Étapes : définir le processus de clôture

Avant d'effectuer une clôture, vous devez définir les règles et les groupes d'opérations relatifs au processus de clôture. Vous pouvez également créer une liste de vérification de clôture facultative pour gérer les clôtures de période, de trimestre et de fin d'exercice directement dans Workday via le workflow du processus de gestion. Une liste de vérification de clôture vous permet d'effectuer les actions suivantes :

Surveiller la progression de la clôture.

Analyser les principales métriques.

Envoyer des notifications aux employés à propos de la clôture.

Définir les règles de traitement de la clôture de fin d'exercice.

Définir des groupes d'opérations de clôture de période.

Créez et mettez à jour une tâche À faire.

Créez des tâches À faire
qui reflètent les étapes que vous effectuez pendant les processus de clôture de fin de période et de fin d'exercice, dans Workday et dans des ressources externes.

Créez et mettez à jour une liste de vérification.

Créez une Liste de vérification
de clôture pour ajouter des groupes de tâches À faire
à votre processus de clôture de période. Chaque liste de vérification correspond à une étape unique dans la chronologie du processus de gestion, mais vous pouvez exécuter les tâches À faire
dans n'importe quel ordre.

Créez des processus de gestion personnalisés.

Ajoutez les tâches À faire
et les listes de vérification comme étapes du processus de gestion Événement de clôture d'une période
pour vos organisations. Affectez des groupes de sécurité aux personnes responsables de l'exécution de chaque étape.

Configurez le processus de gestion Événement de notification de clôture de période
.

Le processus de gestion vous permet d'envoyer des notifications de clôture à n'importe quel employé.

Votre liste de vérification de clôture est intégrée au processus de gestion Événement de clôture d'une période
. Placez les tâches de la liste de vérification de clôture dans un ordre logique et désignez une personne responsable pour chaque étape. Workday notifie cette personne lorsqu'elle doit exécuter une tâche.

Vous pouvez créer votre liste de vérification avec les tâches suivantes à effectuer dans Workday :

Rapprocher les comptes de trésorerie avec les transactions opérationnelles.

Exécuter des rapports sur le rapprochement pour les comptes fournisseurs.

Approuver les transactions en attente, notamment les notes de frais.

Rapprocher les transactions sur les lignes d'écritures.

Mettre à jour les statuts des périodes du livre.

Réviser les règles de clôture de fin d'exercice.

Certifier les comptes.

Exécuter le processus de clôture de fin d'exercice.

Vous pouvez également créer votre liste de vérification avec les tâches suivantes à effectuer hors de Workday :

Effectuer des recouvrements sur les comptes clients.

Assurer la coordination avec les personnes responsables de l'exécution de chaque étape.