Créer une demande de facture fournisseur

Administrator Guide

Si vous utilisez des types de facture, configurez-les par pays.

Configurez le processus de gestion Événement de demande de facture fournisseur
et la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Supplier Accounts.

Sécurité : domaine Self-Service: Supplier Invoice Request
dans le domaine fonctionnel Supplier Accounts.

Créez une demande de paiement pour des lignes de biens ou de services dans Workday en ajoutant des informations de facture à la demande. Une fois que Workday a approuvé les demandes de paiement, il les convertit automatiquement en factures fournisseurs.

Accédez à la tâche

Créer une demande de facture fournisseur

Dans la section

Informations principales

, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Date de la facture	Saisissez la date de la facture fournisseur. Si le fournisseur a des conditions de paiement spécifiques, cette date contrôle la date d'échéance. Exemple : si les conditions de paiement sont Net 30 , le champ Date d'échéance est 30 jours après la date de la facture. Si la date tombe dans une période clôturée, Workday impute la comptabilisation à la période disponible suivante.
Unité légale	Unité légale responsable du règlement des factures. Pour facturer un fournisseur différent du fournisseur du bon de commande, sélectionnez l'unité légale pour laquelle la case Autoriser un fournisseur différent pour les achats et la facturation est cochée.
Fournisseur	Sélectionnez le fournisseur de la facture. Workday affiche les fournisseurs pouvant être utilisés avec l'unité légale ou la hiérarchie d'unités légales sélectionnée. Pour facturer un fournisseur différent du fournisseur du bon de commande, sélectionnez celui pour lequel la case Facturer n'importe quel fournisseur est cochée.
Connexion pour les règlements	Si le fournisseur a une Connexion de règlement par défaut , elle s'affiche dans ce champ. Vous pouvez mettre à jour la valeur renseignée automatiquement si nécessaire.
Devise	Workday renseigne automatiquement la devise privilégiée du fournisseur ; sinon, il s'agit de la devise de l'unité légale. Vous pouvez remplacer la devise par l'une des devises acceptées définies pour le fournisseur.
Montant total de contrôle	Saisissez un montant si vous connaissez le montant total de la facture et que vous voulez vous assurer que le Montant total de la facture calculé correspond à vos attentes.
Numéro de facture fournisseur	Si vous avez reçu le document fournisseur, saisissez son numéro de facture. Exemple : si le fournisseur a fourni une facture fournisseur, saisissez le numéro de facture figurant sur le document fournisseur.

Dans la section

Informations supplémentaires

, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Adresse d'expédition	Workday utilise cette adresse lors de l'évaluation des règles de taxe pour déterminer les valeurs de remplacement du code de taxe et d'assujettissement aux taxes pour les lignes de la transaction.
Conditions de paiement	Workday renseigne automatiquement les conditions de paiement à partir du fournisseur, mais vous pouvez modifier les conditions si nécessaire.
Code de traitement	Sélectionnez un code de traitement des paiements pour cette facture, tel que Hold Payment for Pickup ou Overnight Payment . Ce champ s'affiche lorsque vous définissez les instructions de traitement des paiements.
Type de référence	Vous pouvez sélectionner un type de référence international pour la facture fournisseur.
Numéro de référence	Si vous sélectionnez un type de référence pour la facture fournisseur, vous devez saisir un numéro de référence de 140 caractères maximum.
Type de facture légale	Si vous utilisez des types de facture pour classer vos factures fournisseurs conformément aux exigences gouvernementales, sélectionnez un type de facture.
Montant du port	Répartissez ces coûts depuis l'en-tête de la transaction sur les lignes. Cette action nécessite qu'au moins une ligne soit associée à une catégorie de dépense admissible à l'affectation de frais de port et autres frais, comme défini dans la tâche Mettre à jour les catégories de dépense .
Montant de la taxe	Workday affiche le montant de la taxe dû au fournisseur. Si l'option de taxe de l'unité légale est Saisir les taxes à payer au fournisseur , le montant de la taxe correspond par défaut à celui indiqué dans l'en-tête de la facture lorsque vous créez une facture à partir de la demande de facture fournisseur. Pour déclencher des règles d'application des valeurs par défaut sur les factures créées à partir des demandes de facture fournisseur, activez les options de taxe de l'unité légale pour les factures de demande de facture fournisseur au niveau de l'environnement client. Si l'option de taxe de l'unité légale est Calculer les taxes à payer au fournisseur ou Calculer la taxe autoliquidée et que vous définissez des règles de taxe par défaut, Workday renseigne les champs suivants sur la ligne de facture fournisseur : Assujettissement aux taxes Code de taxe Option de taxe Récupération de taxes Si vous saisissez une valeur négative, Workday affecte le montant de la taxe à une ligne négative ou de coût nul.
Note explicative	Saisissez ou mettez à jour une note explicative pour l'en-tête de la demande de facture.

Pour l'onglet

Lignes

, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Description de l'article	Incluez une description pour vous aider, ainsi que vos fournisseurs, à identifier plus facilement certains articles. Si une description est disponible, Workday alimente automatiquement une description lorsque vous sélectionnez l'article.
Catégorie de dépense	La catégorie de dépense associe les articles aux règles d'imputation comptable correspondantes et fournit d'autres informations à des fins de reporting. Si vous sélectionnez un article, cette valeur est automatiquement mise à jour en fonction de la catégorie affectée à l'article et vous ne pouvez pas la modifier. La catégorie de dépense pour la ligne de facture nécessite le type d'utilisation de la catégorie de dépense Facture fournisseur .
Quantité	Pour les lignes de biens, saisissez le nombre d'articles. Pour les lignes de services, Workday met automatiquement à jour la quantité à zéro.
Coût unitaire	En fonction de l'article sélectionné. Si les devises de l' Article et de la facture sont différentes, Workday convertit automatiquement cette valeur dans la Devise de la facture.
Identifiants d'article	Identifiants d'article pour l'article sur catalogue, l'article punchout ou l'article d'achat. Lorsque vous configurez des factures fournisseurs avec des identifiants d'article principaux dans la tâche Mettre à jour les options d'affichage du type d'identifiant d'article , Workday affiche jusqu'à trois identifiants d'article dans des colonnes. Vous pouvez sélectionner les articles restants qui ne sont pas marqués comme identifiants d'article principaux dans la colonne Identifiants d'article supplémentaires .
Mention d'étiquetage de l'article	Mention d'étiquetage de l'article associée à l'article sur catalogue, à l'article punchout ou à l'article d'achat.
Montant total	Pour les lignes de biens, Quantité multipliée par Coût unitaire . Si vous modifiez le Montant total , Workday recalcule le Coût unitaire . Si vous modifiez le Coût unitaire , Workday recalcule le Montant total . Pour les lignes de services, Workday renseigne automatiquement le Montant total . Vous pouvez modifier le Montant à facturer si nécessaire. Pour créer des lignes de coût nul, vous devez avoir au moins une autre ligne qui rend le montant total de la facture supérieur à zéro. Lorsque vous créez des lignes de coût nul, Workday affecte les éléments suivants : Montant de la taxe sur une seule ligne de coût nul lorsque les autres lignes ne spécifient pas d'assujettissement aux taxes. Champ Montant du port jusqu'à la dernière ligne de coût nul de la facture.
Worktags	Utilisez les worktags comme mots clés pour rechercher et classer des transactions plus facilement. Configurez les types de worktag autorisés dans la tâche Mettre à jour l'utilisation des worktags . Lorsque vous sélectionnez un type de worktag qui contient des worktags associés, Workday renseigne automatiquement les transactions avec les valeurs de ces derniers.
Facturable	Cette option s'affiche si la ligne de facture inclut un worktag de projet facturable. Cochez la case Facturable si la ligne ou la ventilation de ligne est facturable au projet. L'option Facturable n'a aucun impact sur la comptabilisation si vous l'incluez en tant que dimension dans les conditions de règle d'imputation comptable.
Note explicative	Saisissez ou mettez à jour une note explicative pour la ligne de demande de facture.
Note explicative interne	Saisissez les informations à afficher en interne pour les autres utilisateurs de votre unité légale, telles que les instructions de paiement ou les données fiscales. Le contenu du champ Note explicative interne n'est pas transféré vers la facture fournisseur créée à partir de la demande de facture fournisseur.
Ventilations	Cliquez sur ce lien pour ventiler les lignes par Montant ou Quantité . Vous pouvez ensuite indiquer les montants ou les quantités de la ventilation, saisir une note explicative et sélectionner des worktags spécifiques pour chaque ventilation de ligne. Vous pouvez ventiler les lignes de services par montant seulement.

Utilisez l'onglet

Pièces jointes

pour télécharger ou glisser-déposer des fichiers, tels que des pièces justificatives de factures fournisseurs.

Workday prend en charge les types de fichier répertoriés dans la tâche

Modifier la définition de l'environnement client - système

pour les documents commerciaux joints.

Soumettez

la demande de facture fournisseur pour approbation ou cliquez sur

Enregistrer pour plus tard

Workday lance le processus de gestion Événement de demande de facture fournisseur
pour révision et approbation. Si la définition du processus de gestion inclut une étape d'approbation, les chargés de la révision peuvent modifier la facture fournisseur avant de l'approuver.

Utilisez le rapport

Rechercher des demandes de factures fournisseurs

pour afficher et mettre à jour les demandes de factures que vous avez enregistrées ou soumises.

Configurer des questionnaires et des questions