire hebdomadaire prévu	Valeur renseignée à partir d'une règle dans les cas suivants : Vous avez défini une règle relative au temps de travail. Les données renseignées dans la tâche appliquent la règle. Valeur renseignée à partir du champ Horaire hebdomadaire par défaut s'il n'existe aucune règle relative au temps de travail. Valeur renseignée en fonction des restrictions de poste dans les cas suivants : La case Activer l'ETP dans les restrictions de postes est cochée dans la tâche Modifier la définition de l'environnement client - HCM . Il n'existe pas de profil d'horaire de travail ni de demande pour le poste.
Horaire hebdomadaire sur site	Affiche l'horaire hebdomadaire standard associé au Site .
Horaire hebdomadaire par défaut	Valeur renseignée à partir d'une règle dans les cas suivants : Vous avez défini une règle relative au temps de travail. Les données renseignées dans la tâche appliquent la règle. Valeur renseignée à partir du champ Horaire hebdomadaire sur site s'il n'existe aucune règle relative au temps de travail. Valeur renseignée en fonction des restrictions de poste dans les cas suivants : La case Activer l'ETP dans les restrictions de postes est cochée dans la tâche Modifier la définition de l'environnement client - HCM . Il n'existe pas de profil d'horaire de travail ni de demande pour le poste.
ETP	Valeur calculée en divisant l' Horaire hebdomadaire prévu par l' Horaire hebdomadaire par défaut . La valeur s'affiche sous la forme d'un pourcentage.
Indiquer l'ETP payé	Disponible lorsque vous activez l'option ETP payé dans la tâche Mettre à jour les paramètres de localisation .
% d'ETP payé	Vous pouvez saisir un pourcentage en remplacement de la valeur indiquée dans le champ ETP à utiliser dans les calculs de Workday Compensation et Workday Payroll. Disponible lorsque vous activez l'option ETP payé dans la tâche Mettre à jour les paramètres de localisation .
Indiquer l'ETP travaillé	Disponible lorsque vous activez l'option ETP travaillé dans la tâche Mettre à jour les paramètres de localisation . À utiliser dans les rapports personnalisés.
% d'ETP travaillé	Utilisé dans les rapports personnalisés. Disponible lorsque vous activez l'option ETP travaillé dans la tâche Mettre à jour les paramètres de localisation . À utiliser dans les rapports personnalisés.
Période de travail	Disponible lorsque vous activez l'option Période de travail dans la tâche Mettre à jour les paramètres de localisation . Disponible lorsque la case Période de travail obligatoire est cochée dans le profil d'emploi. Définissez les périodes de travail d'un site à l'aide de la tâche Mettre à jour les périodes de travail .
Fréquence	Sélectionnez l'une des fréquences de temps de travail que vous avez définies dans la tâche Mettre à jour les fréquences . Disponible lorsque vous activez l'option Temps de travail (fréquence, unité de temps et valeur de temps) dans la tâche Mettre à jour les paramètres de localisation .
Unité	Sélectionnez une option préconfigurée d'heures ou de jours. Disponible lorsque vous activez l'option Temps de travail (fréquence, unité de temps et valeur de temps) dans la tâche Mettre à jour les paramètres de localisation .
Valeur	Saisissez la durée du temps de travail dans les unités sélectionnées (zéro s'affiche par défaut). Disponible lorsque vous activez l'option Temps de travail (fréquence, unité de temps et valeur de temps) dans la tâche Mettre à jour les paramètres de localisation .
Date de début du service continu	Valeur renseignée à partir du champ Date d'embauche , mais vous pouvez la modifier. La correction de la Date d'embauche corrige automatiquement cette date.
Date d'entrée en service pour les avantages sociaux	Permet d'effectuer le suivi de l'ancienneté pour les programmes d'avantages sociaux. Par exemple, les employés peuvent prétendre à une assurance à l'issue d'une période d'essai/probatoire de 3 mois. Disponible pour les calculs définis par l'utilisateur et les règles d'éligibilité. Workday vide le champ de son contenu lors d'une réembauche. Cette date d'entrée en service s'applique uniquement aux salariés.
Date d'entrée en service dans l'unité légale	Permet d'effectuer le suivi d'une date d'entrée en service supplémentaire, comme la date d'acquisition. Disponible pour les calculs définis par l'utilisateur et les règles d'éligibilité. Workday vide le champ de son contenu lors d'une réembauche. Cette date d'entrée en service s'applique uniquement aux salariés.

Workday :

Affecte les groupes de sécurité Salarié (pour lui-même)
et Tous les salariés
au salarié. Si la

Date d'embauche

se situe dans le futur, Workday place le salarié dans le groupe de sécurité Salarié en pré-embauche (pour lui-même)
jusqu'à la date d'embauche.

Affiche des résultats pour les employés qui :

Ont une date de contrat à venir.

Ont une date d'embauche à venir.

Vous avez un contrat ou une date d'embauche en cours.

Ne sont pas éligibles à l'embauche.

Filtre les employés actifs sans date de fin d'emploi et limite les résultats à 100.

Vous empêche de cocher la case pour les employés qui ne sont pas éligibles à l'embauche et fournit du texte d'aide supplémentaire.

Affecte le statut Pourvu
au poste et à la demande de poste (le cas échéant).

Vous pouvez affecter un employé à des postes ou des emplois supplémentaires en utilisant la tâche

Ajouter un emploi

. Les événements associés à l'employé, tels que les chèques de paie et les absences, s'appuient sur l'emploi principal ou sur le poste principal. Vous pouvez modifier le poste ou l'emploi principal de l'employé avec la tâche

Changer d'emploi principal

Si vous avez accès au domaine Worker Data: Current Staffing Information
, vous pouvez uniquement afficher les employés dont la

Date d'embauche

se situe dans le futur.

Corrigez ou annulez une embauche. Dans le menu des actions associées du salarié, sélectionnez

Historique de l'employéAfficher

l'historique de l'employé

, puis

Corriger

Retirer

dans le menu des actions associées de l'événement Embaucher
. Si le poste de l'employé était associé à une demande de poste, cette dernière est rouverte lors du retrait de l'événement.

Si vous réembauchez un ancien salarié et que celui-ci possède toujours un compte utilisateur actif, Workday ne désactive pas automatiquement le compte Workday de ce dernier si vous retirez un événement d'embauche pour cet ancien salarié.

Vous pouvez également corriger la

Date d'embauche

et le

Motif

pour plusieurs salariés à la fois en utilisant la tâche

Correction en masse des embauches

Le cas échéant, corrigez ou supprimez le statut d'un salarié réembauché. Exemples :

L'emploi de Maria a pris fin pendant son absence de longue durée. Étant donné que le type d'absence désactive le salarié, le statut de réembauche de Maria est également Inactif.

Tom est retraité, mais n'est plus éligible au statut de retraité. Corrigez le statut dans la tâche

Retirer le statut de retraité

Nous utilisons la

date d'embauche

pour calculer la date

du prochain anniversaire de travail

dans les

anniversaires de travail de cette semaine et du rapport suivant

Éléments de définition : corrections de la date de début d'un employé

Concept : fonctionnalités à activer

Concept : réembaucher d'anciens employés

Concept : mettre à jour les données d'objet personnalisé à date d'effet