Étapes : définir les charges constatées d'avance des fournisseurs
- Configurez les processus de gestion suivants et les règles de sécurité associées dans le domaine fonctionnel Suppliers :
- Événement d'amortissement des charges constatées d'avance.
- Événement lié au plan d'amortissement des charges constatées d'avancepour le type d'amortissement des charges constatées d'avancePlan.
- Réceptiondans le domaine fonctionnel Procurement.Incluez l'étape d'actionCréer une facture fournisseur à partir d'une réceptionpour amortir une fois les réceptions réglées et payées.
- Définissez la règle d'imputation comptableCharges constatées d'avance.
- Définissez les sources des écritures et les transactions, les règles d'imputation comptable et les exigences supplémentaires en matière de comptabilité des engagements.
Pour acheter des biens et des services dans les périodes comptables qui précèdent les périodes d'amortissement des dépenses, vous pouvez définir l'une des trois spécifications de charges constatées d'avance suivantes sur les factures ou les bons de commande :
- Manuel : disponible pour sélection sur les bons de commande et les factures. Lorsque vous créez une facture avec le Type d'amortissement des charges constatées d'avance Manuel, vous ne pouvez l'amortir qu'une fois la facture payée. Une fois la facture payée, accédez aux actions associées de la facture fournisseur et sélectionnez . Sélectionnez la date comptable pour créer une transaction opérationnelle afin d'imputer l'amortissement.
- Réception : disponible uniquement pour la sélection sur les bons de commande et les factures de bon de commande. Pour amortir les réceptions, vous devez saisir la facture avant d'enregistrer la réception. Workday amortit le montant de chaque encaissement que vous enregistrez. Exemple : si vous recevez une facture de 1 000 EUR en deux réceptions de 500 EUR chacune, Workday amortit 500 EUR chaque fois que vous enregistrez l'encaissement.
- Échéancier : disponible pour sélection sur les bons de commande et les factures. Voir Créer des plans d'amortissement pour les bons de commande payés d'avance.
- (Facultatif) Créez des bons de commande.Sélectionnez :
- Payé d'avancesur les lignes du bon de commande.
- LeType d'amortissementdans l'ongletDétail des charges constatées d'avancede :
- Manuel(le)
- Réception
- Planification
Lorsque vous indiquez des informations sur les charges constatées d'avance dans les bons de commande, le détail est automatiquement renseigné sur les factures fournisseurs et les réceptions. - Lorsque vous créez un plan d'amortissement des bons de commande payés d'avance, le détail est conservé dans le plan d'amortissement des factures fournisseurs payées d'avance.
- Vous pouvez également créer une facture fournisseur sans bon de commande. Voir Créer une facture fournisseur sans bon de commande.
- (Facultatif) Dans le menu des actions associées d'une facture fournisseur, accédez à la tâcheChanger le type d'amortissement des charges constatées d'avance.Vous pouvez modifier le type d'amortissement des charges constatées d'avance sur les factures fournisseurs avant de créer des amortissements. Les factures :
- Payé d'avance
- Ne doivent pas être liées à un ajustement comptable
Sécurité : domaineProcess: Supplier Invoice – Prepayments - Utilisez un ajustement comptable pour reclasser les factures fournisseurs en charges constatées d'avance. Vous pouvez amortir manuellement les échéances payées d'avance ou créer des plans d'amortissement pour les lignes de transaction d'ajustement comptable payées d'avance.
Workday impute la comptabilité opérationnelle sur les comptes que vous définissez dans la règle d'imputation
Charges constatées d'avance
. La nouvelle écriture crédite le compte utilisé par la règle d'imputation Charges constatées d'avance
et débite le compte utilisé dans la règle d'imputation Dépenses
.Votre organisation règle les factures fournisseurs d'avance :
- Pour un événement annuel avant la période comptable de l'événement, et amortit les dépenses lorsque l'événement se produit.
- Pour une police d'assurance annuelle pour bénéficier d'une remise fournisseur et l'amortir mensuellement pendant 12 mois, plutôt que de comptabiliser tout en janvier.
- Selon un échéancier récurrent pour un contrat de location/bail, vous effectuez un paiement trimestriel et un amortissement mensuel.
- Dans l'ongletDétail des charges constatées d'avance:
- Affichez les informations comptables dans la facture fournisseur payée d'avance.
- Afficher des échéanciers de bons de commande et de factures fournisseurs payés d'avance à chaque type de document commercial.
- Affichez les échéances et la comptabilité des factures fournisseurs payées d'avance à partir des échéanciers de factures fournisseurs payées d'avance.