Éléments de définition : Accounting Center
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation d'Accounting Center. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Accounting Center est une solution entièrement intégrée utilisant un moteur analytique qui vous permet de :
- Importer dans Workday d'importants volumes de transactions opérationnelles provenant de sources externes.
- Transformer et enrichir les transactions commerciales externes en écritures comptables.
Avantages pour l'entreprise
Vous pouvez :
- Ingérer, enrichir et transformer les transactions externes en écritures Workday.
- Gérer et suivre les transactions par lots, de l'ingestion à la comptabilité récapitulative.
- Générer une comptabilité détaillée et récapitulative.
- Imputer les écritures récapitulatives dans votre livre.
- Générer des rapports sur les soldes détaillés et récapitulatifs pour les rapports financiers, opérationnels et managériaux dans les comptes principaux et secondaires.
- Clôturer vos livres avec une capacité d'audit complète.
Cas d'utilisation
Vous pouvez utiliser Accounting Center pour importer des transactions externes et les combiner avec la comptabilité générée par Workday afin de les inclure dans votre livre Workday.
Exemples :
- Pour les sociétés d'assurance : transformer les données de police et de revendication.
- Pour les entreprises de santé/prévoyance - transformer les données des régimes d'assurance des organismes de santé/prévoyance.
- Pour les entreprises de média, transformer les événements commerciaux pour les montres de production, notamment la : transtype, la paie, la conception des ensembles, les effets visuels et les coûts de campagne via les saisons d'attribution.
- Pour les entreprises de grande distribution - Transformer les services de facturation aux points de vente et d'abonnements.
- Pour les sociétés bancaires, transformer les informations sur les prêts.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Allez-vous ingérer plusieurs enregistrements et les inclure dans une seule transaction ? | L'ingestion est un processus qui consiste à déplacer des transactions externes vers un jeu de données à partir duquel vous pouvez accéder aux transactions et les analyser.
Utilisez l'Identifiant du groupement de transactions dans les phases de validation de l'enrichissement et la configuration de la source comptable afin de regrouper correctement les enregistrements pour les éléments suivants :
L'Identifiant du groupement de transactions est alphanumérique et n'est pas sensible à la casse. |
Allez-vous traiter plus de 300 000 enregistrements par transaction dans la comptabilité détaillée ? | Divisez la transaction en plus petits ensembles d'enregistrements et équilibrez chaque transaction plus petite si vous approchez de cette limite. Par exemple, le traitement de 5 transactions contenant chacune 20 000 enregistrements sera plus performant que le traitement d'une transaction de 100 000 enregistrements. Pour plus d'informations, voir Accounting Center - Ventilation des transactions importantes. |
Combien d'étapes d'enrichissement voulez-vous créer pour une source comptable ? | L'enrichissement est le processus d'amélioration de vos données source à des fins de comptabilité détaillée et récapitulative. Exemple : ajout d'un mappage de worktags, nouvelle mise en forme ou suppression d'un champ, etc.
Vous pouvez créer jusqu'à trois phases d'enrichissement. Une fois la source comptable créée, vous ne pouvez plus modifier le nombre de phases d'enrichissement. |
Comment voulez-vous que Workday traite chaque lot d'une phase ? | Vous pouvez configurer le traitement Accounting Center pour préciser la manière dont vous souhaitez que Workday traite chaque lot d'une phase. Vous pouvez choisir de traiter et de faire progresser chaque lot selon les options suivantes :
Modifier la configuration du traitement Accounting Center et sélectionnez une option. |
Souhaitez-vous inclure des informations supplémentaires sur les lignes d'écritures détaillées ? | Incluez des champs en tant qu'attributs supplémentaires du jeu de données d'enrichissement dans les lignes d'écritures détaillées.
Workday vous recommande d'utiliser du texte comme format principal des attributs. |
Quelles informations voulez-vous inclure dans les lignes d'écritures récapitulatives ? | Utilisez les tables de mappages de worktags et les jointures de jeux de données pour intégrer les objets de gestion dont vous avez besoin dans vos jeux de données d'enrichissement.
Une fois que ces champs existent dans vos jeux de données enrichis, vous pouvez les sélectionner dans vos règles des lignes d'écritures de la source comptable. |
Avez-vous plus de 2 millions de lignes dans une seule écriture récapitulative ? | Le traitement de synthèse échouera si l'écriture récapitulative dépasse la limite de 2 millions de lignes. Workday vous recommande de mettre à jour votre configuration ou les données ingérées afin que le regroupement génère moins de lignes d'écritures. |
Utiliserez-vous des validations personnalisées ? | Vérifiez que vos transactions correspondent aux conditions que vous avez indiquées lors de :
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Allez-vous ignorer certaines transactions sans erreur ? | Créez une étape d'identification personnalisée pour supprimer certaines transactions d'un lot. |
Vos données ingérées comprendront-elles des enregistrements sans valeur ? | Les enregistrements ingérés sans valeur peuvent générer des erreurs au niveau du lot. Workday doit faire état de chaque transaction d'un lot.
Vous pouvez :
|
Utiliserez-vous des dimensions de règle d'imputation comptable personnalisée ? | Utilisez une jointure pour instancier la dimension de règle d'imputation comptable personnalisée dans le champ correspondant de vos données ingérées. |
Allez-vous configurer une devise du livre secondaire ?
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|
Utiliserez-vous des écritures multidevises ? | Déterminez si vous devez ou non inclure l'instance du code de la devise de transaction dans vos données enrichies.
Tenez également compte des éléments suivants :
|
Avez-vous des lignes d'écritures intercompagnies avec des devises de livre différentes ? | Nous appliquons désormais le type de taux de change dans l'ordre suivant :
|
Les données d'ingestion incluront-elles les écritures de caisse ? Rapprocherez-vous les écritures de caisse ? | Incluez l'instance du compte bancaire dans vos données ingérées. Incluez également le worktag de compte bancaire comme type de worktag dans la configuration comptable et sélectionnez l'option Rapprochement bancaire .
Utilisez également le champ Référence de la transaction lorsque vous sélectionnez Rapprochement bancaire .Incluez des règles de condition pour séparer vos comptes bancaires et de caisse de vos autres lignes d'écritures. |
Voulez-vous suivre le nombre de transactions que Workday ignore dans un lot en cours ? | Accédez au rapport Rechercher des lots Accounting Center et affichez la colonne Transactions ignorées . |
Souhaitez-vous recevoir des notifications relatives à certains événements pendant qu'Accounting Center passe le lot par les différentes phases ? | Définissez des notifications personnalisées dans la définition du processus de gestion à l'aide des champs de rapport de l'événement Accounting Center. |
Utiliserez-vous des plans de comptes secondaires pour le reporting ? | Accédez à la tâche Modifier les données comptables d'une unité légale et sélectionnez un plan de comptes secondaire pour que l'unité légale génère des rapports qui mappent les plans de comptes secondaires ou les plans de comptes réglementaires à votre plan de comptes habituel.
Une fois que vous avez créé ou imputé des écritures, vous ne pouvez plus modifier le plan de comptes secondaire. |
Contrôlerez-vous l'accès pour créer et modifier des définitions de table de mappages ou pour mapper des tables en fonction des affectations de rôles ? | Créez et affectez les rôles activés pour le système source.
Les utilisateurs pourront uniquement accéder aux définitions de table de mappages et aux tables de mappages qui contiennent une valeur de système source à laquelle les utilisateurs ont un rôle affecté. |
Contrôlerez-vous l'accès à une source comptable en fonction de rôles définis pour un système source ? | Créez et affectez les rôles activés pour un système source.
Lorsqu'un utilisateur a accès aux domaines via un groupe de sécurité par rôle limité qui utilise un rôle activé pour le système source, il peut uniquement accéder aux sources comptables contenant une valeur de système source dans laquelle l'utilisateur a un rôle affecté. |
Quand planifierez-vous votre maintenance hebdomadaire ? | Assurez-vous de ne pas planifier l'exécution de tâches ou de traitements à une heure proche du début de la maintenance hebdomadaire. Lorsque la maintenance démarre, l'ensemble des tâches et des traitements en cours s'arrêtent et génèrent des erreurs. Comme Workday ne permet pas le redémarrage automatique, vous devrez redémarrer ces tâches ou traitements manuellement. |
Utilisez-vous la tâche Manage Workday Maintenance Window pour mettre fin à vos sessions actives ? | Configurez la tâche Gérer la fenêtre de maintenance Workday car nous appliquons la restriction de session au processus de comptabilité détaillée. Pour poursuivre avec les lots Accounting Center pendant la fenêtre de maintenance, ajoutez l'utilisateur configuré dans le processus de gestion à l'option System Accounts Excluded from Session Restriction de la tâche Gérer les fenêtres de maintenance Workday . Il s'agit du champ Exécuter en tant qu'utilisateur pour la tâche du traitement principal de comptabilité détaillée Accounting Center dans la définition du processus de gestion Comptabilité détaillée Accounting Center . |
Recommandations
Option | Recommandations |
|---|---|
Source d'ingestion pour la source comptable |
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Enrichissement des données |
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Validation des données |
|
Précision décimale des devises | Dans la comptabilité détaillée, les montants de la transaction et du livre doivent correspondre à la précision des devises de la transaction et du livre.
Si les montants ne correspondent pas à la précision de ces devises, vous devez arrondir les montants avec la bonne précision dans la phase Enrichissement. |
Configuration des domaines et des entités de sécurité pour les tables et les jeux de données d'une source comptable. | Pour améliorer l'efficacité de la configuration des domaines pour les tables et les jeux de données d'une source comptable, utilisez la tâche Edit Accounting Source Prism Data Source Security .Sécurité : domaine Setup: Accounting Source - Create . |
Créer des règles de lignes d'écritures | Vous pouvez créer jusqu'à 5 000 règles de lignes d'écritures pour tous les instantanés de tous les groupes comptables pour une source comptable. |
Actions requises
La période du livre doit être ouverte pour que l'écriture puisse être imputée.
Avant de lancer un lot, assurez-vous qu'il contient au moins une transaction.
Une phase doit se terminer sans erreurs avant de pouvoir passer à la phase suivante.
Limites
- S'il existe plus de 10 000 exceptions de validation, le lot entier génère une erreur.
- Les écritures récapitulatives ne feront pas l'objet d'un contrôle budgétaire et seront imputées même si elles entraînent un dépassement du budget.
- Lorsque vous configurez la devise du livre secondaire pour une unité légale :
- Accounting Center ne génère pas d'écritures en devise principale ou en devise du livre secondaire lors du traitement d'une transaction.
- Le champ Type de taux de change existant dans l'en-tête de la source comptable s'applique uniquement à la devise du livre principal. Accounting Center ne prend pas en charge le remplacement du type de taux de change du livre secondaire. Le type de taux de change du livre secondaire dépend de la configuration au niveau de l'unité légale et de l'environnement client.
- Accounting Center ne vous permet pas de définir ou de remplacer les montants en devise de livre secondaire. Pour le traitement de la comptabilité détaillée, Workday utilise le taux de change du système pour générer tous les montants dans la devise du livre secondaire.
- Vous ne pouvez pas utiliser la fonctionnalité Mise en équilibre par worktag sur les transactions. Configurez manuellement votre source comptable pour créer la comptabilité correctement.
- Pour les écritures Accounting Center, Workday ne prendra en charge que les règles de mappage entre le plan de comptes principal et le plan de comptes secondaire.
- Accounting Center ne prend pas en charge tous les types de données Prism. Pour le traitement Accounting Center, Workday ne prend pas en charge les types de champ Devise, Double et Entier. En outre, pour tout champ numérique que vous utilisez comme montant de transaction, montant de livre ou montant taxable dans la configuration de la source comptable, vous devez conserver une précision de champ de (20,6).
Définition de l'environnement client
Aucun impact.
Sécurité
Vous pouvez accéder au rapport
Règles de sécurité des domaines par domaine fonctionnel
pour afficher tous les domaines de sécurité pour Accounting Center.Vous pouvez notamment configurer les domaines de sécurité suivants :
Domaine | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Process: Accounting Center dans le domaine fonctionnel Accounting Center. | Permet de configurer les traitements et les rapports Accounting Center. |
Process: Accounting Center Detailed Journals dans le domaine fonctionnel Accounting Center.Inclut les sous-domaines suivants :
| Permet d'annuler, d'ajouter des pièces jointes et d'afficher les écritures détaillées Accounting Center. |
Set Up: Accounting Center dans le domaine fonctionnel Accounting Center.Inclut les sous-domaines suivants :
| Permet de créer, de désactiver et de modifier des tâches et des services web relatifs aux sources comptables, de créer des systèmes source. |
Process: Accounting Center Error Manager dans le domaine fonctionnel Accounting Center. | Peut afficher les tâches, rapports et services web pour le Gestionnaire des erreurs Accounting Center. |
Process: Accounting Center Summary Journals dans le domaine fonctionnel Accounting Center. | Peut consulter les rapports suivants :
|
Report: Batchs and Jobs Impacted Demandes After dans le domaine fonctionnel Accounting Center. | Peut consulter le rapport Lots concernés lors de la récupération d'urgence . |
Set Up: Mapping Tables dans le domaine fonctionnel Accounting Center. | Permet de créer et de mettre à jour les tables de mappages. |
Set Up: Mapping Table Definitions dans le domaine fonctionnel Accounting Center. | Permet de créer et de mettre à jour les définitions de table de mappages. |
Processus de gestion
- Configurez le processus de gestionAccounting Center Batch Initiation Eventpour lancer un lot Accounting Center.
- Configurez le processus de gestionÉvénement d'annulation du lot Accounting Centerafin de créer un workflow pour l'annulation d'un lot Accounting Center et l'approbation des demandes d'annulation.
- Configurez le processus de gestionÉvénement d'enrichissement Accounting Centerpour enrichir les données.
- Configurez le processus de gestionÉvénement de comptabilité détaillée Accounting Centerpour générer une comptabilité détaillée.
- Configurez le processus de gestionÉvénement de synthèse Accounting Centerpour créer une comptabilité récapitulative.
- Configurez le processus de gestionÉvénement d'approbation de modification en ligne Accounting Centerpour corriger les erreurs et accéder à toutes les tâches et tous les rapports afin d'utiliser la modification en ligne.
Reporting
Vous pouvez accéder au rapport
Rapports standard Workday
pour afficher tous les rapports Accounting Center.
Rapports ou tableaux de bord | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Rapport Lots concernés lors de la récupération d'urgence
| Permet d'identifier les lots impactés lors de la récupération d'urgence. |
Rapport Métriques des temps d'exécution au niveau des lots
| Permet de surveiller les tendances des métriques des temps d'exécution au niveau d'un lot. |
Rapport Métriques des temps d'exécution au niveau des phases des lots
| Fournit les tendances des métriques des temps d'exécution pour toutes les phases d'un ou plusieurs lots. |
Rapport Métriques des temps d'exécution au niveau de l'exécution des lots
| Permet de générer des rapports sur les tendances des métriques des temps d'exécution au niveau de l'événement d'exécution des lots. |
Rapport Afficher l'instantané de la source comptable . | Fournit le détail de la configuration d'un instantané de la source comptable avec date d'effet. |
Vous pouvez également créer des rapports personnalisés en utilisant les sources des données de rapport suivantes :
- Lot Accounting Center
- Exécution du lot Accounting Center
- Phase du lot Accounting Center
- Types de règle d'imputation comptable personnalisée
Intégrations
Vous pouvez utiliser les services web suivants pour migrer et mettre à jour les sources comptables entre différents environnements clients :
- Get Accounting Center Implementations
- Put Accounting Center Implementations
- Get Source Condition Rules
- Get Accounting Source Process Configurations
- Get Accounting Source Snapshots
- Put Accounting Source Condition Rule
- Put Accounting Source Process Configuration
- Put Accounting Source Snapshots
Vous pouvez utiliser les services web suivants pour mettre à jour des règles d'imputation comptable ou des tables de mappages dans Accounting Center :
- Get Custom Account Posting Rule Dimensions
- Get Custom Account Posting Rule Types
- Get Mapping Table Definitions
- Get Mapping Tables
- Put Custom Account Posting Rule Dimension
- Put Custom Account Posting Rule Type
- Put Mapping Table
- Put Mapping Table Definition
Vous pouvez utiliser le service web
Put Accounting Center Batch
pour créer un lot.Vous pouvez utiliser les services web suivants pour récupérer et mettre à jour le détail de la résolution des transactions ignorées :
- Get Dismissed Transactions
- Put Dismissed Transaction
Reportez-vous au répertoire des services web sur Workday Community pour plus d'informations sur les services web.
Relations et interactions
Vous pouvez utiliser Accounting Center avec la comptabilité générale pour traiter les écritures, générer des enregistrements financiers et effectuer des clôtures de période et de fin d'exercice.
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.
Autres impacts
Associé à Workday Prism Analytics, Workday Accounting Center améliore les rapports légaux, opérationnels et réglementaires.