Passer au contenu principal
Documentation
Documentation
Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2023-06-23
Créer des ensembles de règles de rapprochement pour le rapprochement bancaire

Créer des ensembles de règles de rapprochement pour le rapprochement bancaire

Sécurité : les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement :
  • Access Matching Rule Set (Segmented)
  • Process: Matching Rule Set
  • Set Up: Matching Rule Set
Workday vous permet de rapprocher automatiquement des lignes de relevé bancaire avec vos transactions opérationnelles. Vous pouvez créer un ensemble de règles composé de différentes règles de rapprochement, règles de condition et méthodes de rapprochement à associer à un compte bancaire. Les règles de rapprochement permettent de comparer :
  • Une ligne de relevé bancaire et une pièce à rapprocher.
  • Une ligne de relevé bancaire et plusieurs pièces à rapprocher.
  • Plusieurs lignes de relevé bancaire et une pièce à rapprocher.
  • Plusieurs lignes de relevé bancaire et plusieurs pièces à rapprocher.
  1. Accédez à la tâche
    Créer un ensemble de règles de rapprochement
    .
  2. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Ordre
    Triez les règles les plus spécifiques en les numérotant par priorité avec des valeurs inférieures à celles dont le rapprochement nécessite moins de précision. Ainsi, lorsque Workday trouve une correspondance, vous pouvez sans problème interrompre le rapprochement de la ligne du relevé bancaire.
    Exemple : vous voulez établir des correspondances un-à-un par
    Date de transaction
     et par
    Montant
    seulement
     s'il n'existe aucune autre correspondance exacte. Vous configurez une règle pour une correspondance exacte comme première règle de l'ensemble de règles. Ensuite, vous ajoutez la règle avec les critères
    Date de la transaction
     et
    Montant
     comme deuxième règle dans la séquence. Workday applique la première règle pour les correspondances exactes, puis la seconde pour rapprocher les éléments restants.
    Placez les règles de suggestion après les règles de rapprochement dans la liste triée.
    Motif de rapprochement
    Identifiez le motif de gestion utilisé pour rapprocher ou créer une transaction bancaire ad hoc.
    Mode avancé
    Sélectionnez cette option pour créer des règles de rapprochement qui utilisent la structure de règles de condition pour mettre en correspondance les lignes de relevé bancaire avec les pièces à rapprocher.
    Regrouper par
    Sélectionnez
    Regrouper par
     pour regrouper plusieurs lignes de relevé bancaire ou plusieurs pièces à rapprocher à l'aide d'un attribut commun. Workday met en correspondance les groupes de lignes ou les pièces à rapprocher lors du rapprochement automatique.
    Pour la méthode de mise en correspondance un-à-plusieurs, sélectionnez
    Conditions de rapprochement
     si les autres attributs disponibles ne s'appliquent pas. Cet attribut regroupe toutes les pièces pouvant être rapprochées selon les critères utilisés pour
    Conditions de rapprochement
    ,
    Condition de rapprochement
     ou les deux, le cas échéant.
    Source 1
    Source 2
    La
    Source 1
     et la
    Source 2
     correspondent respectivement à la ligne de relevé bancaire et à la pièce à rapprocher. Définissez des critères pour mettre en correspondance les lignes de relevé bancaire avec les pièces à rapprocher. Pour des critères de rapprochement supplémentaires, définissez des règles de condition.
    Lorsque vous utilisez la méthode de rapprochement un-à-un, vous pouvez définir des tolérances entre les montants au débit ou au crédit. Vous définissez un pourcentage (ou un montant total) à partir du montant de la ligne de relevé bancaire. Vous devez choisir de créer des transactions bancaires ad hoc pour les différences entre la ligne de relevé bancaire et la pièce à rapprocher.
    Pour les autres types de rapprochement, le montant de la ligne de relevé bancaire doit correspondre au montant de la pièce à rapprocher. Lorsque vous mettez en correspondance plusieurs lignes ou plusieurs pièces à rapprocher, les montants du groupe doivent correspondre.
    Pour mettre en correspondance des lignes de relevé bancaire avec des pièces à rapprocher par date de valeur, vous pouvez sélectionner l'une des options suivantes :
    • Date de valeur
       : Workday met en correspondance les lignes de relevé en utilisant leur date de valeur comme critère supplémentaire.
    • Value Date if Available
       : si la date de valeur n'est pas disponible sur une ligne de relevé, Workday utilise la date de la ligne de relevé bancaire.
    Condition de rapprochement
    En mode avancé, vous pouvez utiliser des règles de condition pour filtrer les lignes de relevé bancaire et les pièces à rapprocher à l'aide d'attributs supplémentaires. Vous mettez ensuite en correspondance les lignes du relevé bancaire avec les pièces à rapprocher.
    Une règle de condition est constituée d'une ou plusieurs instructions logiques comparant des attributs de source de données à l'aide d'opérateurs de comparaison logiques tels que ET ou OU.
    Exemple :
    Ligne de relevé bancaire
     contient
    Référence de la transaction
    .
    Créer une transaction bancaire ad hoc
    Sélectionnez cette option pour créer automatiquement des écritures de rapprochement lors de la mise en correspondance des lignes de relevé bancaire avec des pièces à rapprocher à l'aide de montants de tolérance. Workday crée des transactions bancaires ad hoc lorsque le montant de la ligne de relevé et celui de la transaction se situent dans la plage du montant de tolérance défini. Workday rapproche le montant de la ligne de relevé bancaire avec le montant de la transaction, ainsi que la transaction bancaire ad hoc pour compenser la différence. Les transactions bancaires ad hoc reposent sur le modèle de transaction bancaire ad hoc associé.
    Vous ne pouvez créer des transactions bancaires ad hoc que pour un rapprochement un-à-un.
    Action
    Sélectionnez l'action à effectuer lorsque les critères de correspondance sont satisfaits :
    • Rapprocher
       des lignes ou des groupes de relevés bancaires avec des pièces ou des groupes pouvant être rapprochés.
    • Suggérer
       une ou plusieurs pièces à rapprocher comme correspondances potentielles pour une ligne ou un groupe de relevé bancaire. Vous pouvez réviser et rapprocher manuellement les correspondances suggérées lorsque vous gérez les exceptions de rapprochement bancaire.
  3. (Facultatif) Pour tester vos règles et afficher un ensemble de résultats, cliquez sur
    Test
    .
    Les résultats incluent également les transactions et les lignes de relevé bancaire non rapprochées.
    Workday affiche un message d'erreur lorsque le total cumulé des lignes de relevé bancaire et de combinaisons de pièces à rapprocher dépasse 1 000 000. Vous pouvez affiner vos résultats de recherche à l'aide des filtres de date.
  4. Affectez l'ensemble de règles de rapprochement à un compte bancaire de l'unité légale.
    Vous pouvez affecter le même ensemble de règles de rapprochement à plusieurs comptes bancaires. Notez que les ensembles de règles de rapprochement mettent en correspondance uniquement les lignes de relevé bancaire avec les pièces à rapprocher pour le même compte bancaire. Les pièces ne peuvent pas être rapprochées sur plusieurs comptes bancaires.
Lorsque vous exécutez un rapprochement automatique, Workday utilise l'ensemble des règles de rapprochement que vous avez configuré pour mettre en correspondance les lignes de relevé bancaire avec les pièces à rapprocher pour le compte bancaire affecté. Workday tient compte de toutes les lignes bancaires et de toutes les pièces à rapprocher qui ne sont pas rapprochées et qui se situent dans les limites de la tolérance définie. Les pièces à rapprocher incluent des transactions bancaires ad hoc créées pour les différences de montant. Une fois la mise en correspondance terminée, Workday applique toutes les règles existantes : rapprochement bancaire, règles de suggestion et règles de rapprochement des éléments en première constatation.
Pour rapprocher les paiements suivants, vous créez un ensemble de règles de rapprochement à l'aide de la méthode de rapprochement plusieurs-à-un :
  • La banque traite les fichiers pour un paiement électronique sur deux jours et crée les lignes de relevé bancaire sur plusieurs relevés bancaires.
    Le rapprochement met en correspondance les différentes lignes du relevé bancaire avec le paiement électronique réglé.
  • L'unité légale de la carte de crédit déduit les frais d'un paiement réglé par carte de crédit, ce qui génère des lignes de relevé bancaire pour les frais et le montant du règlement.
    Workday applique les règles de rapprochement pour rapprocher les deux lignes du relevé bancaire avec le montant initialement prélevé sur la carte de crédit.
  • Accédez à la tâche
    Mettre à jour les ensembles de règles de rapprochement
     pour :
    • Affiche le détail des règles d'un ensemble de règles, comme la méthode de rapprochement, l'ordre des règles et si une règle est active.
    • Modifier un ensemble de règles depuis le menu des actions associées pour ajouter, supprimer ou désactiver des règles particulières pour les futurs rapprochements. Vous pouvez également désactiver l'ensemble de l'ensemble de règles.
  • Définissez des règles de condition, des règles et des ensembles de règles pour les éléments en première constatation.