Définir des comptes bancaires

Administrator Guide

Définissez les établissements financiers.

Définissez la devise par défaut d'une unité légale.

Configurez le processus de gestion Événement lié au compte bancaire
et la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement.

Sécurité : domaine Set Up: Bank Entity
dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement.

Créez des comptes bancaires dans Workday pour tous les comptes opérationnels externes avec lesquels vous effectuez des transactions. Pour les comptes non opérationnels, créez un compte uniquement si vous avez besoin d'effectuer un rapprochement. Ces comptes vous permettent de :

Créer, effectuer et recevoir des paiements.

Rapprocher les journaux.

Gérer la trésorerie.

Accédez à la tâche

Créer un compte bancaire

Modifier un compte bancaire

Pour la section générale

Coordonnées bancaires

, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Nom phonétique	Vous pouvez utiliser des noms phonétiques dans les champs de compte bancaire ci-dessous afin d'inclure leur bonne prononciation dans les fichiers de paiements : Organisation Nom du titulaire du compte Établissement financier Nom de l'agence S'affiche uniquement lorsque : Vous activez les noms phonétiques dans la tâche Modifier la définition de l'environnement client - global . Les utilisateurs sélectionnent les paramètres régionaux et la langue d'affichage dans leurs préférences. Pour les champs Nom du titulaire du compte et Nom de l'agence , la langue privilégiée du pays du compte bancaire doit correspondre à la langue activée dans la définition de l'environnement client.
Organisation	La sélection d'une hiérarchie d'unités légales vous permet de partager le compte avec l'ensemble de ses unités légales. Vous pouvez modifier cette valeur s'il n'y a aucune activité sur le compte.
Unité légale propriétaire légale	Workday affiche ce champ lorsque vous sélectionnez une hiérarchie d'unités légales comme Organisation . Vous pouvez sélectionner une unité légale dans la hiérarchie comme propriétaire légal du compte bancaire. Workday utilise cette unité légale comme donnée de référence pour le produit Workday Bank Connectivité pour intégrer les comptes détenus par la hiérarchie d'unités légales.
Devise du compte	La devise dans laquelle vous stockez les fonds sur le compte et convertissez les fonds transférés sur le compte. Pour les unités légales, Workday affiche automatiquement la devise de l'unité légale. Pour les hiérarchies d'unités légales, Workday utilise automatiquement la devise des comptes consolidés, le cas échéant. Sinon, Workday utilise la devise par défaut de l'environnement client. Vous pouvez remplacer cette valeur par n'importe quelle devise s'il n'y a aucune activité sur le compte. Pour utiliser ce compte pour la paie, la devise du compte doit correspondre à la devise de l'unité légale.
Accepter toutes les devises/Accepter les devises suivantes	Les devises des fonds que ce compte peut recevoir. Exemple : vous indiquez dans ce champ les devises acceptées pour les paiements entrants. Lorsque vous exécutez le règlement, Workday traite les paiements entrants uniquement dans les devises spécifiques de ce compte. Pour limiter les devises autorisées sur les fonds décaissés, vous pouvez également définir une règle de routage bancaire. Voir Définir les règles de routage bancaire.
Types de paiement autorisés	Les types de paiement utilisés pour la paie, les fournisseurs et d'autres paiements doivent correspondre aux types de paiement autorisés pour les comptes bancaires. Exemple : si vos salariés peuvent sélectionner Virement automatique comme mode de paiement privilégié pour la paie, le compte bancaire utilisé pour effectuer ces paiements doit inclure le type de paiement virement automatique . Sélectionnez Manuel pour effectuer des paiements manuels hors cycle à partir de ce compte. Vous définissez les types de paiement à l'aide de la tâche Mettre à jour les types de paiement .
Segment de sécurité de compte bancaire	Le segment de sécurité de compte bancaire permet à un groupe de sécurité particulier d'employés d'utiliser ce compte bancaire pour créer, modifier et annuler des paiements ad hoc.

Saisissez

le Détail du compte

correspondant au

Pays

sélectionné :

Option	Description
Code banque Sort	Saisissez le code banque Sort à 6 chiffres avec ou sans tiret. Exemple : 000000 ou 00-00-00. (GBR uniquement).
N° de compte	Pour le Royaume-Uni, le numéro de compte se compose de 8 chiffres.
N° de société d'épargne et de crédit foncier	(Facultatif) Obligatoire pour certains comptes de sociétés de crédit foncier ou anciens comptes de sociétés de crédit foncier. La plupart des comptes n'utilisent plus les numéros de société d'épargne et de crédit foncier. (GBR uniquement)
Nom du titulaire du compte	Pour le Royaume-Uni, le nom du titulaire du compte est facultatif dans la mesure où les virements bancaires reposent sur les codes banque Sort et les numéros de compte.
IBAN	(Facultatif) Saisissez un numéro IBAN pour autoriser le transfert de fonds vers ou depuis ce compte au-delà des frontières nationales. Ce champ s'affiche uniquement pour certains pays. Si le relevé bancaire du compte utilise le format ISO20022, vous devez spécifier le numéro IBAN figurant sur le fichier de relevé bancaire.
Fraction	Saisissez la forme fractionnée du numéro de transit de la banque comme validation de la RMC sur le chèque. Non utilisé au Royaume-Uni.
RMC formatée	Si vous utilisez un stock de chèques vierges, et que votre banque exige que vous utilisiez un format de reconnaissance de caractères magnétiques (RCM) différent du format d'impression prédéfini par Workday, saisissez les valeurs appropriées. Workday utilise la RCM que vous avez indiquée à la position que vous avez sélectionnée sur la présentation pour impression de chèques. Non utilisé au Royaume-Uni.
Solde cible	Enregistrez le solde que vous souhaitez conserver pour ce compte de façon à pouvoir stocker et générer des rapports sur cette base. Exemple : la banque transfère l'argent depuis ou vers ce compte de façon à atteindre le montant cible. Vous pouvez également cibler un certain solde à la fin de chaque jour et déplacer l'argent vous-même.
Format de relevé bancaire	Workday attribue le solde, la synthèse et les codes du type de transaction aux enregistrements de relevés bancaires en fonction du format de relevé. Pour les relevés bancaires précédemment importés, enregistrés et soumis au rapprochement, vous ne pouvez sélectionner ou mettre à jour le format de relevé que si ces relevés bancaires sont entièrement rapprochés.
Ensemble de codes personnalisés de relevés bancaires	(Facultatif) Affectez un ensemble de codes de relevé bancaire prédéfini avec vos propres codes de solde de compte, de synthèse et de type de transaction personnalisés personnalisés pour le compte bancaire. Ces codes sont destinés aux formats de relevé bancaire BAI2, BTRS, ISO20022 ou non standard. Les codes de type basés sur l'environnement client et déclarés par la banque peuvent être sélectionnés sur : Mappages de worktags de relevé bancaire. Relevés bancaires saisis manuellement. Rapprochements manuels de relevés bancaires. Règles de rapprochement bancaire et règles de condition de première constatation pour les rapprochements automatiques et en première constatation.

Rapprochez le solde du compte dans Workday et le solde dans l'établissement financier. Pour rapprocher les comptes non opérationnels, vous pouvez utiliser les transactions bancaires et les modèles ad hoc pour enregistrer les informations de transactions clés.

Pour la section

Configuration du rapprochement

, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Mode avancé	Cochez cette case pour rapprocher les lignes de relevé bancaire et les transactions opérationnelles selon les ensembles de règles de rapprochement bancaire. Workday crée automatiquement des transactions bancaires ad hoc pour rapprocher les éléments en première constatation avec des ensembles de règles de première constatation. Désélectionnez la case à cocher si vous rapprochez les lignes de relevé bancaire avec les transactions opérationnelles en mettant en concordance les montants et les numéros de référence uniquement.
Exécuter le rapprochement bancaire automatique	Sélectionnez Manuellement pour lancer manuellement le rapprochement de relevé bancaire de tous les relevés de ce compte. Sélectionnez Au moment du chargement pour lancer automatiquement le rapprochement de relevé bancaire lorsque vous chargez les relevés de ce compte dans Workday.
Ensemble de règles de rapprochement	Sélectionnez un ensemble de règles de rapprochement pour rapprocher les lignes de relevé bancaire et les transactions opérationnelles. Workday utilise les règles pour rapprocher : Une ligne de relevé bancaire et une pièce à rapprocher Une ligne de relevé bancaire et plusieurs pièces à rapprocher Plusieurs lignes de relevé bancaire et une pièce à rapprocher Plusieurs lignes de relevé bancaire et plusieurs pièces à rapprocher Une ou plusieurs lignes de relevé bancaire et une ou plusieurs pièces suggérées
Ensemble de règles de rapprochement bancaire	Sélectionnez un ensemble de règles pour rapprocher les lignes de relevé bancaire et les transactions opérationnelles. Workday utilise les règles pour rapprocher : Une ligne de relevé bancaire et une pièce à rapprocher Une ligne de relevé bancaire et une ou plusieurs pièces suggérées Pendant le rapprochement bancaire, Workday exécute l'ensemble de règles de rapprochement avant les ensembles de règles de rapprochement bancaire. Toute règle de rapprochement bancaire en double est ignorée.
Exécuter le rapprochement des éléments en première constatation	Les valeurs valides sont : Une fois le rapprochement automatique terminé : lance automatiquement le rapprochement en première constatation du compte bancaire une fois le rapprochement automatique terminé. Manuellement : cochez cette case pour lancer le rapprochement des éléments en première constatation manuellement.
Ensemble de règles de rapprochement des éléments en première constatation	Sélectionnez l'ensemble de règles à utiliser pour créer des transactions ad hoc à rapprocher des éléments en première constatation, tels que les frais de service ou de transaction générés par ce compte.
Ensemble de règles de règlement client	Sélectionnez un ensemble de règles actif pour copier les lignes du relevé bancaire non rapprochées dans l'avis de versement du règlement client. Lorsque le spécialiste des comptes clients traite les ensembles de règles de règlement client, Workday enregistre un règlement client et un dépôt, et rapproche automatiquement le dépôt.
Regrouper les règlements clients dans un dépôt Regrouper les règlements électroniques étudiant dans un dépôt	Cochez cette case pour regrouper les paiements électroniques lancés par Workday comme paiements par carte de crédit ou prélèvement automatique en un seul dépôt, et rapprochez ces dépôts en un seul élément.
Regrouper les paiements électroniques pour le rapprochement	Sélectionnez cette option pour regrouper les paiements électroniques sortants effectués par TEF ou par virement automatique dans un seul groupe de rapprochement. Workday génère le groupe de rapprochement de paiements électroniques (GRPE) au moment du règlement et rapproche ce groupe comme étant une seule pièce.
Soumettre automatiquement les relevés rapprochés	Cochez cette case pour soumettre les relevés bancaires rapprochés automatiquement. Workday envoie les relevés pour approbation dès que toutes les lignes et tous les éléments de première constatation sont rapprochés.
Solde d'ouverture du relevé bancaire par défaut	Cochez cette case pour renseigner automatiquement les soldes d'ouverture dans les relevés bancaires importés lorsqu'ils ne fournissent pas cette valeur. Workday calcule le solde d'ouverture à partir du solde de clôture inscrit sur le dernier relevé non annulé du compte bancaire. Les soldes d'ouverture doivent figurer sur tous les relevés bancaires pour le rapprochement.

(Facultatif) Dans la section

Configuration de mappage de worktags

, sélectionnez un

Ensemble de règles de worktag de relevé bancaire

à associer au compte bancaire. Workday utilise l'ensemble de règles de worktag de relevé bancaire de remplacement pour affecter des worktags spécifiques à des lignes de relevé bancaire pour le compte.

Dans la section

Utilisation du compte bancaire

, définissez le motif d'utilisation du compte.

Vous pouvez paramétrer un compte bancaire pour effectuer des paiements aux fournisseurs et des remboursements de frais et recevoir des règlements clients. Vous pouvez aussi créer un compte bancaire à fonction unique, par exemple un compte qui couvre uniquement les charges associées à la paie.

Définissez un compte bancaire par défaut qui inclut toutes les utilisations pour la règle de routage bancaire.

Pour la section, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Utilisation principale du compte	Sélectionnez les types de paiement principaux à utiliser pour ce compte bancaire. Exemple : sélectionnez Paiement ad hoc pour utiliser ce compte pour payer les frais bancaires au moyen de paiements ad hoc.
Autoriser d'autres utilisations	Sélectionnez cette option pour que le compte bancaire soit disponible pour tous les types de paiement supplémentaires que vous devrez peut-être traiter.

Pour la section

Options de chèque

(non utilisée pour le Royaume-Uni), tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Activer le service Positive Pay	Cochez cette case pour envoyer à l'établissement financier un fichier électronique contenant le détail des chèques émis par ce compte. Workday compare un chèque présenté pour paiement à la liste des chèques figurant dans le fichier électronique. Si un ou plusieurs éléments du chèque ne correspondent pas au fichier électronique, la banque peut suspendre le paiement. Avant de pouvoir activer le service Positive Pay, vous devez créer une intégration dans l'établissement financier à l'aide du générateur d'interfaces Entreprise (EIB) de Workday. Vous pouvez ensuite déclencher l'intégration à partir de la définition du processus de gestion Événement d'impression de paiements .
Dernier numéro de chèque utilisé	Le premier chèque de la séquence commence avec le dernier numéro de chèque + 1. Lorsque vous créez le compte, vous devez uniquement définir la séquence de début, sauf s'il y a une pause ou une interruption dans la séquence des chèques. Si la séquence des chèques est interrompue, redémarrez-la en saisissant le nouveau premier numéro de la séquence - 1.
Présentation pour impression de chèques	Remplacez le format d'impression des chèques par défaut de votre environnement client de production par un format propre à ce compte. Si vous n'avez pas défini de présentation pour impression par défaut et qu'aucune présentation pour impression de chèques n'est affectée au compte bancaire, Workday utilise par défaut la présentation prédéfinie du formulaire.

Workday transfère le nouveau compte bancaire au prochain participant du processus de gestion pour révision et approbation.

Vous pouvez utiliser les comptes bancaires que vous créez pour :

Définir les règles de routage.

Enregistrer et modifier des règlements clients.

Créer des transactions bancaires ad hoc.

Effectuer des paiements manuels.

Enregistrer des ventes au comptant.

Externaliser l'impression et la gestion des chèques.

Créer des règles fondées sur le type de paiement

Créez les règles d'intégration suivantes pour gérer les paiements par Transfert électronique de fonds (TEF) et par virement automatique :

Règle 1 : indique le système d'intégration à utiliser pour acheminer les paiements par Virement automatique
.

Règle 2 : indique le système d'intégration à utiliser pour acheminer les paiements par Transfert électronique de fonds (TEF)
.

La règle de condition pour les paiements par virement automatique est prioritaire dans la grille

Paramétrage des règlements

, suivie par la règle de condition pour les paiements par transfert électronique de fonds. Le premier paiement traité par le moteur de règlement est un paiement par transfert électronique de fonds. Workday tente de mettre en correspondance le paiement et la première règle dans la grille. Si cette règle ne renvoie pas de correspondance, Workday évalue le paiement par rapport à la deuxième règle. Dans ce cas, Workday :

Reconnaît que la règle s'applique aux types de paiement par TEF.

Enregistre une correspondance.

Utilise le système d'intégration associé à la deuxième règle.

Lorsque vous définissez un système d'intégration, tenez compte des éléments suivants :

Si vous ne définissez aucun critère, cela signifie que vous incluez tout.

Un paiement doit remplir toutes les conditions définies dans une ligne de la grille

Paramétrage des règlements

pour confirmer la correspondance.

Définissez d'abord la règle la plus précise puis élargissez les critères.

Concept: Bank Account Reconciliation

Maintain Currency Conversion Rates

Définir les règles de routage bancaire