Créer une facture fournisseur sans bon de commande

Sélectionnez l'unité légale responsable du règlement des factures.

Sélectionnez un fournisseur parmi ceux disponibles pour l'unité légale ou la hiérarchie d'unités légales sélectionnée.

Si le fournisseur a une connexion par défaut pour les règlements, elle s'affiche dans ce champ. Vous pouvez mettre à jour la valeur par défaut si nécessaire.

Par défaut, la devise privilégiée du fournisseur est indiquée sur le fournisseur ; sinon, il s'agit de la devise de l'unité légale. Vous pouvez remplacer la devise par l'une des devises acceptées définies pour le fournisseur.

Si vous avez défini des conditions de paiement pour ce fournisseur, la Date de la facture contrôle la date d'échéance.

Saisissez une date dans une période comptable ouverte.

Saisissez un montant si vous connaissez le montant total de la facture et que vous voulez vous assurer que le

Montant total de la facture

calculé correspond à vos attentes.

Répartissez ces coûts depuis l'en-tête de la transaction sur les lignes. Ajoutez une Catégorie de dépense compatible avec la répartition des frais de port et des autres frais sur une ligne au moins, telle que définie dans la tâche

Mettre à jour les catégories de dépense

.

Sélectionnez cette option pour inclure le

Montant du port

et

les Autres frais

dans le calcul du total des taxes. Pour inclure ces montants, vous devez également :

Pour l'
Option de taxe par défaut
, sélectionnez
Calculer la taxe autoliquidée
ou
Calculer la taxe à payer au fournisseur
.
Inclure une ou plusieurs lignes de facture avec une
Catégorie de dépense
configurée pour affecter les frais de port, les autres frais ou les deux.
Configurez un
Assujettissement aux taxes
pour les lignes taxables.

Vous pouvez modifier les conditions.

Calculée automatiquement en fonction

des Conditions de paiement

avec escompte pour paiement anticipé et

de la Date de la facture

.

Sélectionnez une date d'échéance différente s'il existe une exception aux conditions.

Sélectionnez cette option pour payer la facture séparément lors d'un lot de règlements. Vous pouvez renseigner cette case sur toutes les factures d'un fournisseur en cochant la case

Paiements distincts uniquement

dans le détail des paiements du fournisseur ou dans la connexion par défaut pour les règlements.

Sélectionnez un type de paiement s'il existe une exception aux conditions.

Si le pays à l'origine du paiement de la facture l'exige, sélectionnez un code de motif de paiement. Ce champ s'affiche lorsque vous activez les Codes de motif de paiement dans la tâche

Modifier la définition de l'environnement client - Finances

.

Si le pays destinataire du paiement de la facture l'exige, sélectionnez un code de motif de paiement. Ce champ s'affiche lorsque vous activez les Codes de motif de paiement dans la tâche

Modifier la définition de l'environnement client - Finances

.

Sélectionnez un code de routage bancaire mappé à un compte bancaire à partir duquel régler les paiements de votre facture.

Workday renseigne :

Cette valeur à partir des données comptables de l'unité légale.
Il utilise l'option de taxe sur la ligne à partir de l'en-tête, mais vous pouvez la remplacer au niveau de la ligne.

Workday renseigne le code de taxe par défaut à partir du profil du fournisseur. Si le code de taxe par défaut n'est pas défini ou que vous voulez le remplacer, sélectionnez un code de taxe.

Workday renseigne le code de taxe retenue à la source par défaut à partir du profil du fournisseur. Si le code de la taxe retenue à la source par défaut n'est pas défini ou si vous voulez le remplacer, sélectionnez-en un.

Si vous avez choisi de calculer la taxe, Workday affiche la somme des montants calculés des taxes des lignes taxables, en fonction du code de taxe indiqué pour chaque ligne. Pour remplacer ce montant calculé, vous pouvez changer le montant calculé des taxes par le taux de taxe dans l'onglet

Taxe

.

Workday calcule la taxe retenue à la source à partir des lignes de facture lorsque les montants de taxe ont un point de réalisation au moment de la facture.

Cliquez sur ce bouton pour recalculer la taxe affichée dans l'en-tête lorsque vous mettez à jour la taxe sur une ligne de facture.

Workday utilise cette adresse lors de l'évaluation des règles de taxe pour déterminer les valeurs de remplacement du code de taxe et d'assujettissement aux taxes pour les lignes de la transaction.

Cochez la case pour bloquer le paiement de cette facture.

Cochez la case si le fournisseur a fourni une facture ou un autre document pertinent.

Si vous recevez le document fournisseur, saisissez son numéro de référence.

Si vous utilisez un autre système d'achat que Workday, saisissez le numéro du bon de commande.

Sélectionnez un contrat si l'unité légale et le fournisseur indiqués sur le contrat correspondent à ceux de la facture. Workday soustrait le montant de la facture du solde restant du contrat une fois la facture fournisseur approuvée.

Si vous stockez les images de vos documents dans un référentiel externe, saisissez l'URL de cet emplacement au lieu d'inclure l'image en pièce jointe. Workday affiche l'image ou l'URL sous forme de lien vers l'image. Chaque lien doit commencer par un modèle d'URL valide défini par votre administrateur de la sécurité.

Lorsque vous imprimez un chèque de paiement de cette facture fournisseur, la valeur que vous saisissez ici s'imprime dans le champ "mémo" du chèque. Sélectionnez l'option

Utiliser la note explicative sur la facture

dans

la Note explicative par défaut pour les paiements fournisseurs

du fournisseur.

Par défaut, l'unité légale à laquelle appartient la facture fournisseur. Si l'unité légale autorise les transactions intercompagnies, vous pouvez sélectionner l'une des options incluses dans son profil intercompagnies.

Pour les nouvelles lignes, sélectionnez l'article.

La catégorie de dépense associe les articles aux règles d'imputation comptable correspondantes et fournit d'autres informations à des fins de reporting. Si vous sélectionnez un article, Workday renseigne la catégorie de dépense affectée à l'article et vous ne pouvez pas la modifier.

Si la ligne est taxable, sélectionnez sa récupération. Vous pouvez utiliser l'assujettissement aux taxes pour filtrer les transactions dans les rapports. Workday renseigne les options à partir de la règle de taxe propre à l'article fondée sur l'adresse d'expédition, par article d'achat puis par catégorie de dépense. En l'absence de correspondance, la valeur découle automatiquement de l'article d'achat. Sinon, le champ est automatiquement renseigné à partir de la catégorie de dépense.

Si l'article est taxable, le champ affiche le code du

champ Code de taxe par défaut

de l'en-tête. Vous pouvez le remplacer.

Le champ affiche le code du champ

Code de taxe retenue à la source par défaut

de l'en-tête. Vous pouvez le remplacer.

Lorsque vous sélectionnez

Date de la livraison de biens/prestation de services

comme type de date d'exigibilité de la taxe, vous devez saisir une date d'exigibilité de la taxe.

Pour les lignes de biens, saisissez le nombre d'articles.
Pour les lignes de services, Workday définit la quantité sur zéro.

En fonction de l'article sélectionné. Si les devises de l'

Article

et de la facture sont différentes, Workday convertit cette valeur dans la

Devise

de la facture. Workday utilise le taux de change actuel entre les deux devises, tel que défini pour le type de taux de change par défaut (qui fait partie de la définition de l'environnement client).

Pour les lignes de biens,
Quantité
multipliée par
Coût unitaire
. Si vous modifiez le
Montant total
, Workday recalcule le
Coût unitaire
. Si vous modifiez le
Coût unitaire
, Workday recalcule le
Montant total
.
Pour les lignes de services, Workday renseigne automatiquement le
Montant total
. Vous pouvez modifier le
Montant à facturer
si nécessaire.

S'affiche lorsque la ligne de facture inclut un worktag de projet facturable. Sélectionnez cette option lorsque la ligne ou la ventilation est facturable au projet.

Sélectionnez cette ligne pour constater cette ligne.

Sans suivi.
Avec suivi selon le traitement comptable
Dépense
.

Cliquez sur ce lien pour ventiler les lignes par

Montant

ou

Quantité

. Vous pouvez ensuite indiquer les montants ou les quantités de la ventilation, saisir une note explicative et sélectionner des worktags spécifiques pour chaque ventilation de ligne.

Sélectionnez cette option pour effectuer manuellement l'amortissement des charges constatées d'avance à une date ultérieure. Vous pouvez saisir la

Date prévue de l'amortissement

.

Permet de définir un calendrier pour l'amortissement des charges constatées d'avance à partir des échéances d'un plan d'amortissement des factures fournisseurs constatées d'avance.